สิ่งที่ต้องทำใน 12 เดือนแรกหลังจดทะเบียนบริษัท

เรียงงานเป็นสามชุด ชุดแรกคือเปิดบัญชีธนาคารในชื่อนิติบุคคลแล้วโอนเงินค่าหุ้นเข้าบัญชีนั้นให้ตรงกับที่แจ้งไว้ตอนจดทะเบียน ชุดที่สองคือขอรหัสเข้าระบบยื่นแบบออนไลน์ของกรมสรรพากรและระบบนำส่งงบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพราะการอนุมัติใช้เวลาหลายวันทำการและไม่มีใครอยากมาเร่งตอนใกล้กำหนดยื่น ชุดที่สามคือทำแฟ้มเก็บเอกสารตั้งต้น แยกใบเสร็จค่าจดทะเบียน ค่าตรายาง และค่าธรรมเนียมวิชาชีพออกมา เพราะรายจ่ายก่อตั้งเหล่านี้ลงเป็นค่าใช้จ่ายของรอบบัญชีแรกได้เมื่อมีหลักฐานครบ

บริษัทต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมายตั้งแต่วันที่เริ่มรอบบัญชีแรก และผู้ทำบัญชีจะแจ้งการรับงานของบริษัทคุณผ่านระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในกำหนดที่กฎกระทรวงวางไว้ หน้าที่ของเจ้าของกิจการคือยืนยันว่ามีคนรับหน้าที่นี้จริงตั้งแต่เดือนแรก ไม่ใช่รอถึงปลายปีแล้วค่อยหาคนมาทำย้อนหลัง เพราะการบันทึกย้อนหลังทั้งปีทำให้หลักฐานบางส่วนหายและต้นทุนสูงกว่าการบันทึกไปตามรอบ

ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างและขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนกับสำนักงานประกันสังคมภายในสามสิบวันนับแต่วันที่มีลูกจ้าง เมื่อขึ้นทะเบียนเรียบร้อยแล้ว เงินสมทบมีกำหนดนำส่งเป็นรายเดือน โดยครบกำหนดวันที่สิบห้าของเดือนถัดมา จุดที่พลาดบ่อยคือนับเฉพาะพนักงานประจำแล้วลืมว่ากรรมการที่รับเงินเดือนจากบริษัทก็อยู่ในข่ายด้วย อีกจุดคือยื่นช้าเพียงเดือนเดียวก็มีเงินเพิ่มรายเดือนตามอัตราที่กฎหมายกำหนด จึงควรตั้งเตือนคู่กับวันจ่ายเงินเดือน

รอบบัญชีแรกยาวได้ไม่เกินสิบสองเดือน โดยเริ่มนับจากวันที่จดทะเบียนไว้ และจะกำหนดให้สั้นกว่านั้นก็ได้ การเลือกให้จบสิ้นเดือนธันวาคมทำให้รอบตรงกับปีปฏิทินและอ่านงบเทียบกับคู่แข่งง่าย ส่วนการเลือกให้จบหลังฤดูขายสูงสุดจะช่วยให้ตัวเลขสินค้าคงเหลือตอนนับสต็อกน้อยลงและปิดงบเร็วขึ้น ข้อควรรู้คือถ้ารอบแรกสั้นกว่าสิบสองเดือน อัตราภาษีและสิทธิที่คำนวณตามชั้นกำไรยังใช้ตามที่กฎหมายกำหนด ไม่ได้เฉลี่ยลดลงตามจำนวนเดือน การเปลี่ยนวันสิ้นรอบภายหลังต้องขออนุมัติจึงควรคิดให้จบตั้งแต่ต้น

มีครับ หน้าที่ยื่นไม่ได้ผูกกับการมีรายได้ แต่ผูกกับสถานะที่จดไว้ ถ้าจดภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วต้องยื่นแบบแสดงรายการทุกเดือนแม้ยอดเป็นศูนย์ ถ้าจ่ายค่าบริการที่เข้าเกณฑ์หักภาษี ณ ที่จ่ายเช่นค่าเช่าสำนักงานหรือค่าจ้างทำของ ต้องนำส่งภาษีที่หักไว้ในเดือนถัดไป และถ้าขึ้นทะเบียนนายจ้างแล้วก็ต้องนำส่งเงินสมทบแม้เดือนนั้นจ่ายเงินเดือนเพียงคนเดียว การยื่นแบบศูนย์ให้ตรงเวลาคือสิ่งที่ทำให้ประวัติผู้เสียภาษีสะอาดตั้งแต่ปีแรก

ถ้ารอบบัญชีแรกยาวครบสิบสองเดือนก็ต้องยื่นตามปกติ โดยกำหนดคือภายในสองเดือนนับจากวันสุดท้ายของหกเดือนแรกของรอบ แต่ถ้ารอบบัญชีแรกสั้นกว่าสิบสองเดือน กฎหมายยกเว้นการยื่นประมาณการของรอบนั้น จุดเสี่ยงที่ทำให้บริษัทใหม่เสียเงินเพิ่มคือการประมาณกำไรต่ำกว่าความจริงเกินร้อยละยี่สิบโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร ซึ่งมีเงินเพิ่มจากส่วนที่ขาด ทางปลอดภัยคือทำประมาณการจากยอดขายจริงครึ่งปีแรกบวกท่อขายที่ยืนยันแล้ว ไม่ใช่ตัวเลขที่ตั้งไว้ตอนทำแผนธุรกิจ

ต้องตรวจครับ กฎหมายกำหนดให้งบการเงินของบริษัทจำกัดทุกแห่งผ่านการตรวจสอบและแสดงความเห็นโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต โดยไม่ได้ยกเว้นตามขนาดหรือจำนวนรายการ บริษัทที่ไม่มีรายการค้าเลยก็ยังต้องจัดทำงบ ให้ผู้สอบบัญชีตรวจ และนำส่ง งานตรวจรอบแรกมักใช้เวลาน้อยกว่าบริษัทที่ดำเนินงานเต็มปี แต่สิ่งที่ผู้สอบบัญชียังต้องเห็นคือหลักฐานการชำระค่าหุ้น สมุดบัญชีที่บันทึกครบ และเอกสารประกอบรายจ่ายก่อตั้ง

ต้องจัดประชุมสามัญเพื่ออนุมัติงบการเงินภายในสี่เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี และต้องออกหนังสือนัดประชุมล่วงหน้าตามระยะเวลาที่กฎหมายและข้อบังคับบริษัทกำหนด เอกสารที่ต้องมีคือหนังสือนัดประชุม รายงานการประชุมที่ระบุมติอนุมัติงบ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ณ วันประชุม และงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีลงนามแล้ว หลายบริษัทใหม่ทำผิดลำดับด้วยการปิดงบช้าจนเลยกำหนดประชุม ทั้งที่ลำดับที่ถูกคือปิดงบ ให้ผู้สอบบัญชีตรวจ แล้วจึงนัดประชุม

นำส่งผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในหนึ่งเดือนนับจากวันประชุมอนุมัติงบ ส่วนบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นนำส่งภายในสิบสี่วันนับจากวันประชุม ชุดเอกสารที่อัปโหลดประกอบด้วยงบการเงินที่ลงนามครบ หมายเหตุประกอบงบ รายงานผู้สอบบัญชี และข้อมูลผู้ทำบัญชี สิ่งที่ทำให้บริษัทใหม่ติดขัดคือลืมเปิดใช้งานรหัสผู้ใช้ก่อนถึงกำหนด และชื่อผู้ลงนามในระบบไม่ตรงกับกรรมการผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรอง จึงควรตรวจสองจุดนี้ล่วงหน้าอย่างน้อยสองสัปดาห์

นำมาลงได้เมื่อเป็นรายจ่ายเพื่อการก่อตั้งกิจการโดยตรง มีหลักฐานการจ่ายที่ระบุผู้รับเงินชัดเจน และบริษัทรับรู้ภาระนั้นด้วยมติหรือสัญญารับโอน เช่น ค่าธรรมเนียมจดทะเบียน ค่าที่ปรึกษาในการยกร่างข้อบังคับ หรือค่ามัดจำสำนักงานที่โอนมาเป็นของบริษัท สิ่งที่นำมาลงไม่ได้คือรายจ่ายส่วนตัวของผู้ก่อตั้งซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ และบิลที่ออกในชื่อบุคคลโดยไม่มีการโอนสิทธิ กรณีบิลออกในชื่อผู้ก่อตั้งควรทำบันทึกการเบิกคืนพร้อมแนบหลักฐานให้ครบตั้งแต่ต้น

กฎหมายกำหนดอายุการเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีขั้นต่ำห้าปี โดยเริ่มนับจากวันปิดบัญชี และในบางกรณีที่อยู่ระหว่างการตรวจสอบหน่วยงานอาจสั่งให้เก็บนานกว่านั้น การเก็บเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ทำได้เมื่อระบบรักษาความครบถ้วนของข้อมูล ตรวจย้อนได้ว่าใครแก้ไขเมื่อใด และเรียกดูได้ในรูปแบบที่อ่านเข้าใจตลอดระยะเวลาที่ต้องเก็บ คำแนะนำสำหรับปีแรกคือวางโครงสร้างโฟลเดอร์แยกตามรอบบัญชีและประเภทเอกสารตั้งแต่เดือนแรก เพราะการย้อนกลับมาจัดระเบียบตอนถูกขอเอกสารนั้นช้าและเสี่ยงตกหล่น

อันดับหนึ่งคือใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวรับเงินลูกค้าปนกับเงินบริษัท ทำให้กระทบยอดไม่ได้และรายได้บางส่วนพิสูจน์ไม่ได้ตอนถูกสอบถาม อันดับสองคือเก็บสลิปโอนไว้แต่ไม่มีใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จตัวจริง ซึ่งทำให้รายจ่ายนั้นถูกบวกกลับตอนคำนวณภาษี อันดับสามคือจ่ายค่าบริการโดยไม่หักภาษี ณ ที่จ่าย แล้วต้องมารับภาระแทนคู่ค้าภายหลัง สามข้อนี้แก้ได้ด้วยกติกาเดียวคือเงินเข้าออกผ่านบัญชีบริษัทเท่านั้น และไม่จ่ายเงินก่อนได้เอกสารครบ