ร้านทองและโรงรับจำนำ: บัญชี ภาษี และการกำกับดูแลเชิงลึก

ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ขายทองรูปพรรณให้ผู้บริโภคคิดภาษีมูลค่าเพิ่มจากส่วนต่างระหว่างราคาขายกับมูลค่าทองคำที่สมาคมค้าทองคำประกาศรับซื้อคืนในวันนั้น ไม่ใช่จากราคาเต็มหน้าป้าย พูดง่าย ๆ คือฐานภาษีคือค่ากำเหน็จและกำไรของร้าน ไม่ใช่เนื้อทอง เงื่อนไขคือต้องเป็นทองรูปพรรณตามนิยาม ต้องระบุราคาทองและค่ากำเหน็จแยกกันในเอกสารการขาย และร้านต้องเก็บหลักฐานราคาประกาศของแต่ละวันไว้พิสูจน์ฐานภาษี ในทางปฏิบัติที่พลาดกันบ่อยคือระบบ POS ตั้งค่าให้คิด VAT จากยอดรวมทั้งใบ ทำให้เก็บภาษีเกินจากลูกค้าและยอดในแบบ ภ.พ.30 ไม่ตรงกับรายงานภาษีขาย ควรตั้งค่าให้เครื่องแยกบรรทัด เนื้อทอง กับ ค่ากำเหน็จ ตั้งแต่ต้น แล้วให้ระบบคำนวณภาษีเฉพาะบรรทัดหลัง ส่วนทองคำแท่งมีการปฏิบัติทางภาษีต่างออกไปจากทองรูปพรรณ จึงต้องแยกรหัสสินค้าและแยกรายงานคนละชุด ก่อนตั้งค่าระบบครั้งแรกควรยืนยันแนวปฏิบัติล่าสุดกับสรรพากรพื้นที่ เพราะประกาศอธิบดีในเรื่องนี้มีการปรับถ้อยคำเป็นระยะ

ใช้ใบรับซื้อที่ร้านจัดทำขึ้นเองเป็นหลักฐานการจ่ายเงิน โดยต้องมีสาระสำคัญครบ ได้แก่ วันที่ ชื่อ-ที่อยู่และเลขบัตรประจำตัวประชาชนของผู้ขาย รายการทองพร้อมน้ำหนักและความบริสุทธิ์ ราคาที่ตกลง ลายมือชื่อผู้ขายและผู้รับซื้อ และควรแนบสำเนาบัตรประชาชนที่ผู้ขายเซ็นรับรอง เอกสารชุดนี้ทำให้รายจ่ายเป็นรายจ่ายที่พิสูจน์ผู้รับได้ตามมาตรา 65 ตรี (18) แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งเป็นประเด็นที่สรรพากรตรวจก่อนเสมอในธุรกิจนี้ การรับซื้อจากบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะไม่มีภาษีซื้อให้เครดิต ต้นทุนที่บันทึกจึงเป็นราคาซื้อทั้งจำนวน หากรับซื้อจากผู้ประกอบการที่จดทะเบียนแล้วให้ขอใบกำกับภาษีตามปกติ สิ่งที่ต้องระวังคือการจ่ายเงินสดก้อนใหญ่โดยไม่มีสำเนาบัตรและไม่มีลายมือชื่อ ทำให้ทั้งรายจ่ายถูกบวกกลับและมีความเสี่ยงด้านการกำกับธุรกรรมพร้อมกันในคราวเดียว จึงควรกำหนดนโยบายภายในว่าไม่รับซื้อโดยไม่มีเอกสารระบุตัวผู้ขาย ไม่ว่ามูลค่าจะเล็กเพียงใด

หลักภาษีตามมาตรา 65 ทวิ (6) แห่งประมวลรัษฎากรกำหนดให้ตีราคาสินค้าคงเหลือตามราคาทุนหรือราคาตลาดแล้วแต่อย่างใดจะน้อยกว่า และเมื่อเลือกวิธีใดแล้วต้องใช้วิธีนั้นตลอดไป จะเปลี่ยนได้ต่อเมื่อได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากร ในทางบัญชีร้านทองส่วนใหญ่ใช้ต้นทุนถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักเพราะทองเป็นสินค้าที่ทดแทนกันได้และการติดตามต้นทุนรายชิ้นทำได้ยากเมื่อมีการหลอมหรือเปลี่ยนรูป สิ่งที่ต้องมีคู่กันคือทะเบียนสินค้าที่บันทึกน้ำหนักและความบริสุทธิ์ ไม่ใช่บันทึกเพียงจำนวนชิ้น เพราะการนับสต๊อกในธุรกิจนี้ต้องกระทบยอดด้วยน้ำหนักรวมเป็นกรัมจึงจะจับส่วนขาดได้ ควรชั่งนับอย่างน้อยรายเดือนโดยผู้ที่ไม่ใช่ผู้ขายหน้าร้าน แยกนับทองใหม่ ทองเก่ารอหลอม และทองฝากซ่อม ออกจากกัน เพราะสามกองนี้มีเจ้าของทางบัญชีต่างกัน ทองฝากซ่อมของลูกค้าไม่ใช่สินทรัพย์ของร้านและต้องไม่ปรากฏในสินค้าคงเหลือ แต่ต้องมีทะเบียนคุมแยกเพื่อความรับผิดในการดูแลทรัพย์

ธุรกิจโรงรับจำนำอยู่ภายใต้พระราชบัญญัติโรงรับจำนำ พ.ศ. 2505 ซึ่งกำหนดเพดานดอกเบี้ยเป็นขั้นตามวงเงินรับจำนำ โดยวงเงินต่ำจะคิดได้ในอัตราต่อเดือนสูงกว่าวงเงินสูง และอัตราตามกฎหมายอาจถูกปรับด้วยกฎกระทรวงหรือประกาศของผู้กำกับดูแลเป็นครั้งคราว จึงต้องยืนยันอัตราที่ใช้บังคับ ณ ปัจจุบันกับเจ้าพนักงานผู้ออกใบอนุญาตก่อนตั้งค่าระบบคิดดอกเบี้ยเสมอ ห้ามอ้างอิงตัวเลขเก่าจากคู่มือภายใน ในด้านบัญชี ดอกเบี้ยรับรู้ตามเกณฑ์คงค้างตามระยะเวลาที่ผ่านไปของสัญญาจำนำ ไม่ใช่รับรู้ทั้งก้อนตอนลูกค้ามาไถ่ถอน หมายความว่าปลายงวดต้องตั้งดอกเบี้ยค้างรับของตั๋วที่ยังไม่ครบกำหนดด้วย เงินต้นที่จ่ายให้ผู้จำนำเป็นลูกหนี้ ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย และทรัพย์รับจำนำยังเป็นกรรมสิทธิ์ของผู้จำนำจนกว่าจะหลุดจำนำตามกฎหมาย จึงยังไม่ใช่สินค้าคงเหลือของโรงรับจำนำ เมื่อทรัพย์หลุดจำนำแล้วจึงโอนออกจากบัญชีลูกหนี้ไปเป็นสินค้าเพื่อขายด้วยมูลค่าตามที่กฎหมายและระเบียบกำหนด

เมื่อทรัพย์หลุดจำนำ กรรมสิทธิ์ตกเป็นของโรงรับจำนำตามเงื่อนไขเวลาที่กฎหมายกำหนด การนำออกขายจึงเป็นการขายสินค้าตามปกติของกิจการ หากกิจการเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การขายนั้นต้องออกใบกำกับภาษีและนำส่งภาษีขายตามมูลค่าที่ขายได้ ต้นทุนที่ใช้คำนวณกำไรคือมูลค่าที่โอนเข้ามาเป็นสินค้า ซึ่งโดยปกติคือเงินต้นที่ให้กู้บวกดอกเบี้ยค้างรับที่รับรู้ไว้แล้วและค่าใช้จ่ายโดยตรงที่เกี่ยวข้อง ผลต่างระหว่างราคาขายกับต้นทุนดังกล่าวจึงเป็นกำไรหรือขาดทุนจากการจำหน่ายทรัพย์หลุดจำนำ ต้องแยกบัญชีรายการนี้ออกจากรายได้ดอกเบี้ยให้ชัดเจน เพราะเป็นคนละฐานในการวิเคราะห์และคนละลักษณะรายได้ในการชี้แจงต่อเจ้าพนักงาน จุดที่มักถูกท้วงคือการขายทรัพย์หลุดจำนำโดยไม่มีทะเบียนคุมเชื่อมกลับไปยังเลขที่ตั๋วเดิม ทำให้ตรวจสอบไม่ได้ว่าทรัพย์ที่ขายมาจากตั๋วใดและหลุดจำนำถูกต้องตามกำหนดเวลาหรือไม่ ระบบที่ดีต้องเดินจากเลขตั๋วไปจนถึงใบเสร็จขายได้ในเส้นเดียว

มีครับ พระราชบัญญัติป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน พ.ศ. 2542 กำหนดให้ผู้ประกอบอาชีพค้าอัญมณี เพชรพลอย ทองคำ หรือเครื่องประดับที่ประดับด้วยของดังกล่าว เป็นผู้มีหน้าที่รายงานธุรกรรมและต้องจัดให้มีการแสดงตนของลูกค้า หน้าที่หลักมีสามชั้น ชั้นแรกคือการรู้จักลูกค้าและเก็บหลักฐานแสดงตนสำหรับธุรกรรมที่ถึงเกณฑ์ ชั้นที่สองคือการรายงานธุรกรรมเงินสดและธุรกรรมที่มีเหตุอันควรสงสัยต่อสำนักงาน ปปง. ภายในกำหนดเวลา และชั้นที่สามคือการเก็บรักษาข้อมูลย้อนหลังตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดเพื่อให้ตรวจสอบได้ มูลค่าที่เข้าเกณฑ์รายงานและแบบรายงานที่ใช้กำหนดไว้ในกฎกระทรวงและประกาศที่ออกตามความในพระราชบัญญัติ ซึ่งมีการแก้ไขเป็นระยะ จึงต้องตรวจสอบเกณฑ์ที่ใช้บังคับปัจจุบันจากเว็บไซต์ของสำนักงาน ปปง. โดยตรงก่อนวางระบบ สิ่งที่สำนักงานบัญชีช่วยได้คือออกแบบให้ข้อมูลลูกค้าและมูลค่าธุรกรรมถูกบันทึกครบตั้งแต่จุดขาย เพื่อให้ดึงรายงานได้โดยไม่ต้องย้อนกลับไปตามหาสำเนาบัตรทีหลัง ส่วนความรับผิดตามกฎหมายฟอกเงินยังคงอยู่กับผู้ประกอบการเอง

ธุรกิจนี้มีเงินสดหมุนสูงและมักมีคนไม่กี่คน จึงต้องออกแบบการควบคุมด้วยหลักฐานแทนการแบ่งหน้าที่แบบเต็มรูปแบบ วิธีที่ใช้ได้จริงมีสี่อย่าง หนึ่ง กำหนดเงินสดหน้าร้านเป็นวงเงินคงที่และปิดยอดทุกสิ้นวันโดยนับเทียบกับสรุปการขายจากเครื่อง ผลต่างต้องบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้งแม้จะเป็นจำนวนเล็กน้อย สอง แยกบัญชีธนาคารของร้านออกจากบัญชีส่วนตัวของเจ้าของอย่างเด็ดขาด และให้เงินรับจากการขายเข้าบัญชีร้านเท่านั้น เงินที่เจ้าของนำไปใช้ส่วนตัวต้องผ่านรายการเงินถอนของผู้ถือหุ้นหรือเงินเดือน ไม่ใช่หยิบจากลิ้นชัก สาม ให้บุคคลที่ไม่ได้ขายหน้าร้านเป็นผู้ชั่งนับสต๊อกและกระทบยอดน้ำหนักรวมอย่างน้อยเดือนละครั้ง ซึ่งในร้านครอบครัวอาจเป็นคู่สมรสหรือบุตรที่ไม่ได้อยู่เคาน์เตอร์ก็เพียงพอ สี่ ติดกล้องที่จุดชั่งและจุดรับเงินพร้อมเก็บภาพย้อนหลังตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ในนโยบายภายใน หลักการคือทุกครั้งที่ทองหรือเงินเปลี่ยนมือ ต้องมีเอกสารหนึ่งใบและมีคนที่สองรับรู้

ต้องแยกก่อนว่าข้อตกลงนั้นเป็นการขายผ่อนชำระที่ส่งมอบทองตั้งแต่ต้น หรือเป็นการรับเงินล่วงหน้าโดยยังไม่ส่งมอบ กรณีขายผ่อนชำระที่ลูกค้ารับทองไปแล้ว ถือว่าโอนความเสี่ยงและผลตอบแทนของความเป็นเจ้าของแล้ว จึงรับรู้รายได้เต็มจำนวนทันทีและตั้งลูกหนี้ตามงวดที่เหลือ ส่วนกรณีออมทองที่ลูกค้าทยอยส่งเงินโดยจะรับทองเมื่อครบตามน้ำหนักที่ตกลง เงินที่รับมายังไม่ใช่รายได้ แต่เป็นหนี้สินภาระผูกพันต่อลูกค้าที่ต้องแสดงเป็นเงินรับล่วงหน้าในงบแสดงฐานะการเงิน และรับรู้เป็นรายได้เมื่อส่งมอบทองจริง ความเสี่ยงที่ต้องบริหารคือราคาทองระหว่างทาง หากสัญญาล็อกราคาไว้ตั้งแต่วันแรก ร้านรับความเสี่ยงราคาไว้เองและควรมีนโยบายป้องกันความเสี่ยงหรือกันสต๊อกไว้รองรับ หากสัญญาคิดตามน้ำหนักสะสมตามราคาวันที่ชำระแต่ละงวด ความเสี่ยงจะตกกับลูกค้าแทน ในด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม ความรับผิดในการเสียภาษีเกิดเมื่อส่งมอบสินค้าหรือเมื่อได้รับชำระราคาแล้วแต่กรณีตามลักษณะสัญญา จึงควรให้นักบัญชีอ่านตัวสัญญาจริงก่อนตั้งค่าการออกใบกำกับภาษี ไม่ใช่ตั้งค่าตามชื่อโปรโมชัน

ส่วนสูญเสียจากการหลอมและตกแต่งเป็นเรื่องปกติของกระบวนการ แต่จะยอมรับเป็นต้นทุนได้ต่อเมื่อพิสูจน์ได้ว่าเกิดขึ้นจริงและอยู่ในอัตราที่สมเหตุสมผล วิธีที่ใช้ได้คือกำหนดอัตราสูญเสียมาตรฐานต่อประเภทงานจากสถิติของร้านเอง แล้วบันทึกใบสั่งหลอมทุกครั้งโดยระบุน้ำหนักก่อนเข้ากระบวนการ น้ำหนักที่ได้กลับมา ผู้รับผิดชอบ และวันที่ ผลต่างที่เกินอัตรามาตรฐานต้องมีคำอธิบายและผู้อนุมัติ ไม่ใช่ปล่อยให้ตัดออกจากสต๊อกเงียบ ๆ เศษทองที่เก็บได้จากการเจียระไนหรือขัดต้องนำกลับเข้าทะเบียนเป็นเศษรอหลอมด้วย เพราะถ้าไม่บันทึกกลับ ตัวเลขจะออกมาเหมือนสูญเสียมากกว่าความจริงและเป็นช่องให้ของหายโดยไม่มีใครรู้ กรณีส่งช่างข้างนอกทำ ต้องมีใบส่งของและใบรับคืนระบุน้ำหนักทั้งสองขา พร้อมสัญญาว่าจ้างที่ระบุอัตราสูญเสียที่ยอมรับได้ เอกสารชุดนี้คือสิ่งที่เจ้าพนักงานขอดูเมื่อเห็นว่าอัตรากำไรขั้นต้นต่ำผิดปกติ หากไม่มี จะถูกตั้งข้อสงสัยว่ามีการขายนอกระบบมากกว่าจะเป็นการสูญเสียตามกระบวนการ

งานทะเบียนต้องเดินคู่กับงานบัญชี ไม่เช่นนั้นสาขาจะเปิดขายได้แต่เอกสารภาษีออกไม่ถูก สิ่งที่ต้องทำมีสี่ส่วน ส่วนแรกคือจดทะเบียนเพิ่มสาขากับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเพื่อให้ที่ตั้งใหม่ปรากฏในหนังสือรับรอง ส่วนที่สองคือแจ้งเปลี่ยนแปลงทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยแบบ ภ.พ.09 เพื่อเพิ่มสถานประกอบการ ซึ่งต้องทำก่อนเปิดดำเนินการ และใบกำกับภาษีของสาขาต้องระบุเลขที่สาขาให้ถูกต้องตามที่จดไว้ ส่วนที่สามคือใบอนุญาตเฉพาะธุรกิจ กรณีโรงรับจำนำต้องขอใบอนุญาตแยกรายแห่งตามพระราชบัญญัติโรงรับจำนำ พ.ศ. 2505 จากเจ้าพนักงานผู้ออกใบอนุญาตในเขตพื้นที่ จะใช้ใบอนุญาตของสาขาเดิมไม่ได้ ส่วนร้านทองต้องตรวจสอบการขึ้นทะเบียนตามกฎหมายฟอกเงินให้ครอบคลุมสถานประกอบการใหม่ด้วย ส่วนที่สี่คือระบบภายใน ต้องตั้งรหัสคลังแยกรายสาขาตั้งแต่วันแรก เพราะการรวมสต๊อกทุกสาขาไว้ในคลังเดียวทำให้กระทบยอดน้ำหนักรายสาขาไม่ได้และตรวจหาส่วนขาดไม่เจอเมื่อเกิดปัญหา ควรวางลำดับงานให้จบก่อนวันเปิดจริงอย่างน้อยสองถึงสามสัปดาห์