ความผิดพลาดทางบัญชีและการแก้ไข

ห้ามลบรายการเดิมทิ้ง ให้บันทึกรายการกลับ (reversing entry) หรือรายการปรับปรุงใหม่ลงในวันที่พบ พร้อมอ้างอิงเลขที่รายการเดิมและเหตุผลที่แก้ การแก้ด้วยการลบทำให้เส้นทางตรวจสอบ (audit trail) ขาดหาย ซึ่งเป็นจุดที่ผู้สอบบัญชีและสรรพากรให้ความสำคัญมาก

ถ้าผลกระทบมีสาระสำคัญ ต้องปรับปรุงย้อนหลังตามมาตรฐานการบัญชี โดยแสดงเป็นการปรับปรุงงบการเงินงวดก่อนหรือปรับยอดกำไรสะสมยกมา ไม่ใช่ยัดเข้าค่าใช้จ่ายปีนี้ และต้องเปิดเผยในลำดับที่ 1 ของหมายเหตุประกอบงบ ปรึกษาผู้สอบบัญชีก่อนเพราะต้องประเมินความมีสาระสำคัญร่วมกัน

ได้ โดยต้องจัดทำงบฉบับแก้ไขผ่านระบบยื่นอิเล็กทรอนิกส์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และถ้าตัวเลขกระทบภาษีที่ยื่นไป ต้องยื่น ภ.ง.ด.50 เพิ่มเติมกับสรรพากรด้วย หากแก้ไขทำให้ภาษีขาดไปจะมีเงินเพิ่มหนึ่งจุดห้าเปอร์เซ็นต์ต่อเดือน ดังนั้นยิ่งแก้เร็วยิ่งเสียน้อย

สาเหตุที่พบบ่อยคือเช็คจ่ายล่วงหน้าที่ยังไม่ขึ้นเงิน ยอดโอนเข้าที่ลูกค้าไม่แจ้งจึงไม่ได้ลงรับ ค่าธรรมเนียมธนาคารที่ไม่มีใครบันทึก และรายการซ้ำจากการกดนำเข้า statement สองรอบ วิธีแก้คือทำงบกระทบยอดย้อนหลังทีละเดือนจนเจอเดือนแรกที่เริ่มเพี้ยน แล้วไล่แกะรายการตั้งแต่ตรงนั้น

เมื่อพบควรปรับปรุงรายการและยื่นแบบเพิ่มเติมชำระภาษีส่วนที่ขาดโดยเร็ว การยื่นเพิ่มเติมก่อนถูกตรวจพบจะเสียเพียงเงินเพิ่ม ไม่มีเบี้ยปรับอาญา แต่ถ้าเจ้าหน้าที่ตรวจพบก่อนอาจถูกประเมินเบี้ยปรับหนึ่งถึงสองเท่าของภาษีที่ต้องเสียเพิ่ม

ต้องแก้ เพราะไม่ใช่แค่ความสวยงามของผังบัญชี เครื่องจักรต้องทยอยหักผ่านค่าเสื่อมหลายปี ส่วนค่าซ่อมหักได้ทั้งก้อนในปีเดียว การลงผิดฝั่งจึงเปลี่ยนภาษีของทั้งปีนี้และปีต่อๆ ไป และเป็นประเด็นที่เจ้าหน้าที่ตรวจสอบมองหาเป็นอันดับแรกเมื่อเห็นค่าซ่อมแอบแปลก

รวบรวมยอดเบิกทั้งหมดไปลงบัญชีเงินให้กู้ยืมแก่กรรมการหรือเงินเบิกส่วนตัว ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายบริษัท แล้ววางแผนปิดยอดด้วยการคืนเงินจริง หักจากเงินปันผล หรือประมวลเป็นเงินเดือนซึ่งต้องเสียภาษีบุคคล ปล่อยค้างไว้เสี่ยงถูกประเมินเป็นเงินได้พึงประเมินของกรรมการพร้อมเบี้ยปรับ

เศษเล็กน้อยจากการปัดเศษสามารถปรับเข้าบัญชีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดได้ แต่ต้องไม่ใช่วิธีซ่อนยอดต่างขนาดใหญ่ กฎเหล็กคืองบทดลองต้องบาลานซ์ด้วยรายการจริง ไม่ใช่การบังคับเสียบยอดผูกขาด ถ้ายอดต่างเกินระดับเศษสตางค์ให้ถือว่ามีรายการหายและต้องไล่หาให้เจอ

สัญญาณคลาสสิกคือไม่ยอมลาพักร้อน ดูแลทั้งรับจ่ายและกระทบยอดคนเดียว มีเจ้าหนี้ปลอมหรือซัพพลายเออร์ชื่อคล้ายของจริง รายการเงินสดปรับปรุงบ่อย และเอกสารต้นฉบับหายบ่อย การป้องกันที่ถูกที่สุดคือแยกหน้าที่คนจ่ายเงินกับคนลงบัญชี และให้เจ้าของเปิดดู statement ธนาคารเองทุกเดือน

ทำสามชั้น ชั้นแรกจัดระบบเอกสารให้ทุกจ่ายมีใบสำคัญและผู้อนุมัติ ชั้นสองใช้เช็กลิสต์ปิดงบรายเดือนเดิมทุกครั้งเพื่อจับยอดผิดปกติเร็ว ชั้นสามให้บุคคลที่สาม อย่างสำนักงานบัญชี ทบทวนงบทดลองทุกไตรมาส ข้อผิดพลาดที่ถูกจับภายในสามเดือนแก้ถูกกว่าที่ปล่อยข้ามปีหลายสิบเท่า