ประเด็นบัญชีปลายเปิดที่เจอหน้างานจริง

อย่าเดาว่าเป็นรายได้และอย่าปล่อยลอยไว้นอกบัญชี ให้ตั้งเป็นเจ้าหนี้รอตรวจสอบไว้ก่อน แล้วขอรายการเดินบัญชีแบบละเอียดจากธนาคารเพื่อดูชื่อผู้โอนและช่องทาง จากนั้นเทียบกับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระในช่วงเวลาใกล้กันและยอดเงินที่ตรงกันพอดี ถ้าครบสามเดือนยังไม่พบเจ้าของ ให้บันทึกเป็นรายได้อื่นพร้อมบันทึกภายในว่าติดตามอย่างไรบ้าง เพราะเงินที่เข้าบัญชีแล้วไม่ปรากฏในสมุดคือสิ่งที่ผู้ตรวจสอบสังเกตเป็นอันดับแรก

รายจ่ายยังบันทึกได้ตามเกณฑ์คงค้างถ้ามีหลักฐานว่าเกิดรายการจริง เช่น ใบสั่งซื้อ หลักฐานการรับของ และหลักฐานการโอนเงิน แต่จะขอคืนภาษีซื้อไม่ได้จนกว่าจะได้เอกสารตัวจริงในเดือนที่ได้รับ วิธีที่ใช้ได้ผลคือทำทะเบียนเอกสารค้างรับพร้อมวันที่ทวงถามแต่ละครั้ง และแจ้งผู้ขายเป็นลายลักษณ์อักษรว่าจะระงับการชำระงวดถัดไปจนกว่าเอกสารจะครบ ถ้าสุดท้ายไม่ได้เอกสารเลย ให้เตรียมคำอธิบายและหลักฐานประกอบไว้ เพราะรายจ่ายที่พิสูจน์ผู้รับไม่ได้มีโอกาสถูกบวกกลับ

อย่าปรับยอดในระบบให้เท่ากับที่นับได้แล้วจบ ให้แยกสาเหตุก่อนว่าเป็นความผิดพลาดในการบันทึก ของเสียหาย ของแถมที่ไม่ได้ตัดสต็อก หรือการสูญหาย เพราะแต่ละสาเหตุมีผลทางภาษีต่างกัน ของเสียหายที่ทำลายตามขั้นตอนพร้อมพยานถือเป็นรายจ่ายได้ ส่วนของที่หายโดยไม่มีคำอธิบายอาจถูกมองว่าเป็นการขายที่ไม่ได้ลงบัญชีและถูกประเมินภาษีมูลค่าเพิ่ม เอกสารที่ควรมีคือใบนับสต็อกที่มีผู้นับสองคนลงนาม รายงานผลต่าง และมติอนุมัติปรับปรุง

ขึ้นกับสาระสำคัญ ถ้าจำนวนเงินมีผลต่อการตัดสินใจของผู้ใช้งบ ต้องปรับปรุงย้อนหลังและแสดงข้อมูลเปรียบเทียบใหม่พร้อมอธิบายในหมายเหตุ แต่ถ้าจำนวนเล็กและไม่กระทบภาพรวม ให้แก้ในงวดปัจจุบันพร้อมบันทึกเหตุผลไว้ ในด้านภาษี ถ้าการแก้ทำให้ภาษีที่ต้องชำระเพิ่มขึ้น ควรยื่นแบบเพิ่มเติมโดยเร็วเพราะเงินเพิ่มคิดตามจำนวนเดือนที่ล่าช้า การรอให้ถูกตรวจพบเองมักแพงกว่าการยื่นแก้ด้วยตนเองเสมอ

ถ้าจะให้บริษัทถือครอง ต้องยอมรับว่าค่าใช้จ่ายส่วนที่ใช้ส่วนตัวหักไม่ได้ และต้องมีสมุดบันทึกการใช้งานที่แยกระยะทางงานกับส่วนตัวได้จริง ทางเลือกที่ยุ่งน้อยกว่าคือให้เจ้าของถือครองเองแล้วเบิกค่าใช้จ่ายตามการใช้งานจริงพร้อมหลักฐาน หรือทำสัญญาเช่าระหว่างเจ้าของกับบริษัทในอัตราตลาด ซึ่งทำให้รายจ่ายชัดเจนและอธิบายง่ายกว่า สิ่งที่ควรเลี่ยงคือให้บริษัทจ่ายทุกอย่างโดยไม่มีการแบ่งสัดส่วน เพราะจะถูกปรับปรุงตอนตรวจและกระทบทั้งภาษีนิติบุคคลและภาษีเงินได้บุคคลของเจ้าของ

ผลต่างเล็กน้อยที่เกิดทุกวันคือสัญญาณของระบบ ไม่ใช่ความบังเอิญ ให้เริ่มจากกำหนดวงเงินทอนตั้งต้นคงที่ นับปิดกะโดยคนที่ไม่ใช่คนขาย และบันทึกผลต่างทุกครั้งแม้จะไม่กี่บาท เมื่อมีข้อมูลสองสัปดาห์จะเห็นรูปแบบว่าเกิดที่กะใด เครื่องใด หรือช่วงเวลาใด สาเหตุที่พบบ่อยคือการทอนผิด การยกเลิกบิลโดยไม่มีผู้อนุมัติ และการรับเงินมัดจำที่ไม่ได้ออกเอกสาร ทางบัญชีให้ตั้งบัญชีผลต่างเงินสดไว้ต่างหากเพื่อให้เห็นยอดสะสม แทนที่จะกลบเข้าไปในต้นทุนขาย

รับรู้ได้เมื่อมีความเป็นไปได้ค่อนข้างแน่ว่าจะเก็บเงินได้ ซึ่งต้องมีหลักฐานการตกลง ไม่จำเป็นต้องเป็นสัญญาฉบับใหม่เสมอไป อีเมลอนุมัติจากผู้มีอำนาจ ใบสั่งงานเพิ่ม หรือบันทึกการประชุมที่ระบุขอบเขตและราคาก็ใช้ได้ ถ้ายังไม่มีอะไรเลยนอกจากคำพูดทางโทรศัพท์ ให้บันทึกต้นทุนที่เกิดขึ้นไว้แต่ยังไม่รับรู้รายได้ แล้วเร่งขอหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนสิ้นงวด เพราะการรับรู้รายได้ที่ยังไม่มีข้อตกลงรองรับคือรายการแรกที่ถูกตัดออกเมื่อมีการสอบทาน

ทำได้เมื่อมีเหตุผลเชิงพาณิชย์ที่ชี้แจงได้และมีบันทึกรองรับ เช่น ปริมาณสั่งซื้อสูงกว่ามาก หรือผู้ซื้อรับภาระค่าขนส่งและการรับประกันเอง แต่ถ้าราคาต่ำกว่าราคาตลาดโดยไม่มีเหตุผล เจ้าพนักงานมีอำนาจประเมินรายได้ตามราคาตลาดได้ สิ่งที่ควรจัดเตรียมคือตารางเปรียบเทียบราคาที่ขายให้ลูกค้ารายอื่นในช่วงเดียวกัน เงื่อนไขการค้าที่ต่างกัน และเอกสารอนุมัติราคาภายใน กิจการที่มีรายการระหว่างกันจำนวนมากควรทบทวนนโยบายราคาปีละครั้งพร้อมเก็บหลักฐานประกอบไว้เป็นชุด

ก่อนอื่นต้องตรวจว่ามีการหักกลบกับเงินเดือนงวดสุดท้ายหรือค่าชดเชยแล้วหรือยัง ถ้ายังและติดตามไม่ได้แล้วจริง การตัดออกจากบัญชีจะถือเป็นประโยชน์ที่พนักงานได้รับ ซึ่งอาจต้องนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายในฐานะเงินได้ของบุคคลนั้น สิ่งที่ต้องมีคือหลักฐานการทวงถามและมติอนุมัติตัดบัญชี บทเรียนเชิงระบบคือกำหนดเพดานวงเงินทดรองต่อคน กำหนดว่าต้องเคลียร์ภายในกี่วันจึงจะเบิกใหม่ได้ และตรวจรายการค้างเกินกำหนดทุกเดือนแทนที่จะพบตอนปิดปี

ให้ยึดหลักว่ามีระบบเดียวที่เป็นต้นทางของตัวเลข ส่วนอีกระบบเป็นผู้รับ แล้วทำกระดาษกระทบยอดที่ไล่จากยอดขายรวมของระบบหน้าร้าน ลบรายการยกเลิก ลบส่วนลดที่ให้หลังการขาย บวกยอดที่รับชำระผ่านช่องทางที่ยังไม่ได้โอนเข้าบัญชี แล้วจึงเทียบกับรายได้ในสมุดบัญชี ผลต่างที่เหลือหลังรายการเหล่านี้คือสิ่งที่ต้องหาคำตอบ ไม่ควรตั้งรายการปรับปรุงกลบไว้เฉยๆ เพราะเมื่อสะสมหลายเดือนจะแยกไม่ออกว่าต้นเหตุอยู่ที่รอบใด