บัญชีสหกรณ์ มูลนิธิ และสมาคมแบบเจาะลึก

ไม่ใช่ครับ แต่ละรูปแบบมีนายทะเบียนของตนเอง มูลนิธิและสมาคมขึ้นทะเบียนกับฝ่ายปกครองในพื้นที่ ส่วนสหกรณ์อยู่ในสายงานส่งเสริมสหกรณ์และมีระเบียบการตรวจสอบเฉพาะ ผลคือกำหนดส่งรายงาน แบบฟอร์ม และผู้รับรองงบไม่เหมือนกันเลย จุดที่พลาดกันมากคือใช้ปฏิทินของบริษัทจำกัดมาวางแผนงานปิดบัญชี แล้วส่งรายงานให้นายทะเบียนช้ากว่าที่ระเบียบกำหนด

โดยหลักยังอยู่ในระบบภาษี แต่ฐานภาษีคิดจากรายรับก่อนหักรายจ่ายในอัตราเฉพาะ ไม่ใช่จากกำไรสุทธิเหมือนบริษัท เงินบริจาคที่ได้รับตามวัตถุประสงค์ขององค์กรมักไม่ถูกนำมารวมเป็นฐาน ขณะที่รายรับจากการขายของ ค่าเช่า หรือค่าบริการต้องนำมาคำนวณ องค์กรที่ได้รับการประกาศเป็นองค์การสาธารณกุศลจะมีสิทธิต่างออกไปอีกชั้นหนึ่ง จึงควรตรวจสถานะที่ประกาศไว้ก่อนวางแผนทุกครั้ง

ใบเสร็จต้องระบุชื่อองค์กร เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ชื่อผู้บริจาค จำนวนเงิน วันที่รับ และข้อความว่าเป็นการรับบริจาคตามวัตถุประสงค์ หากองค์กรอยู่ในประกาศสาธารณกุศลควรอ้างลำดับที่ประกาศไว้ในใบเสร็จด้วย เพราะเป็นสิ่งแรกที่ผู้บริจาคใช้ยืนยันสิทธิ ควรออกเลขที่ต่อเนื่องเล่มเดียวทั้งปีและเก็บสำเนาคู่กับหลักฐานการรับเงินเข้าบัญชีธนาคารเสมอ

ให้บันทึกด้วยมูลค่าที่ประเมินอย่างมีหลักฐานรองรับ เช่น ราคาซื้อจากใบกำกับที่ผู้บริจาคส่งมอบให้ หรือราคาประเมินของผู้ประเมินอิสระเมื่อเป็นที่ดินหรือยานพาหนะ พร้อมแนบบันทึกการรับมอบที่กรรมการลงนาม สิ่งของที่ประเมินมูลค่าไม่ได้จริง ๆ ให้บันทึกเชิงปริมาณไว้ในทะเบียนแยกและเปิดเผยไว้ในหมายเหตุ แทนที่จะตั้งตัวเลขขึ้นเองซึ่งผู้สอบบัญชีจะตั้งข้อสังเกตทันที

ควรแยกเป็นกองทุนที่มีข้อจำกัดต่างหากจากเงินทั่วไปขององค์กร และรายงานยอดคงเหลือของแต่ละกองทุนแยกกันในงบ เหตุผลคือเงินก้อนนั้นนำไปใช้กับกิจกรรมอื่นไม่ได้ หากปนกันจะพิสูจน์ไม่ได้ว่าใช้ตรงตามที่ผู้บริจาคระบุ วิธีที่ใช้งานง่ายที่สุดคือกำหนดรหัสกองทุนในผังบัญชีตั้งแต่ต้นปี แล้วให้ทุกใบสำคัญจ่ายอ้างรหัสนั้นทุกครั้งที่เบิกจากกองทุน

ต้องมีมติที่ประชุมกำหนดอัตราไว้ล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ใช่อนุมัติย้อนหลังรายครั้ง การจ่ายทุกครั้งต้องมีรายชื่อผู้เข้าประชุมและลายมือชื่อรับเงินแนบไว้ และต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามประเภทเงินได้ให้ถูกต้อง องค์กรที่รับบริจาคจากสาธารณะควรเปิดเผยยอดรวมค่าตอบแทนกรรมการในรายงานประจำปี เพราะเป็นตัวเลขแรกที่ผู้บริจาครายใหญ่และสื่อมักขอดู

ทำได้เมื่อกิจกรรมนั้นสนับสนุนวัตถุประสงค์ที่จดทะเบียนไว้และไม่ได้กลายเป็นธุรกิจหลักขององค์กร แต่รายได้ส่วนนี้จะถูกมองในทางภาษีเหมือนรายรับทั่วไป และหากยอดถึงเกณฑ์ก็ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ต่างจากผู้ประกอบการรายอื่น ข้อควรระวังคือเมื่อสัดส่วนรายได้เชิงพาณิชย์สูงขึ้นเรื่อย ๆ นายทะเบียนอาจตั้งคำถามว่าองค์กรยังดำเนินการตามวัตถุประสงค์เดิมอยู่หรือไม่

ต้องมีการรับรองงบก่อนนำเสนอที่ประชุมใหญ่และก่อนส่งนายทะเบียนแทบทุกกรณี แต่คุณสมบัติของผู้รับรองต่างกันตามรูปแบบองค์กรและขนาดของรายรับ สหกรณ์มีระบบตรวจสอบเฉพาะทางของตนเอง ขณะที่มูลนิธิและสมาคมมักใช้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ควรตกลงขอบเขตงานและกำหนดเวลากับผู้สอบตั้งแต่ก่อนสิ้นปี เพราะช่วงต้นปีเป็นฤดูงานหนักและคิวมักเต็มเร็ว

ให้ทยอยรับรู้ตามงวดที่สมาชิกได้รับสิทธิ ไม่ใช่รับรู้ทั้งก้อนในปีที่เก็บเงิน ส่วนที่ยังไม่ถึงงวดให้แสดงเป็นรายได้รับล่วงหน้าในหนี้สิน วิธีนี้ทำให้งบสะท้อนภาระที่องค์กรยังต้องให้บริการอยู่จริง และช่วยไม่ให้ปีที่รณรงค์รับสมาชิกดูมีฐานะดีเกินจริงจนตั้งงบประมาณปีถัดไปสูงเกินกำลัง

ทรัพย์สินคงเหลือส่งคืนสมาชิกไม่ได้ ต้องโอนให้องค์กรที่มีวัตถุประสงค์ทำนองเดียวกันตามที่ระบุไว้ในข้อบังคับ หรือตามที่นายทะเบียนกำหนดเมื่อข้อบังคับไม่ได้ระบุ ก่อนถึงขั้นนั้นต้องชำระหนี้ ปิดบัญชีธนาคาร และจัดทำงบ ณ วันเลิกให้ผู้สอบรับรองเสียก่อน ควรเริ่มรวบรวมเอกสารกรรมสิทธิ์ตั้งแต่ที่ประชุมมีมติ เพราะเอกสารเก่าที่หายมักเป็นเหตุให้กระบวนการยืดออกไปหลายเดือน