นำส่งงบต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและค่าปรับ

ลำดับหน้าที่ประจำปีคือจัดทำงบการเงินให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ จัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติงบ นำส่งงบการเงินต่อนายทะเบียน และนำส่งบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นที่เป็นปัจจุบัน ทั้งสี่ขั้นเรียงต่อกันและมีกำหนดเวลาผูกกันอยู่ การข้ามขั้นใดขั้นหนึ่ง เช่น นำส่งงบโดยไม่มีการประชุมอนุมัติ ทำให้เอกสารที่ยื่นไม่สมบูรณ์ตามรูปแบบ

ต้องบอกกล่าวตามวิธีและระยะเวลาที่ข้อบังคับบริษัทและกฎหมายกำหนด ซึ่งรวมถึงการลงประกาศและการส่งหนังสือนัดถึงผู้ถือหุ้น หลักฐานการบอกกล่าวควรเก็บไว้คู่กับรายงานการประชุม เพราะเป็นสิ่งที่ถูกขอดูเมื่อมีข้อพิพาทระหว่างผู้ถือหุ้นภายหลัง กิจการครอบครัวที่ประชุมกันแบบไม่เป็นทางการมักไม่มีเอกสารส่วนนี้เลย ซึ่งกลายเป็นจุดอ่อนเมื่อความสัมพันธ์เปลี่ยน

ค่าปรับไม่ได้คิดเป็นเปอร์เซ็นต์ของรายได้ แต่เป็นอัตราตามความผิดและช่วงเวลาที่ล่าช้า และเรียกได้ทั้งกับนิติบุคคลและกรรมการผู้มีอำนาจแยกจากกัน ผลคือปีที่ค้างหนึ่งปีอาจมีใบเสร็จค่าปรับมากกว่าหนึ่งใบ กิจการที่ค้างหลายปีจึงควรขอสรุปยอดรวมทั้งหมดก่อน แล้ววางแผนชำระพร้อมการนำส่งย้อนหลังในคราวเดียว

ได้ทั้งสองทาง เพราะกฎหมายกำหนดหน้าที่ไว้ที่ตัวนิติบุคคลและที่กรรมการซึ่งมีหน้าที่ดำเนินการ กรรมการที่ลาออกไปแล้วแต่ยังไม่ได้จดทะเบียนเปลี่ยนแปลงมักถูกเรียกด้วย เพราะข้อมูลที่นายทะเบียนถือยังเป็นชื่อเดิม จุดนี้ทำให้การจดทะเบียนเปลี่ยนกรรมการให้ทันเวลาสำคัญกว่าที่หลายคนคิด

ต้องนำส่งฉบับที่เป็นปัจจุบัน ณ วันประชุมสามัญประจำปี และต้องนำส่งเพิ่มเมื่อมีการโอนหุ้นระหว่างปี รายละเอียดที่มักผิดคือจำนวนหุ้นที่ชำระแล้ว สัญชาติผู้ถือหุ้น และที่อยู่ที่ไม่ได้ปรับปรุง ข้อมูลสัญชาติสำคัญเป็นพิเศษกับกิจการที่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติ เพราะสัดส่วนการถือหุ้นเชื่อมกับเงื่อนไขการประกอบธุรกิจโดยตรง

สาเหตุที่พบซ้ำคือ ยอดในชุดข้อมูลที่กรอกไม่ตรงกับไฟล์งบที่แนบ ผู้สอบบัญชีลงลายมือชื่อแต่ข้อมูลทะเบียนผู้สอบไม่ตรง วันที่ประชุมอนุมัติงบขัดกับกำหนดเวลา และผู้ยื่นไม่มีสิทธิ์ตามที่จดทะเบียนไว้ ทั้งหมดเป็นปัญหารูปแบบไม่ใช่ปัญหาตัวเลข จึงควรตรวจสี่จุดนี้ก่อนกดยื่นเพื่อไม่ให้เสียเวลารอบใหม่

ต้องแก้ที่ต้นทางก่อน คือให้ผู้สอบบัญชีพิจารณาผลกระทบ และหากเป็นรายการที่มีสาระสำคัญต้องจัดประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติงบฉบับแก้ไข แล้วจึงนำส่งฉบับใหม่ต่อนายทะเบียน พร้อมพิจารณาว่าต้องยื่นแบบภาษีเพิ่มเติมด้วยหรือไม่ การแก้เฉพาะไฟล์ที่ยื่นโดยไม่ผ่านสองขั้นแรกทำให้เอกสารชุดนั้นขัดกันเองในภายหลัง

ต้องส่ง แม้จะเป็นงบที่แสดงยอดศูนย์เกือบทั้งหมดก็ยังต้องผ่านการตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีและผ่านการอนุมัติจากที่ประชุมตามปกติ ความเข้าใจผิดว่าบริษัทที่ไม่ได้ทำอะไรไม่มีหน้าที่ใด เป็นสาเหตุอันดับต้นของค่าปรับสะสมหลายปี เจ้าของที่ไม่ประสงค์จะใช้บริษัทต่อควรตัดสินใจเลิกกิจการให้จบกระบวนการแทนการปล่อยทิ้ง

มีหน้าที่นำส่งงบการเงินเช่นกัน แต่รายละเอียดของเอกสารประกอบและกำหนดเวลาต่างกันตามรูปแบบนิติบุคคล ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนบางขนาดอาจไม่ต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบ ส่วนสาขาของนิติบุคคลต่างประเทศต้องแสดงข้อมูลของสำนักงานใหญ่ประกอบ การใช้กำหนดเวลาของบริษัทจำกัดกับรูปแบบอื่นโดยอัตโนมัติจึงเป็นความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

ทำปฏิทินย้อนกลับจากวันครบกำหนดนำส่งงบ โดยกำหนดวันปิดบัญชีภายใน วันส่งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชี วันได้รับร่างรายงาน และวันประชุมอนุมัติ เป็นวันที่แน่นอนล่วงหน้าทั้งปี พร้อมมอบหมายผู้รับผิดชอบชื่อเดียวต่อหนึ่งขั้น การตั้งเตือนเฉพาะวันสุดท้ายไม่ได้ผล เพราะขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุดคือการตรวจสอบซึ่งอยู่ก่อนหน้าหลายสัปดาห์