สินค้าคงเหลือและต้นทุนขาย: นับให้ตรง ตีราคาให้ถูก อธิบายผลต่างได้

ทางเลือกที่ใช้กันจริงในไทยมีสองแบบคือเข้าก่อนออกก่อน กับถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก ธุรกิจที่สินค้ามีวันหมดอายุหรือรุ่นเปลี่ยนเร็ว เช่น อาหารและอิเล็กทรอนิกส์ เหมาะกับเข้าก่อนออกก่อน เพราะลำดับการตัดต้นทุนสอดคล้องกับการหมุนของของจริง ส่วนธุรกิจที่ซื้อของชนิดเดียวกันหลายรอบในราคาที่แกว่ง เช่น วัตถุดิบโภคภัณฑ์ มักได้ตัวเลขที่นิ่งกว่าจากถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก ข้อสำคัญคือเมื่อเลือกแล้วต้องใช้อย่างสม่ำเสมอทุกงวด การสลับวิธีไปมาเพื่อให้กำไรออกมาสวยถือเป็นการเปลี่ยนนโยบายบัญชีที่ต้องมีเหตุผลรองรับ ต้องเปิดเผยในหมายเหตุประกอบงบ และถ้าเปลี่ยนเพื่อเลี่ยงภาษีอาจถูกประเมินย้อนหลังได้ ในทางปฏิบัติจึงควรตัดสินใจตั้งแต่ปีแรกโดยดูจากลักษณะการหมุนของสินค้า ไม่ใช่ดูจากผลลัพธ์ทางภาษีของปีนั้น

หลักคือต้องพิสูจน์ได้ว่าการนับเกิดขึ้นจริง ทำโดยคนที่ไม่ได้ดูแลของ และตัดยอดถูกวัน ก่อนวันนับให้จัดของให้เป็นระเบียบ แยกของเสีย ของฝากขาย และของที่ลูกค้าจ่ายแล้วรอส่งออกจากกัน จัดทำใบนับที่มีหมายเลขกำกับล่วงหน้า มอบหมายทีมนับคู่กับทีมสอบทานที่สุ่มนับซ้ำ ระหว่างนับต้องหยุดการเคลื่อนย้ายของหรือบันทึกการเคลื่อนย้ายแยกไว้ต่างหาก หลังนับเสร็จให้กระทบยอดผลนับกับบัญชีคุมทันที พร้อมบันทึกคำอธิบายรายการที่ต่างเกินเกณฑ์ที่ตั้งไว้ เอกสารที่ผู้สอบบัญชีอยากเห็นคือแผนการนับ ใบนับที่มีลายมือชื่อผู้นับ สรุปผลต่าง และหลักฐานการอนุมัติปรับปรุงจากผู้มีอำนาจ ถ้ากิจการมีคลังหลายแห่งควรนับพร้อมกันหรือปิดการโอนระหว่างคลังในช่วงนั้น

ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ เมื่อของจริงน้อยกว่ายอดในรายงาน กฎหมายถือว่าเป็นการขายและต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มจากราคาตลาดของส่วนที่ขาด พร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่มตามระยะเวลาที่ล่วงเลย ผลอีกด้านคือมูลค่าที่ขาดมักถูกโต้แย้งไม่ให้ถือเป็นรายจ่าย จึงกระทบภาษีเงินได้นิติบุคคลซ้ำอีกชั้น วิธีป้องกันคือทำให้ยอดในรายงานตรงกับความจริงตลอดเวลา บันทึกการเบิกใช้ ของแตกหัก ของแถม และตัวอย่างสินค้าเป็นรายการแยกทุกครั้งที่เกิด ไม่ใช่รอปรับตอนสิ้นปี ของที่เสียหายหรือหมดอายุต้องมีขั้นตอนทำลายที่มีพยานและเอกสารรองรับก่อนตัดออกจากรายงาน มิฉะนั้นการตัดยอดนั้นเองจะกลายเป็นสินค้าขาดในสายตาเจ้าพนักงาน

เริ่มจากแยกต้นทุนสามก้อนให้ชัด คือวัตถุดิบทางตรง ค่าแรงทางตรง และค่าใช้จ่ายการผลิต จากนั้นเลือกตัวขับที่สะท้อนความจริงที่สุดหนึ่งตัวสำหรับปันส่วนค่าใช้จ่ายการผลิต โรงงานที่งานขึ้นกับเครื่องจักรใช้ชั่วโมงเครื่องจักร โรงงานที่ใช้คนมากใช้ชั่วโมงแรงงาน วิธีที่ประหยัดที่สุดคือคุมด้วยใบสั่งผลิต หนึ่งใบต่อหนึ่งล็อต บันทึกวัตถุดิบที่เบิกและชั่วโมงที่ใช้ลงในใบนั้น แล้วปันส่วนค่าใช้จ่ายด้วยอัตราที่ตั้งไว้ล่วงหน้าจากงบประมาณทั้งปี สิ้นเดือนจึงเทียบค่าใช้จ่ายจริงกับที่ปันส่วนไปและปรับผลต่างเข้าต้นทุนขาย เครื่องมือระดับสเปรดชีตทำได้เพียงพอในช่วงแรก ขอเพียงมีวินัยว่าไม่มีวัตถุดิบชิ้นไหนออกจากคลังโดยไม่มีใบเบิกที่อ้างอิงใบสั่งผลิต เพราะเมื่อจุดนี้รั่ว ต้นทุนต่อหน่วยจะเพี้ยนทั้งระบบ

ต้องแยกสองเรื่องออกจากกัน ทางบัญชีให้วัดสินค้าด้วยราคาทุนหรือมูลค่าสุทธิที่จะได้รับแล้วแต่จำนวนใดต่ำกว่า การตั้งค่าเผื่อลดมูลค่าจึงทำได้และควรทำเมื่อสัญญาณชี้ว่าขายได้ต่ำกว่าทุน แต่ทางภาษี ค่าเผื่อที่ยังไม่เกิดจริงถือเป็นประมาณการที่บวกกลับ รายจ่ายจะรับรู้ได้ต่อเมื่อมีการขายจริงในราคาต่ำ หรือมีการทำลายที่พิสูจน์ได้ สำหรับการทำลาย แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือแจ้งล่วงหน้าและเชิญผู้สอบบัญชีหรือผู้แทนที่เชื่อถือได้มาเป็นพยาน ถ่ายภาพและวีดิทัศน์ระหว่างดำเนินการ จัดทำรายงานที่ระบุชนิด จำนวน ต้นทุน และวิธีทำลาย พร้อมลายมือชื่อผู้ร่วมเป็นพยาน เก็บเอกสารชุดนี้ไว้กับรายงานสินค้า ถ้าเลือกวิธีขายล้างสต๊อกแทน ให้เก็บหลักฐานการเสนอขายและราคาตลาดเปรียบเทียบไว้ด้วย เพื่อกันข้อโต้แย้งว่าขายต่ำกว่าราคาตลาดโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร

สาระสำคัญคือกรรมสิทธิ์ยังเป็นของผู้ฝากจนกว่าตัวแทนจะขายให้ลูกค้าปลายทาง สินค้าที่วางอยู่หน้าร้านตัวแทนจึงยังเป็นสินค้าคงเหลือของกิจการเรา ต้องแสดงในรายงานสินค้าโดยระบุสถานที่เก็บว่าอยู่ที่ใด และควรมีสัญญาฝากขายที่ระบุเงื่อนไขการคืนของ ความรับผิดกรณีของสูญหาย และรอบการรายงานยอดขาย จุดรับรู้รายได้และความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดเมื่อตัวแทนขายออกไป ไม่ใช่ตอนส่งของไปวาง เอกสารที่ใช้ตอนส่งจึงเป็นใบส่งของแบบฝากขายที่ไม่ใช่ใบกำกับภาษี ในทางปฏิบัติควรกำหนดให้ตัวแทนส่งรายงานยอดขายทุกงวดตามที่ตกลงและตรวจนับของคงเหลือที่ร้านเป็นระยะ เพราะถ้าปล่อยให้ยอดคงค้างนานโดยไม่กระทบยอด เมื่อของหายจะพิสูจน์ได้ยากว่าใครรับผิดชอบ และอาจกลายเป็นสินค้าขาดจากรายงานของเราเอง

ต้นทุนสินค้าคือรายจ่ายทุกรายการที่ทำให้สินค้าอยู่ในสภาพและสถานที่พร้อมขาย จึงรวมราคาซื้อสุทธิหลังหักส่วนลด ค่าขนส่งขาเข้า ค่าอากรขาเข้าที่เรียกคืนไม่ได้ ค่าประกันภัยระหว่างขนส่ง และค่าดำเนินพิธีการศุลกากร ส่วนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ขอคืนได้ไม่นับรวม รายจ่ายที่ไม่ควรรวมคือค่าขนส่งขาออกไปหาลูกค้า ค่าเก็บรักษาหลังจากสินค้าพร้อมขายแล้ว และค่าใช้จ่ายบริหารทั่วไป ปัญหาที่พบบ่อยในกิจการนำเข้าคือลงค่าขนส่งเป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อนในเดือนที่จ่าย ทำให้กำไรเดือนนั้นต่ำผิดปกติและต้นทุนต่อหน่วยของล็อตนั้นต่ำกว่าความจริง วิธีที่ถูกต้องคือปันส่วนต้นทุนขาเข้าเข้าสู่แต่ละรายการตามน้ำหนักหรือมูลค่า แล้วปล่อยออกเป็นต้นทุนขายเมื่อขายจริง กรณีสินค้าหลายรายการมาในตู้เดียวกัน ให้เลือกเกณฑ์ปันส่วนเดียวและใช้ตลอด เพื่อให้เปรียบเทียบข้ามงวดได้

ไล่เป็นชั้นจากบนลงล่าง ชั้นแรกดูส่วนผสมของยอดขายว่าเดือนนั้นขายสินค้ากลุ่มกำไรต่ำมากผิดปกติหรือไม่ เพราะการเปลี่ยนสัดส่วนอย่างเดียวก็ทำให้อัตรารวมเปลี่ยนได้โดยที่ทุกรายการยังกำไรเท่าเดิม ชั้นที่สองดูราคาขายว่ามีการให้ส่วนลดหรือของแถมที่ไม่ได้บันทึกลดรายได้ ชั้นที่สามดูต้นทุนซื้อว่าราคาต่อหน่วยขยับหรือมีค่าขนส่งก้อนใหญ่ถูกลงเป็นต้นทุนทั้งจำนวน ชั้นที่สี่ดูการตัดยอด ว่ามีการบันทึกรายได้ในเดือนหนึ่งแต่ต้นทุนไปตกอีกเดือนหนึ่ง ซึ่งเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดในกิจการที่ปิดบัญชีเร็ว ชั้นสุดท้ายคือความคลาดเคลื่อนของสต๊อกจากของหาย ของแตก หรือการบันทึกจำนวนผิด วิธีตรวจที่เร็วที่สุดคือคำนวณกำไรขั้นต้นรายกลุ่มสินค้าแทนตัวเลขรวม เพราะปัญหามักซ่อนอยู่ในกลุ่มเดียวและถูกกลบด้วยค่าเฉลี่ย

รายงานต้องแสดงความเคลื่อนไหวรายชนิดเป็นหน่วยนับ คือยอดยกมา ปริมาณรับเข้าพร้อมวันที่และเลขที่เอกสาร ปริมาณจ่ายออกพร้อมอ้างอิงเอกสารเช่นกัน และยอดคงเหลือ โดยต้องลงรายการภายในสามวันทำการนับแต่วันที่ได้มาหรือจำหน่ายไป และต้องเก็บไว้ ณ สถานประกอบการที่เกี่ยวข้อง กิจการที่มีหลายสาขาต้องแยกรายงานตามสาขา ไม่ใช่รวมเป็นเล่มเดียว ระยะเวลาเก็บรักษาตามหลักคือห้าปีเช่นเดียวกับเอกสารทางภาษีอื่น และหากอยู่ระหว่างการตรวจสอบต้องเก็บต่อจนกว่าเรื่องจะยุติ ในทางปฏิบัติกิจการส่วนใหญ่พิมพ์รายงานจากโปรแกรมบัญชี ซึ่งทำได้ แต่ต้องมั่นใจว่ารูปแบบครบตามที่กำหนดและตัวเลขตรงกับบัญชีคุมสินค้า ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อยคือรายงานแสดงเฉพาะมูลค่าไม่แสดงปริมาณ หรือมีการแก้ไขย้อนหลังโดยไม่มีร่องรอย ซึ่งทำให้ความน่าเชื่อถือของทั้งชุดลดลงทันทีเมื่อถูกตรวจ

ระบบต่อเนื่องบันทึกการรับจ่ายทุกครั้งจึงรู้ยอดคงเหลือได้ตลอดเวลา เหมาะกับกิจการที่สินค้ามีมูลค่าสูงต่อหน่วย มีความเสี่ยงสูญหาย หรือจำเป็นต้องตอบลูกค้าเรื่องของพร้อมส่งแบบทันที ส่วนระบบสิ้นงวดคำนวณต้นทุนขายจากยอดต้นงวดบวกซื้อลบยอดปลายงวดที่ได้จากการนับ เหมาะกับร้านที่มีรายการย่อยจำนวนมากมูลค่าต่อชิ้นต่ำและยังไม่มีระบบสแกน ข้อแลกเปลี่ยนคือระบบสิ้นงวดจะไม่รู้ว่าของหายไปเมื่อใดและหายเท่าไร เพราะส่วนที่หายถูกกลืนรวมอยู่ในต้นทุนขายโดยอัตโนมัติ ปัจจุบันต้นทุนของโปรแกรมที่ทำระบบต่อเนื่องลดลงมาก จึงแนะนำให้เริ่มด้วยระบบต่อเนื่องตั้งแต่แรกถ้าจำนวนรายการยังไม่มาก แล้วเสริมด้วยการนับสุ่มเป็นรอบ เพื่อยืนยันว่าตัวเลขในระบบยังตรงกับของบนชั้นวางจริง