สวัสดิการรูปแบบใหม่และภาษีงานบุคคล

หลักที่ใช้ตัดสินคือพนักงานได้รับประโยชน์ส่วนตัวที่ตีมูลค่าเป็นเงินได้หรือไม่ ถ้าของหรือบริการนั้นพนักงานเอาไปใช้ส่วนตัวได้ เลือกผู้ให้บริการเอง หรือได้รับเป็นเงินสดโดยไม่ต้องคืนส่วนที่เหลือ แนวโน้มคือต้องรวมเป็นเงินได้ ตรงกันข้าม ถ้าเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการทำงานโดยตรง ใช้ร่วมกันทั้งองค์กร และคืนบริษัทเมื่อพ้นสภาพพนักงาน มักถือเป็นเครื่องมือทำงานไม่ใช่ประโยชน์ส่วนตน วิธีที่เราแนะนำคือทำตารางสวัสดิการหนึ่งหน้าไว้ล่วงหน้า ระบุทุกรายการพร้อมเหตุผลและหลักฐานที่ใช้อ้าง แล้วให้ฝ่ายบัญชีกับฝ่ายบุคคลเซ็นรับรองร่วมกันปีละครั้ง เพราะข้อพิพาทส่วนใหญ่เกิดจากไม่มีใครเคยเขียนเหตุผลไว้ตั้งแต่แรก

ถ้าจ่ายเป็นเงินก้อนเท่ากันทุกเดือนโดยไม่ดูค่าใช้จ่ายจริง ลักษณะจะใกล้เคียงเงินเพิ่มจากการจ้างงานและควรรวมคำนวณหักภาษี ณ ที่จ่ายไปกับเงินเดือน แต่ถ้าออกแบบเป็นการเบิกคืนตามจริง โดยพนักงานส่งบิลค่าบริการและบริษัทจ่ายคืนตามสัดส่วนการใช้งานเพื่อทำงาน ลักษณะจะเป็นรายจ่ายของบริษัทมากกว่าประโยชน์ส่วนตัว จุดที่ต้องระวังคือสัดส่วนต้องอธิบายได้ เช่น อ้างอิงชั่วโมงทำงานต่อสัปดาห์หรือจำนวนวันที่กำหนดให้ทำงานนอกสำนักงานตามนโยบายลายลักษณ์อักษร หากไม่มีนโยบายรองรับ การเบิกคืนจะกลายเป็นรายจ่ายต้องห้ามได้ง่ายเมื่อถูกสอบถาม

ลงเป็นรายจ่ายของบริษัทได้หากพิสูจน์ได้ว่าเป็นสวัสดิการที่ให้แก่พนักงานทุกคนตามระเบียบเดียวกัน ไม่ใช่ให้เฉพาะผู้บริหารหรือคนใกล้ชิดเจ้าของ เงื่อนไขสำคัญคือมีระเบียบสวัสดิการที่ประกาศไว้ ระบุวงเงินต่อคนต่อปี ขอบเขตบริการที่เบิกได้ และวิธีขออนุมัติ ส่วนฝั่งพนักงาน เมื่อเป็นเงินที่จ่ายให้ตามที่แต่ละคนเลือกใช้บริการเอง โดยทั่วไปถือเป็นประโยชน์ที่คำนวณเป็นเงินได้ ทางปฏิบัติที่นิยมคือกำหนดวงเงินชัดเจน แจ้งพนักงานล่วงหน้าว่าส่วนนี้จะถูกนำไปรวมคำนวณภาษี และตั้งค่าในระบบเงินเดือนเป็นรายการแยกเพื่อให้ยอดสะสมตรงกับหนังสือรับรองการหักภาษีปลายปี

ถ้ากรรมสิทธิ์ยังเป็นของบริษัทและมีทะเบียนคุมว่าใครถือครองชิ้นไหน ให้บันทึกเป็นทรัพย์สินแล้วคิดค่าเสื่อมตามอายุการใช้งาน ควบคู่กับใบยืมอุปกรณ์ที่พนักงานเซ็นและเงื่อนไขคืนเมื่อลาออก แนวทางนี้ปลอดภัยที่สุดเพราะอธิบายได้ว่าไม่ใช่การให้ของแก่พนักงาน แต่ถ้าตั้งใจยกให้เป็นของพนักงานตั้งแต่วันแรก มูลค่านั้นถือเป็นประโยชน์ที่ต้องรวมเป็นเงินได้ และบริษัทลงเป็นรายจ่ายสวัสดิการแทนการตัดค่าเสื่อม ปัญหาที่พบบ่อยคือซื้อแล้วไม่ทำทะเบียน พอตรวจนับทรัพย์สินปลายปีหาของไม่เจอ ทำให้ต้องตัดจำหน่ายและอธิบายเพิ่มโดยไม่จำเป็น

เงินสมทบส่วนของนายจ้างเป็นรายจ่ายของบริษัทได้ตามอัตราที่กำหนดในข้อบังคับกองทุนที่จดทะเบียนถูกต้อง ส่วนพนักงานได้สิทธิลดหย่อนจากเงินสะสมของตนตามเพดานที่กฎหมายกำหนด และผลประโยชน์ที่ได้รับเมื่อออกจากงานจะได้รับการปฏิบัติทางภาษีต่างกันตามอายุงานและอายุตัว จึงควรอธิบายให้พนักงานทราบตั้งแต่วันสมัคร สิ่งที่ต้องเตรียมคือข้อบังคับกองทุน มติแต่งตั้งคณะกรรมการกองทุน และการนำส่งเงินตรงงวดทุกเดือน เพราะการนำส่งล่าช้าเป็นประเด็นที่ตรวจพบง่ายและกระทบสิทธิลดหย่อนของพนักงานโดยตรง

จังหวะที่มีภาระภาษีของพนักงานคือเมื่อใช้สิทธิและได้รับหุ้นมาในราคาที่ต่ำกว่าราคาตลาด ส่วนต่างนั้นถือเป็นประโยชน์จากการจ้างงานและนายจ้างมีหน้าที่นำไปรวมคำนวณหักภาษี ณ ที่จ่ายในงวดนั้น หากเป็นสิทธิที่ออกโดยบริษัทแม่ในต่างประเทศ ยังต้องดูข้อตกลงว่ามีการเรียกเก็บต้นทุนคืนจากบริษัทไทยหรือไม่ เพราะมีผลต่อการลงรายจ่ายของฝั่งไทย เอกสารที่ควรเก็บคือแผนสิทธิฉบับเต็ม หนังสือแจ้งจัดสรรรายบุคคล และหลักฐานราคาตลาด ณ วันใช้สิทธิ เพื่อให้ยอดที่คำนวณย้อนตรวจได้ในภายหลัง

ค่าที่พักที่บริษัทออกให้ประจำถือเป็นประโยชน์ที่ตีเป็นเงินได้ของพนักงานตามมูลค่าที่บริษัทจ่ายจริงหรือค่าเช่าตลาด แล้วแต่ข้อเท็จจริงในสัญญา ส่วนค่าเดินทางแรกเข้าและเดินทางกลับเมื่อสิ้นสุดสัญญาที่ระบุไว้ในสัญญาจ้างอย่างชัดเจน มักถูกจัดเป็นค่าใช้จ่ายในการโยกย้ายเพื่อการทำงานมากกว่าประโยชน์ส่วนตัว หากไม่ได้ระบุในสัญญาแล้วจ่ายให้ตามความสะดวก จะอธิบายยากขึ้นมาก จุดสำคัญคือร่างสัญญาจ้างให้ครอบคลุมทุกรายการตั้งแต่ต้น พร้อมกำหนดจำนวนครั้งต่อปีและวงเงิน เพื่อให้ทั้งการหักภาษีและการลงรายจ่ายมีฐานอ้างอิงเดียวกัน

หลักการคือรับรู้รายจ่ายในรอบที่ภาระผูกพันเกิดขึ้นและประมาณการได้อย่างน่าเชื่อถือ ถ้าคณะกรรมการมีมติอนุมัติหลักเกณฑ์และวงเงินโบนัสก่อนสิ้นรอบบัญชี บริษัทตั้งค้างจ่ายในรอบนั้นได้แม้จะจ่ายจริงต้นปีถัดไป แต่ต้องมีมติ ตารางคำนวณรายบุคคล และการจ่ายจริงที่สอดคล้องกับที่ตั้งไว้ หากตั้งค้างจ่ายไว้สูงกว่าที่จ่ายจริงมากโดยไม่มีคำอธิบาย ส่วนต่างนั้นมักถูกปรับปรุงเป็นรายได้ในการคำนวณภาษี ฝั่งพนักงานให้ถือเป็นเงินได้ของปีที่ได้รับเงินจริงและหักภาษี ณ ที่จ่ายในงวดที่จ่าย

ความเสี่ยงหลักคือถูกตีความว่าความสัมพันธ์จริงเป็นการจ้างแรงงาน แม้ชื่อสัญญาจะเขียนว่าจ้างทำของหรือที่ปรึกษา ตัวชี้วัดที่มักถูกหยิบมาใช้คือมีการกำหนดเวลาเข้างาน อยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรง ใช้อุปกรณ์และสถานที่ของบริษัท และได้ค่าตอบแทนคงที่ทุกเดือนโดยไม่ผูกกับผลงาน ผลที่ตามมาคือประกันสังคมย้อนหลัง อัตราหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ใช้ผิดประเภท และสิทธิตามกฎหมายแรงงานที่ตามมาทีหลัง ทางแก้ที่ได้ผลคือทบทวนสัญญาที่มีอยู่ทั้งหมดปีละครั้ง แยกให้ชัดว่าคนกลุ่มไหนเป็นงานโครงการมีขอบเขตส่งมอบ และกลุ่มไหนควรย้ายเข้าระบบเงินเดือนให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น

จัดเป็นแฟ้มเดียวต่อปีบัญชี เริ่มด้วยระเบียบสวัสดิการฉบับใช้บังคับและวันที่ประกาศ ตามด้วยมติอนุมัติของผู้มีอำนาจ ตารางสรุปรายการสวัสดิการพร้อมสถานะทางภาษีของแต่ละรายการ รายงานยอดจากระบบเงินเดือนแยกตามประเภท และตัวอย่างเอกสารประกอบการเบิกอย่างน้อยห้าชุดต่อรายการ ปิดท้ายด้วยการกระทบยอดระหว่างค่าใช้จ่ายในงบการเงินกับยอดที่นำไปรวมคำนวณหักภาษีของพนักงาน จุดที่เจ้าหน้าที่มักถามก่อนคือรายการที่มีมูลค่าสูงแต่มีผู้รับน้อยราย ดังนั้นให้เตรียมคำอธิบายของรายการเหล่านั้นไว้ล่วงหน้าเป็นบันทึกสั้น ๆ แนบในแฟ้ม