สมาคมและมูลนิธิ: โครงสร้าง บัญชี และภาษี

เริ่มจากถามว่าใครควรมีสิทธิกำหนดทิศทางองค์กร สมาคมเกิดจากการรวมบุคคลเพื่อทำกิจกรรมร่วมกันโดยไม่แบ่งกำไร สมาชิกใช้สิทธิผ่านที่ประชุมใหญ่และเลือกกรรมการตามข้อบังคับ ส่วนมูลนิธินำทรัพย์สินมาอุทิศเพื่อการกุศลหรือประโยชน์สาธารณะและให้คณะกรรมการบริหาร ไม่มีที่ประชุมสมาชิกแบบสมาคม ผู้ก่อตั้งจึงควรวางแผนเรื่องการแต่งตั้งกรรมการรุ่นต่อไปและข้อจำกัดการใช้ทรัพย์สินตั้งแต่ต้น ตัวอย่างเช่น เครือข่ายผู้ประกอบวิชาชีพที่ต้องการให้สมาชิกลงคะแนนอาจเหมาะกับสมาคม ขณะที่กองทุนช่วยนักเรียนซึ่งต้องรักษาเจตนาของผู้บริจาคอาจเหมาะกับมูลนิธิ ทั้งสองรูปแบบยังต้องตรวจหน้าที่บัญชี ภาษี และการจ้างงานแยกต่างหาก การไม่แบ่งกำไรไม่ได้หมายความว่าไม่มีภาษี

แยกรายการทรัพย์สินที่จะอุทิศออกจากเงินที่ผู้ก่อตั้งเพียงคาดว่าจะหาได้ภายหลัง แล้วสอบถามนายทะเบียนในพื้นที่ว่าประเภทมูลนิธิและวัตถุประสงค์ที่เสนออยู่ภายใต้หลักเกณฑ์ทรัพย์สินใด ไม่ควรใช้ตัวเลขจากคู่มือเก่าแทนการตรวจเกณฑ์ปัจจุบัน เงินฝากควรมีหลักฐานเจ้าของบัญชีและยอดเงิน ส่วนอสังหาริมทรัพย์ต้องตรวจกรรมสิทธิ์ ภาระผูกพัน และหลักฐานมูลค่าที่หน่วยงานยอมรับ จัดทำหนังสือแสดงเจตนาให้ทรัพย์สินและแผนโอนหลังจดทะเบียนโดยไม่ปะปนกับเงินส่วนตัว งบดำเนินงานควรแสดงด้วยว่าจะนำเงินจากที่ใดมาจ่ายค่าบุคลากรและค่าโครงการ เพราะการมีทรัพย์สินเริ่มต้นครบไม่ได้ยืนยันว่าองค์กรจะมีสภาพคล่องหรือได้รับอนุญาตให้จัดตั้ง

เขียนให้เห็นผู้ได้รับประโยชน์ กิจกรรมหลัก และวิธีใช้เงินอย่างชัดเจน เช่น สนับสนุนการศึกษาด้วยทุนและอุปกรณ์ แทนถ้อยคำกว้างที่ไม่บอกว่าจะทำอะไร จากนั้นตรวจว่าร่างข้อบังคับเปิดทางให้จ่ายเงินคืนแก่ผู้ก่อตั้งหรือแบ่งผลตอบแทนโดยขัดกับลักษณะองค์กรหรือไม่ การจ่ายค่าจ้างตามงานจริงควรมีอำนาจอนุมัติ หลักฐาน และการจัดการผลประโยชน์ทับซ้อน ไม่ใช่เปลี่ยนชื่อการแบ่งกำไรเป็นค่าใช้จ่าย หากโครงการเกี่ยวข้องกับโรงเรียน สถานพยาบาล หรือกิจกรรมควบคุม ต้องตรวจใบอนุญาตเฉพาะอีกชั้นหนึ่ง จัดงบประมาณแยกตามโครงการเพื่อให้กรรมการติดตามได้ว่ารายจ่ายตรงวัตถุประสงค์และเงื่อนไขผู้ให้ทุน การใช้ถ้อยคำเหมาะสมไม่ได้ผูกมัดให้นายทะเบียนต้องอนุมัติ

ตรวจจำนวนกรรมการ องค์ประชุม วาระ และวิธีแต่งตั้งจากกฎหมายกับข้อบังคับที่ใช้กับองค์กรนั้น อย่านำโครงสร้างบริษัทหรือสมาคมมาใช้กับมูลนิธิโดยตรง มูลนิธิบริหารผ่านคณะกรรมการ ส่วนสมาคมยังมีเรื่องที่ต้องให้สมาชิกประชุมและลงมติ จัดตารางอำนาจลงนาม การอนุมัติจ่าย และการงดออกเสียงเมื่อมีส่วนได้เสียให้สอดคล้องกัน หากมีกรรมการต่างชาติ ให้ขอรายการเอกสารระบุตัวตน ที่อยู่ และการรับรองคำแปลจากนายทะเบียน ไม่ควรสมมติว่ามีสัดส่วนสัญชาติเดียวใช้กับทุกกรณี การได้รับแต่งตั้งไม่ใช่สิทธิทำงานในประเทศไทย หากบุคคลนั้นลงมือบริหารหรือปฏิบัติงาน ต้องพิจารณาสิทธิทำงานและสถานะพำนักแยกจากตำแหน่งกรรมการ ตลอดจนตรวจภาษีของค่าตอบแทนที่ได้รับ

เริ่มจากตรวจว่าใครมีอำนาจอนุญาตให้ใช้สถานที่จริง เจ้าบ้านในทะเบียนบ้านอาจไม่ใช่เจ้าของกรรมสิทธิ์ จึงควรตรวจเอกสารสิทธิ สัญญาเช่า และหนังสือยินยอมให้ตรงกัน ขอรายการหลักฐานที่ตั้งจากนายทะเบียน รวมถึงแผนที่และรายละเอียดการติดต่อ แล้วตรวจข้อบังคับอาคารชุด เงื่อนไขสัญญา และข้อจำกัดการใช้อาคารตามกิจกรรมที่จะทำ การรับหนังสือราชการได้ไม่ได้แปลว่าเปิดรับผู้เข้าร่วมจำนวนมากหรือเก็บสินค้าได้ทุกประเภท ในบัญชีให้แยกค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และค่าใช้พื้นที่ร่วมด้วยหลักเกณฑ์ที่อธิบายได้ หากจ่ายค่าเช่าแก่กรรมการต้องมีการอนุมัติที่เหมาะสมและตรวจภาษีหัก ณ ที่จ่าย เมื่อย้ายสำนักงาน ให้ตรวจทั้งทะเบียนองค์กร ข้อมูลภาษี และทะเบียนนายจ้าง ไม่ใช่แจ้งเพียงหน่วยงานเดียว

ต้องแยกการเป็นนิติบุคคลออกจากการได้รับประกาศเป็นองค์การหรือสถานสาธารณกุศลตามมาตรา 47(7)(ข) แห่งประมวลรัษฎากร การจดทะเบียนมูลนิธิหรือสมาคมไม่ได้ทำให้ผู้บริจาคใช้สิทธิได้ทันที ก่อนสื่อสารเรื่องสิทธิภาษี ให้ตรวจรายชื่อผู้รับที่ได้รับประกาศ เงื่อนไขของผู้บริจาค ประเภททรัพย์สิน และวิธีส่งข้อมูลที่ใช้ในปีภาษีนั้น โดยเฉพาะข้อกำหนดเกี่ยวกับ e-Donation ไม่ควรรับรองสิทธิจากใบกระดาษเพียงใบเดียว หลักฐานรับเงินควรเชื่อมเลขอ้างอิง ผู้ให้ วันที่ จำนวนเงิน และเงื่อนไขโครงการกับบัญชีธนาคาร หากผู้ให้ได้รับโฆษณาหรือบริการตอบแทน ต้องพิจารณาว่าเป็นรายได้ตามสัญญาแทนเงินบริจาคหรือไม่ องค์กรรับเงินได้ตามอำนาจของตน แต่ต้องไม่โฆษณาว่าทุกยอดทำให้ผู้ให้ลดภาษีได้

จัดรายการกิจกรรมก่อนประชาสัมพันธ์ว่าเป็นการรับบริจาค การขายสินค้า การขายบัตร หรือการให้พื้นที่โฆษณา เพราะชื่อโครงการไม่เปลี่ยนลักษณะรายรับ การเรี่ยไรที่อยู่ภายใต้กฎหมายควบคุมต้องตรวจการอนุญาตกับหน่วยงานผู้รับผิดชอบก่อนเริ่ม ส่วนการจับรางวัลหรือขายสลากมีประเด็นกฎหมายอีกชุดหนึ่ง ไม่ควรถือว่าจัดเพื่อการกุศลแล้วทำได้ทุกแบบ ในบัญชีให้แยกเงินบริจาคที่มีข้อจำกัด รายได้จากการขาย ต้นทุนกิจกรรม และยอดที่ต้องคืนผู้สนับสนุน เก็บสัญญากับผู้จัดงานและกระทบยอดเงินรับจริง ตัวอย่างเช่น ผู้สนับสนุนจ่ายเพื่อให้แสดงตราสินค้าควรมีการวิเคราะห์ภาษีตามสิ่งตอบแทน ไม่ออกใบรับบริจาคโดยอัตโนมัติ ภาษีมูลค่าเพิ่มและการหักภาษีจากค่าจ้างผู้จัดงานต้องประเมินแยกจากภาษีเงินได้องค์กร

องค์กรที่ไม่ได้รับประกาศเป็นสาธารณกุศลและมีหน้าที่เสียภาษี ใช้ฐานรายรับที่ต้องเสียภาษีก่อนหักรายจ่าย ไม่ใช่กำไรสุทธิแบบบริษัททั่วไป กรมสรรพากรแยกเงินได้ตามมาตรา 40(1)–(7) เช่น ดอกเบี้ยและค่าเช่าไว้ที่ 10% ส่วนเงินได้มาตรา 40(8) เช่น การขายสินค้าที่เข้าลักษณะนั้นใช้อัตรา 2% ค่าลงทะเบียนหรือค่าบำรุงจากสมาชิก รวมถึงเงินหรือทรัพย์สินที่ได้รับบริจาคหรือให้โดยเสน่หา มีข้อยกเว้นตามมาตรา 65 ทวิ (13) ต้องดูเนื้อหารายการ ไม่ใช่ชื่อบัญชี เช่น ดอกเบี้ย 20,000 บาทและยอดขายหนังสือ 100,000 บาทที่ไม่มีข้อยกเว้น คำนวณภาษี 2,000 บวก 2,000 บาทก่อนเครดิตที่ใช้ได้ ค่าใช้จ่ายโครงการไม่ลดฐานนี้ ยื่น ภ.ง.ด.55 ตามกำหนดปกติภายใน 150 วันหลังสิ้นรอบ และตรวจหน้าที่ภาษีประเภทอื่นแยกกัน

จัดปฏิทินแยกงานรายงานต่อนายทะเบียน งานอนุมัติภายใน และแบบภาษี โดยตรวจข้อบังคับและกฎที่ใช้กับองค์กรแต่ละประเภท สมาคมมีการประชุมใหญ่สมาชิกตามกรอบที่เกี่ยวข้อง ส่วนมูลนิธิใช้มติคณะกรรมการและรายงานตามหน้าที่ของมูลนิธิ ไม่ควรสร้างที่ประชุมใหญ่สมาชิกให้มูลนิธิขึ้นมาแทน จัดทำบัญชีรับจ่าย รายการทรัพย์สิน หนี้สิน ผลดำเนินโครงการ และยอดเงินที่มีเงื่อนไขผู้บริจาค พร้อมตรวจว่าต้องมีรายงานผู้สอบบัญชีหรือเอกสารประกอบรูปแบบใด เก็บรายงานการประชุมและหลักฐานนำส่งไว้ให้ตามรอยได้ ภ.ง.ด.55 เป็นหน้าที่อีกส่วนหนึ่งสำหรับองค์กรที่อยู่ในข่าย แม้ปีนั้นไม่มีภาษีต้องชำระก็ไม่ควรสรุปเองว่าไม่มีแบบต้องยื่น และอย่านำเส้นตายยื่นงบของบริษัทกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้ามาใช้กับทุกองค์กร

นำข้อบังคับฉบับที่จดทะเบียนอยู่มาเทียบกับร่างใหม่ทีละข้อ ระบุผลต่อวัตถุประสงค์ การใช้ทรัพย์สิน อำนาจกรรมการ และสิทธิสมาชิกก่อนจัดประชุม สมาคมต้องตรวจเรื่องการแจ้งประชุม องค์ประชุม และมติสมาชิก ส่วนมูลนิธิต้องตรวจอำนาจคณะกรรมการและข้อจำกัดตามกฎหมายเกี่ยวกับการแก้ไขข้อบังคับ หลังมีมติให้ยื่นต่อนายทะเบียนตามกระบวนการที่กำหนด อย่าถือว่าวันลงมติทำให้ทุกการแก้ไขใช้ได้ทันที เก็บฉบับเปรียบเทียบ รายงานประชุม และหลักฐานรับจดทะเบียนเป็นชุดเดียว เมื่อเรื่องมีผลแล้วจึงปรับคำสั่งจ่ายเงิน อำนาจธนาคาร และทะเบียนข้อมูลอื่นให้ตรงกัน หากแก้ชื่อหรือวัตถุประสงค์ ต้องตรวจว่ากระทบรายชื่อสาธารณกุศล ข้อตกลงผู้ให้ทุน หรือใบอนุญาตกิจกรรมเฉพาะหรือไม่

แยกให้ชัดว่าเป็นองค์กรไทยที่รับทุนจากต่างประเทศ หรือเป็นองค์การต่างประเทศที่เข้ามาดำเนินงาน เพราะกระบวนการและการอนุญาตอาจต่างกัน การตั้งนิติบุคคลไทยไม่ได้ทำให้กิจกรรมของผู้ให้ทุนหรือเจ้าหน้าที่ต่างประเทศได้รับอนุญาตทั้งหมด จัดเก็บสัญญาทุน เงื่อนไขโครงการ เอกสารผู้โอน และหลักฐานอัตราแลกเปลี่ยนเพื่อกระทบยอดรับเงิน แยกเงินที่ต้องคืนเมื่อไม่ทำตามเงื่อนไขออกจากรายรับที่รับรู้ได้แล้ว หากมีการจ่ายค่าจ้างหรือค่าบริการข้ามประเทศ ต้องวิเคราะห์ถิ่นที่อยู่ทางภาษี แหล่งเงินได้ และอนุสัญญาที่เกี่ยวข้องเป็นรายรายการ บุคลากรต่างชาติยังต้องตรวจสิทธิพำนักและการทำงานของตนเอง แม้ทำงานโดยไม่มีค่าตอบแทน ส่วนการมีผู้ให้ทุนต่างชาติไม่ใช่เหตุให้เงินทุกประเภทได้รับยกเว้นภาษี

ก่อนโอนทรัพย์สินต้องตรวจเหตุเลิก อำนาจลงมติ และขั้นตอนชำระบัญชีที่ใช้กับนิติบุคคลนั้น จัดบัญชีทรัพย์สิน หนี้ เจ้าหนี้ ลูกจ้าง และเงินโครงการที่ยังมีข้อผูกพัน แล้วกันเงินสำหรับชำระภาระตามกฎหมายและสัญญา ทรัพย์สินคงเหลือไม่ควรถูกแบ่งคืนผู้ก่อตั้งหรือกรรมการเหมือนคืนทุนบริษัท การจัดสรรต้องเป็นไปตามข้อบังคับและบทกฎหมายของสมาคมหรือมูลนิธิ รวมถึงกระบวนการกำหนดผู้รับเมื่อไม่สามารถดำเนินตามข้อบังคับได้ ควรตรวจสิทธิผู้รับและเงื่อนไขผู้บริจาคก่อนส่งมอบ ที่ประชุมหรือกรรมการไม่ควรเลือกผู้รับตามความสะดวกเพียงอย่างเดียว งานปิดบัญชียังรวมแบบภาษี ค่าจ้างงวดสุดท้าย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย การแจ้งออกประกันสังคม และการเก็บเอกสารหลังเลิกองค์กร ไม่ใช่หยุดกิจกรรมแล้วถือว่าภาระสิ้นสุด