กำหนดยื่นภาษีและค่าปรับ

รอบเดือนปกติประกอบด้วยแบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับเงินเดือนและค่าจ้างบริการ แบบภาษีมูลค่าเพิ่มถ้าจดทะเบียนไว้ และแบบเงินสมทบประกันสังคมสำหรับลูกจ้าง แต่ละแบบมีวันครบกำหนดคนละวันและมีส่วนขยายเมื่อยื่นผ่านระบบออนไลน์ ทีมบัญชีจึงควรถือปฏิทินเดียวที่ระบุวันปิดรับเอกสารภายในก่อนวันยื่นจริงเสมอ

รอบปีมีสามหมุดหลักคือแบบประมาณการครึ่งปี งบการเงินที่ผ่านผู้สอบบัญชีพร้อมการอนุมัติในที่ประชุมผู้ถือหุ้น และแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปีที่ยื่นตามหลังการอนุมัติงบ การนับทั้งหมดอิงวันสิ้นรอบบัญชีของบริษัทเอง ไม่ใช่ปีปฏิทินเสมอไป กิจการที่เปลี่ยนรอบบัญชีจึงต้องคำนวณวันใหม่ทุกครั้ง

เงินเพิ่มคิดจากภาษีที่ต้องชำระตามระยะเวลาที่ล่าช้า จึงโตขึ้นทุกเดือนที่ปล่อยไว้ ส่วนเบี้ยปรับผูกกับความผิดในการยื่นหรือแสดงยอดคลาดเคลื่อน และอาจลดลงได้ตามเกณฑ์ผ่อนผันหากเข้ามาแก้ไขเอง อีกชั้นคือค่าปรับอาญากรณีไม่ยื่นแบบ ซึ่งเป็นคนละส่วนกับสองรายการแรก

ต้องยื่นแบบเปล่าตามปกติ การเงียบหายไปหนึ่งเดือนถือเป็นการไม่ยื่น ไม่ใช่การยื่นยอดศูนย์ และจะกลายเป็นประวัติที่เจ้าหน้าที่เห็นเมื่อยื่นขอคืนภาษีหรือขอใบรับรองในภายหลัง กรณีบริษัทที่ยังไม่เริ่มดำเนินการก็อยู่ในกฎเดียวกันตั้งแต่วันที่จดทะเบียน

ยื่นแบบเพิ่มเติมสำหรับงวดนั้นโดยตรง อย่ารวบยอดไปแก้ในเดือนถัดไป เพราะทำให้รายงานภาษีกับบัญชีแยกทางกันและตรวจสอบย้อนหลังยาก หากยอดที่แก้ทำให้ต้องชำระเพิ่ม ให้ชำระพร้อมกันทันทีเพื่อหยุดการเดินของเงินเพิ่ม และเก็บหลักฐานเหตุผลของการแก้ไว้กับชุดเอกสารของงวดนั้น

หากกำไรจริงทั้งปีสูงกว่าประมาณการเกินระดับที่กฎหมายยอมรับโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร จะถูกเรียกเงินเพิ่มจากส่วนภาษีที่ขาด วิธีลดความเสี่ยงคือทำประมาณการจากตัวเลขหกเดือนแรกที่ปิดจริง บวกท่อรายได้ที่มีสัญญารองรับ แล้วบันทึกสมมติฐานไว้เป็นลายลักษณ์อักษรตั้งแต่ตอนยื่น

ผลกระทบมีสองสาย สายกรมพัฒนาธุรกิจการค้าคือการนำส่งงบล่าช้าซึ่งมีค่าปรับทั้งบริษัทและกรรมการ สายสรรพากรคือแบบภาษีประจำปีที่ยื่นตามมาไม่ทัน ทำให้เกิดเบี้ยปรับและเงินเพิ่มอีกชุด การเลื่อนประชุมโดยไม่มีงบไม่ได้หยุดการนับวันของทั้งสองสาย

จัดลำดับตามอัตราการโตของภาระ งวดที่มีภาษีต้องชำระสูงควรจัดการก่อนเพราะเงินเพิ่มเดินตามยอดและเวลา ถัดมาคือแบบที่ยังไม่ได้ยื่นเลยเพื่อตัดความผิดฐานไม่ยื่น ส่วนแบบเปล่าที่ไม่มีภาษีให้ทยอยตามหลังได้ การไล่ตามลำดับนี้มักลดยอดรวมได้มากกว่าการไล่เรียงตามปฏิทิน

มีช่องทางขอผ่อนชำระที่พิจารณาเป็นรายกรณีจากความสามารถในการชำระและประวัติการยื่นของกิจการ เอกสารที่มักถูกขอคืองบการเงิน รายการเดินบัญชี และแผนกระแสเงินสด การยื่นแบบให้ครบก่อนแล้วค่อยเจรจาเรื่องการชำระ มักได้ผลดีกว่าการกลั้นไม่ยื่นเพราะยังไม่มีเงินจ่าย

ความผิดบางฐานตามกฎหมายบัญชีและกฎหมายภาษีระบุถึงผู้มีหน้าที่จัดการ ซึ่งครอบคลุมกรรมการที่ลงชื่อผูกพันบริษัท การอ้างว่ามอบให้ผู้ทำบัญชีดูแลไม่ปลดความรับผิดโดยอัตโนมัติ กรรมการต่างชาติที่ไม่ได้อยู่ในไทยก็อยู่ในขอบเขตเดียวกันตราบที่ยังมีชื่อในหนังสือรับรอง

นายจ้างต้องรับภาระเงินเพิ่มจากยอดที่นำส่งช้า และลูกจ้างอาจเสียสิทธิบางประเภทในช่วงที่เงินสมทบขาดต่อเนื่อง กรณีที่แก้ยากคือลูกจ้างเข้าใหม่ที่ยังไม่ได้ขึ้นทะเบียนแล้วเกิดเหตุต้องใช้สิทธิ เพราะการย้อนแจ้งเข้าออกภายหลังต้องมีหลักฐานการจ้างที่หนักแน่นกว่าปกติ

แนวปฏิบัติที่ใช้ได้จริงคือกำหนดวันปิดรับเอกสารของเดือนก่อนหน้าไว้ในช่วงต้นเดือนถัดไป เพื่อเหลือเวลาให้ผู้ทำบัญชีทักท้วงเอกสารที่ขาด แล้วผูกวันนั้นเข้ากับรอบจ่ายเงินของกิจการ เพราะการจ่ายเงินคือจุดที่ใบเสร็จและใบกำกับภาษีเข้าระบบจริง ไม่ใช่ตอนสั่งซื้อ

การเปลี่ยนรอบต้องได้รับอนุมัติก่อน และทำให้เกิดรอบสั้นหนึ่งรอบที่มีกำหนดยื่นของตัวเอง ปัญหาที่พบบ่อยคือทีมยังยึดปฏิทินเดิมจนพลาดรอบสั้นนั้นไป ทางแก้คือออกปฏิทินฉบับใหม่ทันทีที่ได้รับอนุมัติ พร้อมระบุว่ารอบใดเป็นรอบสั้นและรอบใดกลับสู่สิบสองเดือนตามปกติ

เก็บใบเสร็จรับเงินหรือใบตอบรับอิเล็กทรอนิกส์คู่กับสำเนาแบบและกระดาษทำการที่ใช้คำนวณ แยกโฟลเดอร์ตามงวด ไม่ใช่ตามประเภทเอกสาร เพราะเวลาถูกสอบถามเจ้าหน้าที่ถามเป็นงวด การมีชุดเอกสารครบรายงวดทำให้ตอบได้ในครั้งเดียวและลดโอกาสถูกขอเอกสารเพิ่มรอบสอง