เอกสารทางกฎหมาย สัญญา และผลทางภาษี

ตราสารที่ต้องเสียอากรถูกระบุไว้เป็นบัญชีท้ายประมวลรัษฎากร กลุ่มที่พบบ่อยที่สุดในกิจการทั่วไปคือสัญญาเช่าทรัพย์ สัญญาจ้างทำของ สัญญากู้ยืมเงิน ใบมอบอำนาจ และตราสารค้ำประกัน แต่ละประเภทมีฐานคำนวณของตัวเอง เช่น คิดตามค่าเช่าตลอดอายุสัญญา หรือคิดตามสินจ้างที่ตกลงกัน ผลของการไม่ปิดอากรไม่ใช่แค่ค่าปรับ แต่ศาลจะไม่รับตราสารฉบับนั้นเป็นหลักฐานในชั้นพิจารณาคดีแพ่ง ตราบใดที่ยังไม่ชำระอากรพร้อมเงินเพิ่มให้ครบ ซึ่งอาจสูงถึงหลายเท่าของอากรเดิม กิจการที่ทำสัญญาเยอะควรตั้งทะเบียนคุมตราสารไว้หนึ่งแฟ้ม แล้วตรวจทุกสิ้นเดือนว่าฉบับใดยังไม่ได้ปิด

ตราสารบางประเภทที่ทำในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์กำหนดให้ชำระอากรผ่านระบบออนไลน์ของกรมสรรพากรเท่านั้น ชำระแล้วระบบจะออกรหัสรับรองการเสียอากรกลับมา ให้แนบหรืออ้างอิงไว้กับไฟล์สัญญา วิธีนี้ตรวจสอบย้อนหลังง่ายกว่ามากเพราะมีร่องรอยการชำระในระบบ ไม่ต้องกังวลว่าดวงแสตมป์หลุดหายหรือขีดฆ่าไม่ถูกวิธี ข้อควรระวังคือกำหนดเวลาชำระนับจากวันที่ลงนามในตราสาร ไม่ใช่วันที่เริ่มใช้งานตามสัญญา หลายกิจการเสียเงินเพิ่มเพราะเข้าใจจุดเริ่มนับผิด ควรตั้งเตือนในระบบเอกสารทุกครั้งที่มีการเซ็นชื่อ

ชื่อหัวกระดาษไม่ใช่ตัวตัดสิน เจ้าพนักงานดูข้อเท็จจริงว่าใครควบคุมวิธีทำงาน ผู้รับจ้างมีอิสระเลือกเวลาและวิธีการหรือไม่ ใช้เครื่องมือของใคร รับความเสี่ยงเรื่องผลงานเองหรือเปล่า และได้ค่าตอบแทนตามผลสำเร็จหรือได้ตามรอบเวลาแน่นอน ถ้าข้อเท็จจริงเอียงไปทางลูกจ้าง เงินก้อนนั้นจะถูกจัดเป็นเงินได้จากการจ้างแรงงาน ตามมาด้วยการเรียกภาษีตามอัตราก้าวหน้าและเงินสมทบประกันสังคมย้อนหลังพร้อมเงินเพิ่ม การป้องกันที่ได้ผลคือเขียนขอบเขตงานเป็นชิ้นงานที่วัดผลได้ กำหนดจ่ายตามงวดส่งมอบ และเก็บใบส่งมอบงานไว้คู่กับใบแจ้งหนี้ทุกงวด

ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ที่จ่ายให้ผู้ให้เช่าในประเทศโดยทั่วไปหักไว้ในอัตราห้าเปอร์เซ็นต์ แล้วนำส่งพร้อมแบบรายเดือน แต่จุดที่เข้าใจผิดกันมากคือการเหมารวมทุกยอดในใบแจ้งหนี้เป็นค่าเช่าทั้งก้อน ทั้งที่ค่าบริการส่วนกลาง ค่าดูแลรักษาพื้นที่ และค่าสาธารณูปโภคเป็นค่าบริการซึ่งใช้อัตราสามเปอร์เซ็นต์ วิธีที่ถูกต้องคือขอให้ผู้ให้เช่าแยกบรรทัดในใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้นสัญญา แล้วหักคนละอัตราตามเนื้อหาจริงของแต่ละบรรทัด ถ้าผู้ให้เช่าเป็นบุคคลธรรมดา อย่าลืมว่าเขามีสิทธิเลือกวิธีหักค่าใช้จ่ายของตนเองซึ่งไม่กระทบหน้าที่หักของเรา

หน่วยงานส่วนใหญ่ต้องการเอกสารที่ระบุขอบเขตอำนาจชัดเจนเป็นเรื่องเรื่องไป ไม่ใช่ข้อความกว้างว่ามอบอำนาจทั่วไป ควรระบุชื่อและเลขประจำตัวของผู้มอบและผู้รับมอบ ธุระที่ทำได้ ชื่อหน่วยงานปลายทาง และวันที่ พร้อมติดอากรตามอัตราที่กำหนดสำหรับใบมอบอำนาจ ถ้าผู้มอบเป็นนิติบุคคลต้องแนบหนังสือรับรองที่ออกไม่เกินระยะเวลาที่หน่วยงานนั้นยอมรับ และให้กรรมการผู้มีอำนาจลงนามพร้อมประทับตราให้ตรงกับที่จดทะเบียนไว้ ข้อผิดพลาดที่ทำให้ต้องกลับบ้านมือเปล่าบ่อยที่สุดคือขอบเขตงานเขียนไม่ครอบคลุมขั้นตอนย่อย เช่น มอบให้ยื่นคำขอแต่ไม่ได้มอบให้รับเอกสารคืน

สามใบนี้ทำหน้าที่คนละอย่างและมักออกคนละจังหวะ ใบแจ้งหนี้คือการเรียกเก็บเงินซึ่งยังไม่ใช่หลักฐานว่ารับเงินแล้ว ใบเสร็จรับเงินยืนยันว่าได้รับชำระจริงและเป็นหลักฐานรายจ่ายของผู้จ่าย ส่วนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารเฉพาะของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งเป็นหลักฐานเดียวที่ใช้ขอคืนภาษีซื้อได้ ในทางปฏิบัติผู้ขายหลายรายออกเป็นใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินในฉบับเดียวกัน ซึ่งทำได้ถ้ามีรายการครบตามที่กฎหมายกำหนด สิ่งที่ต้องระวังคือรับใบแจ้งหนี้มาแล้วบันทึกเป็นรายจ่ายทันทีทั้งที่ยังไม่ได้รับเอกสารตัวจริง เพราะเมื่อถูกตรวจจะไม่มีหลักฐานรองรับ

บัญชีและเอกสารภาษีในประเทศต้องแสดงเป็นเงินบาทเสมอ แม้ตัวสัญญาจะตกลงกันเป็นสกุลอื่น เวลาบันทึกรายการให้ใช้อัตราแลกเปลี่ยนอ้างอิง ณ วันที่เกิดรายการ แล้วปรับปรุงยอดคงเหลือที่เป็นเงินตราต่างประเทศ ณ วันสิ้นรอบบัญชี ผลต่างที่เกิดขึ้นแยกเป็นสองแบบคือผลต่างที่รับรู้เมื่อรับหรือจ่ายจริง กับผลต่างจากการแปลงค่ายอดคงเหลือซึ่งยังไม่ได้รับเงิน ทั้งสองมีผลต่อกำไรทางภาษีแต่คนละลักษณะ สำหรับใบกำกับภาษีให้ระบุจำนวนเงินบาทและอัตราที่ใช้แปลงไว้ในเอกสาร เพื่อให้ผู้ซื้อกับผู้ขายใช้ตัวเลขเดียวกันตอนกระทบยอด

หลักคือค่าปรับที่เป็นการชดเชยความเสียหายจากการผิดนัด ไม่ใช่ค่าตอบแทนจากการขายสินค้าหรือให้บริการ จึงมักไม่อยู่ในฐานภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ยังเป็นรายได้ทางบัญชีและทางภาษีนิติบุคคลของฝ่ายที่ได้รับ ปัญหาเกิดเมื่อคู่สัญญาเรียกเก็บรวมไว้ในใบแจ้งหนี้เดียวกับค่างาน ทำให้แยกไม่ออกว่าก้อนไหนเป็นค่าบริการก้อนไหนเป็นค่าเสียหาย ทางที่ปลอดภัยคือออกเอกสารเรียกเก็บค่าปรับแยกฉบับ อ้างข้อสัญญาที่ให้สิทธิเรียก และอธิบายวิธีคำนวณให้ชัด ส่วนฝ่ายที่จ่ายให้เก็บหลักฐานว่าค่าปรับเกิดจากการดำเนินธุรกิจปกติ ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัวหรือเบี้ยปรับตามกฎหมายภาษีซึ่งบวกกลับ

กฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์รับรองว่าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์มีผลเช่นเดียวกับกระดาษ ถ้าวิธีลงลายมือชื่อระบุตัวผู้ลงนามได้และแสดงว่าเจ้าตัวยอมรับเนื้อหานั้น ระดับความน่าเชื่อถือไล่จากการพิมพ์ชื่อท้ายอีเมล ไปจนถึงลายมือชื่อที่ผูกกับใบรับรองซึ่งออกโดยผู้ให้บริการที่ได้รับอนุญาต ยิ่งมูลค่าสัญญาสูงยิ่งควรใช้ระดับที่แข็งแรงกว่า สำหรับงานภาษีสิ่งที่เจ้าพนักงานสนใจคือความครบถ้วนของเนื้อหาและร่องรอยว่าไฟล์ไม่ถูกแก้ไขภายหลัง จึงควรเก็บทั้งไฟล์ต้นฉบับ บันทึกเหตุการณ์การลงนาม และหลักฐานการชำระอากรถ้าตราสารนั้นต้องเสียอากร ไว้ในที่เดียวกันตามระยะเวลาเก็บเอกสาร

กฎหมายบัญชีวางกรอบขั้นต่ำของการเก็บสมุดบัญชีพร้อมเอกสารประกอบไว้ที่ห้าปี โดยเริ่มนับจากวันที่ปิดบัญชีของรอบนั้น และเจ้าพนักงานมีอำนาจสั่งให้เก็บยาวขึ้นได้ในกรณีที่กำหนด ส่วนงานภาษีควรเผื่อไว้ให้ยาวกว่านั้นเพราะอายุความประเมินบางเรื่องนับต่างออกไป การเก็บเป็นไฟล์ทำได้ถ้าภาพชัดครบทุกหน้า อ่านย้อนหลังได้ตลอดช่วงเวลาที่ต้องเก็บ และมีระบบค้นหาที่ดึงเอกสารตามที่เจ้าพนักงานขอได้ในเวลาอันควร สิ่งที่ควรทำเพิ่มคือสำรองข้อมูลไว้คนละที่กับเครื่องหลัก กำหนดสิทธิผู้เข้าถึง และทดสอบกู้คืนไฟล์ปีละครั้ง เพราะกิจการจำนวนมากพบว่าไฟล์เสียหายก็ตอนถูกเรียกตรวจแล้ว