มาตรฐานความพร้อมของสำนักงานบัญชี: เกณฑ์ที่ผู้ประกอบการควรใช้ตรวจก่อนจ้าง

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าประกาศกำหนด โดยทั่วไปคือสำเร็จการศึกษาทางการบัญชีไม่ต่ำกว่าระดับที่กำหนดตามขนาดของกิจการ ต้องแจ้งการเป็นผู้ทำบัญชีต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและระบุรายชื่อธุรกิจที่รับทำ พร้อมทั้งพัฒนาความรู้ต่อเนื่องทางวิชาชีพตามจำนวนชั่วโมงที่สภาวิชาชีพบัญชีกำหนดในแต่ละรอบ วิธีตรวจที่ตรงที่สุดคือขอชื่อและเลขประจำตัวผู้ทำบัญชีที่จะลงชื่อในงบการเงินของคุณจริง ๆ ไม่ใช่ชื่อเจ้าของสำนักงาน แล้วนำไปสอบทานกับฐานข้อมูลผู้ทำบัญชีของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า สัญญาณอันตรายคือสำนักงานที่ไม่ยอมเปิดเผยว่าใครเป็นผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบ หรือใช้ชื่อคนเดียวรับงานจำนวนมากเกินกว่าที่ประกาศกำหนดไว้ เพราะเมื่อเกิดปัญหาผู้รับผิดตามกฎหมายคือกรรมการของกิจการเสมอ ไม่ใช่สำนักงานที่รับจ้าง

กรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีหลักเกณฑ์การรับรองสำนักงานบัญชีที่ผ่านข้อกำหนดด้านการบริหารจัดการ เช่น การกำหนดโครงสร้างความรับผิดชอบ การควบคุมคุณภาพงาน การรักษาความลับของลูกค้า และการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ สำนักงานที่ผ่านการรับรองต้องผ่านการตรวจประเมินและต่ออายุตามรอบ ไม่ใช่ได้มาครั้งเดียวถาวร ความต่างที่ลูกค้าสัมผัสได้จริงคือมีขั้นตอนสอบทานงานโดยบุคคลที่สองก่อนส่งแบบ มีทะเบียนคุมเอกสารรับ-คืน และมีผู้รับผิดชอบสำรองเมื่อผู้ทำบัญชีหลักลาออก ซึ่งเป็นจุดที่สำนักงานขนาดเล็กมากมักขาด อย่างไรก็ตามใบรับรองไม่ได้ประกันคุณภาพงานรายชิ้น จึงควรใช้เป็นเกณฑ์คัดกรองชั้นแรกแล้วตรวจต่อด้วยตัวอย่างงานจริง เช่น ขอดูชุดรายงานรายเดือนที่สำนักงานส่งให้ลูกค้ารายอื่นโดยปิดข้อมูลที่เป็นความลับ

ข้อพิพาทเกือบทั้งหมดเกิดจากคำว่า ทำบัญชีรายเดือน ที่ไม่ได้นิยามไว้ สัญญาที่ใช้ได้จริงต้องแยกให้ชัดว่ารวมอะไร ได้แก่ การบันทึกรายการต่อเดือนไม่เกินกี่รายการ การจัดทำและยื่นแบบใดบ้าง เช่น ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53 ภ.พ.30 ประกันสังคม การปิดงบครึ่งปีสำหรับ ภ.ง.ด.51 การปิดงบประจำปีและการนำส่งงบต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ค่าสอบบัญชีรวมอยู่ด้วยหรือแยกจ่าย ใครเป็นผู้จัดหาผู้สอบบัญชี รอบเวลาส่งเอกสารของลูกค้าและกำหนดส่งรายงานของสำนักงาน อัตราค่าบริการส่วนเพิ่มเมื่อรายการเกินเพดาน และเงื่อนไขความรับผิดเมื่อยื่นล่าช้าเพราะความผิดของฝ่ายใด ควรระบุด้วยว่ารายงานที่ส่งมอบมีอะไรบ้างและอยู่ในรูปแบบใด เพราะลูกค้าจำนวนมากพบภายหลังว่าตนได้เพียงงบทดลอง ไม่ได้งบกำไรขาดทุนรายเดือนที่ใช้บริหารได้

อย่างน้อยควรมีงบแสดงฐานะการเงินและงบกำไรขาดทุนเปรียบเทียบกับเดือนก่อนและช่วงเดียวกันของปีก่อน รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้แยกตามอายุหนี้ กระทบยอดเงินฝากธนาคารทุกบัญชี รายงานภาษีขายและภาษีซื้อพร้อมสำเนาแบบที่ยื่นและหลักฐานการชำระ สรุปภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่นำส่ง และรายการที่สำนักงานติดค้างรอเอกสารจากลูกค้า รายการสุดท้ายนี้สำคัญที่สุดเพราะเป็นตัวชี้ว่าตัวเลขที่เห็นยังไม่สมบูรณ์ตรงไหน สำนักงานที่ทำงานเป็นระบบจะส่งรายการค้างเป็นรายการเดียวกับที่ทวงถามในเดือนถัดไป ไม่ใช่ส่งงบเงียบ ๆ แล้วมาแจ้งตอนปิดปีว่าเอกสารขาดทั้งปี กำหนดเวลาส่งที่สมเหตุสมผลคือภายใน 20 ถึง 30 วันหลังสิ้นเดือน โดยมีเงื่อนไขว่าลูกค้าส่งเอกสารครบตามกำหนดที่ตกลงกันไว้

ถามตัวเลขที่ตรวจสอบได้สามอย่าง จำนวนลูกค้าที่รับผิดชอบต่อผู้ทำบัญชีหนึ่งคน จำนวนลูกค้าที่มีรอบบัญชีสิ้นสุดเดือนเดียวกับคุณ และอัตราการยื่นแบบล่าช้าในสิบสองเดือนที่ผ่านมา สองข้อแรกบอกภาระงานกระจุกตัว ข้อสุดท้ายบอกผลลัพธ์จริง สำนักงานที่รับลูกค้ารอบบัญชีสิ้นสุด 31 ธันวาคมเกือบทั้งหมดจะมีคอขวดในเดือนมีนาคมถึงพฤษภาคมของทุกปี ซึ่งเป็นช่วงเดียวกับที่คุณต้องปิดงบและประชุมผู้ถือหุ้น ควรถามต่อว่ามีแผนรองรับอย่างไร เช่น จ้างชั่วคราวเพิ่ม กำหนดคิวส่งเอกสารล่วงหน้า หรือขอขยายเวลาต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ความเสี่ยงอีกด้านคือการพึ่งคนเดียว ถ้าผู้ทำบัญชีที่ดูแลคุณลาออกพรุ่งนี้ ใครรับช่วง มีบันทึกวิธีปฏิบัติเฉพาะของกิจการคุณไว้เป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่ คำตอบที่ว่าเจ้าของสำนักงานดูแลเองทุกราย มักหมายถึงไม่มีระบบสำรองจริง

ควรถามและควรขอดูของจริง ประเด็นหลักคือการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างผู้บันทึกบัญชีกับผู้สอบทานก่อนยื่นแบบ ทะเบียนรับ-คืนเอกสารที่ลงลายมือชื่อทั้งสองฝ่าย การควบคุมสิทธิ์เข้าถึงโปรแกรมบัญชีเป็นรายบุคคลไม่ใช่ใช้รหัสร่วมกันทั้งสำนักงาน การสำรองข้อมูลนอกสถานที่และการทดสอบกู้คืนข้อมูลอย่างน้อยปีละครั้ง และนโยบายรับมือเมื่อยื่นแบบผิดพลาด ว่าใครแจ้งลูกค้าภายในกี่วันและใครรับภาระเบี้ยปรับ จุดที่มักถูกมองข้ามคือการจัดการรหัสผ่านของลูกค้า สำนักงานจำนวนมากเก็บรหัสยื่นแบบออนไลน์ของลูกค้าไว้ในไฟล์ตารางคำนวณธรรมดา ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่ร้ายแรงทั้งต่อเงินและต่อข้อมูล ควรถามตรง ๆ ว่าเก็บรหัสผ่านของเราไว้อย่างไร ใครเข้าถึงได้บ้าง และมีการถอนสิทธิ์เมื่อพนักงานลาออกภายในกี่วัน

ตัวขับต้นทุนที่แท้จริงคือปริมาณเอกสารในรอบเดือน บัญชีธนาคารที่ต้องกระทบยอด การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวนพนักงานที่ต้องทำเงินเดือนและประกันสังคม ความซับซ้อนของธุรกิจ เช่น ต้นทุนงานสั่งทำหรือสินค้าคงเหลือหลายคลัง และภาษาของรายงานที่ต้องส่ง ราคาที่ต่ำผิดปกติมักชดเชยด้วยการลดขั้นตอนสอบทานหรือบันทึกรายการรวบยอดเป็นก้อนเดียวปลายเดือน ซึ่งจะพังตอนสรรพากรขอรายละเอียด ค่าใช้จ่ายแฝงที่พบบ่อยคือค่าสอบบัญชีที่แยกจ่ายต่างหาก ค่าปิดงบประจำปีที่คิดเพิ่มหนึ่งถึงสองเท่าของค่าบริการรายเดือน ค่าจัดทำเอกสารย้อนหลังเมื่อลูกค้าส่งช้า ค่ายื่นแบบเพิ่มเติมเมื่อแก้ไขรายการ ค่าติดต่อสรรพากรเมื่อถูกเรียกพบ และค่าออกหนังสือรับรองต่าง ๆ ควรขอใบเสนอราคาที่ระบุรายการเหล่านี้ทั้งหมดเป็นตัวเลข แม้จะเป็นศูนย์ก็ต้องเขียนว่าไม่คิดเพิ่ม

เอกสารต้นฉบับของกิจการเป็นทรัพย์สินของกิจการเสมอ ได้แก่ ใบกำกับภาษีซื้อขาย ใบเสร็จ สัญญา สเตทเมนต์ธนาคาร ทะเบียนทรัพย์สิน สำเนาแบบที่ยื่นและใบเสร็จรับเงินภาษีทุกฉบับ รวมถึงบัญชีแยกประเภทและงบทดลองของงวดที่ให้บริการไปแล้ว พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบไว้ไม่น้อยกว่าห้าปี ภาระนี้อยู่กับกิจการ ไม่ใช่กับสำนักงาน ดังนั้นการที่สำนักงานยึดเอกสารไว้ทำให้กิจการผิดกฎหมายแทน วิธีป้องกันที่ได้ผลคือเขียนข้อสัญญาเรื่องการส่งมอบไว้ล่วงหน้าว่าต้องคืนเอกสารต้นฉบับและส่งไฟล์ข้อมูลบัญชีในรูปแบบที่นำเข้าระบบอื่นได้ภายในกี่วันนับจากบอกเลิก และให้มีการลงชื่อรับเอกสารเป็นรายกล่อง หากเกิดข้อพิพาทเรื่องค่าบริการค้างชำระ ควรแยกสองเรื่องออกจากกัน คือชำระหนี้ที่ถึงกำหนดจริงพร้อมกับรับเอกสารคืน แล้วจึงโต้แย้งยอดที่ไม่เห็นด้วยต่างหาก

เมื่อสำนักงานประมวลผลข้อมูลตามคำสั่งของกิจการ เช่น ทำเงินเดือนจากรายชื่อพนักงานหรือบันทึกรายชื่อลูกค้าจากใบกำกับภาษี บทบาทตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 คือผู้ประมวลผลข้อมูล ส่วนกิจการเป็นผู้ควบคุมข้อมูล ทั้งสองฝ่ายจึงควรมีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุขอบเขตการใช้ข้อมูล ห้ามนำไปใช้นอกวัตถุประสงค์ มาตรมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การว่าจ้างผู้รับจ้างช่วง หน้าที่แจ้งเหตุละเมิดข้อมูลกลับมายังกิจการโดยไม่ชักช้า และวิธีจัดการข้อมูลเมื่อสิ้นสุดสัญญา ประเด็นที่ต้องระวังคือความขัดกันระหว่างสิทธิขอให้ลบข้อมูลกับหน้าที่เก็บเอกสารทางบัญชีและภาษี ซึ่งกฎหมายเฉพาะกำหนดระยะเวลาไว้ กรณีเช่นนี้กิจการยังต้องเก็บเอกสารตามกฎหมายบัญชีและประมวลรัษฎากรต่อไป แต่ควรจำกัดการเข้าถึงและไม่นำข้อมูลไปใช้ในวัตถุประสงค์อื่น

เดือนแรกควรมีการรับมอบข้อมูลอย่างเป็นทางการ ได้แก่ ตรวจนับและลงทะเบียนเอกสารที่รับมาเป็นรายกล่อง ตั้งยอดยกมาจากงบทดลองงวดล่าสุดพร้อมสอบทานว่ายอดคงเหลือธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้าคงเหลือตรงกับหลักฐานภายนอก ตรวจสถานะการยื่นแบบย้อนหลังทุกประเภทว่ามีค้างหรือถูกประเมินหรือไม่ และยืนยันสิทธิ์เข้าถึงระบบยื่นแบบออนไลน์ เดือนที่สองควรได้ชุดรายงานรายเดือนฉบับแรกตามกำหนดที่ตกลงกัน พร้อมรายการเอกสารที่ยังขาด เดือนที่สามควรมีการประชุมทบทวนหนึ่งครั้งเพื่อสรุปประเด็นที่พบจากการรับมอบ เช่น ยอดยกมาที่พิสูจน์ไม่ได้ ทรัพย์สินที่ไม่มีในทะเบียน หรือรายการที่มีความเสี่ยงถูกบวกกลับ พร้อมแผนแก้ไขที่มีกำหนดเวลา หากผ่านไปเก้าสิบวันแล้วยังไม่เห็นยอดยกมาที่กระทบแล้วและยังไม่มีรายงานตามรอบ ให้ถือเป็นสัญญาณเตือนและยกระดับเรื่องเป็นลายลักษณ์อักษรทันที