ปลายปีและข้อควรระวังทั่วไป

หลักๆ คือเก็บใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรอบเดือนธันวาคมให้ครบ นับสินค้าคงเหลือจริง ณ วันสิ้นปี ทบทวนลูกหนี้ค้างชำระและตั้งสำรองหนี้เสีย ตรวจสินทรัพย์และค่าเสื่อม ตัดค่าใช้จ่ายค้างจ่ายและรายได้รับล่วงหน้า กระทบยอดธนาคารทุกบัญชี และรวบรวมสัญญาสำคัญที่มีผลข้ามปี ยิ่งเตรียมเร็วผู้สอบบัญชีก็ทำงานเร็วและค่าตรวจสอบย่อมถูกลง

งบการเงินต้องผ่านการอนุมัติจากที่ประชุมผู้ถือหุ้นภายในสี่เดือนหลังวันสิ้นปีบัญชี และยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในหนึ่งเดือนหลังอนุมัติ รวมแล้วไม่เกินห้าเดือนจากสิ้นปี ส่วน ภ.ง.ด.50 ต้องยื่นต่อสรรพากรภายในหนึ่งร้อยห้าสิบวันหลังสิ้นรอบบัญชี การยื่นช้าแต่ละหน่วยงานมีค่าปรับแยกกันและซ้อนกันได้

ผิด ภ.ง.ด.51 เป็นแบบประมาณการกำไรสุทธิทั้งปี บริษัททุกแห่งต้องยื่นภายในสองเดือนหลังครบหกเดือนของรอบบัญชี แม้ประมาณการจะขาดทุนก็ต้องยื่น ไม่ยื่นมีโทษปรับสองพันบาทและอาจมีเบี้ยปรับอาญา และถ้าประมาณการต่ำกว่ากำไรจริงเกินยี่สิบห้าเปอร์เซ็นต์โดยไม่มีเหตุผล ต้องเสียเงินเพิ่มยี่สิบเปอร์เซ็นต์ของภาษีที่ขาดไป

จำเป็นสำหรับกิจการที่มีสินค้าคงเหลือ เพราะยอดสินค้าปลายงวดส่งผลตรงต่อต้นทุนขายและกำไร ผู้สอบบัญชีต้องเห็นหลักฐานการนับจริง ไม่เช่นนั้นอาจมีข้อสังเกตในรายงาน ส่วนสรรพากรสามารถประเมินต้นทุนขายเองถ้าตัวเลขไม่น่าเชื่อถือ ควรแช่แข็งการรับส่งสินค้าระหว่างนับ ถ่ายรูปกองสินค้า และให้ผู้นับลงชื่อกำกับทุกแผ่น

ได้และต้องลง ตามหลักเกณฑ์คงค้างรายจ่ายเป็นของปีที่เกิดผลประโยชน์ ไม่ใช่ปีที่จ่ายเงิน เช่น ค่าไฟเดือนธันวาคมที่ใบแจ้งหนี้มาถึงมกราคม เงินเดือนธันวาคมที่จ่ายต้นมกราคม และดอกเบี้ยเงินกู้ที่ค้างชำระ ทั้งหมดต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่ายของปีนี้ ไม่ลงเท่ากับกำไรปีนี้สูงเกินจริงและเสียภาษีเกินควร

ทางบัญชีไม่ใช่ เงินมัดจำที่ยังไม่ได้ส่งมอบสินค้าหรือบริการเป็นรายได้รับล่วงหน้า ซึ่งเป็นหนี้สิน ไม่ใช่รายได้ แต่ทางภาษีมูลค่าเพิ่มอาจเกิดทันทีถ้าออกใบแจ้งหนี้หรือรับเงินแล้ว ต้องยื่น VAT ของเดือนที่รับ ส่วนภาษีเงินได้นิติบุคคลตามหลักเกณฑ์คงค้าง ควรสอบถามผู้ทำบัญชีก่อนออกใบแจ้งหนี้ปลายปีเพราะจุดนี้เป็นจุดที่พลาดกันบ่อยที่สุด

เงินให้กู้ยืมแก่กรรมการโดยไม่มีดอกเบี้ยหรือดอกเบี้ยต่ำกว่าอัตราตลาด สรรพากรอาจประเมินดอกเบี้ยที่ควรได้รับเป็นรายได้บริษัท และยอดที่กรรมการเบิกใช้โดยไม่มีสัญญากู้ที่ชัดเจนเสี่ยงถูกมองเป็นเงินได้พึงประเมินของกรรมการ ควรทำสัญญากู้เป็นลายลักษณ์อักษร กำหนดดอกเบี้ยและกำหนดชำระคืน และผ่านมติคณะกรรมการทุกครั้ง

ต้องมีกำไรสะสมจริงตามงบที่ผ่านการสอบบัญชี จัดสรรเงินสำรองตามกฎหมายไม่น้อยกว่าห้าเปอร์เซ็นต์ของกำไรสุทธิจนถึงสิบเปอร์เซ็นต์ของทุนจดทะเบียน ผ่านมติที่ประชุม หักภาษี ณ ที่จ่ายสิบเปอร์เซ็นต์จากผู้ถือหุ้นทุกราย และยื่น ภ.ง.ด.2 พร้อมนำส่งภายในเจ็ดวันของเดือนถัดจากเดือนที่จ่าย จ่ายปันผลโดยไม่มีกำไรสะสมถือเป็นการจ่ายผิดกฎหมาย

ถ้ามีข้อผูกพันชัดเจนภายในสิ้นปี เช่น ประกาศเป็นลายลักษณ์อักษรหรือผ่านมติว่าจะจ่าย และจ่ายจริงภายในระยะเวลาที่เหมาะสม หักเป็นรายจ่ายของปีที่ประกาศได้ แต่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและประกันสังคมในเดือนที่จ่ายจริง ถ้าเป็นเพียงความตั้งใจโดยไม่มีหลักฐานข้อผูกพัน ต้องเป็นรายจ่ายของปีที่จ่าย ควรออกหนังสือแจ้งโบนัสก่อนสิ้นปีเสมอ

ให้ทำการนับและตรวจสภาพสินทรัพย์จริงทั้งหมด เทียบกับทะเบียนเดิม ตัดสินทรัพย์ที่ชำรุด สูญหาย หรือขายไปแล้วออกจากบัญชีพร้อมหลักฐานการจำหน่าย เพิ่มสินทรัพย์ที่ซื้อแต่ไม่เคยลงทะเบียน และทบทวนอัตราค่าเสื่อมว่าสอดคล้องอายุการใช้งานจริง สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตนแต่ยังตัดค่าเสื่อมอยู่คือระเบิดเวลาตอนถูกตรวจสอบ

กระทบยอดภาษีขายและภาษีซื้อในบัญชีกับแบบ ภ.พ.30 ทั้งสิบสองเดือน ตรวจใบกำกับภาษีขาด เกิน และซ้ำ ดูภาษีซื้อที่ยังไม่ได้ใช้ว่าอยู่ในกรอบหกเดือนหรือไม่ ทบทวนรายการที่ได้รับยกเว้น VAT ว่าแยกรายได้ถูก และสำหรับกิจการที่มีทั้งกิจการต้องเสียและยกเว้น ให้ตรวจการปันส่วนภาษีซื้อร่วมอีกครั้งก่อนปิดปี

กฎหมายกำหนดให้ออกหนังสือรับรองให้ผู้ถูกหักทันทีที่หักภาษี การค้างออกเป็นกองตอนปลายปีเสี่ยงผิดกฎหมายและทำให้ผู้ถูกหักเครดิตภาษีไม่ได้ ปลายปีจึงเป็นโอกาสดีที่จะไล่ออกให้ครบทุกฉบับ โดยเฉพาะค่าเช่า ค่าบริการ และดอกเบี้ย ระบบ e-Withholding ของสรรพากรช่วยให้ออกย้อนหลังและเก็บสำเนาได้ง่ายขึ้นมาก

ตรวจว่าจำนวนพนักงานที่แจ้งเข้าแจ้งออกตรงกับความจริง ยอดเงินสมทบทั้งสิบสองเดือนตรงกับเงินเดือนที่จ่ายจริง และไม่มีพนักงานที่ทำงานจริงแต่ไม่ได้ขึ้นทะเบียน เพราะเป็นเรื่องผิดกฎหมายทันทีและเสี่ยงถูกตรวจสอบย้อนหลัง ช่วงปลายปียังควรเตรียมแบบ ปว.1 และข้อมูลค่าจ้างปีสำหรับการยื่นภาษีเงินได้บุคคลของพนักงานด้วย

ส่วนสมทบของนายจ้างที่จ่ายเข้ากองทุนตามกฎหมาย หักเป็นรายจ่ายได้ไม่เกินสิบห้าเปอร์เซ็นต์ของค่าจ้าง ต้องมั่นใจว่าโอนเข้ากองทุนจริงภายในสิ้นปี ถ้าแค่ตั้งค้างจ่ายแต่ไม่โอนจะหักไม่ได้ และต้องตรวจว่าบริษัทจัดทำบัญชีแยกส่วนของกองทุนถูกต้อง เงินสมทบที่จ่ายเกินเพดานต้องบวกกลับตอนคำนวณภาษี

รวบรวมสัญญา ใบแจ้งหนี้ และหลักฐานการชำระเงินของทุกรายการกับบริษัทในเครือ กรรมการ และผู้ถือหุ้นใหญ่ พร้อมเหตุผลเชิงธุรกิจและราคาที่เทียบกับตลาดได้ ผู้สอบบัญชีต้องเปิดเผยรายการเหล่านี้ในงบการเงิน และสรรพากรให้ความสนใจเป็นพิเศษ ธุรกรรมที่ไม่มีเอกสารมักถูกประเมินเป็นการจ่ายเงินได้ปลอมหรือโอนผลประโยชน์

หลักเกณฑ์คงค้างดูที่การโอนความเสี่ยงและผลประโยชน์ โดยทั่วไปคือเมื่อส่งมอบสินค้าหรือให้บริการแล้วเสร็จ ดังนั้นถ้าส่งของมกราคม รายได้เป็นของปีหน้าแม้ออกใบแจ้งหนี้ธันวาคม ต้องตัดออกจากรายได้ปีนี้ จุดตัดรอบปีแบบนี้เป็นสิ่งแรกที่ผู้สอบบัญชีสุ่มตรวจ ควรมีเอกสารการส่งมอบที่ลงวันที่ชัดเจนรองรับทุกรายการใกล้สิ้นปี

ขาดทุนทางภาษียกไปหักกำไรได้ห้าปีบัญชีถัดไป ปลายปีควรทบทวนทะเบียนขาดทุนสะสมว่าเหลือปีไหนบ้างและหมดอายุเมื่อไร เพราะใช้ย้อนหลังไม่ได้เลยถ้าพ้นห้าปี ขาดทุนทางบัญชีกับขาดทุนทางภาษีไม่เท่ากันเสมอ จึงต้องมีตารางกระทบยอดแยกไว้ และอย่าลืมว่าการขาดทุนต่อเนื่องหลายปีเป็นสัญญาณเสี่ยงที่สรรพากรใช้คัดเลือกตรวจสอบ

บังคับตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ต้องจัดภายในสี่เดือนหลังสิ้นปีบัญชีเพื่ออนุมัติงบการเงิน แต่งตั้งผู้สอบบัญชี และพิจารณาเงินปันผล แม้ผู้ถือหุ้นจะมีแค่คนในครอบครัว ไม่จัดประชุมทำให้ยื่นงบกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไม่ได้และมีค่าปรับตามมา ควรเก็บหนังสือเชิญประชุม รายงานการประชุม และลายเซ็นผู้เข้าร่วมไว้เป็นลายลักษณ์อักษรทุกปี

เป็นช่วงที่เหมาะที่สุด เพราะรอบบัญชีเก่าปิดสนิทและสำนักงานใหม่เริ่มต้นปีใหม่ด้วยยอดยกมาที่ชัดเจน แต่ต้องวางแผนส่งมอบล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งถึงสองเดือน ขอแฟ้มบัญชี ใบแจ้งหนี้ สำเนาแบบภาษี และข้อมูลซอฟต์แวร์ทั้งหมดจากสำนักงานเดิม พร้อมจดหมายส่งต่องานให้ผู้สอบบัญชีรับทราบ อย่ารอถึงใกล้กำหนดยื่นงบเพราะจะทำให้ทุกอย่างสะดุด

ระบบมักแน่นในวันสุดท้ายของกำหนดยื่น ทั้ง RD e-Filing และ DBD e-Filing จึงควรยื่นล่วงหน้าอย่างน้อยสามถึงห้าวัน เก็บสำเนาใบเสร็จรับการยื่นทุกครั้งเพราะเป็นหลักฐานเดียวเมื่อระบบขัดข้อง ตรวจสถานะการชำระภาษีว่าหักบัญชีสำเร็จ และอย่าลืมว่าการยื่นผ่านอินเทอร์เน็ตได้เวลาเพิ่มแปดวันสำหรับแบบบางประเภท แต่ไม่ใช่ทุกแบบ

กิจการขนาดเล็กที่เข้าเกณฑ์ NPAEs ใช้มาตรฐานการรายงานการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะได้ ซึ่งเปิดเผยข้อมูลน้อยกว่าและประเมินมูลค่าง่ายกว่า TFRS เต็มรูปแบบ นอกจากนี้ SME ที่มีรายได้และสินทรัพย์ไม่เกินเกณฑ์ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดอาจยื่นงบแบบย่อได้ แต่ทุกกรณียังต้องให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบและจัดประชุมอนุมัติเหมือนเดิม

ไล่รายการบัตรเครดิต บิลน้ำมัน ค่าโทรศัพท์ และค่าเดินทางทั้งปี แยกส่วนที่เป็นส่วนตัวออกมาเบิกคืนหรือบันทึกเป็นเงินล่วงหน้าพนักงานหรือเงินให้กู้ยืมกรรมการตามความจริง ปล่อยไว้ในค่าใช้จ่ายบริษัทเสี่ยงถูกบวกกลับพร้อมเบี้ยปรับ และอาจถูกประเมินเป็นเงินได้ของผู้ใช้เพิ่มอีกชั้น ตั้งนโยบายการเบิกจ่ายเป็นลายลักษณ์อักษรตั้งแต่ต้นปีถัดไป

กฎหมายกำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารหลักฐานอย่างน้อยห้าปี และสรรพากรขยายสอบได้ถึงสิบปีในบางกรณี ปลายปีควรสำรองฐานข้อมูลโปรแกรมบัญชีทั้งก้อน สแกนเอกสารสำคัญเป็นไฟล์ และเก็บสำเนาแบบภาษีที่ยื่นแล้วไว้อย่างน้อยสองที่ โดยหนึ่งในนั้นอยู่นอกสำนักงานหรือบนคลาวด์ ระบบ e-Tax Invoice ก็ยังต้องส่งออกข้อมูลเก็บเองด้วย

ทันทีที่งบครึ่งปีออกมา เพราะตัวเลขหกเดือนแรกใช้ประมาณการทั้งปีสำหรับ ภ.ง.ด.51 ได้ทันที และช่วยให้เห็นภาระภาษีที่ต้องสำรองเงินสด อย่ารอถึงปลายปีเพราะจะไม่มีเวลาปรับแผน เช่น การซื้อเครื่องจักรเพื่อใช้มาตรการส่งเสริม หรือการจ่ายโบนัส การวางแผนภาษีที่ดีเริ่มกลางปี ไม่ใช่สัปดาห์สุดท้ายของธันวาคม

อันดับแรกคือ ภ.ง.ด.1 ก. สรุปภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายประจำปีที่ต้องยื่นภายในเดือนกุมภาพันธ์ รองลงมาคือ ภ.ง.ด.51 ครึ่งปี แบบ ภ.พ.30 เดือนธันวาคมที่กำหนดยื่นตรงกับช่วงปีใหม่ และงบการเงินของบริษัทที่เพิ่งจดทะเบียนแต่ยังไม่ได้ทำกิจการ ซึ่งยังต้องยื่นทุกปีแม้ไม่มีรายได้ การตั้งปฏิทินภาษีอัตโนมัติช่วยตัดปัญหานี้ได้เกือบหมด