ข้อตกลงการให้บริการและกระบวนการทำงานของสำนักงานบัญชี

อย่างน้อยต้องระบุงานที่รวมอยู่ในบริการ งานที่ไม่รวม รอบเวลาส่งมอบ ช่องทางติดต่อหลัก ผู้รับผิดชอบทั้งสองฝ่าย และวิธีคิดค่าบริการเมื่อมีงานเพิ่มนอกขอบเขต ควรระบุด้วยว่าฝ่ายใดเป็นผู้ยื่นแบบและใครเป็นผู้เก็บรักษาต้นฉบับเอกสาร เอกสารฉบับนี้ไม่ได้มีไว้เพื่อโต้แย้งกันภายหลัง แต่มีไว้ให้ทั้งสองฝ่ายวางแผนเวลาทำงานได้ตรงกันตั้งแต่เดือนแรก

แนวปฏิบัติที่ทำงานได้จริงคือส่งเอกสารของเดือนก่อนภายในสัปดาห์แรกของเดือนถัดไป เพราะแบบภาษีบางฉบับมีกำหนดยื่นกลางเดือน หากเอกสารมาถึงหลังจากนั้น ผู้ทำบัญชีจะเหลือเวลาตรวจสอบน้อยและโอกาสพลาดเพิ่มขึ้น กิจการที่มีเอกสารจำนวนมากควรทยอยส่งเป็นรายสัปดาห์แทนการรวบส่งครั้งเดียว เพราะช่วยให้พบเอกสารขาดตั้งแต่ต้นเดือนและตามกลับได้ทัน

อย่าปล่อยว่างไว้เฉย ๆ ให้แจ้งผู้ทำบัญชีทันทีเพื่อบันทึกไว้ในรายการเอกสารค้าง แล้วหาหลักฐานทดแทนเท่าที่มี เช่น สำเนาจากคู่ค้า หลักฐานการโอนเงิน หรือใบสั่งซื้อ กรณีเป็นรายจ่ายที่ไม่มีเอกสารรองรับเลย ผลคืออาจถูกบวกกลับตอนคำนวณภาษี ซึ่งดีกว่าการปล่อยให้ตัวเลขในบัญชีลอยโดยไม่มีใครรู้ว่าขาดหลักฐานอะไรบ้าง

กรรมการผู้มีอำนาจเป็นผู้ลงนามในงบการเงินและเป็นผู้รับผิดชอบความถูกต้องของข้อมูลที่ให้แก่ผู้ทำบัญชี ส่วนผู้ทำบัญชีที่ขึ้นทะเบียนจะปรากฏชื่อในฐานะผู้จัดทำ และผู้สอบบัญชีเป็นผู้แสดงความเห็น สามบทบาทนี้แยกกันชัดเจน การเข้าใจว่าจ้างสำนักงานบัญชีแล้วความรับผิดชอบย้ายไปทั้งหมดเป็นความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนและมักรู้ตัวช้าเมื่อถูกสอบถามย้อนหลัง

หากเอกสารครบตามกำหนด งานรายเดือนควรได้รายงานภายในสองถึงสามสัปดาห์นับจากวันรับเอกสารครบ กิจการขนาดเล็กมักเร็วกว่านั้น สิ่งที่ทำให้ช้าไม่ใช่ปริมาณงานของสำนักงาน แต่มักเป็นเอกสารที่ทยอยมาไม่ครบและคำถามที่รอคำตอบจากฝั่งกิจการ ดังนั้นตัวชี้วัดที่ควรตกลงกันจึงควรนับจากวันที่เอกสารครบถ้วน ไม่ใช่นับจากวันสิ้นเดือนเพียงอย่างเดียว

งานที่เกิดเป็นครั้งคราวมักแยกออก เช่น การตอบหนังสือเชิญพบเจ้าหน้าที่ การจัดทำข้อมูลย้อนหลังหลายปี การวางระบบบัญชีใหม่ การขอคืนภาษี และการจัดทำรายงานเฉพาะเพื่อยื่นสถาบันการเงิน เหตุผลคืองานเหล่านี้ใช้เวลาไม่แน่นอนและขึ้นกับข้อมูลที่ต้องรื้อค้น ควรถามให้ชัดตั้งแต่ต้นว่ารายการใดคิดแยก เพื่อไม่ให้เกิดความคาดหวังคนละแบบเมื่อเรื่องเกิดขึ้นจริง

สำนักงานควรมีการจำกัดผู้เข้าถึงข้อมูลตามหน้าที่ มีการเก็บไฟล์ในระบบที่ควบคุมสิทธิได้ และมีข้อตกลงรักษาความลับผูกพันพนักงานทุกคน ผู้ประกอบการควรถามด้วยว่าเมื่อเลิกสัญญาแล้วข้อมูลจะถูกส่งคืนหรือทำลายอย่างไร และใช้เวลานานเท่าใด คำตอบที่ชัดเจนในเรื่องนี้บอกคุณภาพการบริหารสำนักงานได้ดีกว่าคำอธิบายเรื่องซอฟต์แวร์ที่ใช้

ควรได้รับเอกสารต้นฉบับทั้งหมด งบทดลองและบัญชีแยกประเภทของงวดล่าสุด ไฟล์ข้อมูลที่ส่งออกจากโปรแกรมในรูปแบบที่เปิดอ่านได้ สำเนาแบบภาษีที่ยื่นแล้วพร้อมหลักฐานการชำระ และรายละเอียดยอดคงเหลือที่ยังค้างกระทบยอด แนะนำให้ทำใบรับมอบระบุจำนวนแฟ้มและงวดที่ครอบคลุม เพราะเมื่อเวลาผ่านไปหลายเดือนจะพิสูจน์ได้ยากว่าอะไรได้รับแล้วบ้าง

ขึ้นกับต้นเหตุ หากความผิดพลาดเกิดจากการประมวลผลของสำนักงานทั้งที่ได้รับข้อมูลครบถ้วนและถูกต้อง สำนักงานที่มีมาตรฐานมักรับผิดชอบส่วนเงินเพิ่มที่เกิดขึ้น แต่หากเกิดจากข้อมูลที่ได้รับไม่ครบหรือได้รับล่าช้า ภาระจะอยู่ที่กิจการ จุดสำคัญคือควรระบุแนวทางนี้ไว้ในหนังสือตกลงรับงาน และเก็บหลักฐานวันเวลาที่ส่งมอบเอกสารทุกครั้งเพื่อให้ตรวจสอบต้นเหตุได้จริง

อย่างน้อยควรมีการทบทวนตัวเลขร่วมกันทุกไตรมาส และคุยสั้น ๆ ทุกเดือนเมื่อรายงานออก เพราะคำถามที่ทิ้งไว้ข้ามไตรมาสมักกลายเป็นการปรับปรุงก้อนใหญ่ตอนปิดปี ช่วงที่ควรเพิ่มความถี่คือก่อนสิ้นรอบบัญชีสองถึงสามเดือน เนื่องจากยังมีเวลาปรับการดำเนินงานได้จริง ต่างจากการมาคุยหลังปิดปีซึ่งเหลือเพียงการรายงานสิ่งที่เกิดขึ้นไปแล้ว