เตรียมรับการตรวจสอบภาษีเชิงลึก

แม้เกณฑ์ภายในไม่เปิดเผย แต่รูปแบบที่มักถูกตั้งข้อสังเกตคือ อัตรากำไรที่ต่างจากค่ากลางของอุตสาหกรรมมาก ยอดขายในงบการเงินไม่ตรงกับยอดที่ยื่นในแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม การขอคืนภาษีต่อเนื่องหลายงวด ขาดทุนสะสมยาวนานแต่ยังขยายกิจการ และรายการกับผู้เกี่ยวข้องกันที่มีมูลค่าสูงผิดปกติ วิธีลดความเสี่ยงคือทำกระดาษกระทบยอดทุกไตรมาสและอธิบายความต่างไว้ตั้งแต่ยังจำเหตุผลได้

ในทางปฏิบัติเจ้าหน้าที่มักยืดหยุ่นได้หากเหตุผลสมเหตุสมผล เช่น เอกสารต้นฉบับจำนวนมากเก็บอยู่ที่สำนักงานบัญชี หรือระบบบัญชีอยู่บนเครื่องที่นั่น ควรทำเป็นหนังสือขอความอนุเคราะห์ระบุเหตุผล ที่ตั้ง และผู้ประสานงาน ข้อดีคือเรียกดูเอกสารได้ทันทีและลดการส่งเอกสารข้ามที่ ข้อควรระวังคือต้องจัดพื้นที่ให้เจ้าหน้าที่ทำงานได้จริง และแยกแฟ้มลูกค้ารายอื่นออกจากบริเวณตรวจอย่างเด็ดขาด

โครงสร้างที่อ่านง่ายคือ หนึ่งประเด็นต่อหนึ่งหัวข้อ เริ่มด้วยข้อกล่าวหาตามที่เจ้าหน้าที่ระบุ ตามด้วยข้อเท็จจริงเรียงตามเวลา ข้อกฎหมายหรือแนวปฏิบัติที่อ้างอิง สรุปความเห็นของบริษัท และรายการเอกสารแนบพร้อมเลขอ้างอิง

ต้องแยกเหตุผลของการตัดรายจ่ายให้ชัดก่อน ว่าเป็นเพราะเอกสารไม่เพียงพอ ระบุตัวผู้รับเงินไม่ได้ หรือมองไม่เห็นความเชื่อมโยงกับการหารายได้ เพราะแต่ละเหตุใช้แนวทางชี้แจงคนละแบบ ถ้าติดที่เอกสาร ให้เสริมด้วยสัญญา ใบส่งของ หลักฐานการโอนเงิน และภาพถ่ายงานที่ส่งมอบ ถ้าติดที่ความเกี่ยวข้องกับธุรกิจ ให้อธิบายเส้นทางที่รายจ่ายนั้นสร้างรายได้จริง แล้วยื่นชี้แจงภายในกรอบเวลาบนหนังสือแจ้ง

ถ้าเป็นการแก้ไขข้อผิดพลาดของงวดก่อน หลักการคือปรับกับกำไรสะสมต้นงวดและแสดงตัวเลขเปรียบเทียบใหม่ พร้อมเปิดเผยในหมายเหตุประกอบงบว่าแก้ไขเรื่องใด จำนวนเท่าใด และกระทบบรรทัดใดบ้าง ควรจัดทำบันทึกภายในอธิบายที่มาของการแก้ไขและผู้อนุมัติเก็บไว้กับกระดาษทำการ หากการแก้ไขกระทบภาษีของปีที่ยื่นไปแล้ว ต้องพิจารณายื่นแบบเพิ่มเติมควบคู่กันเสมอ

กรรมการมีหน้าที่ดูแลกิจการอย่างผู้มีวิชาชีพพึงกระทำ การรับรู้เรื่องทุจริตแล้วไม่ดำเนินการอาจถูกมองว่าละเลยหน้าที่ และเปิดทางให้ผู้ถือหุ้นหรือเจ้าหนี้เรียกร้องความเสียหายได้ อีกทั้งการปล่อยให้งบการเงินแสดงตัวเลขที่รู้ว่าไม่ถูกต้องมีความเสี่ยงทางกฎหมายเพิ่มอีกชั้น สิ่งที่ควรทำคือบันทึกเรื่องเข้าที่ประชุมกรรมการ ตั้งผู้ตรวจสอบข้อเท็จจริง แจ้งความหรือดำเนินการทางแพ่งตามผลการตรวจ และปิดช่องควบคุมที่ทำให้เกิดเหตุ

รายการที่มักถูกซักคือเงินเข้าที่ไม่มีใบกำกับภาษีขายรองรับ เงินเข้าออกยอดกลมซ้ำ ๆ ระหว่างบัญชีกรรมการกับบัญชีบริษัท เงินโอนไปต่างประเทศที่ไม่มีสัญญาประกอบ การถอนเงินสดก้อนใหญ่ใกล้สิ้นงวด และเงินรับจากบุคคลที่ไม่ปรากฏในทะเบียนลูกค้า ควรทำคำอธิบายรายการผิดปกติแนบไว้กับกระดาษทำการรายเดือน เพื่อไม่ต้องย้อนนึกภายหลังเมื่อถูกถามหลายปีให้หลัง

ผลกระทบที่เห็นเร็วที่สุดคือด้านสินเชื่อ เพราะธนาคารส่วนใหญ่ใช้งบที่มีความเห็นอย่างไม่มีเงื่อนไขเป็นเงื่อนไขพิจารณา และงบลักษณะนี้มักทำให้ต้องส่งเอกสารเพิ่มหรือถูกทบทวนวงเงิน ด้านการทำงานกับภาครัฐ ผู้ว่าจ้างหลายรายกำหนดคุณสมบัติทางการเงินไว้ในเอกสารประกวดราคา นอกจากนี้ยังเป็นสัญญาณให้หน่วยงานภาษีสนใจ ทางแก้คือจัดการต้นเหตุที่ทำให้ผู้สอบบัญชีตรวจไม่ได้ แล้ววางแผนให้ปีถัดไปกลับสู่ภาวะปกติ

เริ่มจากรายได้ตามงบการเงิน แล้วบวกลบรายการที่ทำให้จังหวะการรับรู้ต่างกันอย่างเป็นระบบ ได้แก่ รายได้รับล่วงหน้าที่ออกใบกำกับแล้วแต่ยังไม่รับรู้ งานตามความคืบหน้าที่รับรู้แล้วแต่ยังไม่ถึงจุดออกใบกำกับ ขายที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม รายได้อื่นที่ไม่อยู่ในฐานภาษี และใบลดหนี้ระหว่างงวด ผลต่างที่เหลือควรอธิบายได้ทุกบาท และเก็บกระดาษทำการนี้ไว้คู่กับงบทุกปี

สำนักงานบัญชีเข้าร่วมชี้แจงและอธิบายที่มาของตัวเลขได้เมื่อได้รับมอบอำนาจเป็นหนังสือจากผู้มีอำนาจลงนาม แต่การตัดสินใจยอมรับหรือโต้แย้งยอดประเมินยังเป็นของกรรมการเสมอ ขอบเขตที่เหมาะสมคือเตรียมกระดาษทำการ อธิบายวิธีบันทึกบัญชี เสนอทางเลือกและผลกระทบของแต่ละทาง แล้วให้ผู้บริหารเป็นผู้ชี้ขาด สิ่งที่ไม่ควรทำคือรับปากตัวเลขแทนลูกค้าในที่ประชุมโดยไม่มีมติเป็นลายลักษณ์อักษร