ผังบัญชีและการวางระบบบัญชีใหม่: ออกแบบครั้งเดียวให้ใช้ได้ยาว

กิจการขนาดเล็กถึงกลางส่วนใหญ่ลงตัวที่รหัสห้าถึงหกหลัก โดยหลักแรกแทนหมวดใหญ่ตามลำดับของงบการเงิน ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของผู้ถือหุ้น รายได้ และค่าใช้จ่าย หลักที่สองถึงสามแทนกลุ่มย่อยที่ต้องแสดงแยกในงบ และหลักท้ายเหลือไว้ให้เพิ่มบัญชีใหม่ในอนาคต หลักคิดสำคัญคือเว้นช่องว่างระหว่างเลขไว้เสมอ อย่าไล่เลขติดกันจนเต็ม เพราะเมื่อธุรกิจเพิ่มสายผลิตภัณฑ์แล้วไม่มีเลขว่างจะต้องแทรกด้วยเลขแปลก ๆ จนผังอ่านไม่รู้เรื่อง อีกข้อคือความยาวรหัสต้องเท่ากันทุกบัญชี เพราะการเรียงลำดับในโปรแกรมและการนำออกเป็นไฟล์ตารางจะเพี้ยนทันทีเมื่อความยาวไม่เท่ากัน

ใช้มิติแยกต่างหาก อย่าโคลนผังบัญชี ถ้าเพิ่มบัญชีค่าใช้จ่ายชุดใหม่ทุกครั้งที่เปิดสาขา จำนวนบัญชีจะทวีคูณและงบการเงินจะยาวจนอ่านไม่ไหว วิธีที่ถูกคือคงบัญชีค่าใช้จ่ายไว้ชุดเดียว แล้วผูกทุกรายการกับรหัสมิติ เช่น รหัสสาขา รหัสแผนก และรหัสโครงการ โปรแกรมบัญชีที่ใช้กันทั่วไปรองรับอย่างน้อยสองมิติ ผลลัพธ์คือออกรายงานกำไรขาดทุนแยกตามมิติได้โดยงบการเงินที่ยื่นยังเป็นชุดเดียว ข้อควรระวังคือต้องกำหนดกฎการปันส่วนค่าใช้จ่ายส่วนกลางให้ชัดตั้งแต่แรก เช่น ค่าเช่าสำนักงานใหญ่หรือเงินเดือนฝ่ายบัญชี จะปันตามยอดขาย ตามจำนวนพนักงาน หรือไม่ปันเลย เพราะการเปลี่ยนวิธีปันกลางปีทำให้เปรียบเทียบข้ามงวดไม่ได้

เลือกวันตัดยอดที่เป็นวันสิ้นงวดจริง ควรเป็นวันสิ้นรอบบัญชีที่มีงบการเงินตรวจสอบแล้ว เพราะทำให้ยอดยกมามีหลักฐานรองรับจากภายนอก จากนั้นนำงบทดลอง ณ วันนั้นมาตั้งเป็นยอดเปิดของระบบใหม่ทีละบัญชี แล้วพิสูจน์ยอดคงเหลือที่พิสูจน์ได้กับหลักฐานภายนอกทุกตัว ได้แก่ ยอดธนาคารกับใบยืนยันยอดหรือรายการเดินบัญชี ลูกหนี้และเจ้าหน้ีกับรายละเอียดรายตัวที่รวมแล้วต้องเท่ายอดคุม สินค้าคงเหลือกับผลการตรวจนับ และทรัพย์สินกับทะเบียนทรัพย์สินที่มีค่าเสื่อมสะสมถูกต้อง หากมีผลต่างที่หาสาเหตุไม่ได้ ห้ามยัดเข้าบัญชีพักแล้วปล่อยทิ้ง ให้บันทึกเป็นประเด็นค้างพร้อมกำหนดเวลาสะสาง เพราะบัญชีพักที่ค้างข้ามปีคือรายการแรกที่ผู้สอบบัญชีจะหยิบมาถาม

เปิดบัญชีใหม่เมื่อรายการนั้นเข้าเงื่อนไขอย่างน้อยหนึ่งข้อ คือกฎหมายหรือมาตรฐานกำหนดให้แสดงแยก ต้องใช้ตัวเลขนั้นในการกรอกแบบภาษีโดยตรง ผู้บริหารต้องเห็นแยกเพื่อการตัดสินใจซ้ำ ๆ หรือมีลักษณะภาษีต่างจากรายการเดิม เช่น มีเพดานหักได้ตามกฎหมาย ถ้าไม่เข้าข้อใดเลยให้ใช้บัญชีเดิมแล้วอาศัยคำอธิบายรายการหรือมิติแทน เหตุผลคือทุกบัญชีที่เพิ่มมีต้นทุนแฝง ทั้งการฝึกคนคีย์ให้เลือกถูก การกระทบยอด และการจัดกลุ่มตอนทำงบ กิจการจำนวนมากลงเอยด้วยบัญชีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดหลายสิบตัวที่ไม่มีใครอ่าน ทางแก้ที่ดีกว่าคือทบทวนผังปีละครั้งพร้อมปิดบัญชีที่ไม่มีความเคลื่อนไหวสองปีติดกัน

ทำตารางแม่บทหนึ่งชุดที่จับคู่บัญชีทุกตัวกับช่องในแบบที่ต้องใช้ ได้แก่ ช่องรายได้และภาษีขายในแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ช่องฐานภาษีหักที่จ่ายแยกตามประเภทเงินได้ และรายการปรับปรุงทางภาษีในแบบภาษีเงินได้นิติบุคคล วิธีที่ได้ผลคือแยกบัญชีรายได้ตามลักษณะทางภาษีตั้งแต่ต้น เช่น รายได้ที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่มตามอัตราปกติ รายได้ที่ได้รับยกเว้น และรายได้ส่งออกที่ใช้อัตราศูนย์ เพราะถ้ารวมไว้บัญชีเดียวจะต้องมาแยกด้วยมือทุกเดือน ฝั่งค่าใช้จ่ายให้แยกบัญชีเฉพาะกลุ่มที่มักถูกปรับปรุงทางภาษี เช่น ค่ารับรอง ค่าปรับและเงินเพิ่ม และรายจ่ายส่วนตัวที่ต้องบวกกลับ เมื่อวางแบบนี้ การทำกระดาษทำการปรับปรุงทางภาษีตอนปลายปีจะเหลือแค่ดึงยอดจากบัญชีที่กำหนดไว้แล้ว

วางให้แยกได้สามชั้น ชั้นแรกคือราคาซื้อสินค้า ชั้นที่สองคือต้นทุนที่ทำให้สินค้าพร้อมขาย เช่น ค่าขนส่งขาเข้า ค่าอากรขาเข้า และค่าประกันภัยระหว่างขนส่ง ซึ่งตามหลักต้องรวมเป็นต้นทุนสินค้า ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายในการขาย ชั้นที่สามคือรายการปรับมูลค่า เช่น ส่วนลดรับ สินค้ารับคืน และผลต่างจากการตรวจนับ การแยกสามชั้นทำให้คำนวณอัตรากำไรขั้นต้นได้ตรงและอธิบายผลต่างได้เมื่อกำไรตก ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือบันทึกค่าขนส่งขาเข้าเป็นค่าใช้จ่ายบริหาร ทำให้กำไรขั้นต้นดูสูงเกินจริงและเปรียบเทียบกับคู่แข่งไม่ได้ อีกข้อคือต้องเลือกวิธีตีราคาสินค้าคงเหลือให้สอดคล้องกับที่ใช้จริงและใช้ต่อเนื่อง เพราะการเปลี่ยนวิธีกลางคันต้องมีเหตุผลและต้องเปิดเผย

ต้องมีบัญชีคู่สำหรับจับช่วงเวลาที่งานกับเงินไม่ตรงกัน ได้แก่ รายได้ค้างรับสำหรับงานที่ทำเสร็จแล้วแต่ยังไม่ได้วางบิล และรายได้รับล่วงหน้าสำหรับเงินที่รับมาก่อนแต่ยังไม่ได้ให้บริการ พร้อมบัญชีต้นทุนงานระหว่างทำสำหรับต้นทุนที่จ่ายไปแล้วแต่ยังไม่รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายเพราะงานยังไม่เสร็จ ทั้งสามตัวนี้คือสิ่งที่ทำให้กำไรรายเดือนสะท้อนงานจริงแทนที่จะกระโดดตามจังหวะการวางบิล ในทางปฏิบัติต้องมีทะเบียนงานที่ระบุขั้นความสำเร็จของแต่ละงาน ณ วันสิ้นเดือน และผู้รับผิดชอบที่ไม่ใช่คนคีย์บัญชีเป็นคนยืนยันขั้นความสำเร็จ เพราะตัวเลขนี้กระทบกำไรโดยตรงและเป็นจุดที่ปรับแต่งได้ง่ายที่สุดถ้าไม่มีคนสอบทาน

ตั้งบัญชีคู่กรรมการไว้ให้ครบและใช้ให้ถูกตัว ได้แก่ ลูกหนี้กรรมการสำหรับเงินที่บริษัทจ่ายแทนหรือให้กรรมการยืม เจ้าหนี้กรรมการสำหรับเงินที่กรรมการออกให้บริษัทก่อน และเงินทดรองจ่ายสำหรับเงินที่เบิกไปใช้ในงานแล้วต้องเคลียร์ภายในกำหนด สามบัญชีนี้ต้องกระทบยอดทุกเดือนและมีรายละเอียดรายรายการ ไม่ใช่ยอดรวมก้อนเดียว เหตุผลคือลูกหนี้กรรมการที่ค้างสูงจะถูกตั้งคำถามเรื่องดอกเบี้ยที่ควรรับรู้ ส่วนเงินทดรองที่ไม่เคลียร์นานจะกลายเป็นประเด็นว่าเป็นประโยชน์ที่กรรมการได้รับซึ่งอาจถือเป็นเงินได้ ทางที่ปลอดภัยคือกำหนดนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรว่าเบิกได้เท่าไร ต้องเคลียร์ภายในกี่วัน และห้ามเบิกใหม่ก่อนเคลียร์ยอดเดิม

ตรวจห้าเรื่องก่อนตัดสินใจ หนึ่งคือรองรับความยาวรหัสและจำนวนมิติที่ต้องการจริงหรือไม่ สองคือปิดงวดแล้วล็อกไม่ให้ย้อนแก้ได้หรือไม่ และมีร่องรอยการแก้ไขที่ระบุผู้ใช้กับเวลาไหม สามคือกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้แยกตามหน้าที่ได้ละเอียดแค่ไหน โดยเฉพาะการแยกคนบันทึกออกจากคนอนุมัติ สี่คือส่งออกข้อมูลดิบทั้งหมดเป็นไฟล์มาตรฐานได้หรือไม่ ข้อนี้สำคัญที่สุดเพราะเป็นทางออกเมื่อวันหนึ่งต้องย้ายระบบ และห้าคือรองรับรูปแบบไฟล์ที่ต้องใช้ยื่นแบบและนำส่งข้อมูลตามที่หน่วยงานกำหนด คำแนะนำเพิ่มเติมคือทดลองด้วยข้อมูลจริงหนึ่งเดือนเต็มก่อนซื้อ อย่าตัดสินจากการสาธิต เพราะปัญหาการใช้งานจริงมักโผล่ตอนกระทบยอดและตอนออกรายงาน ไม่ใช่ตอนคีย์รายการแรก

อย่างน้อยควรมีสี่ชิ้น ชิ้นแรกคือคำอธิบายผังบัญชีที่บอกว่าบัญชีแต่ละตัวใช้บันทึกอะไรและไม่ใช้บันทึกอะไร พร้อมตัวอย่างรายการจริงหนึ่งถึงสองรายการต่อบัญชีที่คนมักสับสน ชิ้นที่สองคือแผนผังกระบวนการหลักตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนรับเงิน และตั้งแต่สั่งซื้อจนจ่ายเงิน ระบุว่าใครทำอะไรและอนุมัติที่จุดใด ชิ้นที่สามคือปฏิทินงานประจำเดือนที่ระบุวันปิดยอด วันกระทบยอด และวันส่งรายงาน ชิ้นที่สี่คือทะเบียนสิทธิ์ผู้ใช้ที่ทบทวนเมื่อมีคนเข้าออก เอกสารชุดนี้ทำให้ระบบไม่ผูกกับตัวบุคคล เมื่อพนักงานบัญชีลาออก งานจะไม่หยุด และผู้สอบบัญชีจะประเมินการควบคุมภายในได้เร็วขึ้นเพราะเห็นภาพกระบวนการโดยไม่ต้องสัมภาษณ์ทีละคน