บัญชีต้นทุนและสินค้าคงเหลือเชิงลึก

ให้เริ่มจากสามชั้น คือวัตถุดิบที่ใส่ลงไปในสินค้าโดยตรง ค่าแรงของคนที่ลงมือผลิตชิ้นนั้น และค่าใช้จ่ายโรงงานที่ปันส่วนเข้ามา เช่น ค่าไฟเครื่องจักร ค่าเช่าพื้นที่ผลิต และค่าเสื่อมของเครื่องจักร ส่วนค่าใช้จ่ายฝ่ายขายและสำนักงานไม่ควรถูกดันเข้าไปในต้นทุนสินค้า เพราะจะทำให้มูลค่าสินค้าคงเหลือสูงเกินจริงและกำไรบิดเบือน จุดที่มักพลาดคือใช้ฐานปันส่วนที่ไม่สะท้อนการใช้ทรัพยากรจริง เช่น ปันตามยอดขายทั้งที่สินค้าบางรุ่นใช้เวลาเครื่องจักรมากกว่ากันหลายเท่า

วิธีที่ใช้กันมากในไทยคือเข้าก่อนออกก่อนและถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก โดยเลือกให้เข้ากับลักษณะสินค้าจริง สินค้าที่มีวันหมดอายุหรือรุ่นเปลี่ยนเร็วเหมาะกับเข้าก่อนออกก่อน ส่วนวัตถุดิบที่กองรวมกันแยกล็อตไม่ออกเหมาะกับถัวเฉลี่ย เมื่อเลือกแล้วต้องใช้ต่อเนื่องทุกงวด การเปลี่ยนวิธีกลางคันทำได้เฉพาะเมื่อมีเหตุผลที่อธิบายได้ว่าวิธีใหม่สะท้อนความจริงดีกว่า และต้องเปิดเผยผลกระทบไว้ในหมายเหตุประกอบงบ ไม่ใช่เปลี่ยนเพื่อให้ตัวเลขกำไรออกมาสวยในปีใดปีหนึ่ง

หลักคือประเมินว่างานนั้นเดินไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว แล้วรับรู้ต้นทุนเท่าที่ใส่ลงไปจริงถึงจุดนั้น โรงงานส่วนใหญ่ใช้วิธีระบุเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จแยกระหว่างวัตถุดิบกับค่าแปรสภาพ เพราะวัตถุดิบมักถูกใส่ครบตั้งแต่ต้นสาย แต่ค่าแรงและค่าโสหุ้ยทยอยเกิดตามความคืบหน้า สิ่งที่ต้องมีคือใบบันทึกความคืบหน้าที่หัวหน้าไลน์เซ็นกำกับ ณ วันสิ้นงวด ถ้าไม่มีหลักฐานร่วมสมัย การมานั่งประมาณย้อนหลังหลังปิดงบไปแล้วจะถูกตั้งคำถามทันที

ของเสียที่เกิดขึ้นเป็นธรรมดาของกระบวนการภายในอัตราที่กิจการกำหนดไว้ล่วงหน้า ให้ถือรวมอยู่ในราคาทุนของหน่วยดีที่ผลิตออกมาได้ ส่วนของเสียที่เกินอัตรานั้นหรือเกิดจากเหตุผิดปกติ เช่น เครื่องจักรเสียหรือความผิดพลาดของคน ควรตัดเป็นค่าใช้จ่ายในงวดทันทีไม่ผสมเข้าไปในราคาสินค้า สิ่งที่ควรเตรียมคืออัตราของเสียมาตรฐานที่มีที่มาชัดเจน บันทึกเหตุการณ์ที่ทำให้เกิดของเสียผิดปกติ และหลักฐานการทำลายหรือขายซาก เพราะการตัดยอดออกจากสต๊อกโดยไม่มีร่องรอยคือประเด็นที่ถูกตรวจสอบเป็นอันดับต้น

อย่ารีบปรับยอดให้ตรงก่อนหาสาเหตุ ให้ไล่ทีละกลุ่มว่าผลต่างมาจากของที่รับเข้าแล้วยังไม่ลงบัญชี ของที่ส่งออกไปแล้วแต่ยังค้างในระบบ การนับผิดหน่วย หรือของที่ฝากอยู่ที่คู่ค้า เมื่อระบุสาเหตุได้แล้วจึงบันทึกปรับปรุงพร้อมแนบใบสรุปผลการนับที่มีผู้นับและผู้ทานสอบเซ็นกำกับ ผลต่างที่หาสาเหตุไม่ได้จริง ๆ ให้บันทึกแยกรายการไว้ต่างหากพร้อมคำอธิบาย เพื่อให้ปีถัดไปยังตามรอยได้ว่าเคยเกิดอะไรขึ้นและกิจการแก้ไขระบบอย่างไร

หลักคือสินค้าคงเหลือแสดงด้วยราคาทุนหรือมูลค่าสุทธิที่จะได้รับแล้วแต่จำนวนใดต่ำกว่า ดังนั้นเมื่อราคาที่คาดว่าจะขายได้หักค่าใช้จ่ายในการขายแล้วต่ำกว่าทุน ต้องรับรู้ผลขาดทุนในงวดนั้นทันที ไม่ต้องรอจนขายจริง แนวปฏิบัติที่ใช้งานได้คือทำรายงานอายุสินค้าทุกไตรมาส กำหนดเกณฑ์ล่วงหน้าว่าสินค้าค้างเกินกี่เดือนจะตั้งค่าเผื่อในสัดส่วนเท่าใด แล้วใช้เกณฑ์เดียวกันทุกงวด ในด้านภาษีการตั้งค่าเผื่อยังไม่ถือเป็นรายจ่ายจนกว่าจะมีการขายหรือทำลายจริงตามขั้นตอนที่มีหลักฐาน จึงต้องแยกมุมบัญชีกับมุมภาษีให้ชัด

ใช้ได้และช่วยให้บริหารงานเร็วขึ้นมาก เพราะรู้ทันทีว่าเดือนนี้ใช้วัตถุดิบเกินหรือค่าแรงสูงกว่าที่วางไว้ตรงจุดใด แต่ต้นทุนมาตรฐานเป็นเครื่องมือบริหาร ไม่ใช่ตัวเลขที่ใช้ปิดงบได้เลย ณ สิ้นงวดต้องนำผลต่างมาปันกลับเข้าสินค้าคงเหลือและต้นทุนขายตามสัดส่วน เพื่อให้ยอดที่แสดงในงบใกล้เคียงต้นทุนจริง ควรทบทวนอัตรามาตรฐานอย่างน้อยปีละครั้งหรือเมื่อราคาวัตถุดิบขยับแรง เพราะมาตรฐานที่ล้าสมัยจะสร้างผลต่างก้อนใหญ่ทุกเดือนจนไม่มีใครเชื่อรายงานอีกต่อไป

ให้เปิดเลขที่งานแยกทุกใบสั่ง แล้วผูกวัตถุดิบที่เบิก ชั่วโมงแรงงานที่ลงเวลา และค่าจ้างช่วงภายนอกเข้ากับเลขที่นั้นตั้งแต่วันแรก การรวบยอดปลายเดือนแล้วค่อยเดาว่าใบไหนใช้เท่าไรคือสาเหตุอันดับหนึ่งที่ทำให้กิจการรับงานราคาขาดทุนโดยไม่รู้ตัว ค่าโสหุ้ยให้ปันเข้าตามชั่วโมงเครื่องหรือชั่วโมงคนซึ่งวัดได้จริง และควรเทียบต้นทุนจริงกับราคาที่เสนอไปทุกงานที่ปิด เพื่อสะสมเป็นฐานข้อมูลสำหรับตั้งราคาครั้งถัดไปให้แม่นขึ้น

ให้ดูว่าใครยังแบกความเสี่ยงและได้ประโยชน์จากสินค้านั้นอยู่ ถ้าฝากไว้ให้ร้านค้าช่วยขายโดยกิจการยังรับคืนได้และยังเสี่ยงต่อการเสียหาย สินค้านั้นยังเป็นสต๊อกของกิจการและยังไม่ถือเป็นการขาย ในทางกลับกันของที่ลูกค้ารับซื้อขาดไปแล้วแม้ยังวางอยู่ในคลังเราก็ไม่ใช่สต๊อกเราอีกต่อไป จุดที่ต้องระวังคือภาระภาษีมูลค่าเพิ่มซึ่งผูกกับจุดความรับผิดที่เกิดขึ้นตามเงื่อนไขการส่งมอบ ไม่ใช่ตามวันที่ออกใบแจ้งหนี้ จึงควรเขียนเงื่อนไขในสัญญาฝากขายให้ชัดตั้งแต่ต้น

ชุดที่ถูกขอบ่อยที่สุดคือสูตรการผลิตหรือรายการวัตถุดิบต่อหน่วย ใบเบิกวัตถุดิบเข้าไลน์ บันทึกเวลาทำงานที่ผูกกับใบสั่งผลิต รายงานผลผลิตประจำวัน ตารางปันส่วนค่าโสหุ้ยพร้อมฐานที่ใช้ และรายงานการตรวจนับพร้อมเอกสารปรับปรุง ถ้ากิจการใช้ระบบซอฟต์แวร์ ควรเตรียมรายงานที่พิมพ์ออกมาแล้วกระทบยอดกับบัญชีแยกประเภทได้ทันที ความพร้อมของเอกสารชุดนี้มีผลโดยตรงต่อระยะเวลาการตรวจ เพราะเมื่อที่มาของตัวเลขอธิบายได้ในรอบเดียว คำถามรอบสองก็มักไม่เกิด