เอกสารภาษีดิจิทัลที่ตรวจสอบย้อนหลังได้

การเป็นไฟล์ดิจิทัลอย่างเดียวไม่พอ ต้องมีรายการตามกฎหมายและออก ส่ง และเก็บตามกระบวนการที่กรมสรรพากรกำหนด ระบบลายมือชื่อดิจิทัลใช้ใบรับรองและมาตรฐานข้อมูล ส่วน Time Stamp ใช้ขั้นตอนประทับรับรองเวลาของระบบที่ได้รับอนุมัติ ตรวจสิทธิของผู้ออกและผลรับเอกสารแต่ละฉบับด้วย เอกสารกระดาษที่สแกนเป็น PDF ไม่เปลี่ยนสถานะเป็นต้นฉบับอิเล็กทรอนิกส์ตามระบบเพียงเพราะส่งอีเมล

แยกเงื่อนไขจัดซื้อของลูกค้าจากหน้าที่ตามกฎหมายก่อน การขอเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ทำให้ผู้ขายมีสิทธิออกเอกสารในระบบโดยไม่สมัครหรือไม่ผ่านคุณสมบัติ ตรวจสถานะ VAT ประเภทเอกสาร และประกาศที่ใช้กับกิจการ จากนั้นตกลงวิธีส่งมอบที่ถูกต้องระหว่างรอเปลี่ยนระบบ อย่าออกใบกำกับ VAT หากไม่มีสิทธิเพียงเพื่อให้ผ่านระบบเจ้าหนี้ของลูกค้า

ทำรายการเอกสารที่ต้องออก ปริมาณต่อวัน และความต้องการเชื่อมโปรแกรม ระบบลายมือชื่อดิจิทัลรองรับใบกำกับและใบรับตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง ส่วน Time Stamp ต้องตรวจคุณสมบัติและขอบเขตตามประกาศปัจจุบัน ไม่อ้างระเบียบอีเมลปี 2560 ว่ายังใช้บังคับ เมื่อเลือกระบบให้ทดลองใบปกติ ใบลดหนี้ และการส่งไม่สำเร็จก่อนใช้งานจริง พร้อมกำหนดผู้ติดตามผลรับและการนำส่งข้อมูล

กำหนดผู้รับผิดชอบวันหมดอายุ การต่ออายุ และสิทธิใช้กุญแจส่วนตัว ห้ามแชร์ไฟล์กุญแจหรือรหัสผ่านให้พนักงานทุกคน เมื่อเปลี่ยนใบรับรองให้ทดสอบการลงนาม การตรวจสอบ และการนำส่งครบวงจร ใบรับรองหมดอายุภายหลังไม่ได้ทำให้เอกสารเดิมที่ออกถูกต้องเสียสถานะโดยอัตโนมัติ ต้องตรวจความถูกต้อง ณ เวลาลงนามและหลักฐานที่เก็บไว้ หากกุญแจรั่วไหลให้ทำตามขั้นตอนระงับหรือเพิกถอนของผู้ออกใบรับรอง

เก็บไฟล์ต้นฉบับพร้อมลายมือชื่อหรือข้อมูลรับรองเวลาและประวัติส่งมอบ ให้ค้นคืนและอ่านได้ตลอดระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด มาตรา 87/3 วางหน้าที่เก็บเอกสาร VAT โดยต้องพิจารณาการสั่งให้เก็บนานขึ้นและหน้าที่บัญชีอื่นด้วย ไม่ตั้งเวลาลบตามพื้นที่คลาวด์ที่เหลือ ควรสำรองข้อมูลแยกบัญชี ทดสอบกู้คืน และระบุวิธีนำข้อมูลออกเมื่อเลิกใช้ผู้ให้บริการ ภาพพิมพ์อย่างเดียวไม่รักษาหลักฐานการลงนามครบถ้วน

จำแนกความผิดก่อน หากเป็นข้อมูลผู้ซื้อผิดต้องพิจารณากระบวนการยกเลิกและออกใหม่ตามหลักเกณฑ์ ไม่ใช่ออกใบลดหนี้ทุกกรณี ส่วนการลดหรือเพิ่มมูลค่าต้องมีเหตุตามกฎหมายสำหรับใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ เก็บไฟล์เดิมและการอ้างอิงเอกสารใหม่ไว้ ไม่เปิดไฟล์เดิมแก้แล้วใช้เลขเดิมซ้ำ ตรวจว่าผู้ซื้อได้รับฉบับถูกต้องและปรับรายงานภาษีในงวดที่เหมาะสม

ตรวจว่าธุรกรรมนั้นส่งผ่านบริการ e-Withholding ที่รองรับจริง ไม่ใช่เพียงโอนเงินออนไลน์ทั่วไป ผู้จ่ายยังต้องจำแนกประเภทเงินได้ ตรวจผู้รับ อัตรา และยอดภาษีให้ถูกต้อง พร้อมตรวจผลที่ธนาคารนำส่งและข้อมูลในระบบกรมสรรพากร อย่าสรุปว่าแบบ ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ทุกยอดของเดือนหมดหน้าที่แล้ว เพราะรายการนอกระบบยังต้องจัดการตามปกติ สิทธิอัตราพิเศษชั่วคราวต้องตรวจช่วงวันที่ใช้บังคับก่อนนำมาใช้

ตรวจสัญญาว่าเป็นบริการที่ใช้ในไทย สิทธิในซอฟต์แวร์ หรือสินค้า และดูว่าผู้ขายรายใดออกบิลจริง กรณีบริการจากต่างประเทศที่ใช้ในไทยต้องวิเคราะห์มาตรา 83/6 รวมข้อยกเว้นหรือวิธีจัดเก็บเฉพาะบริการอิเล็กทรอนิกส์ อย่าใช้ชื่อแอปแทนข้อเท็จจริง ผู้ซื้อจด VAT ควรแจ้งสถานะให้ถูกต้องและเก็บใบเสร็จนำส่งเมื่อมีหน้าที่ ภ.พ.36 ภาษีซื้อจะใช้ได้หรือไม่ต้องตรวจเงื่อนไขและงวดแยกจากวันที่จ่ายค่าสมาชิก

ให้ระบบแยกสถานะสร้างเอกสาร ลงนาม ส่งลูกค้า และนำส่งกรม ไม่ใช้สถานะสำเร็จเพียงช่องเดียว บันทึกรหัสผิดพลาด เวลาส่งซ้ำ และผลตอบรับ พร้อมกำหนดผู้แก้ไขก่อนครบกำหนดที่ใช้กับช่องทางนั้น กระทบจำนวนและมูลค่าเอกสารกับรายงานภาษีขายทุกเดือน หากสร้างซ้ำต้องตรวจเลขเอกสารเพื่อไม่ให้ลงรายได้สองครั้ง การส่งข้อมูลไม่ผ่านไม่ได้แปลว่าธุรกรรมขายหายไปหรือเลื่อนจุดเกิดภาษีได้

ใบรับแสดงการรับชำระ ส่วนใบกำกับภาษีแสดงรายการตามกฎหมาย VAT จึงไม่ใช่เอกสารที่ใช้แทนกันได้ทุกกรณี ตรวจสิทธิออกใบกำกับอย่างย่อหรือเต็มรูปและการออกเอกสารรวมตามกฎที่เกี่ยวข้อง ระบบ Time Stamp ไม่ควรถูกอ้างว่าออกใบรับตามมาตรา 105 ได้เหมือนระบบลายมือชื่อดิจิทัล หากลูกค้าต้องการเอกสารเพื่อมาตรการลดหย่อนใด ให้ตรวจชื่อมาตรการ ช่วงเวลา และผู้มีสิทธิตามประกาศเฉพาะก่อนรับรอง

ประเมินจำนวนเอกสารจริง ค่าเชื่อมโปรแกรม การดูแลใบรับรอง พื้นที่เก็บข้อมูล และเวลาพนักงานแก้รายการผิด ไม่ดูเพียงค่าระบบรายเดือน หากพิจารณา Time Stamp ให้ตรวจคุณสมบัติตามประกาศกรมปัจจุบัน รวมวิธีสมัครและเงื่อนไขการใช้อีเมล ทดลองปริมาณงานช่วงขายสูงสุดก่อนเลือก ระบบที่เหมาะควรส่งออกข้อมูลและหลักฐานเดิมได้เมื่อเปลี่ยนผู้ให้บริการ โดยไม่ทำให้ต้องออกเอกสารซ้ำ

กำหนดวันเริ่มตามสาขาและชนิดเอกสาร พร้อมผู้อนุมัติเลขเอกสารและวิธีป้องกันออกซ้ำ ช่วงทดลองให้เทียบผลกับรายงานขายโดยไม่สร้างต้นฉบับซ้ำสำหรับธุรกรรมเดียว เตรียมขั้นตอนขัดข้องที่สอดคล้องกฎของระบบและแจ้งลูกค้าถึงวิธีรับเอกสาร จัดเก็บเอกสารกระดาษเดิมต่อจนครบหน้าที่ ไม่ทำลายเพียงเพราะเริ่ม e-Tax แล้ว หลังตัดระบบให้ตรวจยอดรายวันก่อนปิดเดือนแรก

ตรวจเลขผู้เสียภาษี ประเภทแบบ งวด และสถานะก่อนกดยืนยัน แล้วเก็บสำเนาแบบ เลขอ้างอิงรับแบบ และหลักฐานชำระเงิน การบันทึกร่างหรือได้เลขชำระยังไม่แปลว่าชำระสำเร็จ หากภาษีเป็นศูนย์ก็ต้องเก็บผลรับแบบตามหน้าที่ กำหนดยื่นออนไลน์และการขยายเวลาต้องดูประกาศที่ใช้กับแบบและช่วงนั้น ไม่ถือว่าทุกภาษีได้เวลาเพิ่มเท่ากัน หากพบผิดให้ประเมินแบบเพิ่มเติมและเงินเพิ่มตามข้อเท็จจริง แม้พ้นกำหนดเดิมแล้วก็ต้องแก้ให้ถูกต้อง