ข้อกำหนดทางแพ่งและพาณิชย์ที่เปลี่ยนวิธีลงบัญชี

ยอดที่จดไว้กับยอดที่รับเงินจริงต้องแยกกันในงบ ส่วนที่เรียกแล้วแต่ยังไม่ได้รับให้ตั้งเป็นลูกหนี้ค่าหุ้นไว้ฝั่งสินทรัพย์ ส่วนที่ยังไม่ได้เรียกจะไม่ปรากฏเป็นสินทรัพย์เลย เพราะบริษัทยังไม่มีสิทธิ์เรียกร้อง จุดที่มักผิดคือบันทึกเต็มจำนวนที่จดทะเบียนแล้วให้ยอดค้างลอยอยู่หลายปี ซึ่งผู้สอบบัญชีจะขอหลักฐานการเรียกชำระและหนังสือแจ้งผู้ถือหุ้น หากตั้งใจจะไม่เรียกเพิ่ม ทางที่สะอาดกว่าคือดำเนินการลดทุนให้ตรงกับเงินที่ลงจริง แล้วปรับงบให้สอดคล้องกันในงวดเดียวกัน

ลำดับที่ถูกต้องคือมติที่ประชุมมาก่อน แล้วรับเงิน แล้วจึงยื่นจดทะเบียน การบันทึกจะแยกเป็นสองส่วนคือมูลค่าที่ตราไว้เข้าบัญชีทุนหุ้นสามัญ และส่วนที่จ่ายเกินกว่ามูลค่าที่ตราไว้เข้าบัญชีส่วนเกินมูลค่าหุ้น ค่าธรรมเนียมและค่าที่ปรึกษาที่เกิดจากการเพิ่มทุนโดยตรงมีทางเลือกในการนำไปหักจากส่วนของผู้ถือหุ้นหรือรับรู้เป็นรายจ่าย ควรเลือกวิธีเดียวและใช้ให้เหมือนกันทุกครั้ง เอกสารที่ต้องเก็บคู่กันคือสำเนามติ ใบสำคัญรับเงินจากผู้ถือหุ้นแต่ละราย และหลักฐานการโอนเข้าบัญชีบริษัท

สิ่งแรกคือรายชื่อผู้มีอำนาจอนุมัติจ่ายและผู้ลงนามในเอกสารภาษี ถ้ายังใช้ชื่อเดิมยื่นแบบ อาจถูกโต้แย้งว่าเอกสารลงนามโดยผู้ไม่มีอำนาจ ถัดมาคือสิทธิ์ในระบบธนาคาร ระบบบัญชี และช่องทางยื่นแบบออนไลน์ ต้องถอนสิทธิ์คนเดิมในวันเดียวกับที่ให้สิทธิ์คนใหม่ ไม่ใช่ทิ้งค้างไว้ สุดท้ายคือรายการเกี่ยวโยงกับกรรมการ เช่น เงินให้กู้ยืมหรือค่าตอบแทน ต้องปิดยอดกับกรรมการที่ออกให้ชัดเจนและเปิดเผยในหมายเหตุประกอบงบตามช่วงเวลาที่แต่ละคนดำรงตำแหน่ง

ต้องมีกำไรสะสมเพียงพอหลังหักสำรองตามกฎหมายแล้ว และต้องมีงบการเงินที่ผ่านการอนุมัติเป็นฐานในการคำนวณ ถ้าจ่ายจากยอดที่ยังไม่ผ่านการอนุมัติหรือจ่ายเกินกำไรสะสม รายการนั้นอาจถูกตีความว่าเป็นเงินให้กรรมการหรือผู้ถือหุ้นกู้ยืมแทน ซึ่งเปลี่ยนภาระภาษีทั้งก้อน เมื่อจ่ายจริงต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราของเงินปันผล ออกหนังสือรับรองการหักให้ผู้ถือหุ้น และนำส่งภายในกำหนดของเดือนถัดไป พร้อมเก็บสำเนามติและทะเบียนผู้ถือหุ้น ณ วันกำหนดสิทธิ์ไว้ด้วยกัน

ตัวการแก้วัตถุประสงค์เองไม่ได้เปลี่ยนสถานะผู้ประกอบการ แต่ธุรกิจใหม่ที่ตามมามักเปลี่ยน เช่น เดิมขายสินค้าอย่างเดียวแล้วเพิ่มบริการให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ ซึ่งเป็นกิจการที่ได้รับยกเว้น ทำให้ต้องเริ่มเฉลี่ยภาษีซื้อระหว่างกิจการที่ต้องเสียและที่ได้รับยกเว้น อีกกรณีคือเพิ่มการนำเข้าส่งออก ซึ่งต้องลงทะเบียนผู้นำเข้าและวางระบบเก็บใบขนสินค้าให้ตรงกับใบกำกับ จึงควรแจ้งฝ่ายบัญชีก่อนยื่นแก้ไข ไม่ใช่แจ้งหลังจากออกใบแรกไปแล้ว

ในทางกฎหมายบริษัทเป็นนิติบุคคลเดียว งบการเงินจึงรวมทุกสาขาเป็นชุดเดียว แต่ในทางปฏิบัติควรแยกรหัสศูนย์ต้นทุนต่อสาขา เพราะภาษีมูลค่าเพิ่มต้องระบุสาขาที่ออกเอกสาร และการยื่นแบบบางประเภทดูตามสถานประกอบการ ถ้ามีสินค้าคงคลังอยู่ที่สาขา ต้องนับสต็อกแยกและกระทบยอดกับส่วนกลางทุกงวด ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือใช้เลขสาขาเดิมบนใบกำกับของสาขาใหม่ ซึ่งทำให้ลูกค้าใช้ภาษีซื้อไม่ได้และต้องออกใบใหม่ทั้งชุด

ถ้าไม่คิดดอกเบี้ย ฝั่งบริษัทมักไม่มีปัญหาเพราะไม่มีรายจ่าย แต่ต้องระวังการตีความว่าเงินก้อนนั้นเป็นทุนแฝง โดยเฉพาะเมื่อไม่มีสัญญา ไม่มีกำหนดชำระคืน และปล่อยค้างข้ามปีจำนวนมาก วิธีที่รัดกุมคือจัดทำหนังสือสัญญากู้ยืมไว้อย่างเป็นทางการ ระบุวงเงิน อัตราดอกเบี้ย และกำหนดคืน ติดอากรแสตมป์ตามที่กำหนด และบันทึกเป็นหนี้สินหมุนเวียนหรือไม่หมุนเวียนตามกำหนดชำระจริง หากมีดอกเบี้ยจ่ายให้บุคคลธรรมดา อย่าลืมหักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งตามรอบ

ทางบัญชีสิ่งที่ต้องพิสูจน์คือรายการเกิดขึ้นจริง มูลค่าเท่าใด และเกี่ยวข้องกับกิจการ ดังนั้นแม้ไม่มีสัญญาฉบับเต็ม ก็ยังใช้ใบเสนอราคาที่ตอบรับทางอีเมล ใบส่งของที่มีผู้รับลงชื่อ และหลักฐานการชำระเงินประกอบกันได้ แต่รายการที่มูลค่าสูง มีระยะเวลายาว หรือมีเงื่อนไขรับประกัน ควรมีเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอ เพราะเวลาตรวจสอบสิ่งที่ถูกถามคือขอบเขตงานและงวดที่รับรู้รายได้ ซึ่งอ่านจากอีเมลกระจัดกระจายได้ยากและมักทำให้ต้องปรับปรุงงวดย้อนหลัง

ทางบัญชีตั้งค่าเผื่อได้ทันทีที่ประเมินว่าเก็บไม่ได้ แต่การจะถือเป็นรายจ่ายทางภาษีต้องผ่านหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ซึ่งแบ่งตามขนาดของหนี้ ยอดเล็กใช้หลักฐานการติดตามทวงถามที่สมเหตุสมผล ยอดกลางและใหญ่ต้องมีขั้นตอนเพิ่ม เช่น การดำเนินการทางกฎหมายและผลของการบังคับคดี เพราะฉะนั้นสิ่งที่ต้องทำตั้งแต่วันแรกคือเก็บหลักฐานการทวงถามทุกครั้งพร้อมวันที่ ไม่ใช่รอจนใกล้ปิดงบแล้วค่อยรวบรวม เพราะเอกสารที่สร้างย้อนหลังมักถูกปฏิเสธ

ไม่ได้จบวันที่จดเลิก แต่จบเมื่อชำระบัญชีเสร็จและจดเสร็จการชำระบัญชีแล้ว ระหว่างนั้นยังต้องปิดงบ ณ วันเลิก ยื่นแบบภาษีสำหรับรอบสุดท้าย เก็บหนี้สิน ขายทรัพย์สินที่เหลือ และคืนส่วนที่เหลือให้ผู้ถือหุ้น ทรัพย์สินที่แจกคืนเป็นสิ่งของแทนเงินสดต้องตีมูลค่าตามราคาตลาดและอาจมีภาษีมูลค่าเพิ่มเข้ามาเกี่ยว หลังจดเสร็จแล้วยังต้องเก็บสมุดบัญชีและเอกสารประกอบตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด โดยระบุผู้รับผิดชอบเก็บไว้ให้ชัด เพราะการเรียกดูย้อนหลังยังเกิดขึ้นได้