ตั้งบริษัทและจัดการทะเบียนธุรกิจ

ตามมาตรา 1097 ผู้เริ่มก่อการต้องมีอย่างน้อยสองคน และแต่ละคนเข้าชื่อซื้อหุ้นอย่างน้อยหนึ่งหุ้น ควรเตรียมข้อมูลระบุตัวบุคคล จำนวนหุ้น และหลักฐานชำระค่าหุ้นให้สอดคล้องกัน ผู้ถือหุ้นภายหลังอาจมีสถานะแตกต่างจากผู้เริ่มก่อการ จึงต้องตรวจข้อกำหนดแต่ละช่วงแยกกัน หากมีคนต่างด้าวร่วมลงทุน ให้ดูทั้งนิยามคนต่างด้าว ประเภทธุรกิจ และข้อกำหนดหลักฐานเงินลงทุนของผู้ถือหุ้นไทยที่ใช้กับคำขอนั้น ห้ามจัดโครงสร้างให้บุคคลไทยถือแทนเพื่อหลีกเลี่ยงกฎหมาย การมีผู้เริ่มก่อการครบจำนวนไม่ได้หมายความว่ากิจการได้รับอนุญาตให้ทำธุรกิจทุกประเภท

เริ่มจากแจกแจงรายได้และกิจกรรมที่จะทำจริง ไม่ใช่อาศัยข้อความวัตถุประสงค์กว้าง ๆ ในทะเบียน จากนั้นนำสัดส่วนทุนไปเทียบกับความหมายของคนต่างด้าวในกฎหมายธุรกิจคนต่างด้าว พ.ศ. 2542 และรายการธุรกิจในบัญชีท้าย กิจกรรมบางประเภทมีข้อห้าม บางประเภทมีช่องทางอนุญาต และบางประเภทไม่อยู่ในบัญชีแต่ยังถูกควบคุมด้วยกฎหมายเฉพาะ สิทธิตามสนธิสัญญาหรือการส่งเสริมการลงทุนต้องตรงผู้ลงทุนและโครงการ รวมถึงขั้นตอนขอหนังสือรับรองที่เกี่ยวข้อง จึงไม่ควรสรุปว่ามีบัตรส่งเสริมแล้วทำธุรกิจอื่นได้ทั้งหมด ตรวจข้อจำกัดในใบอนุญาตและแยกรายได้แต่ละกิจกรรมเพื่อรองรับการรายงานภายหลัง

แยกทุนจดทะเบียน ทุนที่เรียกชำระ และเงินที่ได้รับจริงออกจากกัน จัดงบเงินสดสำหรับทรัพย์สิน เงินประกัน ค่าใช้จ่ายก่อนมีรายรับ และเงินสำรอง แล้วพิจารณาว่าจะใช้ทุนหรือเงินกู้ส่วนใด บริษัทจำกัดทั่วไปต้องได้รับเงินค่าหุ้นงวดแรกไม่ต่ำกว่าหนึ่งในสี่ของมูลค่าหุ้นแต่ละหุ้นก่อนจดทะเบียนตามขั้นตอนจัดตั้ง แต่ธุรกิจที่มีใบอนุญาตหรือคนต่างด้าวอาจมีเกณฑ์ทุนเพิ่มต่างหาก เก็บหลักฐานรับชำระและบันทึกบัญชีให้ตรงข้อเท็จจริง ทุนสูงไม่ได้รับรองความสามารถชำระหนี้ และไม่ทำให้ผ่านเงื่อนไขการทำงานของคนต่างด้าวโดยอัตโนมัติ

ตรวจสิทธิใช้พื้นที่จากเจ้าของ สัญญาเช่า และข้อจำกัดของอาคารก่อน รวมถึงกฎหมายอาคารและกิจกรรมที่ทำจริง การจดทะเบียนที่อยู่ไม่ได้ลบข้อห้ามใช้พื้นที่เพื่อการค้า เตรียมเอกสารสิทธิหรือหนังสือยินยอมตามรายการที่นายทะเบียนขอ และตรวจชุดเอกสาร VAT แยกอีกครั้งหากจะจดภาษี เพราะอาจต้องมีแผนที่ ภาพสถานประกอบการ และหลักฐานอื่น จัดคนรับหนังสือราชการและเก็บหลักฐานวันรับ เมื่อย้ายสถานที่ให้วางแผนแก้ทะเบียนและแจ้งภาษีตามหน้าที่ ไม่ใช่เปลี่ยนเฉพาะที่อยู่บนใบแจ้งหนี้

เริ่มจากตรวจชื่อและกิจกรรม กำหนดทุน ผู้ถือหุ้น กรรมการ และอำนาจลงนามให้ตรงแผนธุรกิจ จากนั้นจัดทำหนังสือบริคณห์สนธิ การจองหุ้น การประชุมจัดตั้ง และการเรียกชำระค่าหุ้นตามขั้นตอน ต้องยื่นจดทะเบียนภายในสามเดือนนับจากประชุมจัดตั้งตามหลักกฎหมาย เส้นทางจดในวันเดียวมีเงื่อนไขเฉพาะ ไม่ควรใช้เป็นคำรับรองเวลาทุกกรณี ตรวจเอกสารต่างประเทศและหลักฐานเงินลงทุนล่วงหน้า หลังรับทะเบียนยังต้องจัดบัญชี เปิดบัญชีธนาคาร และพิจารณาภาษี ใบอนุญาต กับการขึ้นทะเบียนนายจ้างแยกต่างหาก

ส่งแบบเอกสารและข้อมูลประเทศที่ลงนามให้นายทะเบียนตรวจแนวทางก่อน โดยดูว่าลงนามด้วยวิธีอิเล็กทรอนิกส์ที่ระบบรองรับได้หรือจำเป็นต้องใช้เอกสารกระดาษ การรับรองลายมือชื่อในต่างประเทศต้องเป็นไปตามระเบียบกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสายรับรองที่ใช้กับกรณีนั้น ไม่ใช่มีตราผู้รับรองต่างประเทศแล้วใช้ได้ทุกครั้ง ตรวจชื่อ เลขเอกสารประจำตัว และอำนาจกรรมการให้ตรงกัน เอกสารภาษาต่างประเทศอาจต้องมีคำแปลพร้อมการรับรองตามเกณฑ์ เก็บต้นฉบับและหลักฐานการรับรองให้ครบก่อนนัดยื่น เพื่อลดความเสี่ยงต้องส่งเอกสารกลับไปลงนามใหม่

ขอรายการจากผู้รับให้ระบุว่าต้องการหนังสือรับรอง บัญชีผู้ถือหุ้น และสำเนาเอกสารจัดตั้งกับข้อบังคับ แล้วรับเอกสารที่ออกมาแล้วได้นานเท่าใด หนังสือรับรองไม่ได้แสดงข้อมูลทุกเรื่องของบริษัท จึงอาจต้องคัดเอกสารหลายชนิด ตรวจข้อกำหนดภาษา การรับรองสำเนา และการรับรองระหว่างประเทศตามประเทศปลายทางก่อนสั่งคัด หากขอเพียงไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ให้ตรวจวิธีพิสูจน์ความถูกต้องด้วย ชื่ออังกฤษและชื่อผู้ลงนามควรสอดคล้องเอกสารอื่น การแปลหรือรับรองไม่ได้ทำให้ข้อมูลทะเบียนที่ล้าสมัยถูกต้องขึ้น ต้องแก้รายการต้นทางก่อนเมื่อพบความคลาดเคลื่อน

ทะเบียนผู้ถือหุ้นเป็นสมุดที่บริษัทต้องดูแลให้สะท้อนรายการถือหุ้นและโอนหุ้นตามกฎหมาย ส่วน บอจ.5 เป็นสำเนาบัญชีรายชื่อที่นำส่งนายทะเบียน ไม่ใช่เครื่องมือโอนหุ้นโดยตัวมันเอง บริษัทต้องส่งสำเนาตามมาตรา 1139 ภายใน 14 วันหลังประชุมสามัญผู้ถือหุ้น ตรวจวันประชุม จำนวนหุ้น การชำระ และข้อมูลบุคคลกับทะเบียนภายในก่อนยื่น การเปลี่ยนชื่อในแบบโดยไม่มีตราสารโอนหรือหลักฐานที่ถูกต้องไม่ทำให้การโอนสมบูรณ์ เก็บเอกสารโอนและหลักฐานส่งแบบไว้แยกจากงบการเงิน แม้ยื่นผ่านระบบเดียวกัน วันครบกำหนดก็ไม่ได้เป็นวันเดียวกันทุกหน้าที่

ตรวจข้อบังคับ เหตุพ้นตำแหน่ง และผู้มีอำนาจแต่งตั้งก่อนจัดประชุม จัดทำคำบอกกล่าว มติ และหลักฐานยอมรับตำแหน่งตามที่ใช้กับกรณี พร้อมพิจารณาว่าอำนาจลงนามที่จดไว้ต้องแก้ด้วยหรือไม่ กฎหมายกำหนดให้จดทะเบียนการเปลี่ยนกรรมการภายใน 14 วันนับแต่เปลี่ยนแปลงตามมาตรา 1157 หลังจดแล้วควรแจ้งธนาคาร ปรับสิทธิระบบภาษี และทบทวนผู้ลงนามในสัญญา อย่าสมมติว่าการแก้ทะเบียนทำให้ธนาคารเปลี่ยนสิทธิให้ทันที ตรวจการส่งมอบเอกสารบัญชีและรายการค้างอนุมัติระหว่างกรรมการเก่าและใหม่ด้วย

สาขาเป็นส่วนหนึ่งของนิติบุคคลต่างประเทศ ส่วนบริษัทลูกที่ตั้งตามกฎหมายไทยเป็นอีกนิติบุคคลหนึ่ง จึงต่างกันเรื่องคู่สัญญา ความรับผิด เงินทุน และการบันทึกรายการกับสำนักงานใหญ่ แต่ไม่ใช่ว่าตั้งบริษัทลูกแล้วพ้นข้อจำกัดคนต่างด้าว ต้องดูผู้ถือหุ้นและกิจกรรมจริง ส่วนสาขาต้องตรวจสิทธิประกอบธุรกิจและภาระภาษีในไทยตามข้อเท็จจริงกับอนุสัญญาที่เกี่ยวข้อง เปรียบเทียบการนำเงินเข้า การส่งกำไรออก ค่าใช้จ่ายระหว่างกัน และหลักฐานราคาก่อนเลือกโครงสร้าง การมีทะเบียนหรือเลขภาษีไม่ใช่ใบอนุญาตทำกิจกรรมที่สงวนไว้

หยุดขายไม่ใช่เลิกนิติบุคคล ต้องดำเนินมติและจดทะเบียนเลิก จากนั้นชำระบัญชีโดยจัดการทรัพย์สิน หนี้ เจ้าหนี้ และภาษี ก่อนจดเสร็จการชำระบัญชี ผู้ชำระบัญชีต้องจัดเอกสารและรายงานตามขั้นตอนกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ตรวจหน้าที่แจ้งเลิกกิจการด้านภาษีแยกด้วย โดยเฉพาะ VAT ซึ่งอาจมีผลต่อสินค้าหรือทรัพย์สินคงเหลือ ไม่ควรนำเงินที่เหลือคืนผู้ถือหุ้นทันทีโดยไม่ตรวจหนี้และค่าใช้จ่ายค้าง ระหว่างกระบวนการยังต้องติดตามงบและแบบที่ถึงกำหนด การถูกขีดชื่อไม่ใช่ทางเลือกแทนการชำระบัญชีอย่างถูกต้อง

ระบุผู้มอบ ผู้รับมอบ งานที่ให้ทำ และเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ชัด ตรวจว่าผู้มอบลงนามตามอำนาจกรรมการและใช้ตราตามเงื่อนไขที่จดไว้หรือไม่ การมอบให้ยื่นคำขอไม่ใช่การแต่งตั้งกรรมการหรือมอบอำนาจธุรกิจทุกเรื่องโดยอัตโนมัติ ตรวจแบบที่กรมกำหนด หลักฐานประจำตัว และอากรแสตมป์ตามลักษณะตราสาร หากลงนามต่างประเทศต้องตรวจการรับรองเพิ่มเติม เก็บสำเนาชุดที่ลงนามและหลักฐานรับคำขอไว้ในแฟ้มบริษัท ไม่ควรลงนามแบบเปล่าหรือให้แก้สาระสำคัญโดยไม่มีระบบยืนยันจากผู้มีอำนาจ

สำหรับบริษัทจำกัด สถานะนิติบุคคลเกิดจากการจดทะเบียนตามกฎหมาย ก่อนหน้านั้นการจองชื่อหรือทำหนังสือบริคณห์สนธิไม่ได้หมายความว่ามีบริษัทที่ตั้งเสร็จแล้ว สัญญาที่ผู้ก่อตั้งทำก่อนจดต้องตรวจเงื่อนไขความรับผิดและขั้นตอนรับรองภายหลัง ไม่ควรออกเอกสารให้เข้าใจว่าบริษัทรับภาระแล้วโดยอัตโนมัติ เมื่อจดแล้วให้ใช้ชื่อและเลขทะเบียนที่ถูกต้อง ตรวจอำนาจผู้ลงนามในแต่ละสัญญา และแยกทรัพย์สินกิจการออกจากเจ้าของ ความรับผิดจำกัดของผู้ถือหุ้นไม่ได้คุ้มครองการกระทำผิดของกรรมการหรือหนี้ที่เจ้าตัวรับประกันเป็นการส่วนตัวทุกกรณี

ห้างหุ้นส่วนสามัญที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล แต่หุ้นส่วนยังมีความรับผิดไม่จำกัดตามกฎหมาย ส่วนห้างหุ้นส่วนจำกัดต้องมีทั้งหุ้นส่วนจำกัดความรับผิดและหุ้นส่วนไม่จำกัดความรับผิด ผู้จัดการต้องอยู่ในประเภทที่กฎหมายอนุญาต จึงควรตกลงบทบาท การลงหุ้น การแบ่งกำไร และอำนาจทำสัญญาก่อนยื่นทะเบียน อย่าเลือกห้างเพียงเพราะเห็นว่าเอกสารน้อยกว่า เพราะผลต่อทรัพย์สินส่วนตัวต่างจากบริษัทจำกัด เมื่อจดแล้วต้องจัดบัญชีและพิจารณาภาษีในฐานะห้างนิติบุคคล หากมีคนต่างด้าวให้ตรวจนิยามและข้อจำกัดของห้างตามกฎหมายประกอบธุรกิจด้วย

ทุนจดทะเบียนแสดงโครงสร้างหุ้นที่จดไว้ ไม่ใช่ยอดเงินสดปัจจุบัน ส่วนทุนชำระแล้วต้องมีการชำระจริงและบันทึกหลักฐาน บริษัทอาจนำเงินทุนไปซื้อทรัพย์สินหรือใช้ดำเนินงานแล้วจึงไม่มีเงินสดเท่าตัวเลขทุน ตรวจงบแสดงฐานะการเงิน รายการรับชำระ และมติที่เกี่ยวข้องร่วมกัน หากต้องการเปลี่ยนทุนต้องทำตามขั้นตอนเพิ่มหรือลดทุน ไม่ใช่แก้ตัวเลขในบัญชีฝ่ายเดียว การลดทุนมีประเด็นคุ้มครองเจ้าหนี้ ส่วนเงินที่กรรมการให้ยืมไม่ควรเปลี่ยนชื่อเป็นทุนโดยไม่มีธุรกรรมและเอกสารรองรับ

ทะเบียนพาณิชย์กับทะเบียนนิติบุคคลเป็นคนละระบบ ต้องตรวจประเภทผู้ประกอบการและกิจกรรมตามประกาศที่ใช้ปัจจุบันก่อนว่ามีหน้าที่จดทะเบียนพาณิชย์หรือไม่ อย่าสรุปว่าทุกกิจการใช้กฎเดียวกัน การมีทะเบียนพาณิชย์ไม่ได้ทำให้เจ้าของคนเดียวเป็นบริษัท และไม่ได้ทำให้ได้รับใบอนุญาตเฉพาะ เช่น ใบอนุญาตที่เกี่ยวกับสินค้า อาคาร หรือวิชาชีพโดยอัตโนมัติ เตรียมข้อมูลผู้ประกอบการ ที่ตั้ง และกิจกรรมให้ตรงข้อเท็จจริง แล้วตรวจหน่วยรับจดทะเบียนตามพื้นที่ หากเปลี่ยนชื่อ ที่อยู่ หรือเลิกกิจการให้ตรวจหน้าที่แจ้งเปลี่ยนแปลงในระบบที่เกี่ยวข้องด้วย

กำหนดว่าใครเป็นหุ้นส่วนไม่จำกัดความรับผิด ใครจำกัดความรับผิด ใครเป็นหุ้นส่วนผู้จัดการ และแต่ละคนลงหุ้นอะไร ต้องจัดโครงสร้างให้ตรงกฎหมายโดยเฉพาะสิทธิบริหารของหุ้นส่วนแต่ละประเภท ตกลงชื่อ ที่ตั้ง วัตถุประสงค์ เงินลงหุ้น การแบ่งผลประโยชน์ และอำนาจลงนามก่อนจัดชุดคำขอ ตรวจหลักฐานตัวบุคคลและหลักฐานเงินลงทุนตามกรณี หากมีผู้ร่วมลงทุนต่างชาติให้วิเคราะห์สิทธิประกอบกิจการแยกจากการรับจดทะเบียน เมื่อจดแล้วจัดทำบัญชีเปิดกิจการและเก็บสัญญาหุ้นส่วนไว้รองรับรายการ ไม่ควรนำเงื่อนไขชำระค่าหุ้นของบริษัทมาใช้กับห้างโดยไม่ตรวจบทบัญญัติ

แบบ หส.2 ใช้แสดงรายการจดทะเบียนของห้างตามการยื่นที่เกี่ยวข้อง ต้องกรอกตามข้อเท็จจริงและใช้ฉบับปัจจุบัน ไม่ใช่ใช้แทนเอกสารทุกประเภทในชุดคำขอ ตรวจชื่อห้าง ที่ตั้ง วัตถุประสงค์ หุ้นส่วน เงินลงหุ้น และผู้จัดการให้ตรงข้อตกลงกับเอกสารประกอบ ส่วนกรณีเปลี่ยนแปลงให้ตรวจว่าต้องยื่นแบบหรือหลักฐานใดเพิ่มตามรายการนั้น การกรอกช่องครบไม่ได้แปลว่าโครงสร้างหุ้นส่วนถูกกฎหมายทุกประเด็น ควรตรวจประเภทความรับผิดและผู้มีอำนาจลงนามก่อนส่ง และเก็บสำเนาข้อมูลที่นายทะเบียนรับไว้ใช้ตั้งบัญชีและตรวจธุรกรรมในอนาคต

นิติบุคคลที่อยู่ในระบบใช้เลขทะเบียน 13 หลักเป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษีได้ตามหลักเกณฑ์กรมสรรพากร แต่เลขนี้ไม่ได้เป็นหลักฐานว่าจด VAT แล้ว การมีสถานะ VAT ต้องตรวจทะเบียนและวันมีผล รวมถึงข้อมูลสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง ก่อนออกใบกำกับภาษีให้ยืนยันสิทธิและรายการที่กฎหมายกำหนด เลขเดียวกันบนหนังสือรับรอง ใบแจ้งหนี้ และแบบภาษีควรตรงกัน แต่เอกสารแต่ละชนิดพิสูจน์คนละเรื่อง หากพบเลขหรือชื่อผิดให้แก้ต้นทางและเอกสารที่ได้รับผลกระทบอย่างมีร่องรอย ไม่ควรใช้เลขผู้เสียภาษีของกรรมการแทนเลขบริษัท