การออกใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษีคือเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้เมื่อมีการขายสินค้าหรือให้บริการ เพื่อใช้เป็นหลักฐานเครดิตภาษีซื้อของฝั่งผู้ซื้อ เนื้อเอกสารต้องระบุผู้ขายกับผู้ซื้อให้ครบทั้งชื่อ ที่ตั้ง และรหัสผู้เสียภาษี พร้อมแสดงรายการสินค้ากับยอดภาษีแยกบรรทัดชัดเจน ส่วนใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารยืนยันว่าได้รับเงินแล้ว บริษัทที่จด VAT มักออกเอกสารรวมในฉบับเดียวที่เรียกว่าใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน จึงควรตรวจว่ารายละเอียดครบทั้งสองหน้าที่ก่อนนำส่งให้ผู้ซื้อทุกครั้ง

ลำดับที่ถูกต้องคือออก invoice หรือใบแจ้งหนี้ก่อน เพื่อบอกลูกค้าว่าต้องชำระเท่าไหร่ ภายในวันไหน และชำระเข้าบัญชีใด จากนั้นเมื่อเงินเข้าจริงจึงออก receipt เป็นการยืนยันการรับเงิน หลายกิจการสลับลำดับโดยออกใบเสร็จไปก่อนรับเงิน ทำให้ยอดค้างชำระในงบเพี้ยนและตามลูกหนี้ไม่ได้ ทางแก้คือให้ฝ่ายขายออกแต่ใบแจ้งหนี้จนกว่าจะเช็กยอดโอนกับธนาคาร แล้วฝ่ายบัญชีค่อยออกใบเสร็จพร้อมตัดรายการค้างออกจากทะเบียนลูกหนี้ในวันเดียวกัน

ใช้ได้ถ้าฟอร์มนั้นมีรายละเอียดที่กฎหมายกำหนดครบ ทั้งชื่อกิจการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขที่เอกสาร วันที่ รายการสินค้าหรือบริการ และยอดเงินแยกภาษีกรณีจด VAT แล้ว จุดที่ต้องระวังไม่ใช่ตัวฟอร์มแต่คือการควบคุมเลขที่ เพราะไฟล์สเปรดชีตแก้ย้อนหลังได้เงียบ ๆ ทำให้เลขขาดหรือซ้ำโดยไม่รู้ตัว ควรตั้งคอลัมน์ทะเบียนแยกไว้บันทึกทุกฉบับที่ออก ล็อกไฟล์ที่ปิดงวดแล้ว และเมื่อยอดขายเริ่มเยอะให้ย้ายไปใช้โปรแกรมที่รันเลขอัตโนมัติเพื่อลดความเสี่ยงนี้

เอกสารแต่ละชนิดต้องมีเลขที่เรียงลำดับต่อเนื่องกันและไม่ซ้ำกัน นิยมตั้งรหัสหน้าเลขบอกชนิดเอกสารกับงวด เช่นแยกชุดของใบกำกับภาษีกับใบเสร็จรับเงินคนละเล่ม กรณีออกผิดแล้วอยากยกเลิก ห้ามทิ้งเลขนั้น ให้เก็บต้นฉบับไว้พร้อมระบุว่ายกเลิกและเหตุผล แล้วบันทึกในทะเบียนด้วย เพราะตอนตรวจสอบ เจ้าหน้าที่จะไล่เลขทั้งชุด เลขที่หายไปโดยไม่มีคำอธิบายคือคำถามแรกที่จะถูกถามเสมอ การมีสมุดทะเบียนเลขที่เอกสารจึงสำคัญพอ ๆ กับตัวเอกสาร

ใบวางบิลคือเอกสารรวมยอดที่ส่งให้ลูกค้ารายใหญ่ตอนสิ้นเดือนเพื่อเรียกเก็บครั้งเดียว โดยแนบใบส่งของหรือใบแจ้งหนี้ย่อยทุกฉบับของงวดนั้น ขณะที่ใบแจ้งหนี้คือการเรียกเงินต่อรายการเดียว ขั้นตอนที่ควรวางคือรวมยอดจากทะเบียนส่งมอบ ไม่ใช่จากความจำ ตรวจเลขที่เอกสารย่อยให้ครบ แล้วเก็บหนังสือรับวางบิลที่ลูกค้าเซ็นกลับทุกครั้ง หลักฐานฉบับนี้สำคัญมากตอนมีข้อโต้แย้งเรื่องยอด เพราะมันยืนยันว่าอีกฝ่ายรับทราบยอดและเอกสารประกอบครบถ้วนแล้ว

ห้ามแก้บนฉบับที่ส่งไปแล้วและห้ามพิมพ์ทับเลขเดิม วิธีที่ถูกคือเรียกฉบับผิดกลับมา ประทับคำว่ายกเลิกเก็บไว้ในเล่ม แล้วออกฉบับใหม่ด้วยเลขถัดไป พร้อมหมายเหตุอ้างถึงเลขฉบับเดิมที่ยกเลิก ถ้าเป็นเอกสารที่มีผลต่อภาษี ต้องดูด้วยว่างวดนั้นยื่นแบบไปหรือยัง กรณียื่นแล้วอาจต้องยื่นปรับปรุงเพิ่มเติม รายละเอียดของแต่ละกรณีควรให้ผู้ทำบัญชีเป็นคนประเมิน เพราะการแก้ผิดขั้นตอนจะกลายเป็นเอกสารสองชุดที่ยอดไม่ตรงกันในบัญชี

หลักการแยกหน้าที่คือคนขายอย่าให้เป็นคนออกเอกสารการเงินฝ่ายเดียว เพราะเสี่ยงทั้งเรื่องเลขที่ซ้ำและการออกเอกสารที่ยอดไม่ตรงกับที่ตกลง รูปแบบที่ใช้ได้จริงคือฝ่ายขายกรอกข้อมูลลูกค้าและรายการในระบบ ส่วนการกดออกเอกสารและรันเลขอยู่กับฝ่ายบัญชีหรือระบบอัตโนมัติ กิจการเล็กที่คนเดียวทำหมดให้ชดเชยด้วยการทบทวนเดือนละครั้ง โดยไล่เลขเอกสารเทียบยอดขายและยอดรับเงินจากสมุดธนาคาร ถ้าสามยอดเดินไปด้วยกันได้ก็ถือว่าคุมอยู่

ต้นฉบับกระดาษอย่างเดียวไม่พอ เพราะผู้ทำบัญชีต้องเห็นภาพทั้งวงจร ส่งเป็นชุดต่อเดือนประกอบด้วยสำเนาเอกสารขายทุกฉบับเรียงเลขที่ ใบรับวางบิล ใบเสร็จรับเงินที่ออก และรายการเดินบัญชีธนาคารที่จับคู่กับเอกสารเหล่านั้น ถ้าสแกนเป็นไฟล์ให้ตั้งชื่อด้วยงวดและเลขที่เอกสารจะค้นง่าย สิ่งที่ช่วยให้งานเร็วขึ้นมากคือแจ้งเหตุการณ์ผิดปกติไว้ในโน้ตท้ายเดือน เช่นฉบับที่ยกเลิกหรือลูกค้าที่ยังไม่จ่าย ผู้ทำบัญชีจะได้ตั้งคำถามถูกจุดแทนการไล่ถามทีละฉบับ