ใช้งานโปรแกรมบัญชีร่วมกับสำนักงานบัญชี

ส่วนใหญ่การแบ่งงานที่เวิร์กคือกิจการออกเอกสารขายและรับเงินเองในระบบบัญชี เพราะเป็นฝ่ายที่รู้ราคาและเงื่อนไขลูกค้าดีที่สุด ส่วนสำนักงานบัญชีรับผิดชอบการจัดประเภทค่าใช้จ่าย ปรับปรุงรายการ และปิดยอดรายเดือน แบบนี้เอกสารถึงมือลูกค้าเร็วโดยไม่ต้องรอรอบส่งเอกสาร และผู้ทำบัญชียังคุมความถูกต้องของผังบัญชีอยู่ ข้อตกลงควรระบุเป็นลายลักษณ์อักษรว่าฝั่งไหนคีย์อะไร ภายในวันที่เท่าไรของเดือน มิฉะนั้นงานจะไปกองปลายเดือนทุกครั้ง

ควรอยู่กับกรรมการหรือเจ้าของกิจการเสมอ แล้วจึงเชิญผู้ทำบัญชีเข้ามาเป็นผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ตามหน้าที่ เหตุผลง่ายมากคือวันที่เปลี่ยนผู้ให้บริการ ถ้าสิทธิ์สูงสุดอยู่กับสำนักงานเดิม กิจการอาจเข้าถึงข้อมูลตัวเองไม่ได้ในช่วงที่ต้องใช้พอดี อีเมลที่ผูกกับระบบก็ควรเป็นอีเมลของบริษัท ไม่ใช่อีเมลส่วนตัวของพนักงานคนใดคนหนึ่ง และควรเปิดการยืนยันตัวตนสองชั้นไว้ตั้งแต่วันแรก

หลักคือแยกคนออกเอกสารกับคนอนุมัติจ่ายออกจากกัน พนักงานขายควรออกใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ได้ แต่ไม่ควรแก้ยอดที่บันทึกรับชำระแล้ว ฝ่ายจัดซื้อควรตั้งรายการจ่ายได้แต่ไม่ควรกดยืนยันโอนเอง ส่วนสิทธิ์ลบเอกสารย้อนหลังควรจำกัดไว้ที่ผู้ทำบัญชีคนเดียวและมีบันทึกเหตุผลทุกครั้ง ระบบส่วนใหญ่มีรายงานประวัติการแก้ไข ให้เปิดดูอย่างน้อยเดือนละครั้ง เพราะรายการที่ถูกแก้หลังปิดเดือนคือจุดที่ตรวจสอบภายหลังแล้วอธิบายยากที่สุด

ทำสามการเทียบทุกเดือน หนึ่งคือยอดขายในรายงานภาษีขายต้องเท่ากับยอดในแบบที่ยื่น สองคือยอดเงินฝากปลายเดือนในระบบต้องเท่ากับ statement ธนาคารหลังหักรายการค้างเคลียร์ สามคือยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่บันทึกไว้ต้องเท่ากับหนังสือรับรองที่ออกให้คู่ค้า ถ้าสามตัวนี้ตรง โอกาสที่งบปลายปีจะพลิกกลางทางจะน้อยมาก ควรขอให้สำนักงานบัญชีส่งหลักฐานการยื่นพร้อมสรุปสามยอดนี้ทุกเดือน ไม่ใช่รอดูตอนปิดงบ

ช่วยได้มากกับรายการที่ซ้ำและมีรูปแบบคงที่ เช่น ดึงรายการเดินบัญชีธนาคาร ดึงยอดขายจากหน้าร้านออนไลน์ หรือส่งเอกสารเข้าระบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์ แต่ช่วยน้อยกับรายการที่ต้องใช้ดุลพินิจ เช่น การแยกค่าใช้จ่ายที่ปนเรื่องส่วนตัว การปันส่วนต้นทุนโครงการ หรือการตัดสินว่ารายจ่ายก้อนใดเป็นทรัพย์สิน จึงควรวัดผลจากจำนวนชั่วโมงที่ประหยัดในงานคีย์ซ้ำ ไม่ใช่คาดหวังว่าระบบจะปิดงบให้เอง ที่สำคัญคือต้องมีคนไล่ดูรายการที่ระบบจับคู่ผิด เพราะการจับคู่อัตโนมัติที่ไม่มีคนตรวจจะสะสมข้อผิดพลาดแบบเงียบ

ไม่ควรพึ่งที่เดียว กฎหมายกำหนดให้กิจการเก็บบัญชีและเอกสารประกอบไว้ให้ตรวจสอบได้ตามระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งยาวกว่าอายุการใช้งานของผู้ให้บริการหลายราย จึงควรตั้งรอบส่งออกสำเนาอย่างน้อยปีละครั้งเก็บไว้ในที่เก็บของกิจการเอง โดยส่งออกเป็นไฟล์ที่เปิดอ่านได้โดยไม่ต้องมีระบบเดิม เช่น ไฟล์ตารางและไฟล์เอกสาร พร้อมบันทึกว่าไฟล์ชุดใดครอบคลุมงวดใด การมีสำเนานอกระบบยังช่วยตอนถูกขอเอกสารย้อนหลังระหว่างที่ยังไม่ได้ต่ออายุการใช้งาน

ขอสี่ชุดเป็นอย่างน้อย ชุดแรกคือรายการบัญชีทั้งหมดในรูปแบบตารางพร้อมรหัสบัญชีและวันที่ ชุดที่สองคืองบทดลองปลายงวดของทุกปีที่ใช้ระบบนั้น ชุดที่สามคือทะเบียนทรัพย์สินพร้อมค่าเสื่อมสะสม และชุดที่สี่คือไฟล์เอกสารแนบทั้งหมด อย่าลืมขอรายชื่อผู้ใช้และประวัติการแก้ไขไว้ด้วย เพราะเป็นหลักฐานว่าใครทำอะไรในช่วงนั้น ควรดึงข้อมูลให้ครบก่อนหยุดจ่ายค่าบริการ เนื่องจากหลายระบบปิดสิทธิ์ส่งออกทันทีที่บัญชีหมดอายุ

ถ้ารายการต่อเดือนน้อยและยังไม่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม ตารางคำนวณที่วางโครงดีและมีสำเนาสำรองก็ยังพอทำงานได้ แต่จุดที่ควรเปลี่ยนคือเมื่อเริ่มออกใบกำกับภาษี เริ่มมีลูกหนี้ค้างหลายราย หรือเริ่มมีคนคีย์มากกว่าหนึ่งคน เพราะตารางคำนวณไม่มีร่องรอยการแก้ไขและมักเกิดเวอร์ชันซ้อนกัน อีกสัญญาณคือเวลาที่ใช้รวบรวมตัวเลขให้ผู้ทำบัญชีเกินครึ่งวันต่อเดือน เมื่อถึงจุดนั้นค่าระบบมักถูกกว่าค่าเวลาที่เสียไป