ขอบเขตบริการและความคาดหวัง

โดยทั่วไปครอบคลุมหกอย่าง หนึ่งบันทึกรายการซื้อขายรับจ่ายตามเอกสารที่ส่งมาภายในจำนวนรายการที่ตกลงกัน สองจัดทำและยื่นแบบภาษีรายเดือนที่เกี่ยวข้อง เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่ม สามจัดทำและนำส่งเงินสมทบประกันสังคม สี่จัดทำรายงานภาษีซื้อภาษีขายให้ครบตามที่กฎหมายกำหนด ห้ากระทบยอดเงินฝากธนาคาร หกส่งงบทดลองหรือรายงานสรุปให้ลูกค้าดู ส่วนงานปิดงบประจำปี ค่าสอบบัญชี และค่าธรรมเนียมนำส่งงบมักคิดแยกเป็นรายปี ควรให้ระบุทั้งหมดนี้เป็นข้อ ๆ ในใบเสนอราคา

งานที่อยู่นอกวงจรบันทึกรายการปกติ เช่น จัดทำบัญชีย้อนหลังหลายปี แก้ไขแบบภาษีที่ยื่นผิดไปแล้ว จัดทำเอกสารประกอบการขอสินเชื่อหรือประมูลงาน เข้าชี้แจงกับเจ้าหน้าที่สรรพากร วางระบบบัญชีหรือย้ายโปรแกรม ทำงบการเงินรวมของกลุ่มบริษัท จัดทำเอกสารพิสูจน์ราคาโอน และงานเร่งด่วนนอกรอบ นอกจากนี้ถ้าจำนวนรายการต่อเดือนเกินที่ตกลงไว้มักคิดเป็นส่วนเพิ่มตามช่วง ควรถามล่วงหน้าว่าอัตราส่วนเพิ่มคิดอย่างไรเพื่อไม่ให้ตกใจตอนได้ใบแจ้งหนี้

ยึดจากกำหนดยื่นแบบย้อนกลับมา แบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่มยื่นแบบกระดาษภายในวันที่เจ็ดและสิบห้าของเดือนถัดไปตามลำดับ โดยการยื่นผ่านอินเทอร์เน็ตได้ขยายเวลาเพิ่มอีกแปดวันตามประกาศที่ใช้อยู่ ประกันสังคมนำส่งภายในวันที่สิบห้าของเดือนถัดไป ดังนั้นแนวปฏิบัติที่ทำให้ทันเสมอคือส่งเอกสารทั้งชุดให้ถึงมือผู้ทำบัญชีภายในวันที่ห้าของเดือนถัดไป เพื่อให้มีเวลาบันทึก ตรวจสอบ และให้ลูกค้ายืนยันยอดก่อนยื่น เอกสารที่มาหลังวันยื่นจะกลายเป็นการยื่นเพิ่มเติมซึ่งมีเงินเพิ่มตามกฎหมาย

ในทางกฎหมายผู้มีหน้าที่เสียภาษีคือกิจการ ค่าปรับและเงินเพิ่มจึงเรียกเก็บจากกิจการเสมอ ส่วนความรับผิดระหว่างกิจการกับสำนักงานบัญชีเป็นเรื่องของสัญญา แนวปฏิบัติที่เป็นธรรมคือเขียนไว้ชัดว่า ถ้าลูกค้าส่งเอกสารครบภายในวันที่ตกลงแล้วสำนักงานยื่นล่าช้าเอง สำนักงานรับผิดชอบค่าปรับส่วนนั้น แต่ถ้าเอกสารมาช้าหรือไม่ครบ ลูกค้ารับผิดชอบ ข้อสำคัญคือต้องมีหลักฐานการส่งมอบเอกสารที่ระบุวันเวลา เช่น อีเมลหรือระบบรับเอกสารออนไลน์ เพราะเมื่อเถียงกันภายหลังหลักฐานนี้คือสิ่งเดียวที่ตัดสินได้

มีสามบทบาทที่คนละหน้าที่กัน ผู้ทำบัญชีคือผู้จัดทำบัญชีตามกฎหมายการบัญชี ต้องมีคุณสมบัติและขึ้นทะเบียนไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ชื่อจะปรากฏในงบการเงินในฐานะผู้จัดทำ กรรมการผู้มีอำนาจเป็นผู้ลงลายมือชื่อรับรองงบการเงินในนามกิจการและเป็นผู้รับผิดชอบต่อความถูกต้องของข้อมูล ส่วนผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเป็นบุคคลภายนอกที่ตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบ ต้องเป็นอิสระจากกิจการและจากผู้ทำบัญชี ห้ามให้คนเดียวกันทำบัญชีและสอบบัญชีเพราะขัดหลักความเป็นอิสระ

ควรมีสามชั้นคุ้มครอง ชั้นแรกคือข้อสัญญารักษาความลับที่ระบุว่าข้อมูลใช้เพื่อการให้บริการเท่านั้น และผูกพันต่อไปแม้สัญญาสิ้นสุด ชั้นที่สองคือมาตรการตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งครอบคลุมข้อมูลพนักงานที่อยู่ในระบบเงินเดือน ต้องมีฐานการประมวลผลที่ชัด มีการควบคุมสิทธิเข้าถึง และมีข้อตกลงกับผู้ประมวลผลข้อมูลหากใช้ระบบคลาวด์ ชั้นที่สามคือมาตรการทางเทคนิค เช่น การเข้าถึงแบบกำหนดสิทธิรายบุคคล การยืนยันตัวตนสองชั้น และการสำรองข้อมูลที่ทดสอบกู้คืนได้จริง ควรถามผู้ให้บริการว่ามีครบทั้งสามชั้นหรือไม่

ควรตกลงเป็นระดับบริการไว้ในสัญญาแทนที่จะคาดเดา แนวที่ใช้กันคือแบ่งเป็นสามระดับ คำถามทั่วไปเกี่ยวกับเอกสารหรือสถานะงานตอบภายในหนึ่งวันทำการ คำถามที่ต้องตรวจข้อมูลย้อนหลังหรือคำนวณตอบภายในสามวันทำการ ส่วนคำถามที่ต้องค้นตัวบทกฎหมายหรือประสานหน่วยงานให้กำหนดกรอบเวลาแยกและแจ้งความคืบหน้าระหว่างทาง สิ่งที่สำคัญไม่แพ้ความเร็วคือช่องทางที่ชัดเจนและมีผู้รับผิดชอบเป็นชื่อคน ไม่ใช่กลุ่มแชตที่ไม่มีใครรับผิดชอบโดยตรง

ข้อมูลทางบัญชีของกิจการเป็นของกิจการเสมอ ส่วนสิทธิใช้งานโปรแกรมเป็นของผู้ถือใบอนุญาต ประเด็นที่ต้องเขียนในสัญญาให้ชัดคือ เมื่อเลิกสัญญา สำนักงานต้องส่งมอบข้อมูลในรูปแบบที่นำไปใช้ต่อได้จริง ไม่ใช่แค่ไฟล์ภาพหรือ PDF ที่นำเข้าระบบใหม่ไม่ได้ ควรระบุรูปแบบไฟล์ที่ยอมรับ เช่น ไฟล์ตารางข้อมูลหรือไฟล์สำรองของโปรแกรม ระยะเวลาส่งมอบหลังบอกเลิก และว่าคิดค่าบริการส่งออกข้อมูลหรือไม่ ถ้าเป็นไปได้ทางเลือกที่ปลอดภัยกว่าคือกิจการถือใบอนุญาตโปรแกรมเองแล้วให้สำนักงานเข้ามาทำงานในระบบของเรา

กรณีกิจการที่ข้อมูลครบและไม่มีงานค้าง โดยทั่วไปใช้เวลาประมาณหนึ่งถึงสองสัปดาห์ ประกอบด้วยการรวบรวมเอกสารจัดตั้งและใบทะเบียนภาษี ตั้งผังบัญชีให้ตรงกับลักษณะธุรกิจ นำยอดยกมาจากงบการเงินปีก่อนเข้าระบบ ตรวจสอบยอดคงเหลือลูกหนี้เจ้าหนี้และทรัพย์สินให้ตรง แล้วเปลี่ยนชื่อผู้ทำบัญชีในระบบราชการ แต่ถ้ามีงานค้างย้อนหลังหรือยอดยกมาไม่ตรง เวลาจะยืดออกไปตามปริมาณงานค้าง จึงควรให้ผู้ให้บริการประเมินสภาพข้อมูลก่อนเสนอราคาเสมอ

งานบัญชีประจำเดือนกับงานตัดสินใจเชิงโครงสร้างเป็นคนละทักษะ เรื่องที่ควรหาความเห็นเพิ่มได้แก่ การปรับโครงสร้างกลุ่มบริษัทหรือควบรวม การรับนักลงทุนและการตีมูลค่ากิจการ ธุรกรรมข้ามประเทศที่เกี่ยวกับอนุสัญญาภาษีซ้อนและราคาโอน การขอสิทธิประโยชน์ส่งเสริมการลงทุน ข้อพิพาทกับหน่วยงานภาษีที่ถึงขั้นอุทธรณ์ และการวางแผนส่งต่อกิจการให้ทายาท เรื่องเหล่านี้ตัดสินใจครั้งเดียวแต่ผลผูกพันหลายปี การจ่ายค่าที่ปรึกษาเพื่อดูทางเลือกก่อนลงมือจึงถูกกว่าการแก้ทีหลังเกือบทุกกรณี