เงินกู้ยืม ดอกเบี้ย และธุรกรรมระหว่างบริษัทในเครือ

สิ่งแรกคือต้องตัดสินใจให้ชัดว่าเงินก้อนนั้นเป็นหนี้ที่บริษัทต้องคืน หรือเป็นการเพิ่มทุน สองทางนี้ให้ผลต่างกันมากทั้งงบดุลและภาษี ถ้าเป็นหนี้ ให้ตั้งเป็นเจ้าหนี้กรรมการพร้อมทำหนังสือสัญญาระบุวันที่ จำนวน เงื่อนไขการคืน และอัตราดอกเบี้ยหากมี ถ้าตั้งใจให้เป็นทุนต้องผ่านมติที่ประชุมและจดทะเบียนเพิ่มทุนตามขั้นตอน สิ่งที่ควรเลี่ยงคือปล่อยยอดค้างในบัญชีพักหลายปีโดยไม่มีเอกสารรองรับ เพราะเมื่อถูกสอบถามภายหลังจะอธิบายที่มาของเงินได้ยาก

ในทางปฏิบัติการให้ยืมโดยไม่คิดผลตอบแทนใด ๆ มักถูกตั้งคำถามว่าเหตุใดจึงต่างจากเงื่อนไขที่คู่ค้าทั่วไปจะยอมรับ เจ้าหน้าที่มีอำนาจประเมินรายได้ดอกเบี้ยตามอัตราที่ควรจะเป็นได้ ทางที่ปลอดภัยกว่าคือกำหนดอัตราที่อ้างอิงจากต้นทุนเงินกู้ของกลุ่มหรืออัตราที่สถาบันการเงินเสนอในช่วงเวลานั้น แล้วเก็บหลักฐานการเปรียบเทียบไว้ หากมีเหตุผลทางธุรกิจที่ทำให้อัตราต่ำเป็นพิเศษ เช่น ระยะเวลาสั้นมากหรือมีหลักประกันเต็มจำนวน ให้บันทึกเหตุผลนั้นไว้เป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมกับสัญญา

การจ่ายดอกเบี้ยให้นิติบุคคลในประเทศโดยทั่วไปอยู่ในข่ายต้องหักและนำส่งพร้อมออกหนังสือรับรองให้ผู้รับ ส่วนการจ่ายออกไปต่างประเทศจะมีชุดกฎอีกชั้นหนึ่งและอาจได้อัตราที่ลดลงหากมีอนุสัญญาภาษีซ้อนกับประเทศผู้รับ พร้อมหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษี จุดที่ผิดพลาดบ่อยคือคิดดอกเบี้ยทบยอดปลายปีทีเดียวแล้วลืมว่าหน้าที่หักภาษีเกิดเมื่อจ่ายหรือเมื่อครบกำหนดตามสัญญา ทำให้ยื่นแบบล่าช้าและเกิดเบี้ยปรับโดยไม่จำเป็น ควรกำหนดวันชำระดอกเบี้ยไว้ในสัญญาให้ตรงกับรอบยื่นแบบรายเดือน

ต้องมีเกณฑ์ปันส่วนที่อธิบายได้และใช้ต่อเนื่อง เช่น จำนวนพนักงาน พื้นที่ใช้สอย ยอดขาย หรือชั่วโมงงานที่ทีมส่วนกลางใช้กับแต่ละบริษัท เกณฑ์ที่เลือกควรสอดคล้องกับลักษณะของค่าใช้จ่ายนั้นจริง ๆ ไม่ใช่หารเท่ากันทุกบริษัทเพื่อความสะดวก เอกสารที่ควรมีคือข้อตกลงให้บริการระหว่างกัน ตารางคำนวณการปันส่วนของแต่ละงวด และหลักฐานว่างานนั้นเกิดขึ้นและเป็นประโยชน์ต่อผู้รับ นอกจากนี้ยังต้องพิจารณาว่าการเรียกเก็บนั้นเข้าข่ายให้บริการที่ต้องออกใบกำกับภาษีหรือไม่

กฎหมายกำหนดให้กิจการที่มีความสัมพันธ์กันและมีรายได้ถึงเกณฑ์ที่ประกาศไว้ต้องยื่นรายงานข้อมูลธุรกรรมระหว่างกันพร้อมแบบแสดงรายการภาษีประจำปี เกณฑ์รายได้และรายละเอียดที่ต้องกรอกเป็นเรื่องที่ปรับปรุงได้ จึงควรตรวจประกาศฉบับล่าสุดของกรมสรรพากรก่อนปิดงบทุกปี สิ่งที่ช่วยได้มากคือระหว่างปีให้แยกรหัสบัญชีสำหรับคู่ค้าที่เป็นบริษัทในเครือไว้ตั้งแต่ต้น เมื่อถึงเวลากรอกรายงานจะดึงยอดได้ทันทีแทนที่จะต้องไล่ใบสำคัญย้อนหลังทั้งปี

การรวมเงินสดไว้ที่บริษัทหนึ่งเพื่อบริหารสภาพคล่องทำได้ แต่ทุกครั้งที่เงินเคลื่อนย้ายระหว่างนิติบุคคลถือเป็นรายการระหว่างกันที่ต้องมีเอกสารรองรับ ไม่ใช่การโอนภายในกิจการเดียว ควรมีข้อตกลงกลางที่ระบุว่าใครเป็นผู้บริหารเงิน คิดผลตอบแทนกันอย่างไร วงเงินสูงสุดของแต่ละบริษัทเท่าใด และคืนเงินภายในกี่วัน จากนั้นต้องกระทบยอดลูกหนี้เจ้าหนี้ระหว่างกันทุกเดือนให้ตรงทั้งสองฝั่ง เพราะยอดที่ไม่ตรงกันระหว่างงบของสองบริษัทในกลุ่มคือสัญญาณที่ผู้สอบบัญชีจะหยิบขึ้นมาถามทันที

ฝั่งลูกหนี้ที่ได้รับการปลดหนี้มักต้องรับรู้เป็นรายได้ในงวดที่ปลดหนี้ ซึ่งอาจไปหักล้างขาดทุนสะสมและทำให้มีภาระภาษีเกิดขึ้นแม้ไม่มีเงินสดเข้ามา ส่วนฝั่งเจ้าหนี้การตัดหนี้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีมีเงื่อนไขเข้มงวดเรื่องการติดตามทวงถามและหลักฐานว่าลูกหนี้ไม่มีความสามารถชำระ ก่อนตัดสินใจควรเปรียบเทียบกับทางเลือกอื่น เช่น แปลงหนี้เป็นทุน หรือขยายกำหนดชำระพร้อมปรับเงื่อนไขดอกเบี้ย แล้วประเมินผลกระทบทั้งสองบริษัทพร้อมกันก่อนลงมือ

โครงสร้างที่พึ่งพาหนี้จากผู้ถือหุ้นมากเกินสัดส่วนทุนมักถูกมองว่าเป็นการจัดโครงสร้างเพื่อสร้างดอกเบี้ยเป็นค่าใช้จ่าย แทนที่จะให้ผลตอบแทนในรูปเงินปันผลที่หักภาษีไม่ได้ ความเสี่ยงคือดอกเบี้ยบางส่วนอาจถูกโต้แย้งการนำมาหักเป็นรายจ่าย นอกจากนี้ยังกระทบอัตราส่วนหนี้สินต่อทุนที่ธนาคารและคู่ค้าใช้ประเมิน ทางแก้ที่ทำได้คือทยอยแปลงหนี้บางส่วนเป็นทุน หรือจัดหาเงินกู้จากสถาบันการเงินภายนอกเพื่อให้โครงสร้างเงินทุนสมดุลขึ้น พร้อมเก็บเอกสารแสดงเหตุผลทางธุรกิจของทุกก้อน

การค้ำประกันมีมูลค่าทางเศรษฐกิจ เพราะทำให้ผู้กู้ได้วงเงินหรืออัตราที่ดีกว่าที่จะได้ด้วยตัวเอง ในทางปฏิบัติจึงควรพิจารณาเรียกเก็บค่าธรรมเนียมในระดับที่สมเหตุสมผล โดยอ้างอิงจากส่วนต่างอัตราดอกเบี้ยที่ประหยัดได้ หรือค่าธรรมเนียมที่สถาบันการเงินคิดสำหรับการค้ำประกันลักษณะเดียวกัน เอกสารที่ควรเก็บคือหนังสือค้ำประกัน ใบเสนออัตราของธนาคารทั้งกรณีมีและไม่มีผู้ค้ำ และวิธีคำนวณค่าธรรมเนียม หากตัดสินใจไม่เรียกเก็บ ควรบันทึกเหตุผลไว้ล่วงหน้าแทนที่จะไปอธิบายตอนถูกตรวจ

ชุดเอกสารที่ถูกขอเกือบทุกครั้งคือผังโครงสร้างการถือหุ้นที่เป็นปัจจุบัน รายชื่อกิจการที่เกี่ยวข้องกันพร้อมความสัมพันธ์ สัญญาทุกฉบับที่ยังมีผล ตารางเคลื่อนไหวยอดคงเหลือระหว่างกันตลอดปี หนังสือยืนยันยอดจากอีกฝ่าย และรายละเอียดการคำนวณดอกเบี้ยหรือค่าบริการ ทีมบัญชีที่เตรียมแฟ้มนี้ไว้ตั้งแต่ระหว่างปีจะปิดงบได้เร็วกว่ามาก วิธีที่ได้ผลคือกำหนดให้ทุกครั้งที่มีการโอนเงินระหว่างบริษัทต้องแนบเอกสารอ้างอิงทันที ไม่ปล่อยให้กลายเป็นงานค้นย้อนหลังตอนใกล้กำหนดส่งงบ