จ้างพนักงานต่างชาติกับภาระภาษี

เกณฑ์หลักคือการอยู่ในประเทศไทยรวมกันถึงหนึ่งร้อยแปดสิบวันขึ้นไปภายในปีภาษีหนึ่ง ๆ ซึ่งนับสะสมได้จากหลายช่วงเวลาแม้ไม่ติดกัน สถานะนี้ไม่เกี่ยวกับประเภทวีซ่าและไม่เกี่ยวกับว่ามีใบอนุญาตทำงานหรือไม่ ผลที่ตามมาคือผู้มีถิ่นที่อยู่ต้องนำเงินได้จากแหล่งในประเทศไทยมาเสียภาษี และอาจต้องพิจารณาเงินได้จากต่างประเทศที่นำเข้ามาตามหลักเกณฑ์ที่ใช้บังคับในปีนั้นด้วย ฝ่ายบุคคลจึงควรเก็บบันทึกวันเข้าออกประเทศของพนักงานทุกคนไว้เป็นระบบตั้งแต่ต้นปี ไม่ใช่ไปไล่ดูตราประทับหนังสือเดินทางตอนใกล้ยื่นแบบ

หลักคือดูว่างานถูกทำที่ไหน ไม่ใช่ดูว่าเงินถูกจ่ายจากบัญชีประเทศใด ถ้าพนักงานปฏิบัติงานในประเทศไทย เงินได้ส่วนที่เกิดจากการทำงานนั้นถือเป็นเงินได้จากแหล่งในประเทศไทยและอยู่ในข่ายต้องเสียภาษี แม้บริษัทแม่จะโอนเข้าบัญชีต่างประเทศทั้งจำนวน กรณีที่มีการแบ่งจ่ายสองทางจึงต้องรวมยอดทั้งสองมาคำนวณ และควรทำหนังสือแสดงโครงสร้างค่าตอบแทนไว้ให้ชัดเจน เพราะเวลาถูกตรวจ คำถามแรกมักเป็นการเปรียบเทียบเงินเดือนในระบบบัญชีไทยกับตำแหน่งงานและใบอนุญาตทำงานที่ระบุไว้

โดยหลักประโยชน์ที่นายจ้างให้แก่ลูกจ้างซึ่งตีราคาเป็นเงินได้ถือเป็นเงินได้ของลูกจ้าง ค่าเช่าที่พักที่บริษัทจ่ายแทนและค่าเล่าเรียนบุตรจึงต้องนำมารวมคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามปกติ ส่วนค่าเดินทางบางลักษณะอาจได้รับยกเว้นตามหลักเกณฑ์เฉพาะที่กำหนดไว้ ซึ่งต้องดูเงื่อนไขและหลักฐานประกอบเป็นรายกรณี วิธีที่ปลอดภัยคือเขียนสวัสดิการทุกรายการไว้ในสัญญาจ้างหรือระเบียบบริษัท ระบุผู้รับประโยชน์ให้ชัด และทำตารางคำนวณมูลค่าเป็นตัวเงินทุกเดือนแนบกับสลิปเงินเดือน

ทั้งสองเรื่องแยกกันตามกฎหมายแต่เชื่อมกันในทางปฏิบัติ หน้าที่เสียภาษีเกิดจากการมีเงินได้จากแหล่งในประเทศไทย ไม่ได้เกิดจากการมีใบอนุญาต ขณะเดียวกันการขอและต่ออายุใบอนุญาตมักต้องแสดงหลักฐานการยื่นแบบและการนำส่งภาษีของทั้งบริษัทและตัวพนักงาน รวมถึงงบการเงินและอัตราส่วนการจ้างงานคนไทยตามที่หน่วยงานกำหนด ดังนั้นเงินเดือนที่บันทึกในบัญชี ยอดที่ยื่นแบบ และยอดที่แจ้งไว้ในเอกสารใบอนุญาตต้องเป็นจำนวนเดียวกัน ความไม่ตรงกันของสามตัวเลขนี้คือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการต่ออายุไม่ผ่าน

ลูกจ้างสัญชาติอื่นที่ทำงานให้นายจ้างในประเทศไทยภายใต้สัญญาจ้างตามปกติจะอยู่ในข่ายของกองทุนไม่ต่างจากลูกจ้างสัญชาติไทย เว้นแต่เข้าข้อยกเว้นเฉพาะที่กฎหมายกำหนด นายจ้างจึงต้องแจ้งขึ้นทะเบียนภายในกำหนดนับแต่วันเริ่มงาน หักเงินสมทบส่วนของลูกจ้าง และนำส่งพร้อมส่วนของนายจ้างตามรอบ สิ่งที่ควรเตรียมคือสำเนาหนังสือเดินทาง ใบอนุญาตทำงาน และสัญญาจ้าง ส่วนกรณีพนักงานที่ยังอยู่ในระบบประกันสังคมของประเทศต้นทางควรตรวจว่ามีความตกลงระหว่างประเทศรองรับหรือไม่ก่อนสรุปว่าไม่ต้องส่ง

วิธีที่ใช้กันคือประมาณเงินได้ทั้งปีจากสัญญาจ้าง รวมสวัสดิการที่ตีเป็นตัวเงินได้ หักค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อนที่พนักงานมีสิทธิ คำนวณภาษีทั้งปีตามอัตราก้าวหน้า แล้วเฉลี่ยเป็นรายเดือน จากนั้นทบทวนใหม่ทุกครั้งที่โครงสร้างค่าตอบแทนเปลี่ยน เช่น ปรับเงินเดือนกลางปี จ่ายโบนัส หรือเริ่มให้ค่าที่พัก ปัญหาที่เจอบ่อยคือหักจากเงินเดือนอย่างเดียวโดยไม่รวมสวัสดิการมาตั้งแต่ต้นปี พอสิ้นปีต้องหักเพิ่มก้อนใหญ่จนกระทบสภาพคล่องของพนักงานและกลายเป็นข้อพิพาทกับฝ่ายบุคคล

ต้องดูอนุสัญญาภาษีซ้อนระหว่างไทยกับประเทศนั้นเป็นรายฉบับ เพราะข้อบทเรื่องเงินได้จากการจ้างแรงงานมักกำหนดเงื่อนไขร่วมกันหลายข้อ เช่น ระยะเวลาที่อยู่ในประเทศผู้จ่าย ผู้จ่ายค่าตอบแทนเป็นใคร และค่าตอบแทนนั้นถูกผลักเป็นรายจ่ายของสถานประกอบการถาวรในประเทศนั้นหรือไม่ เอกสารที่จำเป็นคือหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษี หลักฐานการเสียภาษีในอีกประเทศ และรายละเอียดสัญญาจ้าง การขอเครดิตภาษีต่างประเทศต้องทำในแบบแสดงรายการของปีที่เกี่ยวข้อง จึงควรวางแผนก่อนสิ้นปีภาษีมากกว่ามาแก้ตอนยื่นแล้ว

ต้องคำนวณภาษีจนถึงงวดสุดท้ายจากเงินได้จริงที่ได้รับในปีนั้น ไม่ใช่จากประมาณการทั้งปีเดิม ยอดจ่ายงวดสุดท้ายมักรวมค่าจ้างที่ยังไม่ได้จ่าย เงินแทนวันลาพักร้อนคงเหลือ และค่าชดเชยที่กฎหมายคุ้มครองแรงงานกำหนด ซึ่งแต่ละก้อนมีวิธีคำนวณภาษีต่างกันและบางส่วนอาจมีหลักเกณฑ์เฉพาะ นายจ้างต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ครบ แจ้งออกจากประกันสังคมภายในกำหนด และถ้าพนักงานจะเดินทางออกจากประเทศควรตรวจภาระคงค้างก่อน เพราะการตามเก็บเอกสารหลังพนักงานกลับประเทศแล้วเป็นเรื่องยาก

อย่างน้อยควรมีสัญญาจ้างพร้อมภาคผนวกสวัสดิการ สำเนาหนังสือเดินทางและหน้าตรวจลงตรา ใบอนุญาตทำงานทุกฉบับรวมถึงฉบับที่หมดอายุแล้ว บันทึกวันเข้าออกประเทศ ตารางคำนวณภาษีรายเดือนที่แสดงมูลค่าสวัสดิการ หลักฐานการนำส่งภาษีและเงินสมทบ และหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษีถ้ามีการใช้สิทธิตามอนุสัญญา เอกสารชุดนี้ควรจัดเก็บเป็นแฟ้มรายบุคคลและมีสำเนาดิจิทัล เพราะเวลาถูกสอบถามจากหน่วยงาน คำขอมักมาพร้อมกำหนดเวลาที่สั้นและขอย้อนหลังหลายปี

ถ้าไม่มีเงินได้จากแหล่งในประเทศไทยเลยก็ไม่มีฐานที่ต้องยื่น แต่ในทางปฏิบัติต้องตรวจให้แน่ว่าไม่มีค่าตอบแทนแฝง เช่น เบี้ยประชุม ค่าที่พักที่บริษัทจ่ายให้ รถประจำตำแหน่ง หรือค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่บริษัทออกให้แล้วบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท เพราะรายการเหล่านี้ตีเป็นเงินได้ของผู้รับ นอกจากนี้กรรมการที่มีใบอนุญาตทำงานและปฏิบัติงานจริงในประเทศไทยแต่แจ้งว่าไม่มีเงินเดือนเลยเป็นภาพที่หน่วยงานตั้งคำถามเสมอ จึงควรกำหนดค่าตอบแทนที่สมเหตุสมผลและบันทึกให้สอดคล้องกันทุกระบบ