จ่ายเงินออกไปต่างประเทศ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และแบบ ภ.ง.ด.54

หลักที่ใช้ตัดสินคือเงินได้นั้นถือว่ามีแหล่งเงินได้ในประเทศไทยหรือไม่ และผู้รับเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศซึ่งมิได้ประกอบกิจการในไทยหรือไม่ ถ้าเข้าเงื่อนไขทั้งสองข้อ ผู้จ่ายในไทยมีหน้าที่หักภาษีจากยอดที่จ่ายก่อนโอนเงินออก ประเภทเงินได้ที่พบบ่อยได้แก่ ค่าบริการทางวิชาชีพและค่าที่ปรึกษา ค่าสิทธิในเครื่องหมายการค้าหรือซอฟต์แวร์ ดอกเบี้ยเงินกู้ ค่าเช่าทรัพย์สิน และเงินปันผลที่จ่ายให้ผู้ถือหุ้นต่างชาติ สิ่งที่มักเข้าใจผิดคือการคิดว่าถ้าคู่สัญญาทำงานอยู่นอกประเทศแล้วจะไม่เข้าข่าย ทั้งที่หลักพิจารณาคือผู้จ่ายและประโยชน์ที่เกิดขึ้นอยู่ในไทย ไม่ใช่สถานที่นั่งทำงานของผู้รับเพียงอย่างเดียว จึงควรตรวจสัญญาทุกฉบับก่อนโอนเงิน มิใช่ตรวจย้อนหลังตอนปิดงบ

ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 70 อัตราทั่วไปคือร้อยละ 15 ของยอดเงินได้ที่จ่าย สำหรับเงินได้หลายประเภทรวมถึงค่าบริการ ค่าสิทธิ ดอกเบี้ย และค่าเช่า ส่วนเงินปันผลใช้อัตราร้อยละ 10 อัตราเหล่านี้คำนวณจากยอดก่อนหักค่าใช้จ่าย ไม่ใช่จากกำไรของผู้รับ อย่างไรก็ดี หากประเทศของผู้รับมีอนุสัญญาเพื่อการเว้นการเก็บภาษีซ้อนกับประเทศไทย และผู้รับมีคุณสมบัติตามอนุสัญญานั้น อัตราอาจลดลงหรือได้รับยกเว้นเฉพาะเงินได้บางประเภท จุดที่ต้องระวังคือการใช้อัตราตามอนุสัญญาโดยยังไม่มีหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษีของผู้รับ เพราะหากภายหลังพิสูจน์สิทธิไม่ได้ ผู้จ่ายจะเป็นผู้รับผิดในส่วนที่หักขาดพร้อมเงินเพิ่ม แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือขอเอกสารให้ครบก่อนจ่าย หรือหักในอัตราตามกฎหมายภายในไว้ก่อนแล้วจึงดำเนินการขอคืนตามขั้นตอน

กรณีนี้เรียกว่าการรับภาระภาษีแทน ผู้จ่ายต้องคำนวณย้อนกลับเพื่อหายอดเงินได้ก่อนหักภาษี แล้วจึงคำนวณภาษีจากยอดนั้น ตัวอย่างเช่นตกลงโอนสุทธิ 100,000 บาท ที่อัตราร้อยละ 15 ยอดเงินได้ที่ต้องใช้เป็นฐานคือ 100,000 หารด้วย 0.85 เท่ากับ 117,647.06 บาท และภาษีที่ต้องนำส่งคือ 17,647.06 บาท การนำ 15 เปอร์เซ็นต์ไปคูณกับ 100,000 ตรง ๆ จะทำให้นำส่งขาดทันที ซึ่งเป็นข้อผิดพลาดที่พบมากที่สุดในรายการประเภทนี้ ในทางบัญชี ภาษีส่วนที่บริษัทรับภาระแทนถือเป็นต้นทุนของรายการนั้นและบันทึกรวมกับค่าใช้จ่ายหลัก ส่วนในทางภาษี ต้องพิจารณาว่ารายจ่ายดังกล่าวเกี่ยวเนื่องกับกิจการโดยตรงหรือไม่ ดังนั้นการเขียนสัญญาให้ชัดว่าฝ่ายใดรับภาระภาษีจึงสำคัญไม่น้อยกว่าการตกลงราคา

แบบ ภ.ง.ด.54 ใช้นำส่งภาษีที่หักไว้จากการจ่ายเงินได้ไปต่างประเทศ กำหนดยื่นภายในเจ็ดวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่จ่ายเงิน การยื่นทางระบบออนไลน์ของกรมสรรพากรจะได้ขยายกำหนดออกไปอีกแปดวัน ตามประกาศที่มีผลบังคับในช่วงเวลานั้น จึงควรตรวจสอบกำหนดเวลาที่ประกาศล่าสุดก่อนวางแผนการยื่นทุกครั้ง สิ่งที่ต้องกรอกให้ตรงคือชื่อและที่อยู่ผู้รับในต่างประเทศ ประเทศถิ่นที่อยู่ ประเภทเงินได้ ยอดเงินได้ อัตราและจำนวนภาษี รวมถึงระบุว่าใช้สิทธิตามอนุสัญญาหรือไม่ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการรวมหลายรายการที่มีอัตราต่างกันไว้ในบรรทัดเดียว ทำให้ยอดภาษีไม่สอดคล้องกับอัตราที่แสดง เมื่อระบบตรวจพบจะกลายเป็นรายการที่ต้องชี้แจง ควรแยกบรรทัดตามประเภทเงินได้และอัตราเสมอ

เพราะการรับบริการจากผู้ประกอบการในต่างประเทศแล้วนำบริการนั้นมาใช้ในราชอาณาจักร ถือเป็นการนำเข้าบริการซึ่งอยู่ในบังคับภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยกฎหมายกำหนดให้ผู้จ่ายเงินเป็นผู้นำส่งภาษีแทนในอัตราร้อยละ 7 ของยอดที่จ่าย ผ่านแบบ ภ.พ.36 ภายในเจ็ดวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่จ่าย ประเด็นที่ทำให้สับสนคือรายการเดียวกันอาจต้องยื่นสองแบบพร้อมกัน คือ ภ.ง.ด.54 สำหรับภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ ภ.พ.36 สำหรับภาษีมูลค่าเพิ่มนำส่ง ทั้งสองแบบใช้ฐานเดียวกันแต่คนละภาษี ข่าวดีคือภาษีที่นำส่งตาม ภ.พ.36 สามารถใช้เป็นภาษีซื้อในเดือนถัดไปได้ หากบริการนั้นเกี่ยวเนื่องกับกิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยต้องเก็บใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากรไว้เป็นหลักฐานประกอบการใช้เครดิต

การจำแนกขึ้นอยู่กับสิ่งที่ผู้จ่ายได้รับตามสัญญา ถ้าได้รับสิทธิในการใช้ ทำซ้ำ ดัดแปลง หรือนำไปให้ผู้อื่นใช้ต่อ ลักษณะนั้นใกล้เคียงค่าสิทธิ แต่ถ้าเป็นเพียงการใช้งานระบบสำเร็จรูปในฐานะผู้ใช้ปลายทาง โดยไม่ได้รับสิทธิในทรัพย์สินทางปัญญาใด ๆ และผู้ให้บริการยังคงควบคุมระบบทั้งหมด ลักษณะนั้นใกล้เคียงค่าบริการมากกว่า การจำแนกมีผลโดยตรงต่ออัตราตามอนุสัญญา เพราะหลายฉบับกำหนดอัตราสำหรับค่าสิทธิไว้เฉพาะ ขณะที่กำไรจากธุรกิจอาจไม่ถูกเก็บภาษีในไทยหากผู้รับไม่มีสถานประกอบการถาวร วิธีลดความเสี่ยงคือเก็บสัญญาฉบับเต็ม ใบแจ้งหนี้ที่ระบุลักษณะบริการชัดเจน และบันทึกเหตุผลการจำแนกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เพราะเมื่อถูกสอบถามภายหลัง เอกสารที่จัดทำไว้ตั้งแต่ต้นมีน้ำหนักกว่าคำอธิบายที่เขียนขึ้นภายหลังมาก

เอกสารนี้ออกโดยหน่วยงานภาษีของประเทศผู้รับ และต้องระบุอย่างน้อยว่าผู้รับเป็นผู้มีถิ่นที่อยู่เพื่อการเสียภาษีในประเทศนั้นตามความหมายของอนุสัญญา พร้อมระบุปีภาษีที่ครอบคลุม ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับ และวันที่ออกเอกสาร ควรขอฉบับที่ครอบคลุมรอบระยะเวลาที่มีการจ่ายเงินจริง ไม่ใช่ฉบับของปีก่อนหน้าซึ่งใช้ยันสิทธิไม่ได้ นอกจากนี้ควรเก็บเอกสารประกอบอื่นไว้ด้วย ได้แก่ สัญญา ใบแจ้งหนี้ หลักฐานการโอนเงินจากธนาคาร และคำชี้แจงว่าเหตุใดผู้รับจึงเป็นเจ้าของเงินได้ที่แท้จริง เพราะอนุสัญญาส่วนใหญ่ให้สิทธิเฉพาะแก่ผู้เป็นเจ้าของผลประโยชน์ ไม่ใช่ผู้รับเงินแทน หากเอกสารเป็นภาษาอื่นที่ไม่ใช่อังกฤษ ควรจัดทำคำแปลไว้ล่วงหน้าเพื่อไม่ให้เสียเวลาระหว่างการตรวจสอบ

ต้องดูว่าเป็นการคืนเงินทดรองที่บริษัทแม่ออกแทนจริง หรือเป็นค่าตอบแทนการให้บริการที่แฝงมาในรูปของการเรียกเก็บคืน หากเป็นการทดรองจ่ายแทนอย่างแท้จริง เช่น บริษัทแม่ชำระค่าตั๋วเครื่องบินให้พนักงานของบริษัทลูกแล้วเรียกเก็บตามจำนวนที่จ่ายจริงโดยไม่บวกส่วนเพิ่ม พร้อมแนบใบเสร็จของผู้ขายรายเดิม ลักษณะนี้ไม่ใช่เงินได้ของบริษัทแม่จึงไม่มีภาระหัก ณ ที่จ่าย แต่ถ้ามีการบวกค่าดำเนินการ ปันส่วนต้นทุนพนักงานที่ให้บริการ หรือเรียกเก็บเป็นค่าบริหารจัดการรวม ส่วนนั้นถือเป็นค่าบริการซึ่งเข้าข่ายต้องหักภาษี หลักฐานที่ต้องเตรียมคือสัญญาแบ่งปันต้นทุน วิธีปันส่วนที่ใช้ ใบเสร็จต้นทางของบุคคลภายนอก และตารางกระทบยอดที่แสดงว่าจำนวนที่เรียกเก็บเท่ากับต้นทุนจริง

ผู้จ่ายเงินในไทยเป็นผู้รับผิดร่วมในภาษีที่หักขาด ไม่ใช่ผู้รับในต่างประเทศ ซึ่งเป็นเหตุผลที่ความผิดพลาดประเภทนี้มีต้นทุนสูงเสมอ เมื่อนำส่งล่าช้าจะมีเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 1.5 ต่อเดือนหรือเศษของเดือนของเงินภาษีที่ต้องนำส่ง นับแต่วันพ้นกำหนดจนถึงวันนำส่ง และอาจมีค่าปรับอาญาสำหรับการไม่ยื่นแบบตามกำหนดอีกส่วนหนึ่ง สิ่งที่ทำให้ยอดบานปลายคือรายการที่จ่ายทุกเดือนต่อเนื่องหลายปีโดยไม่เคยหักเลย เมื่อถูกตรวจพบจะถูกประเมินย้อนหลังทั้งชุดพร้อมเงินเพิ่มสะสม การป้องกันที่ได้ผลคือตั้งจุดตรวจไว้ที่ขั้นตอนอนุมัติการโอนเงินออกต่างประเทศ โดยกำหนดว่าธุรกรรมจะผ่านได้ต่อเมื่อระบุประเภทเงินได้ อัตราภาษี และเลขที่แบบที่จะใช้ยื่นไว้แล้ว

เริ่มจากจัดทำทะเบียนคู่ค้าต่างประเทศที่บันทึกชื่อ ประเทศ ประเภทเงินได้ตามสัญญา อัตราภาษีภายในประเทศ อัตราตามอนุสัญญาถ้าใช้สิทธิ และสถานะเอกสารรับรองถิ่นที่อยู่พร้อมวันหมดอายุ ทะเบียนนี้ทำให้ไม่ต้องวินิจฉัยใหม่ทุกครั้งที่มีการจ่าย ขั้นต่อไปคือผูกทะเบียนเข้ากับใบขออนุมัติโอนเงิน เพื่อให้ฝ่ายการเงินเห็นอัตราที่ต้องหักตั้งแต่ก่อนกดโอน จากนั้นกำหนดปฏิทินปิดงวดที่ระบุวันจัดทำ ภ.ง.ด.54 และ ภ.พ.36 ไว้คู่กัน เพราะสองแบบนี้มักถูกลืมพร้อมกัน สุดท้ายควรกระทบยอดรายเดือนระหว่างยอดโอนเงินออกในสมุดธนาคารกับยอดที่ปรากฏในแบบทั้งสอง ผลต่างทุกบรรทัดต้องมีคำอธิบาย วิธีนี้ทำให้ตรวจพบรายการที่ตกหล่นภายในเดือนเดียว แทนที่จะพบเมื่อถูกเรียกตรวจในอีกสามปีข้างหน้า