จัดระบบบัญชีและภาษีธุรกิจไทย

เริ่มจากตรวจคุณวุฒิและสถานะการแจ้งเป็นผู้ทำบัญชีกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า รวมถึงสิทธิประกอบวิชาชีพที่เกี่ยวข้อง คุณสมบัติต้องเหมาะกับประเภทและขนาดกิจการ ไม่ใช่ดูเพียงว่าใช้โปรแกรมบัญชีได้ ขอให้ระบุผู้รับผิดชอบตัวจริง ขอบเขตงาน และวิธีส่งเอกสารไว้ชัดเจน เมื่อเปลี่ยนผู้ทำบัญชีให้ตรวจหน้าที่แจ้งเปลี่ยนแปลงผ่านระบบของกรมด้วย ผู้ทำบัญชีต้องรักษาคุณสมบัติและพัฒนาความรู้ตามเกณฑ์ปัจจุบัน ส่วนกรรมการยังต้องจัดให้มีบัญชีและส่งหลักฐานที่ครบถ้วน การมอบงานให้บุคคลภายนอกไม่ได้โอนหน้าที่ตามกฎหมายทั้งหมดออกจากบริษัท และผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีเป็นคนละบทบาท

แยกงานตามเหตุที่ทำให้เกิดหน้าที่ ได้แก่ การขายและการซื้อ การจ่ายเงินที่ต้องหักภาษี และการจ่ายค่าจ้าง จัดทำรายงานภาษีซื้อภาษีขายแล้วกระทบยอดกับบัญชี ก่อนยื่น ภ.พ.30 ผู้จด VAT ยังมีหน้าที่ยื่นแบบในเดือนที่ไม่มีการขายด้วย ส่วน ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ให้พิจารณาจากผู้รับเงินและประเภทการจ่าย ไม่ใช่ยื่นทุกแบบโดยอัตโนมัติ งานประกันสังคมต้องตรวจสถานะลูกจ้างแยกต่างหาก กำหนดพื้นฐานของ ภ.พ.30 คือวันที่ 15 ของเดือนถัดไป แต่วันหยุดและสิทธิขยายเวลาทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องตรวจจากปฏิทินทางการ เก็บหลักฐานรับแบบและหลักฐานชำระไว้ด้วย

การไม่มีรายได้ไม่ทำให้บริษัทจำกัดพ้นหน้าที่จัดทำงบและจัดให้มีการสอบบัญชี ต้องบันทึกทุน เงินฝาก ค่าธรรมเนียม หนี้กรรมการ และรายการอื่นที่เกิดจริง จึงไม่ควรเรียกงบว่าเป็นศูนย์โดยไม่ตรวจบัญชี ผู้ถือหุ้นต้องพิจารณาอนุมัติงบภายในสี่เดือนนับจากวันสิ้นรอบ และนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในหนึ่งเดือนหลังอนุมัติ ภ.ง.ด.50 เป็นอีกหน้าที่หนึ่ง โดยมีกำหนดพื้นฐานภายใน 150 วันหลังสิ้นรอบ หากยังจด VAT อยู่ก็ต้องตรวจการยื่นรายเดือน การหยุดขายเองไม่ใช่การเลิกบริษัทหรือถอนทะเบียนภาษี และการขาดทุนไม่ได้ยกเลิกหน้าที่ยื่นแบบ

กำหนดวันตัดงานและทำรายการส่งมอบร่วมกัน ขอสมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท งบทดลอง และรายละเอียดประกอบยอดคงเหลือ เช่น ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้า ทรัพย์สิน และเงินกู้ พร้อมเอกสารต้นทางและไฟล์ที่อ่านต่อได้ แยกชุดแบบภาษี หลักฐานรับแบบ หลักฐานชำระ และเครดิตภาษีคงเหลือไว้ต่างหาก ให้ทีมใหม่กระทบยอดธนาคารและยอดยกมากับงบปีก่อน แล้วบันทึกข้อแตกต่างที่ยังหาหลักฐานไม่ได้ ไม่ควรแก้ยอดให้ตรงโดยไม่มีเหตุผล ตรวจสิทธิผู้ใช้ระบบและเปลี่ยนผู้รับผิดชอบตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้องด้วย ใบเสร็จภาษีที่ขาดเป็นเรื่องต้องติดตาม แต่ไม่ได้แปลว่าการกระทบยอดทั้งหมดทำไม่ได้

ตรวจลักษณะงานตามสัญญาและการทำงานจริงก่อนดูอัตรา คำว่าเงินค่าบริการบนใบแจ้งหนี้ไม่ได้ตอบทุกกรณี ต้องทราบว่าผู้จ่ายและผู้รับเป็นบุคคลหรือนิติบุคคล ผู้รับอยู่ในหรือต่างประเทศ และรายการนั้นเป็นค่าเช่า ค่าจ้างทำของ ค่าสิทธิ หรือประเภทอื่น จากนั้นตรวจคำสั่งกรมสรรพากรที่ใช้กับวันจ่าย รวมถึงเงื่อนไขของระบบนำส่งภาษีอิเล็กทรอนิกส์ถ้ามี หากผู้รับอยู่ต่างประเทศให้ตรวจมาตรา 70 และอนุสัญญาภาษีซ้อนแยกต่างหาก จัดทำหนังสือรับรองการหักภาษีและเลือกแบบนำส่งให้ตรงประเภท อย่าสรุปว่าการจ่ายเงินทุกครั้งต้องใช้อัตราเดียวกัน

เริ่มด้วยพิสูจน์ว่าซื้ออะไร ใช้เพื่อกิจการใด ใครรับเงิน และจ่ายจริงหรือไม่ สัญญา ใบส่งของ ใบเสร็จ และหลักฐานธนาคารช่วยประกอบกันได้ แต่สลิปโอนอย่างเดียวอาจยังไม่พอสำหรับหักรายจ่ายทางภาษี ส่วนเครดิตภาษีซื้อต้องตรวจใบกำกับภาษีตามกฎหมายและเงื่อนไขมาตรา 82/5 ด้วย แม้ได้ใบกำกับเต็มรูปก็ยังอาจเป็นภาษีซื้อต้องห้าม หรือเกี่ยวกับกิจการที่ไม่มีสิทธิหัก หากใช้ร่วมทั้งกิจการเสีย VAT และยกเว้นอาจต้องเฉลี่ยภาษีซื้อ ตัวอย่างเช่น ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการไม่กลายเป็นรายจ่ายบริษัทเพียงเพราะออกเอกสารในชื่อบริษัท

ทำประมาณการโดยใช้รายรับและลักษณะงานเดียวกันทั้งสองแบบ ฝั่งบุคคลให้จำแนกเงินได้ตามมาตรา 40 แล้วตรวจว่าหักค่าใช้จ่ายจริงหรือเหมาได้หรือไม่ ไม่ใช่งานอิสระทุกประเภทเลือกหักเหมาได้เหมือนกัน ฝั่งบริษัทให้คำนวณกำไรทางภาษีจากรายจ่ายที่มีหลักฐาน พร้อมค่าใช้จ่ายบัญชีและสอบบัญชี แล้วดูผลเมื่อจ่ายเงินเดือนหรือปันผลให้เจ้าของด้วย เงินบริษัทไม่ใช่เงินส่วนตัวที่ถอนใช้ได้โดยไม่มีรายการบัญชี ภาระ VAT ต้องวิเคราะห์ตามกิจกรรมและรายรับโดยไม่ขึ้นกับการเลือกตั้งบริษัทเพียงอย่างเดียว ควรเปรียบเทียบเงินสดสุทธิถึงมือเจ้าของและภาระเอกสาร ไม่ใช่เทียบอัตราภาษีสูงสุดสองตัว

เกณฑ์ทั่วไปสำหรับกิจการที่อยู่ในบังคับ VAT คือรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี โดยคำขอจดทะเบียนต้องยื่นไม่เกินสามสิบวันหลังวันที่รายรับเกินเกณฑ์ แต่ต้องแยกกิจการยกเว้นและกรณีที่มีกฎหมายเฉพาะก่อน ไม่ใช่ดูยอดเงินเข้าบัญชีทั้งหมด เพราะเงินกู้หรือทุนไม่ใช่ยอดขายโดยอัตโนมัติ จัดทำตารางรายรับแยกตามกิจกรรมและตรวจเงื่อนไขการเกิดรายรับกับสัญญา ตัวอย่างเช่น เมื่อธุรกิจบริการที่อยู่ในบังคับมียอดเกินเกณฑ์ระหว่างปี ต้องเริ่มนับกำหนดจากวันที่เกิน ไม่ใช่รอปิดงบ เตรียมหลักฐานสถานประกอบการและระบบออกใบกำกับให้พร้อม แต่ห้ามออกใบกำกับ VAT โดยยังไม่มีสิทธิตามกฎหมาย

บริษัททั่วไปที่อยู่ในมาตรา 67 ทวิใช้ประมาณการกำไรสุทธิทั้งรอบ แล้วคำนวณตามหลักภาษีครึ่งปี ไม่ใช่นำกำไรบัญชีหกเดือนแรกมาใช้ทุกกรณี บางประเภทกิจการใช้กำไรจริงตามกฎหมาย จึงต้องแยกก่อน กำหนดพื้นฐานยื่นและชำระคือภายในสองเดือนหลังครบหกเดือนแรกของรอบบัญชี รอบแรกหรือรอบสุดท้ายที่สั้นกว่า 12 เดือนมีข้อยกเว้นตามบทบัญญัตินี้ แต่ไม่ได้ยกเว้น ภ.ง.ด.50 ควรเก็บสมมติฐานยอดขาย ต้นทุน งานที่ทำสัญญาแล้ว และเหตุที่คาดว่ากำไรเปลี่ยน เพื่ออธิบายประมาณการ หากประมาณกำไรต่ำไปอาจมีเงินเพิ่มตามเงื่อนไขกฎหมาย จึงควรทบทวนข้อมูลก่อนยื่น

เก็บสัญญา รายละเอียดงาน หลักฐานส่งมอบ และเอกสารจ่ายเงินควบคู่กับใบแจ้งหนี้ บันทึกอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้และผลต่างอย่างสม่ำเสมอ จากนั้นวิเคราะห์ภาษีสองเรื่องแยกกัน เรื่องแรกคือภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย เช่น มาตรา 70 ซึ่งต้องตรวจประเภทเงินได้ สถานะผู้รับ และอนุสัญญาภาษีซ้อน เรื่องที่สองคือ VAT สำหรับบริการจากต่างประเทศที่ใช้ในไทย ซึ่งอาจมีหน้าที่นำส่งด้วย ภ.พ.36 ตามเงื่อนไขมาตรา 83/6 การจ่ายผ่านบัตรหรือแพลตฟอร์มไม่ได้ตอบแทนการวิเคราะห์นี้ และการมีหน้าที่นำส่ง VAT ก็ไม่ได้แปลว่ามีสิทธิเครดิตภาษีซื้อเสมอไป ต้องตรวจเอกสารและสิทธิของผู้จ่ายอีกชั้น

ทำตารางแยกแบบ งวด วันครบกำหนด ภาษีที่ต้องจ่าย และยอดที่เคยชำระก่อน ตรวจว่าต้องยื่นแบบเดิมที่ขาดหรือยื่นเพิ่มเติม เพราะขั้นตอนและผลทางภาษีต่างกัน ค่าปรับอาญา เบี้ยปรับ และเงินเพิ่มเป็นคนละรายการ การไม่มีภาษีค้างอาจไม่ทำให้พ้นความผิดเรื่องยื่นแบบ เมื่อทราบยอดแล้วให้ยื่นและชำระตามช่องทางที่กรมสรรพากรกำหนด เก็บเอกสารรับแบบและการติดต่อไว้ หากมีหลักเกณฑ์ลดเบี้ยปรับต้องตรวจคุณสมบัติและสถานะการตรวจสอบ ไม่ควรคาดว่าจะลดได้โดยอัตโนมัติ สุดท้ายแก้ต้นเหตุ เช่น เอกสารมาช้า สิทธิระบบหมดอายุ หรือการอนุมัติจ่ายไม่ทัน

เริ่มจากงบทดลองที่กระทบยอดแล้ว พร้อมรายละเอียดแต่ละบัญชีสำคัญ เช่น เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า สต๊อกสินค้า ทรัพย์สิน เงินกู้ และภาษี แนบรายการหลังวันสิ้นงวดที่ช่วยตรวจการตัดรอบ สัญญาระยะยาว รายการกับบุคคลเกี่ยวข้อง และมติที่กระทบทุนหรือเงินปันผล จัดหลักฐานตรวจนับสินค้าและการประเมินมูลค่าให้ตรวจย้อนกลับได้ ผู้สอบบัญชีจะกำหนดวิธีตรวจและหลักฐานเพิ่มเติมตามความเสี่ยง ไม่ใช่รับแฟ้มแล้วต้องแสดงความเห็นแบบใดแบบหนึ่ง กรรมการควรพิจารณาประมาณการและรายการปรับปรุงก่อนอนุมัติงบ แยกความรับผิดชอบการจัดทำงบออกจากการสอบบัญชีให้ชัด

ถามผู้รับก่อนว่าต้องการงบฉบับใด ภาษาใด และต้องมีการรับรองแบบไหน จัดชุดต้นฉบับให้ครบทั้งรายงานผู้สอบบัญชี งบหลัก และหมายเหตุ ไม่ควรแปลเฉพาะหน้าที่มีกำไร ตรวจชื่อบริษัท หน่วยเงิน รอบบัญชี และข้อความแสดงความเห็นให้ตรงต้นฉบับ คำแปลไม่ใช่งบที่สอบบัญชีใหม่และไม่ทำให้เปลี่ยนกรอบมาตรฐานบัญชีโดยตัวมันเอง หากปลายทางขอแปลงมาตรฐานหรือสกุลเงิน ต้องจัดเป็นงานปรับข้อมูลแยกพร้อมอธิบายฐานที่ใช้ ส่วนการรับรองสำเนาหรือรับรองเอกสารระหว่างประเทศให้ทำตามข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางและหน่วยงานรับรอง ไม่ควรสมมติว่าทุกประเทศใช้ขั้นตอนเดียวกัน

บริษัทและห้างหุ้นส่วนที่จดทะเบียนมีสถานะต่างจากเจ้าของ จึงต้องแยกบัญชี เงินฝาก และหลักฐานธุรกรรมของกิจการออกจากส่วนตัว เมื่อเจ้าของนำเงินเข้า ต้องพิจารณาว่าเป็นค่าหุ้น เงินกู้ หรือรายการอื่นพร้อมเอกสารรองรับ การถอนเงินก็ต้องระบุเหตุ เช่น คืนเงินยืม เบิกค่าใช้จ่าย หรือจ่ายค่าตอบแทน ไม่ควรลงเป็นรายจ่ายเพียงเพื่อให้เงินสดตรง ความเป็นนิติบุคคลไม่ได้หมายความว่าทุกองค์กรใช้อัตราภาษีเดียวกัน ประมวลรัษฎากรมีนิยามผู้เสียภาษีและวิธีคำนวณเฉพาะแต่ละกรณี ตรวจประเภทตามทะเบียนก่อนตั้งผังบัญชีและปฏิทินยื่นแบบ โดยเฉพาะองค์กรที่ไม่ใช่บริษัทค้าขายทั่วไป

ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคลและห้างหุ้นส่วนจำกัดต้องจัดบัญชีและตรวจหน้าที่ภาษีของตน ไม่ใช่ใช้บัญชีส่วนตัวของหุ้นส่วนแทน กำไรที่จัดสรรให้หุ้นส่วนกับเงินถอนระหว่างปีควรมีบัญชีแยกชัดเจน จุดที่ต้องระวังคือข้อยกเว้นการสอบบัญชีของห้างบางขนาดตามกฎหมายการบัญชี ซึ่งต้องเข้าเงื่อนไขครบ ไม่ใช่ได้รับยกเว้นเพียงเพราะเป็นห้าง และอาจยังต้องตรวจสอบรับรองบัญชีเพื่อภาษีตามเกณฑ์กรมสรรพากร ก่อนแต่งตั้งผู้ตรวจสอบให้เทียบทุน สินทรัพย์ และรายได้กับเกณฑ์ปัจจุบัน รวมถึงคุณสมบัติผู้ลงนาม ข้อยกเว้นเรื่องผู้สอบบัญชีไม่ได้ยกเลิกหน้าที่จัดทำงบ นำส่งงบ หรือยื่นแบบภาษี

ทำแผนภาษีจากธุรกรรมจริง โดยเริ่มภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปีและครึ่งปีตามเงื่อนไข จากนั้นดู VAT หรือภาษีธุรกิจเฉพาะตามกิจกรรม ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากการจ่ายเงิน และอากรแสตมป์สำหรับตราสารที่อยู่ในบัญชีอัตรา หากนำเข้าหรือมีธุรกรรมต่างประเทศให้เพิ่มศุลกากรและภาษีที่เกี่ยวข้อง งานเงินเดือนต้องแยกภาษีลูกจ้างกับเงินสมทบประกันสังคมซึ่งไม่ใช่ภาษีประเภทเดียวกัน ไม่ใช่ทุกบริษัทต้องเสียภาษีทุกชนิด และการมีเลขทะเบียนนิติบุคคลไม่ได้ทำให้จด VAT แล้ว ควรระบุผู้รับผิดชอบ วันตัดเอกสาร และวิธีเก็บหลักฐานของแต่ละภาระไว้ตั้งแต่เริ่มดำเนินงาน

ตรวจว่าหนังสือมาจากหน่วยงานใด ขอข้อมูลเรื่องใด ครอบคลุมงวดไหน และให้ตอบภายในเมื่อใด ยืนยันช่องทางติดต่อจากข้อมูลทางการก่อนส่งข้อมูลสำคัญ จัดทำดัชนีเอกสารแล้วกระทบยอดยอดขาย ภาษีซื้อ ภาษีหัก และรายการธนาคารกับแบบที่ยื่น อธิบายส่วนต่างด้วยหลักฐาน เช่น จังหวะรับเงิน การตัดรอบ หรือรายการที่ไม่ใช่รายได้ ไม่แก้เอกสารย้อนหลังให้ดูตรงกันโดยไม่บันทึกเหตุ หากพบข้อผิดพลาดให้แยกประเมินว่าต้องยื่นเพิ่มเติมอย่างไร และเก็บสำเนาที่ส่งพร้อมหลักฐานรับไว้ การได้รับเงินคืนหรือการรับแบบของระบบไม่ได้แปลว่ารายการนั้นจะไม่ถูกตรวจภายหลัง

แบบทั้งสามใช้คนละหน้าที่ ภ.ง.ด.1 เกี่ยวกับการนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเงินได้การจ้างงานและเงินได้ที่กฎหมายระบุ ไม่ใช่แบบเสียภาษีจากกำไรบริษัท ภ.ง.ด.50 เป็นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำรอบบัญชี ต้องปรับกำไรบัญชีให้เป็นกำไรทางภาษี ส่วน ภ.ง.ด.51 เป็นภาษีครึ่งปีเมื่อเข้าหลักเกณฑ์ ภาษีที่ชำระครึ่งปีนำไปคำนวณเครดิตในแบบประจำปีได้ตามกฎหมาย จัดแฟ้มภาษีเงินเดือนแยกจากภาษีของบริษัท และกระทบยอดเครดิตกับหลักฐานจริง กรณีไม่มีภาษีต้องจ่ายให้ตรวจหน้าที่ยื่นแบบแต่ละประเภทต่อ ไม่ควรสรุปว่าใช้แบบหนึ่งแล้วไม่ต้องยื่นอีกแบบ