สำนักงานบัญชีใกล้ฉัน — วิธีเลือกและคำศัพท์เอกสารสองภาษา

ไม่จำเป็น เพราะการยื่นแบบและนำส่งงบทำผ่านระบบออนไลน์ได้ทั้งหมด สิ่งที่ควรดูแทนระยะทางคือ ผู้ทำบัญชีขึ้นทะเบียนถูกต้องหรือไม่ ตอบกลับเร็วแค่ไหน มีระบบส่งเอกสารที่ตรวจย้อนได้หรือเปล่า และเคยดูแลธุรกิจแบบเดียวกับคุณมาก่อนหรือไม่

ถามว่าใครเป็นผู้ทำบัญชีที่ลงชื่อในงบ ใช้โปรแกรมบัญชีอะไรและเจ้าของกิจการเข้าดูข้อมูลได้หรือไม่ ส่งรายงานให้ทุกเดือนหรือปีละครั้ง ใครรับผิดชอบเมื่อยื่นล่าช้า และเมื่อเลิกใช้บริการจะได้ข้อมูลบัญชีกลับคืนในรูปแบบใด

ทำได้ แต่ต้องขอข้อมูลชุดสำคัญจากที่เดิมให้ครบ ได้แก่ งบทดลองล่าสุด ผังบัญชี ทะเบียนทรัพย์สินพร้อมค่าเสื่อมสะสม ยอดคงค้างฝั่งลูกหนี้และฝั่งเจ้าหนี้ สำเนาแบบภาษีที่ยื่นแล้ว และไฟล์ข้อมูลจากโปรแกรมบัญชี ถ้าขาดชุดใดชุดหนึ่ง ที่ใหม่จะต้องสร้างยอดยกมาขึ้นใหม่ซึ่งเสียเวลาและมีความเสี่ยง

ผู้ทำบัญชีคือผู้จัดทำบัญชีของกิจการและต้องมีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด ส่วนผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเป็นผู้ตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินอย่างเป็นอิสระ กิจการหนึ่งจะให้คนเดียวกันทำทั้งสองบทบาทไม่ได้ เพราะจะขัดหลักความเป็นอิสระ

เรียกว่า Memorandum of Association มักย่อว่า MOA เป็นเอกสารที่ระบุชื่อบริษัท วัตถุประสงค์ ทุนจดทะเบียน และผู้เริ่มก่อการ ธนาคารและคู่ค้าต่างชาติมักขอฉบับแปลพร้อมหนังสือรับรองบริษัทซึ่งภาษาอังกฤษเรียกว่า Company Affidavit หรือ Certificate of Incorporation

ใช้คำว่า social security contribution ส่วนที่นายจ้างจ่ายเรียก employer contribution และส่วนที่หักจากพนักงานเรียก employee contribution ในสลิปเงินเดือนภาษาอังกฤษมักเขียนย่อว่า SSO contribution ซึ่งเป็นคำที่พนักงานต่างชาติเข้าใจตรงกัน

เจ้าหนี้การค้าคือ trade payables หรือ accounts payable หมายถึงยอดที่กิจการค้างจ่ายผู้ขายจากการซื้อสินค้าและบริการตามปกติ ส่วนลูกหนี้การค้าคือ trade receivables หรือ accounts receivable หมายถึงยอดที่ลูกค้าค้างชำระกิจการ ทั้งสองรายการอยู่ในงบแสดงฐานะการเงิน

ค่าจิปาถะคือค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดจำนวนเล็กน้อย ควรจ่ายผ่านระบบเงินสดย่อยที่มีวงเงินกำหนดไว้ แนบใบเสร็จทุกครั้ง และเบิกชดเชยเมื่อใช้ใกล้หมดวงเงิน หากยอดเบ็ดเตล็ดโตผิดปกติควรแยกเป็นบัญชีเฉพาะ เช่น ค่าขนส่งหรือค่าวัสดุสิ้นเปลือง เพื่อให้อธิบายที่มาได้