ส่งต่อกิจการครอบครัวและจัดโครงสร้างความมั่งคั่ง

ควรเริ่มก่อนวันที่ตั้งใจจะโอนอย่างน้อยสามรอบบัญชี เหตุผลไม่ใช่เรื่องพิธีการ แต่เป็นเพราะผู้รับช่วงและสถาบันการเงินจะดูงบย้อนหลังหลายปี ถ้าเพิ่งมาแก้ปีสุดท้าย งบจะกระโดดจนอธิบายยาก สามปีให้เวลาพอที่จะแยกรายจ่ายส่วนตัวออก ปรับราคาโอนระหว่างกันให้สมเหตุสมผล และล้างยอดเงินให้กู้กรรมการที่ค้างมานาน โดยที่ตัวเลขยังค่อย ๆ ขยับไปในทิศเดียวกัน

ให้ทำบัญชีรายการทรัพย์สินสองชุด ชุดหนึ่งคือของที่บริษัทซื้อและมีหลักฐานครบ อีกชุดคือของที่เจ้าของซื้อเองแต่กิจการใช้อยู่ทุกวัน เช่น อาคาร ที่ดิน หรือรถ กลุ่มหลังต้องตัดสินใจสามทางคือโอนเข้าบริษัทตามราคาที่ประเมินได้ ทำสัญญาเช่าที่มีค่าตอบแทนตามราคาตลาด หรือแยกออกไปเลยแล้วให้กิจการหาทางใช้ทรัพย์สินอื่นแทน สิ่งที่ห้ามคือปล่อยให้คลุมเครือ เพราะเมื่อถึงวันโอนกิจการ ผู้รับช่วงจะไม่รู้ว่าตัวเองได้อะไรมาบ้าง

ต้องจัดทำตราสารโอนหุ้นซึ่งมีลายมือชื่อของทั้งสองฝ่ายและพยานรับรอง จากนั้นลงรายการไว้ในสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น จากนั้นข้อมูลผู้ถือหุ้นที่เปลี่ยนไปจะปรากฏในบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นที่ยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าตามรอบ นอกจากนี้ควรเก็บหลักฐานว่าชำระราคาหุ้นกันอย่างไร หรือถ้าเป็นการให้โดยเสน่หาก็ต้องระบุให้ชัด เพราะสองกรณีนี้มีผลทางภาษีต่อผู้รับต่างกัน และการไม่มีหลักฐานการชำระเงินคือประเด็นที่ถูกซักถามบ่อยที่สุดเมื่อมีการตรวจสอบภายหลัง

เริ่มจากแยกยอดตามที่มา ส่วนที่เป็นเงินที่กรรมการดึงออกไปใช้จริง ส่วนที่เป็นค่าใช้จ่ายกิจการที่กรรมการออกเงินให้ก่อน และส่วนที่ไม่มีใครจำที่มาได้แล้ว สองส่วนแรกเคลียร์ได้ด้วยการคืนเงินหรือหักกลบกับรายการที่มีเอกสาร ส่วนที่สามคือปัญหาจริง ทางเลือกคือคืนเป็นเงินสด ปรับเป็นเงินปันผลที่หักภาษี ณ ที่จ่ายให้ถูกต้อง หรือแปลงเป็นทุน ทั้งสามทางมีต้นทุนต่างกันและควรคำนวณเทียบก่อนตัดสินใจ ไม่ใช่เลือกทางที่ทำเอกสารง่ายที่สุด

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่สูตรคำนวณ แต่อยู่ที่ข้อมูลนำเข้าที่แต่ละคนเชื่อไม่เหมือนกัน วิธีที่ลดข้อขัดแย้งได้จริงคือตกลงกันก่อนว่าจะใช้งบปีไหน ปรับรายการอะไรออกบ้าง เช่น เงินเดือนเจ้าของที่สูงหรือต่ำกว่าตลาด ค่าเช่าที่จ่ายให้คนในครอบครัว และรายได้ที่เกิดครั้งเดียว เมื่อทุกคนเห็นตารางปรับปรุงชุดเดียวกัน ตัวเลขปลายทางจะกลายเป็นเรื่องเทคนิค ไม่ใช่เรื่องความรู้สึก และควรให้ผู้ประเมินภายนอกทำหน้าที่นี้เมื่อมีทายาทที่ไม่ได้ทำงานในกิจการรวมอยู่ด้วย

ให้แยกสองคำถามออกจากกัน คือใครควรได้ประโยชน์ทางเศรษฐกิจ กับใครควรมีสิทธิออกเสียงบริหาร หลายครอบครัวแก้ด้วยการให้ทายาทที่ไม่ได้บริหารถือหุ้นที่ได้เงินปันผลตามส่วน แต่ให้สิทธิออกเสียงกระจุกอยู่กับผู้ที่รับผิดชอบงานประจำวัน ทางเลือกอื่นคือชดเชยด้วยทรัพย์สินนอกกิจการที่มูลค่าใกล้เคียงกัน ไม่ว่าจะเลือกทางใด ต้องเขียนเป็นข้อตกลงผู้ถือหุ้นที่ระบุวิธีจ่ายปันผล วิธีขายหุ้นออก และวิธีระงับข้อพิพาท เพราะข้อตกลงด้วยวาจาระหว่างพี่น้องมักพังในรุ่นถัดไป

คุ้มเมื่อมีนิติบุคคลหลายแห่งที่ต้องบริหารร่วมกัน มีทายาทหลายสายที่ต้องแบ่งสัดส่วนชัดเจน หรือมีแผนขายกิจการบางส่วนในอนาคต ประโยชน์คือรวมการถือหุ้นไว้จุดเดียว ทำให้การโอนภายในครอบครัวไม่ต้องไปแตะทะเบียนของบริษัทลูกทุกแห่ง แต่ต้นทุนที่ตามมาคือมีงบการเงินและแบบยื่นเพิ่มอีกชุด ต้องมีเหตุผลทางธุรกิจรองรับ และต้องระวังรายการระหว่างกันที่ต้องกำหนดราคาให้อธิบายได้ ถ้ามีบริษัทเดียวและทายาทคนเดียว การตั้งโฮลดิ้งมักเพิ่มงานมากกว่าประโยชน์

ต่างกันทั้งเอกสารและผลทางภาษี การให้โดยเสน่หาถูกพิจารณาในฐานะเงินได้ของผู้รับตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดวงเงินและความสัมพันธ์ไว้ ส่วนการขายจะถูกดูที่ส่วนต่างระหว่างราคาขายกับต้นทุนของผู้ขาย และถ้าราคาขายต่ำกว่าราคาที่ควรจะเป็นอย่างมีนัยสำคัญโดยไม่มีเหตุผลรองรับ เจ้าหน้าที่มีอำนาจประเมินโดยอ้างอิงราคาตลาดได้ ดังนั้นการตั้งราคาเชิงสัญลักษณ์เพียงเพื่อให้มีสัญญาซื้อขาย มักสร้างความเสี่ยงมากกว่าการยอมรับตรง ๆ ว่าเป็นการให้

อย่างน้อยควรมีงบการเงินและแบบยื่นภาษีย้อนหลังตามอายุที่ต้องเก็บ ทะเบียนผู้ถือหุ้นฉบับปัจจุบัน สัญญาที่ยังมีผลผูกพันทั้งหมด รายการทรัพย์สินพร้อมเอกสารสิทธิ รายละเอียดวงเงินสินเชื่อและผู้ค้ำประกัน รวมถึงรายชื่อผู้ติดต่อหลักของหน่วยงานรัฐและผู้สอบบัญชี ที่มักถูกลืมคือรหัสเข้าระบบยื่นแบบออนไลน์และใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งถ้าผูกกับชื่อคนรุ่นก่อนแล้วไม่ได้โอน จะทำให้ยื่นแบบไม่ได้ในเดือนแรกหลังส่งมอบทันที

สิ่งเร่งด่วนคือรักษาสภาพคล่องและความต่อเนื่องของการยื่นแบบ ให้ตรวจก่อนว่าใครมีอำนาจลงนามในบัญชีธนาคารและในแบบภาษีที่เหลืออยู่ ถ้าอำนาจผูกกับผู้เสียชีวิตเพียงคนเดียว ต้องเรียกประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อแต่งตั้งกรรมการแทนและจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงโดยเร็ว ระหว่างนั้นให้แยกบัญชีค่าใช้จ่ายที่จำเป็นออกมาเพื่อไม่ให้เงินเดือนพนักงานและภาษีหัก ณ ที่จ่ายสะดุด ส่วนหุ้นของผู้เสียชีวิตจะยังคงอยู่ในกองมรดกจนกว่าผู้จัดการมรดกจะดำเนินการโอนตามกฎหมาย ซึ่งเป็นคนละขั้นตอนกับการแต่งตั้งกรรมการ