การควบคุมภายในและการบริหารความเสี่ยงองค์กร

ใช้ได้โดยลดขนาดให้พอดีกับจำนวนคน แทนที่จะตั้งคณะกรรมการหลายชุด ให้แปลงแต่ละองค์ประกอบเป็นสิ่งที่จับต้องได้ เช่น สภาพแวดล้อมการควบคุมคือเจ้าของไม่ใช้บัญชีบริษัทปนกับส่วนตัว การประเมินความเสี่ยงคือรายการเสี่ยงสิบข้อที่ทบทวนปีละครั้ง กิจกรรมควบคุมคือขั้นตอนอนุมัติที่เขียนไว้ สารสนเทศคือรายงานที่ออกตรงเวลา และการติดตามคือการสุ่มตรวจรายเดือน

หลักที่ต้องรักษาให้ได้แม้มีคนน้อยคือผู้บันทึกบัญชี ผู้เก็บรักษาทรัพย์สินหรือเงิน และผู้อนุมัติ ต้องไม่ใช่คนเดียวกัน ถ้ามีสองคนให้แยกผู้ทำจ่ายออกจากผู้กระทบยอดธนาคาร และให้เจ้าของเป็นผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายพร้อมดูสเตทเมนต์ด้วยตนเองทุกเดือน การใช้บัญชีธนาคารที่ต้องอนุมัติสองลายเซ็นเหนือวงเงินหนึ่ง ช่วยชดเชยข้อจำกัดด้านจำนวนคนได้มาก

วิธีที่ใช้ได้จริงคือดูการกระจายของรายการจ่ายย้อนหลังหกเดือน แล้วตั้งระดับให้รายการประจำวันจำนวนมากผ่านหัวหน้างานได้ ส่วนรายการที่ใหญ่กว่าค่ากลางอย่างมีนัยจึงขึ้นถึงเจ้าของ ถ้าตั้งวงเงินต่ำเกินไปทุกอย่างจะไปกองที่คนเดียวจนการอนุมัติกลายเป็นพิธี ควรทบทวนวงเงินเมื่อยอดขายเปลี่ยนอย่างมีนัยและระบุผู้อนุมัติสำรองไว้ด้วยเสมอ

เลือกตรวจไม่กี่รายการแต่ตรวจลึกได้ผลกว่าตรวจผิวเผินจำนวนมาก ชุดที่แนะนำคือรายการจ่ายสูงสุดห้าอันดับ รายการที่ผู้ขายเป็นรายใหม่ในเดือนนั้น รายการปรับปรุงที่ทำด้วยมือ และรายการที่บันทึกหลังวันปิดรอบ ตรวจย้อนกลับไปถึงเอกสารต้นทางและหลักฐานการโอน แล้วบันทึกผลไว้เป็นตารางสั้นหนึ่งหน้าเพื่อให้เห็นแนวโน้มข้ามเดือน

ตัวเลขที่เตือนได้เร็วที่สุดคือประมาณการเงินสดรายสัปดาห์สิบสามสัปดาห์ ควบคู่กับอายุลูกหนี้ที่ดูสัดส่วนเกินกำหนดชำระ และวงเงินสินเชื่อคงเหลือ สามอย่างนี้ตอบคำถามที่ต่างกัน คือจะมีเงินพอไหม เงินติดอยู่ที่ใคร และมีทางสำรองเท่าไร งบกำไรขาดทุนเพียงอย่างเดียวเตือนไม่ทัน เพราะกำไรกับเงินสดเคลื่อนไหวไม่พร้อมกัน

ผลกระทบมีทั้งด้านตัวเลขและด้านการเปิดเผยข้อมูล ด้านตัวเลขคือความเสี่ยงด้านเครดิตกระจุกตัว ทำให้ต้องพิจารณาค่าเผื่อผลขาดทุนอย่างระมัดระวังกว่าปกติ ด้านการเปิดเผยคือผู้สอบบัญชีมักถามถึงความสามารถในการดำเนินงานต่อเนื่องหากสัญญากับลูกค้ารายนั้นสิ้นสุด สิ่งที่ควรเตรียมคือหลักฐานสัญญาหรือคำสั่งซื้อล่วงหน้า และแผนกระจายลูกค้าที่มีตัวเลขเป้าหมายชัดเจน

โดยทั่วไปคุ้มครองค่าต่อสู้คดีและค่าเสียหายทางแพ่งที่เกิดจากการปฏิบัติหน้าที่ในฐานะกรรมการหรือผู้บริหาร แต่มักไม่คุ้มครองการกระทำโดยทุจริตหรือจงใจฝ่าฝืนกฎหมายซึ่งพิสูจน์แล้ว รวมถึงค่าปรับทางอาญาบางประเภท ก่อนซื้อควรอ่านข้อยกเว้นและวงเงินย่อยรายกรณี และตรวจว่าครอบคลุมกรรมการที่พ้นตำแหน่งไปแล้วสำหรับเหตุการณ์ในช่วงที่ยังดำรงตำแหน่งหรือไม่

เพราะความเสี่ยงของเจ้าหนี้คือการแสดงยอดต่ำกว่าความเป็นจริง ซึ่งตรวจจากเอกสารในมือเพียงอย่างเดียวไม่พบ การขอยืนยันยอดจากคู่ค้าโดยตรงจึงช่วยเปิดหนี้ที่ยังไม่ได้บันทึก เช่น ของที่รับแล้วแต่ใบแจ้งหนี้มาถึงหลังปิดรอบ วิธีที่ได้ผลคือส่งขอยืนยันไปยังคู่ค้ารายใหญ่และรายที่มียอดเป็นศูนย์แต่มีการซื้อระหว่างปี ซึ่งเป็นกลุ่มที่มักซ่อนรายการตกหล่น

เริ่มจากรายการระบบที่ใช้จริงพร้อมผู้ดูแลและข้อมูลที่เก็บในแต่ละระบบ แล้วประเมินสี่ด้าน คือใครเข้าถึงได้และถอดสิทธิ์เมื่อพนักงานลาออกเร็วแค่ไหน ข้อมูลสำรองอยู่ที่ใดและเคยทดสอบกู้คืนจริงหรือไม่ ผู้ให้บริการหยุดให้บริการแล้วเรานำข้อมูลออกได้อย่างไร และการเชื่อมต่อระหว่างระบบผ่านคีย์ใดที่ต้องหมุนเปลี่ยน สี่คำถามนี้ครอบคลุมเหตุที่เกิดจริงส่วนใหญ่

แผนที่ใช้ได้จริงสั้นและเจาะจง ประกอบด้วยรายการกระบวนการที่หยุดไม่ได้เกินกี่ชั่วโมง ผู้รับผิดชอบและผู้สำรองพร้อมช่องทางติดต่อนอกระบบบริษัท สถานที่หรือวิธีทำงานทดแทน ลำดับการกู้คืนระบบตามความสำคัญ และข้อความที่จะสื่อสารกับลูกค้าและคู่ค้า จากนั้นซ้อมปีละครั้งด้วยสถานการณ์เดียวที่เป็นไปได้มากที่สุด แล้วแก้แผนตามสิ่งที่ติดขัดจริงระหว่างซ้อม