ข้อตกลงและการใช้บริการสำนักงานบัญชี

ใบเสนอราคาที่ดีต้องอ่านแล้วรู้ทันทีว่าเดือนหนึ่งได้อะไรบ้าง อย่างน้อยควรเขียนถึงจำนวนรายการหรือจำนวนเอกสารต่อเดือนที่ครอบคลุม แบบภาษีที่ยื่นให้ทั้งหมดพร้อมชื่อแบบ กำหนดวันส่งงบทดลองหรือรายงานผู้บริหารกลับให้เจ้าของ ช่องทางติดต่อและเวลาตอบกลับ ผู้รับผิดชอบหลักที่ระบุชื่อจริง และรายการที่คิดเงินเพิ่มแยกออกมาให้ชัด เช่น การปิดงบ การขึ้นทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือการตามแก้เอกสารย้อนหลัง ถ้าใบเสนอราคามีแค่บรรทัดเดียวว่า ทำบัญชีรายเดือน นั่นคือจุดที่ข้อโต้แย้งจะเกิดในเดือนที่หก เราเขียนขอบเขตงานเป็นตารางให้ลูกค้าตรวจก่อนเซ็นเสมอ และยินดีปรับให้ตรงกับลักษณะธุรกิจจริงก่อนเริ่มงาน

ตัวแปรหลักคือปริมาณเอกสารต่อเดือน จำนวนบัญชีธนาคารที่ต้องกระทบยอด การจดภาษีมูลค่าเพิ่มหรือยัง จำนวนพนักงานในระบบเงินเดือน และความซับซ้อนของธุรกิจ เช่น มีสต๊อก มีงานโครงการ หรือมีรายการกับต่างประเทศ สิ่งที่มักไม่รวมและควรถามให้ชัดคือค่าปิดงบประจำปี ค่าสอบบัญชีซึ่งเป็นของผู้สอบภายนอก ค่าจัดทำเอกสารย้อนหลังก่อนวันเริ่มสัญญา ค่าดำเนินการเมื่อถูกเรียกตรวจ และค่าจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า วิธีเทียบราคาที่ยุติธรรมคือขอให้ทุกเจ้าเสนอบนสมมติฐานเดียวกันเป็นตัวเลขเอกสารต่อเดือนเท่ากัน แล้วดูราคารวมทั้งปี ไม่ใช่ดูเฉพาะตัวเลขรายเดือนที่ต่ำที่สุด

ผู้ทำบัญชีคือผู้ที่กิจการแจ้งชื่อไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเพื่อจัดทำบัญชีตามกฎหมาย ส่วนผู้สอบบัญชีรับอนุญาตคือผู้ให้ความเห็นอย่างเป็นอิสระต่องบที่จัดทำเสร็จแล้ว ตามพระราชบัญญัติการบัญชี นิติบุคคลทุกประเภทต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและลงนามรับรองงบการเงินประจำปี แม้ปีนั้นกิจการจะไม่มีรายได้เลยก็ตาม สองบทบาทนี้ต้องเป็นคนละคนและคนละสำนักงานในทางปฏิบัติ เพราะความเป็นอิสระคือหัวใจของการแสดงความเห็น ถ้าใครเสนอว่าทำบัญชีและเซ็นสอบบัญชีให้ในราคาเดียว นั่นคือสัญญาณอันตรายที่ควรถอยทันที เราจัดทำบัญชีให้ลูกค้าและประสานงานกับผู้สอบบัญชีอิสระที่ลูกค้าเลือกเอง โดยเตรียมกระดาษทำการให้พร้อมตรวจ

ในทางกฎหมาย ผู้เสียภาษีคือกิจการ กรมสรรพากรจะเรียกเก็บเบี้ยปรับเงินเพิ่มจากกิจการเสมอ ไม่ได้เรียกจากสำนักงานบัญชีโดยตรง แต่ในทางสัญญา ความรับผิดชอบขึ้นอยู่กับสาเหตุ ถ้าสำนักงานได้รับเอกสารครบถ้วนตรงเวลาแล้วคำนวณผิดหรือยื่นล่าช้าเอง สำนักงานที่ทำงานอย่างมีจรรยาบรรณควรรับผิดชอบส่วนเบี้ยปรับเงินเพิ่มที่เกิดจากความผิดพลาดนั้น ในทางกลับกัน ถ้าเอกสารส่งช้าหรือส่งไม่ครบ ภาระย่อมกลับไปที่กิจการ ทางออกที่ลดข้อพิพาทได้จริงคือเขียนข้อนี้ลงในสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมกำหนดวันตัดรอบรับเอกสารในแต่ละเดือนให้ชัด และเก็บหลักฐานการส่งมอบเอกสารทุกครั้งไว้เป็นระบบ

ข้อมูลทางบัญชีเป็นทรัพย์สินของกิจการ สิ่งที่ควรได้รับคืนคือเอกสารต้นฉบับทั้งหมดที่ฝากไว้ ไฟล์ฐานข้อมูลหรือไฟล์ส่งออกที่โปรแกรมอื่นเปิดต่อได้ งบทดลองรายเดือนย้อนหลัง สมุดบัญชีแยกประเภท ทะเบียนสินทรัพย์ รายละเอียดยอดคงเหลือแยกรายลูกหนี้และเจ้าหนี้ สำเนาแบบภาษีทุกฉบับพร้อมใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากร และรหัสเข้าระบบที่เปิดในนามกิจการ กรอบเวลาที่สมเหตุสมผลคือภายในสิบห้าถึงสามสิบวันหลังชำระค่าบริการงวดสุดท้าย ควรระบุไว้ในสัญญาตั้งแต่วันแรกพร้อมรูปแบบไฟล์ที่ยอมรับ เพื่อไม่ให้เจอปัญหาได้รับเป็นไฟล์ภาพจนต้องบันทึกใหม่ทั้งปี

ใช้ตัวชี้วัดที่ตรวจได้ห้าข้อ หนึ่งคือได้รับงบทดลองหรือรายงานสรุปกลับภายในกรอบเวลาที่ตกลงกันทุกเดือนโดยไม่ต้องทวง สองคือยอดเงินฝากธนาคารในงบตรงกับ statement จริงทุกบัญชี สามคือมีการเตือนล่วงหน้าเมื่อพบรายการผิดปกติ เช่น รายจ่ายที่ไม่มีใบกำกับ หรือยอดขายที่ใกล้เกณฑ์จดภาษีมูลค่าเพิ่ม สี่คือตอบคำถามได้ว่าตัวเลขบรรทัดหนึ่งมาจากเอกสารใบไหน และห้าคือไม่มีค่าปรับยื่นล่าช้าเกิดขึ้นเลยในรอบปี ถ้าตกสองข้อขึ้นไป ควรขอประชุมทบทวนขอบเขตงาน เรายินดีตรวจสุขภาพบัญชีให้ก่อนตัดสินใจย้าย โดยชี้ให้เห็นทั้งจุดที่ทำได้ดีและจุดที่ต้องแก้

ช่วงที่สะอาดที่สุดคือวันเริ่มรอบบัญชีใหม่ เพราะยอดยกมาถูกล็อกด้วยงบที่ผู้สอบบัญชีเซ็นแล้ว ทีมใหม่รับช่วงต่อได้โดยไม่ต้องเดายอดกลางปี ช่วงที่ควรเลี่ยงคือเดือนที่กำลังปิดงบและช่วงยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี เพราะข้อมูลอยู่ระหว่างมือสองฝ่ายจนเสี่ยงตกหล่น ถ้าจำเป็นต้องย้ายกลางปีจริง ให้ตัดที่วันสิ้นเดือนหลังยื่นแบบของเดือนนั้นเสร็จ พร้อมขอชุดยอดคงเหลือ ณ วันตัดที่กระทบยอดธนาคารแล้ว ในทางปฏิบัติเราจะขอคุยกับทีมเดิมโดยตรงเพื่อรับส่งข้อมูลอย่างมืออาชีพ และทำตารางกระทบยอดยืนยันว่ายอดยกมาทุกบรรทัดตรงกันก่อนเริ่มบันทึกรายการแรก

การบันทึกและยื่นแบบเป็นเพียงพื้นฐานที่ต้องถูกต้องอยู่แล้ว คุณค่าจริงอยู่ที่การอ่านตัวเลขแล้วบอกได้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับกิจการ เช่น อัตรากำไรขั้นต้นลดลงสามเดือนติดเพราะต้นทุนวัตถุดิบหรือเพราะให้ส่วนลดมากเกินไป ลูกหนี้เกินกำหนดชำระกองอยู่ที่ลูกค้ารายใด เงินสดจะตึงเดือนไหนจากภาระผ่อนที่กำลังจะครบ หรือโครงสร้างเงินเดือนกรรมการควรปรับก่อนสิ้นปีเพื่อไม่ให้เสียภาษีซ้ำซ้อน คำแนะนำแบบนี้ต้องมาก่อนเหตุการณ์จึงจะมีประโยชน์ ทีมของเราส่งรายงานพร้อมข้อสังเกตทุกเดือนและนัดคุยกับเจ้าของทุกไตรมาส เพราะเราถือว่าตัวเองเป็นที่ปรึกษาที่ทำงานให้ ไม่ใช่ผู้รับจ้างคีย์ข้อมูล

กำหนดให้วัดได้จริงและอย่าใช้คำว่าโดยเร็ว ตัวอย่างที่ใช้งานได้คือคำถามทั่วไปตอบภายในหนึ่งวันทำการ เรื่องเร่งด่วนที่เกี่ยวกับกำหนดยื่นแบบตอบภายในสี่ชั่วโมงทำการ นัดประชุมสรุปตัวเลขได้ภายในห้าวันทำการนับจากร้องขอ และระบุช่องทางหลักเพียงช่องทางเดียวเพื่อให้ทุกอย่างมีร่องรอย ไม่กระจายอยู่ในแชทส่วนตัวของพนักงานคนใดคนหนึ่ง ควรระบุชื่อผู้รับผิดชอบหลักและผู้สำรองเมื่อคนแรกลาพักร้อน รวมถึงวิธีส่งต่องานเมื่อพนักงานลาออก จุดนี้สำคัญกว่าที่คิด เพราะปัญหาที่ลูกค้าเล่าให้เราฟังบ่อยที่สุดไม่ใช่ตัวเลขผิด แต่คือติดต่อไม่ได้ในสัปดาห์ที่ต้องยื่นแบบพอดี

แบบภาษีมูลค่าเพิ่มยื่นภายในวันที่สิบห้าของเดือนถัดไป ส่วนแบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายยื่นภายในวันที่เจ็ด ดังนั้นวันตัดรอบที่ทำงานได้จริงคือภายในวันที่สามถึงห้าของเดือนถัดไป เพื่อให้มีเวลากระทบยอดและทักท้วงเอกสารที่มีปัญหา ถ้าส่งช้ากว่านั้น ผลที่ตามมาคือทีมต้องยื่นด้วยข้อมูลเท่าที่มี แล้วยื่นเพิ่มเติมภายหลังซึ่งมีเบี้ยปรับ หรือไม่ก็ยื่นล่าช้าทั้งฉบับซึ่งมีทั้งค่าปรับอาญาและเงินเพิ่มรายเดือน วิธีที่ได้ผลคือตั้งระบบส่งเอกสารแบบสะสมรายสัปดาห์แทนการรวบส่งทีเดียวสิ้นเดือน เราตั้งโฟลเดอร์ปลายทางและเช็กลิสต์ให้ลูกค้าใหม่ทุกรายตั้งแต่เดือนแรก

สัญญาควรมีข้อกำหนดว่าใครในทีมเข้าถึงข้อมูลได้บ้าง ข้อมูลถูกเก็บที่ใด เก็บนานเท่าไร และจะถูกลบหรือส่งคืนเมื่อจบงานอย่างไร ในทางปฏิบัติสิ่งที่ควรเห็นคือการแบ่งสิทธิ์เข้าถึงตามหน้าที่ ไฟล์เงินเดือนอยู่ในพื้นที่แยกที่มีคนเข้าถึงจำกัด การเปิดใช้การยืนยันตัวตนสองชั้นกับทุกบัญชีที่เกี่ยวข้อง และการมีบันทึกว่าใครเปิดไฟล์ใดเมื่อใด นอกจากนี้ควรมีข้อตกลงประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลแนบท้ายสัญญา ไม่ใช่แค่ประโยครักษาความลับลอย ๆ หนึ่งบรรทัด เพราะเมื่อเกิดเหตุจริง สิ่งที่ใช้ได้คือกระบวนการที่เขียนไว้ล่วงหน้า

เดือนแรกไม่ควรเป็นแค่การรับเอกสารมาคีย์ สิ่งที่ควรเกิดขึ้นคือการตรวจสถานะทะเบียนของกิจการว่าข้อมูลกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรตรงกันหรือไม่ ตรวจว่าแบบภาษีย้อนหลังยื่นครบทุกฉบับไหม ตั้งผังบัญชีให้สะท้อนวิธีทำเงินของธุรกิจจริง ไม่ใช่ผังสำเร็จรูป กระทบยอดยอดยกมาทุกบรรทัดกับงบปีก่อน กำหนดปฏิทินภาษีทั้งปีส่งให้เจ้าของ และสรุปความเสี่ยงที่พบพร้อมลำดับความสำคัญในการแก้ ถ้าครบสามสิบวันแล้วยังไม่เห็นเอกสารสรุปสักฉบับ แปลว่างานเริ่มต้นไม่ได้วางฐานไว้ เราส่งรายงานตั้งต้นให้ลูกค้าใหม่ทุกรายเป็นมาตรฐาน

ทำได้และควรรีบทำ เพราะยิ่งทิ้งไว้ ค่าปรับยื่นล่าช้าและความเสี่ยงที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าจะขีดชื่อออกจากทะเบียนยิ่งสูงขึ้น งานลักษณะนี้คิดราคาแยกจากค่าบริการรายเดือน โดยประเมินจากจำนวนปีที่ค้าง ปริมาณเอกสารที่ยังหาได้ และจำนวนแบบที่ต้องยื่นย้อนหลัง ขั้นตอนคือรวบรวม statement ธนาคารทั้งหมดมาเป็นแกนตั้งต้น เพราะเงินเข้าออกจริงเป็นหลักฐานที่ปฏิเสธไม่ได้ แล้วจึงจับคู่กับเอกสารที่เหลืออยู่ ประเมินยอดที่หายไป ยื่นแบบย้อนหลังเรียงตามลำดับปี และเจรจาลดเบี้ยปรับตามช่องทางที่กฎหมายเปิดไว้ เราเคยจัดการเคสค้างสี่ปีจนกลับเข้าสู่สถานะปกติได้ครบทุกแบบ

ควรเปิดในนามกิจการและให้สำนักงานบัญชีเป็นผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์เข้าถึง เหตุผลคือถ้าวันหนึ่งเปลี่ยนผู้ให้บริการ คุณยังถือกุญแจของระบบและข้อมูลทั้งหมดอยู่กับตัว ไม่ต้องขออนุญาตใครเพื่อเข้าดูตัวเลขของกิจการเอง กรณีที่พบบ่อยคือระบบเปิดในชื่อสำนักงานเดิม พอเลิกสัญญาแล้วเข้าไม่ได้และได้ข้อมูลกลับมาไม่ครบ ถ้าเลือกแนวทางนี้ควรตั้งบัญชีผู้ดูแลระบบเป็นอีเมลกลางของบริษัท ไม่ใช่อีเมลส่วนตัวของพนักงาน และตรวจรายชื่อผู้ใช้งานทุกไตรมาสว่ายังเป็นคนที่ควรเข้าถึงอยู่จริง เราทำงานบนระบบของลูกค้าได้ทุกค่ายและช่วยตั้งค่าสิทธิ์ให้ตั้งแต่ต้น

อย่างน้อยควรมีงบทดลองประจำเดือน พร้อมรายงานผลประกอบการที่เปรียบเทียบทั้งกับเดือนก่อนหน้าและช่วงเดียวกันของปีก่อน ยอดเงินสดและเงินฝากที่กระทบยอดแล้ว รายงานอายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ ยอดภาษีที่ยื่นในเดือนนั้นพร้อมหลักฐานการชำระ และหน้าสรุปข้อสังเกตหนึ่งหน้าที่เขียนด้วยภาษาคนอ่านทั่วไป สำหรับธุรกิจที่มีสต๊อกควรเพิ่มมูลค่าสินค้าคงเหลือและอัตราหมุนเวียน ส่วนธุรกิจโครงการควรเพิ่มกำไรรายโครงการ สิ่งที่ทำให้รายงานมีประโยชน์ไม่ใช่จำนวนหน้า แต่คือมีคนอธิบายให้ฟังว่าตัวเลขไหนเปลี่ยนไปและเพราะอะไร เราแนบข้อสังเกตและคำแนะนำเชิงปฏิบัติไปกับรายงานทุกเดือนโดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่ม

การใช้ทีมเดียวดูแลทั้งกลุ่มมีข้อดีชัดเจน คือรายการระหว่างกันถูกกระทบยอดตรงกันทุกฝั่ง นโยบายบัญชีเป็นชุดเดียว การจัดสรรค่าใช้จ่ายส่วนกลางมีเอกสารรองรับสอดคล้องกัน และเห็นภาพภาระภาษีรวมของกลุ่มเพื่อวางแผนล่วงหน้าได้ ข้อควรระวังคือต้องแยกชุดบัญชีและเอกสารของแต่ละนิติบุคคลอย่างเด็ดขาด ห้ามใช้เอกสารข้ามบริษัทเพื่อความสะดวก และรายการระหว่างกันต้องมีสัญญาและราคาที่อธิบายได้ตามหลักราคาตลาด เพราะเป็นประเด็นที่ถูกตรวจสอบบ่อย เราออกแบบผังบัญชีร่วมและรายงานรวมกลุ่มให้ลูกค้าที่มีหลายนิติบุคคล พร้อมสรุปรายการระหว่างกันให้ตรวจทุกไตรมาส

ถามสามเรื่องที่เจ้าอื่นมักตอบไม่ได้ หนึ่งคือทีมออกรายงานสองภาษาให้กรรมการที่อยู่ต่างประเทศอ่านเข้าใจได้หรือไม่ และแปลตรงกับตัวเลขในงบภาษาไทยที่ยื่นจริง สองคือมีประสบการณ์กับใบอนุญาตประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว เงื่อนไขของสำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน อัตราส่วนพนักงานไทยต่อชาวต่างชาติ และการขอใบอนุญาตทำงานหรือไม่ สามคือจัดการภาษีหัก ณ ที่จ่ายกรณีจ่ายค่าบริการหรือเงินปันผลออกต่างประเทศ พร้อมใช้อนุสัญญาภาษีซ้อนได้ถูกฉบับหรือเปล่า สามเรื่องนี้คือจุดที่ต้นทุนพลาดสูงที่สุด ทีมของเราทำงานสองภาษาและดูแลลูกค้าต่างชาติเป็นประจำ

เริ่มจากดูว่าสิ่งที่เปลี่ยนไปคือปริมาณงานจริงหรือไม่ เช่น เอกสารต่อเดือนเพิ่มจากร้อยใบเป็นสี่ร้อยใบ จดภาษีมูลค่าเพิ่มระหว่างปี เพิ่มสาขา เพิ่มพนักงานในระบบเงินเดือน หรือเริ่มมีรายการกับต่างประเทศ ถ้าใช่ การขอปรับถือว่าสมเหตุสมผลและควรมาพร้อมตัวเลขเปรียบเทียบให้เห็น ไม่ใช่แค่แจ้งเปอร์เซ็นต์ลอย ๆ สิ่งที่ควรขอกลับคือขอบเขตงานฉบับปรับปรุงที่ระบุสิ่งที่เพิ่มขึ้นชัดเจน และกำหนดว่าปีถัดไปจะทบทวนราคาเมื่อใดด้วยเกณฑ์อะไร วิธีนี้ทำให้ทั้งสองฝ่ายวางแผนได้ เราแจ้งเกณฑ์ปรับราคาไว้ในสัญญาตั้งแต่วันแรกเพื่อไม่ให้ลูกค้าต้องเจอบิลที่คาดไม่ถึง

สิ่งที่ช่วยได้จริงมีสี่อย่าง หนึ่งคืออ่านหนังสือเชิญพบหรือหมายเรียกแล้วบอกได้ว่าเจ้าหน้าที่กำลังตรวจประเด็นใด ปีภาษีใด และขอเอกสารกลุ่มไหน สองคือจัดชุดเอกสารตอบให้ครบและเรียงตามที่ขอ พร้อมกระดาษทำการอธิบายที่มาของตัวเลขแต่ละบรรทัด สามคือเข้าไปชี้แจงร่วมกับเจ้าของหรือแทนตามหนังสือมอบอำนาจ และสี่คือประเมินทางเลือกว่าควรยอมรับผลประเมินแล้วขอลดเบี้ยปรับ หรือควรอุทธรณ์ตามกรอบเวลาที่กฎหมายให้ไว้ สิ่งที่ทำให้ผลลัพธ์ต่างกันมากที่สุดคือเอกสารในมือตั้งแต่ก่อนถูกเรียก เราจึงจัดแฟ้มให้พร้อมตรวจตลอดเวลา ไม่ใช่มาเริ่มหาเมื่อจดหมายมาถึง

ควรให้สิทธิบอกเลิกทั้งสองฝ่ายเท่ากัน โดยแจ้งล่วงหน้าสามสิบวันเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุว่าค่าบริการคิดถึงเดือนที่ให้บริการจริง ไม่มีค่าปรับการยกเลิกที่สูงจนเป็นการผูกมัด และที่สำคัญที่สุดคือเขียนหน้าที่ส่งมอบข้อมูลไว้ในข้อเดียวกัน พร้อมรายการเอกสารที่ต้องคืน รูปแบบไฟล์ และกรอบเวลา ควรมีข้อกำหนดพิเศษว่าห้ามยึดเอกสารต้นฉบับของกิจการไว้เป็นเครื่องมือต่อรองหนี้ค่าบริการ เพราะจะทำให้กิจการยื่นแบบไม่ได้และเสียหายเกินสัดส่วน ถ้าคู่สัญญาปฏิเสธที่จะเขียนข้อส่งมอบข้อมูล ให้ถือเป็นสัญญาณเตือน สัญญาของเราเปิดให้ลูกค้าออกได้ทุกเมื่อพร้อมส่งมอบข้อมูลครบถ้วน