กระทบยอดธนาคารและเงินสดย่อย: งานประจำเดือนที่กันทุจริตได้จริง

เดือนละครั้งเป็นขั้นต่ำที่ยอมรับได้ แต่ความถี่ที่เหมาะสมขึ้นกับปริมาณรายการและระดับความเสี่ยง กิจการที่มีเงินเข้าออกทุกวันหรือมีคนหลายคนสั่งจ่ายได้ ควรกระทบยอดทุกสัปดาห์ ส่วนบัญชีที่ใช้รับเงินลูกค้าจำนวนมากควรสอบทานรายวันแบบย่อ คือเทียบยอดรับกับรายงานการขายเท่านั้น เหตุผลที่ความถี่สำคัญคือระยะเวลาที่ปล่อยผ่านคือระยะเวลาที่ความผิดพลาดสะสมและร่องรอยจางลง เมื่อกระทบยอดห่างสามเดือน การหาสาเหตุของผลต่างหนึ่งรายการอาจใช้เวลาทั้งวันเพราะต้องไล่ย้อนเอกสารจำนวนมาก ในขณะที่การทำทุกสัปดาห์ใช้เวลาไม่กี่นาทีเพราะรายการยังสด และคนที่เกี่ยวข้องยังจำเหตุการณ์ได้

จัดกลุ่มได้สี่แบบ แบบแรกคือความต่างเรื่องจังหวะเวลา เช่น เช็คที่จ่ายไปแล้วผู้รับยังไม่นำไปขึ้นเงิน หรือเงินฝากปลายวันที่ธนาคารบันทึกวันทำการถัดไป แบบที่สองคือรายการที่ธนาคารรู้ก่อนเรา เช่น ค่าธรรมเนียม ดอกเบี้ยรับ ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากดอกเบี้ย และเช็คคืน แบบที่สามคือความผิดพลาดในการบันทึก เช่น สลับหลักตัวเลข บันทึกซ้ำ หรือลงผิดบัญชีธนาคารเมื่อกิจการมีหลายบัญชี แบบที่สี่คือรายการที่ไม่ควรมี เช่น การโอนออกที่ไม่มีเอกสารรองรับ กลุ่มแรกจะหายไปเองในงวดถัดไป กลุ่มที่สองต้องบันทึกเพิ่ม กลุ่มที่สามต้องแก้ไข ส่วนกลุ่มที่สี่ต้องรายงานผู้บริหารทันทีโดยไม่ต้องรอปิดงบ

เริ่มจากตรวจว่าเช็คถึงมือผู้รับจริงหรือไม่ เพราะสาเหตุอันดับต้นคือเช็คถูกเก็บไว้ในลิ้นชักโดยไม่ได้ส่ง หรือส่งไปผิดที่อยู่ ถ้าส่งถึงแล้วให้ติดต่อผู้รับเพื่อยืนยันสถานะ เช็คทั่วไปธนาคารมักไม่รับขึ้นเงินเมื่อพ้นหกเดือนนับจากวันที่สั่งจ่าย จึงควรมีขั้นตอนประจำคือทบทวนรายการเช็คค้างทุกสิ้นเดือน เมื่อพบเช็คที่เกินกำหนดให้ทำหนังสือแจ้งยกเลิกกับธนาคาร บันทึกกลับรายการในบัญชี และตั้งเป็นเจ้าหนี้อีกครั้งถ้าหนี้ยังมีอยู่จริง สิ่งที่ต้องหลีกเลี่ยงคือการตัดยอดเจ้าหนี้ทิ้งเป็นรายได้อื่นโดยไม่ติดตาม เพราะหนี้ยังไม่ระงับตามกฎหมายและเจ้าหนี้อาจกลับมาเรียกร้องภายหลัง ทั้งยังทำให้รายได้ในงบสูงเกินจริงในงวดนั้น

ใช้ระบบวงเงินคงที่ คือกำหนดวงเงินไว้จำนวนหนึ่งแล้วเบิกชดเชยเท่ากับที่จ่ายจริงในแต่ละรอบ ผลคือเงินสดในมือบวกใบสำคัญที่ยังไม่เบิกชดเชยต้องเท่ากับวงเงินเสมอ ซึ่งทำให้ตรวจได้ทันทีทุกเวลา วงเงินที่เหมาะสมคือประมาณค่าใช้จ่ายเล็กน้อยของสองถึงสี่สัปดาห์ ตั้งสูงเกินไปคือความเสี่ยงที่ไม่จำเป็น ตั้งต่ำเกินไปทำให้ต้องเบิกชดเชยบ่อยจนเสียเวลา ควรกำหนดเพดานต่อรายการไว้ด้วย เช่น รายการที่เกินวงเงินย่อยต้องจ่ายผ่านธนาคารเท่านั้น เพื่อไม่ให้เงินสดย่อยกลายเป็นช่องทางเลี่ยงกระบวนการอนุมัติ และควรระบุชัดว่าห้ามใช้เงินสดย่อยให้พนักงานยืมส่วนตัว เพราะเป็นจุดเริ่มของยอดค้างที่ตามเก็บไม่ได้

ต้องนับแบบไม่แจ้งล่วงหน้าและนับต่อหน้าผู้รับผิดชอบเงินเสมอ ขั้นตอนคือปิดรับจ่ายชั่วคราว นับธนบัตรและเหรียญแยกตามชนิดราคา รวมใบสำคัญที่จ่ายไปแล้วแต่ยังไม่เบิกชดเชย แล้วเทียบผลรวมกับวงเงินที่กำหนด บันทึกผลลงแบบฟอร์มที่มีลายมือชื่อทั้งผู้นับและผู้รับผิดชอบ พร้อมระบุวันเวลา เหตุผลที่ต้องนับต่อหน้าคือป้องกันข้อโต้แย้งภายหลังว่าใครทำเงินขาด ความถี่ที่ใช้ได้จริงคืออย่างน้อยไตรมาสละครั้งแบบไม่แจ้ง บวกกับการนับทุกครั้งที่เปลี่ยนตัวผู้รับผิดชอบ ถ้าพบเงินขาดหรือเกิน ห้ามปรับปรุงเข้าค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดเงียบ ๆ ให้บันทึกเป็นเหตุการณ์พร้อมคำอธิบาย เพราะรูปแบบของผลต่างที่เกิดซ้ำคือข้อมูลที่มีค่าที่สุดในการหาสาเหตุ

เมื่อแบ่งหน้าที่ภายในไม่ได้ ให้ใช้การชดเชยด้วยการสอบทานจากภายนอกหน้าที่นั้น หลักคือคนที่บันทึกบัญชีต้องไม่ใช่คนสุดท้ายที่อนุมัติจ่าย และต้องไม่ใช่คนเดียวที่เห็นรายการเดินบัญชี วิธีที่ทำได้ในทีมเล็กคือให้เจ้าของกิจการเป็นผู้อนุมัติการโอนทุกรายการที่เกินวงเงินที่กำหนด สมัครรับการแจ้งเตือนความเคลื่อนไหวบัญชีเข้ามือถือเจ้าของโดยตรง ให้เจ้าของเปิดดูรายการเดินบัญชีจากแอปธนาคารเองอย่างน้อยเดือนละครั้งโดยไม่ผ่านคนทำบัญชี และให้บุคคลภายนอก เช่น สำนักงานบัญชี เป็นผู้จัดทำหรือสอบทานงบพิสูจน์ยอดเงินฝาก มาตรการเหล่านี้ไม่ได้แก้ที่โครงสร้าง แต่ทำให้การกระทำผิดต้องอาศัยการปกปิดหลายชั้นซึ่งยากขึ้นมาก

กำหนดหน้าที่ให้แต่ละบัญชีเป็นลายลักษณ์อักษรและอย่าให้ทับซ้อนกัน รูปแบบที่ใช้ได้ดีคือบัญชีรับเงินจากลูกค้าหนึ่งบัญชี บัญชีจ่ายเจ้าหนี้และค่าใช้จ่ายทั่วไปหนึ่งบัญชี บัญชีเงินเดือนแยกอีกหนึ่งบัญชีเพื่อจำกัดคนที่เห็นข้อมูลค่าจ้าง และบัญชีสำรองสำหรับเงินที่ยังไม่ใช้ในระยะสั้น การโอนระหว่างบัญชีของกิจการเองต้องบันทึกผ่านบัญชีเงินโอนระหว่างกันและต้องล้างเป็นศูนย์ทุกสิ้นเดือน เพราะยอดค้างในบัญชีนี้แปลว่ามีขาเดียวถูกบันทึก ในผังบัญชีให้ตั้งบัญชีธนาคารแยกทุกเลขที่บัญชี อย่ารวมหลายบัญชีไว้ในบัญชีแยกประเภทเดียว เพราะจะกระทบยอดกับใบแจ้งยอดของธนาคารไม่ได้เลย และจะซ่อนปัญหาไว้จนถึงตอนปิดงบ

เก็บชุดหลักฐานสี่อย่างต่อบัญชีต่องวด ได้แก่ ใบแจ้งยอดจากธนาคารฉบับที่ใช้ทำ รายงานยอดคงเหลือตามบัญชีของกิจการ ณ วันเดียวกัน กระดาษทำการกระทบยอดที่แสดงรายการปรับกระทบทีละบรรทัดพร้อมคำอธิบาย และหลักฐานประกอบรายการปรับกระทบที่มีนัยสำคัญ กระดาษทำการต้องมีลายมือชื่อผู้จัดทำและผู้สอบทานคนละคน พร้อมวันที่ทำจริง จุดที่มักหละหลวมคือทำกระทบยอดแล้วไม่มีใครสอบทาน ทำให้เอกสารกลายเป็นแค่พิธีกรรม การสอบทานที่มีคุณภาพต้องดูสามเรื่อง คือรายการปรับกระทบเดิมจากงวดก่อนหายไปแล้วหรือยัง มีรายการปรับกระทบที่ผิดปกติหรือตัวเลขกลม ๆ ซ้ำ ๆ หรือไม่ และผลต่างที่อธิบายไม่ได้เหลืออยู่เท่าไร

สังเกตหกรูปแบบ หนึ่งคือรายการปรับกระทบที่ค้างยาวข้ามหลายงวดโดยไม่มีใครอธิบายได้ สองคือเงินฝากระหว่างทางที่ปรากฏทุกสิ้นงวดด้วยจำนวนใกล้เคียงกันแล้วหายไปต้นงวดถัดไป ซึ่งเป็นรูปแบบคลาสสิกของการปิดบังการยักย้ายเงินรับ สามคือเช็คที่จ่ายให้ผู้รับซึ่งไม่ปรากฏในทะเบียนเจ้าหนี้ สี่คือการโอนออกไปยังบัญชีที่มีชื่อคล้ายชื่อคู่ค้าจริงแต่ไม่ตรงเสียทีเดียว ห้าคือรายการที่ถูกแก้ไขหรือลบในโปรแกรมหลังปิดงวดแล้ว และหกคือคนรับผิดชอบเงินที่ไม่เคยลาพักร้อนติดต่อกันเลย เพราะการทุจริตที่ต้องปกปิดต่อเนื่องมักพังเมื่อคนอื่นเข้ามาทำงานแทน แนวปฏิบัติที่ควรมีคือบังคับสลับหน้าที่หรือให้ลาต่อเนื่องอย่างน้อยห้าวันทำการต่อปี