ถูกสรรพากรเรียกตรวจและการประเมิน

หนังสือเชิญพบมักเป็นขั้นสอบถามข้อมูลในประเด็นที่ระบบคัดกรองสะดุด ยังเปิดให้ชี้แจงและปรับปรุงเองได้ ส่วนหมายเรียกเป็นการใช้อำนาจตรวจสอบอย่างเป็นทางการ มีขอบเขตปีภาษีและประเภทภาษีระบุชัด การอ่านให้ออกว่าอยู่ขั้นใดสำคัญ เพราะกำหนดว่าควรตอบแค่ประเด็นที่ถามหรือเตรียมชุดเอกสารทั้งปี

รูปแบบที่สะดุดตาคือรายได้ในแบบภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ตรงกับรายได้ในแบบภาษีเงินได้ กำไรขั้นต้นต่างจากค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรมมาก ขาดทุนต่อเนื่องหลายปีแต่ยังขยายกิจการ ยอดขอคืนภาษีสูงผิดปกติ และค่าใช้จ่ายที่จ่ายให้บุคคลที่เกี่ยวข้องกันโดยไม่มีสัญญารองรับ

จดวันที่ได้รับและกำหนดที่ต้องตอบไว้ก่อน แล้วระบุให้ชัดว่าถูกถามปีใด ภาษีประเภทใด และรายการใด จากนั้นสั่งล็อกไม่ให้มีการแก้ไขข้อมูลย้อนหลังในระบบบัญชี และมอบหมายผู้ติดต่อเพียงคนเดียว การมีหลายคนตอบคนละทางเป็นสาเหตุที่ทำให้ประเด็นบานปลายมากกว่าตัวเลขเอง

แกนหลักคืองบการเงินพร้อมกระดาษทำการ บัญชีแยกประเภท รายงานภาษีซื้อขาย สำเนาแบบที่ยื่นพร้อมหลักฐานชำระ รายการเดินบัญชีธนาคารทุกบัญชี สัญญาและใบสั่งซื้อของรายการมูลค่าสูง และทะเบียนทรัพย์สินพร้อมการคำนวณค่าเสื่อม ควรจัดเรียงตามงวดและทำสารบัญกำกับทุกแฟ้ม

ต้องมีเส้นทางเอกสารที่ชี้ต้นทางได้ เช่น เงินกู้กรรมการที่มีสัญญาและมติ เงินคืนจากผู้ขาย เงินโอนระหว่างบัญชีของกิจการเอง หรือเงินรับแทนลูกค้าที่มีเอกสารตัวแทน หากอธิบายไม่ได้ เจ้าหน้าที่มีแนวโน้มถือเป็นรายได้ที่ยังไม่ได้ลงบัญชีและประเมินภาษีจากยอดนั้นทั้งจำนวน

เริ่มจากแยกให้ขาดตั้งแต่วันนี้ แล้วทำตารางกระทบยอดย้อนหลังว่ารายการใดเป็นของกิจการ พร้อมหลักฐานคู่ค้าประกอบทุกบรรทัด ส่วนที่เป็นรายได้ของกิจการต้องนำเข้าบัญชีและปรับปรุงภาษีให้ถูกงวด การเข้าไปแก้เองก่อนถูกตรวจโดยทั่วไปได้รับการพิจารณาต่างจากการถูกพบภายหลัง

กลุ่มเสี่ยงคือรายจ่ายที่มีแต่ใบเสร็จไม่มีหลักฐานว่าเกี่ยวกับกิจการ รายจ่ายที่พิสูจน์ผู้รับไม่ได้ ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการที่ปะปนเข้ามา ค่าที่ปรึกษาที่ไม่มีขอบเขตงานหรือผลงานส่งมอบ และค่าเช่าหรือค่าจ้างที่จ่ายให้ผู้เกี่ยวข้องกันในอัตราที่อธิบายที่มาไม่ได้

ตอบเป็นหนังสือที่อ้างประเด็นทีละข้อตามลำดับที่เจ้าหน้าที่ตั้งไว้ แต่ละข้อระบุข้อเท็จจริง ตัวเลข และเอกสารแนบพร้อมหมายเลขอ้างอิง หลีกเลี่ยงการอธิบายด้วยวาจาอย่างเดียว เพราะสิ่งที่ไม่มีบันทึกจะไม่ปรากฏในสำนวน และควรเก็บสำเนาที่ลงรับไว้ทุกครั้ง

มีขั้นอุทธรณ์ต่อคณะกรรมการพิจารณาอุทธรณ์ภายในกำหนดนับจากวันได้รับหนังสือแจ้งประเมิน และหากผลยังไม่เป็นที่พอใจก็ฟ้องต่อศาลภาษีอากรได้ ประเด็นที่ต้องตัดสินใจคู่กันคือการวางประกันหรือชำระบางส่วนเพื่อหยุดการเดินของเงินเพิ่มระหว่างที่คดียังไม่ถึงที่สุด

เมื่อพ้นกำหนด การประเมินมีผลบังคับและการโต้แย้งเนื้อหาทำได้ยากขึ้นมาก สิ่งที่ยังเจรจาได้มักเป็นเรื่องการผ่อนชำระและการขอลดเบี้ยปรับตามเกณฑ์ที่มี ไม่ใช่การรื้อยอดภาษี ด้วยเหตุนี้วันที่ได้รับหนังสือแจ้งประเมินจึงควรถูกบันทึกและแจ้งกรรมการทันทีในวันเดียวกัน

โดยทั่วไปการยื่นเพิ่มเติมและชำระส่วนที่ขาดเองทำให้ภาระรวมต่ำกว่าการรอให้ถูกพบ เพราะเงินเพิ่มหยุดเดินเร็วกว่าและมีเกณฑ์ผ่อนผันเบี้ยปรับรองรับ สิ่งที่ต้องทำก่อนคือประเมินขนาดของปัญหาทั้งหมดให้จบ ไม่ใช่แก้ทีละรายการจนกลายเป็นการเปิดประเด็นใหม่ซ้ำหลายรอบ

กระบวนการเดียวกัน แต่ประเด็นที่ถูกถามมักหนักไปทางรายการกับบริษัทในเครือต่างประเทศ ค่าบริหารจัดการที่จ่ายออกไป การหักภาษี ณ ที่จ่ายกรณีจ่ายเงินไปต่างประเทศ และการใช้สิทธิตามอนุสัญญาภาษีซ้อน เอกสารที่ควรมีพร้อมคือสัญญาระหว่างกัน หลักฐานว่าบริการเกิดขึ้นจริง และหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ของผู้รับเงิน

ควรเป็นผู้ที่รู้ตัวเลขจริงหนึ่งคนพร้อมผู้มีอำนาจตัดสินใจหนึ่งคน มีหนังสือมอบอำนาจให้เรียบร้อยหากผู้เข้าพบไม่ใช่กรรมการ ก่อนเข้าพบให้ซ้อมตอบประเด็นที่คาดว่าจะถูกถามพร้อมชี้เอกสารได้ทันที และตกลงกันไว้ล่วงหน้าว่าเรื่องใดจะขอเวลากลับไปตรวจก่อนตอบ

แปลงทุกข้อสังเกตให้เป็นกฎการทำงานที่ตรวจได้ เช่น รายการเกินวงเงินที่กำหนดต้องมีสัญญาแนบก่อนบันทึก เงินเข้าที่ไม่ใช่รายได้ต้องระบุที่มาในวันเดียวกัน และปิดยอดกระทบธนาคารทุกเดือนก่อนยื่นแบบ จากนั้นทบทวนกฎเหล่านี้กับทีมทุกไตรมาสแทนการอบรมครั้งเดียวจบ