กรณีเฉพาะของภาษีมูลค่าเพิ่มที่ตัดสินใจยาก

ส่วนลดที่ให้หลังจากออกใบกำกับภาษีไปแล้วต้องออกใบลดหนี้ ไม่ใช่แก้ใบกำกับเดิมหรือหักกลบเงียบ ๆ ในใบแจ้งหนี้เดือนถัดไป ใบลดหนี้ต้องอ้างถึงใบกำกับภาษีฉบับเดิมและระบุเหตุผลของการลด เช่น ส่วนลดตามปริมาณซื้อสะสมที่ระบุในสัญญา ทั้งสองฝ่ายต้องปรับปรุงรายงานภาษีขายและภาษีซื้อในเดือนที่ออกเอกสาร หากผู้ขายออกใบลดหนี้แต่ผู้ซื้อไม่ได้ปรับภาษีซื้อ ยอดที่ยื่นของสองฝ่ายจะไม่ตรงกันและกลายเป็นประเด็นเมื่อมีการตรวจสอบเชื่อมโยงข้อมูล

การให้สินค้าโดยไม่คิดมูลค่าโดยหลักถือเป็นการขายและอยู่ในข่ายภาษีขาย เว้นแต่เข้าเงื่อนไขที่กฎหมายผ่อนผัน เช่น ของแถมที่ให้พร้อมการขายสินค้าในคราวเดียวกันและมีมูลค่าไม่เกินสินค้าหลัก โดยต้องระบุของแถมไว้ในใบกำกับภาษีฉบับเดียวกันด้วย ปัญหาที่พบมากคือฝ่ายการตลาดจัดโปรโมชันแล้วแจ้งบัญชีทีหลัง ทำให้ใบกำกับที่ออกไปแล้วไม่ได้แสดงของแถม การแก้ไขย้อนหลังทำได้ยากกว่าการวางรูปแบบเอกสารร่วมกันก่อนเริ่มแคมเปญ

การนำสินค้าที่มีไว้เพื่อขายไปใช้ในกิจการหรือให้ผู้บริหารใช้ส่วนตัว ถือเป็นการขายในทางภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องออกใบกำกับภาษีและรับรู้ภาษีขายตามมูลค่าที่เหมาะสม พร้อมพิจารณาด้วยว่าเป็นรายจ่ายที่หักได้ทางภาษีเงินได้หรือไม่ กรณีที่มักถูกละเลยคือของที่หยิบใช้ในสำนักงานทีละน้อยจนไม่มีใครบันทึก วิธีคุมที่ใช้ได้จริงคือกำหนดให้การเบิกสินค้าออกจากคลังทุกครั้งต้องมีใบเบิกระบุวัตถุประสงค์ แล้วให้บัญชีรวบรวมรายการที่เป็นการใช้เองปิดยอดเดือนละครั้ง

กลุ่มที่ต้องห้ามตามกฎหมายรวมถึงภาษีซื้อจากค่ารับรอง ภาษีซื้อตามใบกำกับที่มีข้อความไม่ครบถ้วนตามที่กำหนด ภาษีซื้อจากรถยนต์นั่งบางประเภทและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่อง และภาษีซื้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการโดยตรง นอกจากนี้ยังมีภาษีซื้อของกิจการที่มีทั้งรายได้ที่อยู่ในข่ายและไม่อยู่ในข่าย ซึ่งต้องเฉลี่ยตามสัดส่วน แนวปฏิบัติที่ช่วยได้มากคือสร้างบัญชีแยกสำหรับภาษีซื้อต้องห้ามตั้งแต่จุดบันทึก แทนที่จะรอคัดออกตอนจัดทำรายงานภาษีซื้อปลายเดือน

ควรส่งคืนให้ผู้ขายออกฉบับใหม่ให้ถูกต้องก่อนนำไปใช้ ไม่ใช่เขียนเติมเอง เพราะการแก้ไขโดยผู้รับไม่ทำให้เอกสารสมบูรณ์ขึ้นในสายตาของกฎหมาย ข้อความที่มักขาดคือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ ที่อยู่ตามที่จดทะเบียน คำว่าสำนักงานใหญ่หรือเลขที่สาขา และรายละเอียดสินค้าที่ระบุพอให้ทราบว่าซื้ออะไร หากผู้ขายเลิกกิจการไปแล้วและออกใหม่ไม่ได้ ภาษีซื้อก้อนนั้นมีความเสี่ยงสูงที่จะใช้ไม่ได้ จึงควรตรวจความครบถ้วนตั้งแต่วันรับเอกสาร

การให้บริการที่กระทำในประเทศไทยแต่ได้มีการใช้บริการนั้นในต่างประเทศอาจใช้อัตราศูนย์ได้ ประเด็นชี้ขาดจึงอยู่ที่สถานที่ใช้บริการ ไม่ใช่สัญชาติของลูกค้าหรือสกุลเงินที่รับชำระ หลักฐานที่ควรเก็บได้แก่ สัญญาที่ระบุขอบเขตและสถานที่ใช้ประโยชน์ หลักฐานการรับเงินจากต่างประเทศ และเอกสารส่งมอบงาน กรณีที่ตีความผิดบ่อยคือบริการที่ลูกค้าต่างชาติใช้ประโยชน์ในประเทศไทย เช่น งานที่เกี่ยวกับทรัพย์สินหรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นในประเทศ ซึ่งไม่เข้าเงื่อนไขอัตราศูนย์แม้ผู้ว่าจ้างจะอยู่ต่างประเทศ

การจ่ายค่าบริการให้ผู้ประกอบการต่างประเทศที่ให้บริการในต่างประเทศแต่มีการใช้บริการในประเทศไทย ผู้จ่ายในประเทศมีหน้าที่นำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มแทน และเมื่อนำส่งแล้วสามารถนำไปถือเป็นภาษีซื้อในเดือนถัดไปได้ตามเงื่อนไข รายการที่พบมากขึ้นเรื่อย ๆ คือค่าบริการซอฟต์แวร์แบบสมัครสมาชิก ค่าโฆษณาออนไลน์ และค่าบริการประมวลผลข้อมูล ซึ่งจ่ายด้วยบัตรเครดิตบริษัทและมักหลุดจากกระบวนการบัญชี วิธีคุมคือให้ทุกรายการที่ตัดผ่านบัตรเครดิตต่างประเทศถูกตรวจว่าเข้าข่ายนำส่งหรือไม่ทุกเดือน

สำหรับการให้บริการ ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มโดยทั่วไปเกิดเมื่อได้รับชำระราคา การรับเงินล่วงหน้าจึงมักทำให้ต้องออกใบกำกับภาษีทันทีแม้ยังไม่ได้ให้บริการ ต่างจากการขายสินค้าที่ผูกกับการส่งมอบเป็นหลัก ความสับสนเกิดเมื่อกิจการเรียกเก็บเงินก้อนแรกแล้วบันทึกเป็นเงินรับล่วงหน้าในทางบัญชี โดยลืมว่าทางภาษีมีภาระแล้ว ผลคือรายงานภาษีขายกับรายได้ในงบไม่ตรงกัน ซึ่งไม่ใช่ความผิดในตัวเอง แต่ต้องมีตารางกระทบยอดอธิบายส่วนต่างไว้ทุกเดือน

ใบกำกับภาษีต้องระบุว่าออกในนามสำนักงานใหญ่หรือสาขาใด โดยใช้รหัสสาขาที่จดทะเบียนไว้ และรายงานภาษีขายภาษีซื้อต้องจัดทำแยกตามสถานประกอบการ ก่อนนำมารวมยื่น ปัญหาที่พบคือระบบขายหน้าร้านตั้งค่าไว้ผิดสาขาหรือใช้ที่อยู่สำนักงานใหญ่กับทุกใบ ทำให้ทั้งใบกำกับที่ออกและที่ได้รับมีข้อความไม่ตรงกับทะเบียน การตรวจสอบที่ควรทำทุกครั้งที่เปิดหรือปิดสาขาคือไล่ปรับตั้งค่าในระบบออกเอกสาร ระบบบัญชี และแจ้งคู่ค้าหลักให้แก้ที่อยู่ผู้ซื้อในเอกสารที่ออกให้เรา

ก่อนแก้ต้องแยกให้ออกว่าเป็นส่วนต่างที่อธิบายได้หรือความผิดพลาด ส่วนต่างที่ปกติได้แก่ รายได้ที่ไม่อยู่ในข่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม เงินที่รับมาก่อนและออกใบกำกับไปแล้วโดยที่รายได้ยังไม่ถูกรับรู้ในงบ และการขายที่รับรู้รายได้แล้วแต่ยังไม่ถึงจุดความรับผิด ส่วนที่เป็นความผิดพลาดคือใบกำกับที่ออกแล้วไม่ได้บันทึกบัญชี หรือขายแล้วลืมออกใบกำกับ ทางปฏิบัติควรทำตารางกระทบยอดมาตรฐานที่มีบรรทัดเหล่านี้ไว้ตายตัว แล้วเติมตัวเลขทุกเดือน ซึ่งใช้เวลาไม่นานและช่วยให้ตอบคำถามได้ทันทีเมื่อถูกขอข้อมูล