ตรวจสอบเลขผู้เสียภาษีและตัวตนคู่ค้าก่อนทำธุรกิจ

ตัวเลขยืนยันได้ว่ามีการขึ้นทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร แต่ตัวเลขเพียงอย่างเดียวไม่ได้บอกว่ากิจการยังดำเนินอยู่หรือมีความน่าเชื่อถือ สิ่งที่ควรทำคือนำเลขไปเทียบกับชื่อและที่อยู่ที่ปรากฏบนใบกำกับภาษี ว่าตรงกันไหม จากนั้นเทียบต่อกับข้อมูลทะเบียนนิติบุคคลว่าชื่อนิติบุคคลเดียวกันมีสถานะยังจดทะเบียนอยู่จริง ถ้าเลขถูกต้องแต่ชื่อบนเอกสารไม่ตรงกับทะเบียน ให้หยุดและสอบถามก่อนจ่ายเงินทุกครั้ง

นิติบุคคลที่มีหลายสถานประกอบการจะมีสำนักงานใหญ่และสาขาต่าง ๆ ซึ่งแต่ละแห่งมีรหัสของตัวเอง ใบกำกับภาษีต้องระบุรหัสสาขาที่ออกเอกสารให้ตรงกับทะเบียนของสถานประกอบการนั้น ถ้าซัพพลายเออร์บอกว่าจัดส่งจากคลังสาขาหนึ่งแต่เอกสารออกในนามอีกสาขาหนึ่งโดยไม่มีเหตุผลรองรับ ภาษีซื้อฉบับนั้นเสี่ยงถูกตัดสิทธิ เวลารับเอกสารจึงควรเช็กสองจุดคือเลข 13 หลักกับรหัสสาขา ต้องสอดคล้องกับหน้างานจริง

ทำได้ผ่านบริการค้นหาของหน่วยงานทะเบียน ซึ่งให้ค้นจากเลขนิติบุคคลหรือชื่อเพื่อดูสถานะการจดทะเบียน วันที่จัดตั้ง และที่ตั้งสำนักงานใหญ่ เมื่อได้ชื่อมาแล้วให้เทียบกับเอกสารที่ได้รับทีละช่อง จุดที่มักเจอปัญหาคือซัพพลายเออร์ใช้ชื่อการค้าบนใบเสนอราคา แต่ใบกำกับภาษีออกในนามนิติบุคคลอีกชื่อหนึ่ง กรณีนี้ไม่ได้แปลว่าปลอมเสมอไป แต่ต้องขอหนังสือรับรองมาเทียบก่อนเสมอ เพื่อยืนยันว่าเป็นบุคคลเดียวกัน

สัญญาณที่พบบ่อยได้แก่ ชื่อหรือที่อยู่ผู้ขายไม่ตรงกับทะเบียน ผู้ขายไม่เคยจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแต่ออกใบกำกับภาษี รายการสินค้าบนเอกสารไม่ตรงกับสิ่งที่รับจริง และผู้ขายไม่มีหลักฐานการดำเนินงานอื่นเลยนอกจากใบกำกับภาษี ใบกำกับภาษีลอยคือเอกสารที่ออกโดยไม่มีการซื้อขายจริง ซึ่งทั้งผู้ซื้อและผู้ขายมีความผิด การป้องกันที่ได้ผลที่สุดคือทำให้การรับเอกสารทุกครั้งต้องผ่านการเทียบทะเบียนและเทียบของจริงก่อนบันทึกเป็นภาษีซื้อ

ขอเอกสารสามอย่างคือหนังสือรับรองนิติบุคคล สำเนาทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มถ้าอ้างว่าจด และบัญชีธนาคารที่เป็นชื่อนิติบุคคลเดียวกัน แล้วเทียบว่าชื่อบนทั้งสามฉบับตรงกันไหม ถ้าบัญชีรับเงินเป็นชื่อบุคคลธรรมดาแต่ใบเสนอราคาเป็นชื่อบริษัท ให้ถามเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนโอน เพราะเมื่อเงินออกจากบัญชีแล้วการตามคืนแทบไม่มีทาง ขั้นตอนนี้ใช้เวลาไม่ถึงชั่วโมงแต่ตัดความเสี่ยงทั้งเรื่องเงินและเรื่องเอกสารภาษีไปพร้อมกัน

ภาษีซื้อจากใบกำกับภาษีที่ผู้ขายไม่มีตัวตนหรือไม่มีการซื้อขายจริงจะถูกตัดสิทธิ และรายจ่ายทางภาษีเงินได้ก็เสี่ยงถูกปัดตกเพราะพิสูจน์ความเป็นจริงของธุรกรรมไม่ได้ ทางลดความเสียหายคือเก็บหลักฐานทุกอย่างที่แสดงว่าเราตรวจสอบอย่างมีเหตุผลแล้ว เช่น สำเนาทะเบียนที่ขอมา ใบส่งของ รูปถ่ายหน้างาน และการเทียบบัญชีธนาคาร เพราะเจ้าหน้าที่ให้น้ำหนักกับความรอบคอบของผู้ซื้อพอสมควร แต่ทางที่ดีที่สุดยังคือตรวจก่อนจ่าย ไม่ใช่แก้หลังจ่าย

ควร เพราะทีมจัดซื้อของลูกค้ากำลังตรวจเราด้วยวิธีเดียวกัน ให้ลองค้นชื่อบริษัทตัวเองและเทียบว่าที่อยู่ในทะเบียนตรงกับที่พิมพ์บนใบกำกับภาษีของเราไหม รหัสสาขาถูกต้องไหม และข้อมูลที่หน่วยงานแสดงยังทันสมัยหรือไม่ ถ้าเพิ่งย้ายที่ตั้งแต่ยังไม่ได้แจ้งเปลี่ยนแปลง คู่ค้าจะเห็นข้อมูลไม่ตรงกันแล้วชะงักการอนุมัติเครดิตของเราเอง การตรวจตัวเองปีละครั้งช่วยให้ฝั่งขายไม่สะดุดจากเรื่องเอกสารที่แก้ได้ง่าย

จุดที่คุ้มคือเมื่อมีซัพพลายเออร์ใหม่เข้ามาเกือบทุกเดือน มียอดจ่ายต่อรายสูง หรือทีมจัดซื้อกับทีมบัญชีเป็นคนละคนกันจนเอกสารผ่านมือหลายจุด เพราะช่องโหว่มักเกิดตรงรอยต่อว่าใครเป็นคนเช็กทะเบียนก่อนอนุมัติจ่าย เราช่วยออกแบบขั้นตอนให้เอกสารทะเบียนต้องแนบมากับคำขอจ่ายทุกครั้ง และทำให้การเทียบเลขผู้เสียภาษีเป็นขั้นบังคับก่อนบันทึกภาษีซื้อ โดยประเมินขอบเขตงานให้หลังดูจำนวนคู่ค้าและปริมาณเอกสารจริงก่อน