สินค้าคงคลังและทรัพย์สินที่ซับซ้อน

ยังเป็นสต๊อกของผู้ฝากจนกว่าร้านจะขายให้ผู้บริโภคจริง เพราะความเสี่ยงและผลตอบแทนยังไม่โอน ฉะนั้นต้องคุมทะเบียนแยกว่าของอยู่ที่จุดใดบ้าง และกระทบยอดกับรายงานขายของร้านทุกงวด ข้อผิดพลาดที่ทำให้งบผิดคือออกใบกำกับภาษีทันทีตอนส่งของเข้าไปวางขาย ทั้งที่ยังไม่เกิดการขาย ทำให้รายได้เร็วเกินจริงและเมื่อรับคืนของก็ต้องออกใบลดหนี้ตามมาเป็นชุด

ให้ดูเงื่อนไขการส่งมอบในสัญญาเป็นตัวตัดสิน ถ้ากรรมสิทธิ์และความเสี่ยงโอนตั้งแต่ผู้ขายส่งของขึ้นพาหนะ ของกองนั้นเป็นของผู้ซื้อแล้วแม้ยังมาไม่ถึงโกดัง แต่ถ้าเงื่อนไขระบุว่าโอนเมื่อส่งถึงปลายทาง ก็ยังเป็นของผู้ขาย ทางปฏิบัติควรทำรายการตัดยอด ณ วันสิ้นงวดโดยแนบใบตราส่งและใบแจ้งหนี้ประกอบ เพื่อให้ผู้สอบบัญชีเห็นเหตุผลของการนับหรือไม่นับกองนั้นชัดเจน

ยังคงเป็นสินทรัพย์ของเรา เพียงเปลี่ยนสถานที่เก็บ จึงไม่ใช่การขายและไม่ต้องออกใบกำกับภาษี แต่ต้องมีใบส่งของแบบไม่คิดมูลค่าที่ระบุจำนวนและวัตถุประสงค์กำกับไปด้วยทุกครั้ง พร้อมเปิดบัญชีย่อย วัตถุดิบอยู่ที่บุคคลภายนอก ไว้ต่างหาก เมื่อรับงานกลับให้กระทบยอดจำนวนที่ส่งไป จำนวนที่ได้คืนเป็นชิ้นงาน และเศษที่สูญเสียตามอัตราที่ตกลงกัน ส่วนที่เกินอัตราต้องหาสาเหตุก่อนบันทึกเป็นผลเสียหาย

การตั้งค่าเผื่อมูลค่าสินค้าลดลงเป็นเรื่องทางบัญชีเพื่อให้งบสะท้อนมูลค่าที่คาดว่าจะได้รับ แต่ในทางภาษีการรับรู้ผลขาดทุนต้องรอจนเกิดเหตุที่ยืนยันได้ เช่น ขายออกจริงในราคาต่ำ หรือทำลายตามขั้นตอนที่มีหลักฐาน จึงมักเกิดผลต่างระหว่างกำไรทางบัญชีกับกำไรทางภาษีในปีที่ตั้งค่าเผื่อ และผลต่างนั้นจะกลับรายการในปีที่จำหน่ายจริง ควรทำตารางติดตามผลต่างนี้ไว้ทุกปีเพื่อไม่ให้ตกหล่นตอนปรับปรุงในแบบแสดงรายการ

ต้องมีแผนการนับเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนวันนับ ระบุทีมนับ พื้นที่รับผิดชอบ วิธีจัดการของที่เคลื่อนไหวระหว่างนับ และการหยุดรับ-จ่ายชั่วคราว ใช้ใบนับที่มีเลขที่ควบคุมและให้ผู้นับสองคนลงชื่อ ผลต่างที่พบต้องนับซ้ำก่อนปรับปรุง แล้วสรุปเป็นรายงานพร้อมคำอธิบายสาเหตุรายรายการ ผู้สอบบัญชีมักเข้าสังเกตการณ์ในวันนั้นด้วย จึงควรแจ้งวันนับล่วงหน้าและเก็บใบนับต้นฉบับไว้ประกอบกระดาษทำการ

ค่าเสื่อมราคาทั้งจำนวนยังคงคำนวณจากราคาทุนของสินทรัพย์ชิ้นนั้นตามปกติ สิ่งที่ปันส่วนคือการนำค่าเสื่อมไปลงในศูนย์ต้นทุนของแต่ละแผนกเพื่อดูต้นทุนที่แท้จริง เกณฑ์ที่ใช้ควรสัมพันธ์กับการใช้งานจริง เช่น ชั่วโมงเครื่องจักร พื้นที่ใช้สอย หรือจำนวนผู้ใช้ และควรใช้เกณฑ์เดียวกันต่อเนื่องทุกปี หากเปลี่ยนเกณฑ์ต้องบันทึกเหตุผลไว้ เพราะการสลับเกณฑ์ไปมาทำให้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานรายแผนกข้ามปีไม่ได้

ถ้ารายจ่ายนั้นทำให้ทรัพย์สินกลับมาอยู่ในสภาพเดิมที่เคยใช้งานได้ ถือเป็นค่าซ่อมแซมและลงเป็นค่าใช้จ่ายในงวด แต่ถ้าทำให้อายุการใช้งานยาวขึ้น กำลังการผลิตสูงขึ้น หรือคุณภาพผลผลิตดีขึ้นอย่างเห็นได้ ถือเป็นรายจ่ายฝ่ายทุนที่ต้องรวมเป็นราคาทุนและคิดค่าเสื่อมต่อ เอกสารที่ช่วยตัดสินคือใบเสนอราคาที่อธิบายขอบเขตงานให้ละเอียด ไม่ใช่แค่เขียนว่าค่าซ่อมทั่วไป เพราะคำอธิบายกว้างเกินไปมักถูกโต้แย้งตอนตรวจสอบ

ต้องมีหลักฐานภายนอกยืนยันเหตุการณ์ เช่น บันทึกประจำวันของตำรวจหรือรายงานการสอบสวนภายในที่มีรายละเอียดครบ ควบคู่กับรายงานสินค้าที่หายระบุรายการและมูลค่าตามบัญชี ทางบัญชีตัดออกจากสต๊อกเป็นผลเสียหาย ส่วนทางภาษีต้องพิจารณาผลกระทบด้านภาษีมูลค่าเพิ่มของสินค้าที่ขาดจากรายงานประกอบด้วย หากมีประกันภัยคุ้มครอง ค่าสินไหมที่ได้รับจะรับรู้เป็นรายได้แยกรายการ ไม่นำไปหักกลบกับผลเสียหายในบรรทัดเดียวกัน

ต้องสร้างสูตรสินค้าที่ระบุว่าชุดหนึ่งประกอบจากรายการใดจำนวนเท่าไร แล้วเมื่อประกอบให้ตัดสต๊อกส่วนประกอบออกและรับสินค้าสำเร็จรูปเข้าแทนในรายการเดียวกัน ต้นทุนของชุดคือผลรวมของส่วนประกอบบวกค่าแรงและค่าใช้จ่ายในการประกอบที่ปันส่วนได้ ถ้าไม่ทำสูตรไว้ ระบบจะยังคงแสดงส่วนประกอบว่าคงเหลืออยู่ทั้งที่ถูกใช้ไปแล้ว ทำให้ทั้งต้นทุนขายและมูลค่าคงเหลือคลาดเคลื่อนสะสมไปทุกเดือน

แม้ของจะอยู่นอกสถานที่ของเรา ความรับผิดชอบในการรายงานยอดคงเหลือยังเป็นของเราเต็มจำนวน จึงต้องขอรายงานยอดคงเหลือจากผู้ให้บริการอย่างน้อยเดือนละครั้งแล้วกระทบยอดกับระบบของเราเอง ไม่ใช้ตัวเลขของเขาแทนบัญชีของเรา สัญญาควรระบุสิทธิเข้าตรวจนับ ความรับผิดเมื่อของเสียหาย และรูปแบบข้อมูลที่ต้องส่งให้ นอกจากนี้ควรระบุที่ตั้งคลังในเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ตรงกับข้อเท็จจริง เพื่อให้อธิบายได้ว่าสินค้าคงเหลือถูกเก็บไว้ที่ใด