ปรับปรุงกำไรทางบัญชีเป็นกำไรทางภาษีขั้นสูง

มาตรฐานการบัญชีมุ่งสะท้อนผลการดำเนินงานตามเนื้อหาเชิงเศรษฐกิจ จึงยอมให้ประมาณการ เช่น ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญและประมาณการหนี้สิน ขณะที่กฎหมายภาษีต้องการความแน่นอนและหลักฐานที่พิสูจน์ได้ จึงไม่ยอมรับประมาณการที่ยังไม่เกิดจริง ผลต่างจึงแบ่งได้เป็นสองแบบ คือผลต่างชั่วคราวที่จะกลับรายการในอนาคต เช่น อัตราค่าเสื่อมที่ต่างกัน และผลต่างถาวรที่ไม่มีวันกลับ เช่น รายจ่ายส่วนตัวของกรรมการ การแยกสองแบบนี้ให้ชัดในกระดาษทำการคือหัวใจของการอธิบายภาษีให้ผู้ตรวจสอบเข้าใจ

กลุ่มที่พบซ้ำที่สุดคือรายจ่ายที่พิสูจน์ผู้รับไม่ได้ รายจ่ายส่วนตัวหรือให้โดยเสน่หา ค่าปรับและเงินเพิ่มทางภาษี รายจ่ายที่กำหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง เช่น ตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายลอย ๆ และประมาณการทางบัญชีที่ยังไม่เกิด เช่น ค่าเผื่อสินค้าล้าสมัย จุดที่มักพลาดไม่ใช่การไม่รู้ว่าต้องบวกกลับ แต่คือการไม่ได้แยกบัญชีย่อยไว้ตั้งแต่ต้นปี ทำให้ตอนปิดงบต้องไล่ใบสำคัญทีละใบ วิธีแก้คือตั้งรหัสบัญชีเฉพาะสำหรับรายการที่รู้อยู่แล้วว่าหักภาษีไม่ได้

ค่ารับรองหักได้อย่างจำกัดและมีเพดานที่อ้างอิงกับขนาดของกิจการ พร้อมเงื่อนไขว่าต้องเป็นการรับรองตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจ มีผู้ได้รับการรับรองที่ไม่ใช่ลูกจ้างของบริษัทเอง และมีผู้มีอำนาจอนุมัติ หลักฐานที่ควรแนบไม่ใช่แค่ใบเสร็จ แต่รวมถึงชื่อผู้ร่วมงาน บริษัทที่สังกัด และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ส่วนของกำนัลมีเพดานต่อคนต่อครั้งแยกต่างหาก การบันทึกรวมค่ารับรองไว้ในบัญชีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดคือสาเหตุอันดับต้นที่ทำให้ถูกปรับปรุงทั้งก้อนเมื่อถูกตรวจ

ทางบัญชีให้ประมาณอายุการใช้ประโยชน์ตามความเป็นจริงของกิจการ ส่วนทางภาษีกำหนดอัตราสูงสุดที่หักได้ในแต่ละประเภททรัพย์สินไว้ กิจการจึงหักทางบัญชีเร็วกว่าที่ภาษียอมได้ และต้องบวกกลับส่วนเกินในปีนั้น แล้วทยอยหักคืนในปีถัดไปเมื่อทางบัญชีตัดหมดแล้วแต่ทางภาษียังเหลือ สิ่งที่ต้องมีคือทะเบียนทรัพย์สินสองชุดหรือหนึ่งชุดที่มีสองคอลัมน์ เพื่อให้ยอดคงเหลือทางภาษีถูกยกไปทุกปีอย่างต่อเนื่อง หากขาดตอนเพียงปีเดียว การพิสูจน์ฐานภาษีของทรัพย์สินในอนาคตจะยากมาก

การตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญทางบัญชีไม่ทำให้หักภาษีได้ กฎหมายกำหนดขั้นตอนตามขนาดของหนี้ ตั้งแต่การติดตามทวงถามที่มีหลักฐาน การดำเนินการทางกฎหมายสำหรับหนี้ก้อนใหญ่ ไปจนถึงการมีคำสั่งศาลหรือหลักฐานว่าลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สินให้บังคับ สิ่งที่กิจการควรทำตั้งแต่ต้นคือเก็บร่องรอยการทวงถามเป็นระบบ ทั้งจดหมาย อีเมล และบันทึกการติดต่อ เพราะเมื่อถึงเวลาตัดหนี้สูญ หลักฐานที่สร้างย้อนหลังมักไม่ผ่านการพิจารณา และรายการจะถูกบวกกลับทั้งจำนวน

ผลขาดทุนสุทธิทางภาษีนำไปหักจากกำไรของรอบถัดไปได้ภายในกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนด และต้องใช้ตามลำดับปีที่เกิดก่อนหลัง จุดที่ทำให้ประโยชน์หายไปมากที่สุดมักไม่ได้อยู่ที่กรอบเวลา หากอยู่ที่การไม่เคยจัดทำตารางผลขาดทุนแยกปีไว้ต่อเนื่อง ทำให้เมื่อมีกำไรจริงกลับพิสูจน์ยอดยกมาไม่ได้ อีกกรณีคือการแก้ไขงบย้อนหลังหรือถูกประเมินเพิ่ม ซึ่งกระทบยอดขาดทุนของปีนั้นและปีถัดไปทั้งสายจึงต้องปรับตารางทั้งชุด ไม่ใช่ปรับเฉพาะปีที่ถูกประเมิน

หลักการคือราคาที่ตกลงกันระหว่างกิจการที่มีความสัมพันธ์กันควรเทียบเคียงได้กับราคาที่คู่ค้าอิสระจะตกลงกัน กิจการที่มีรายได้ถึงเกณฑ์ต้องยื่นรายงานข้อมูลรายการระหว่างกันประจำปี และควรมีเอกสารอธิบายว่าใช้วิธีกำหนดราคาแบบใดและด้วยเหตุผลใด สิ่งที่มักขาดคือสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับบริการภายในกลุ่ม เช่น ค่าบริหารจัดการ ซึ่งหากไม่มีหลักฐานว่าได้รับบริการจริงและคำนวณค่าตอบแทนอย่างไร รายจ่ายก้อนนี้จะถูกตั้งคำถามก่อนรายการอื่นเสมอ

หลักเกณฑ์สิทธิที่ใช้ทางภาษีให้รับรู้รายจ่ายในรอบที่เกิดภาระผูกพันแน่นอนและกำหนดจำนวนได้ ไม่ใช่รอบที่จ่ายเงิน รายจ่ายจ่ายล่วงหน้าที่ครอบคลุมหลายรอบจึงต้องปันส่วนตามงวดที่ได้ประโยชน์ ส่วนค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจะหักได้ก็ต่อเมื่อพิสูจน์ได้ว่าภาระเกิดขึ้นแล้วในรอบนั้น เช่น มีใบแจ้งหนี้หรือสัญญาที่ระบุงวดชัดเจน การตั้งค้างจ่ายก้อนกลมโดยไม่มีเอกสารรองรับคือรายการที่ผู้ตรวจสอบหยิบขึ้นมาถามเป็นลำดับต้น เพราะเป็นวิธีเลื่อนภาระภาษีที่พบบ่อย

กิจการต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีครึ่งรอบโดยประมาณการกำไรทั้งปี หากประมาณการต่ำกว่ากำไรจริงเกินสัดส่วนที่กฎหมายผ่อนผัน จะมีเงินเพิ่มคิดจากส่วนที่ขาด วิธีลดความเสี่ยงคือทำประมาณการจากตัวเลขครึ่งปีแรกที่ปิดจริงแล้วบวกแนวโน้มครึ่งหลังอย่างมีเหตุผล ไม่ใช่ลอกตัวเลขปีก่อน และควรเก็บกระดาษทำการที่แสดงสมมติฐานไว้ เพราะหากธุรกิจเปลี่ยนแปลงกะทันหันในครึ่งปีหลัง เอกสารชุดนี้คือสิ่งที่ใช้อธิบายว่าประมาณการทำขึ้นอย่างสมเหตุสมผลตามข้อมูลที่มีในขณะนั้น

ควรเริ่มจากกำไรตามงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีลงนามแล้ว ตามด้วยรายการบวกกลับและหักออกทีละบรรทัดพร้อมอ้างอิงเลขที่บัญชีและใบสำคัญ จากนั้นเป็นตารางค่าเสื่อมราคาเปรียบเทียบสองฐาน ตารางผลขาดทุนยกมาแยกปี รายละเอียดหนี้สูญพร้อมหลักฐานการติดตาม และสรุปภาษีที่ชำระแล้วระหว่างปี แฟ้มที่จัดแบบนี้ทำให้คำถามจากเจ้าหน้าที่จบได้ในรอบเดียว ต่างจากแฟ้มที่มีเพียงตัวเลขสุดท้าย ซึ่งมักนำไปสู่การขอเอกสารเพิ่มหลายรอบและยืดเวลาการตรวจออกไปเป็นเดือน