การควบคุมเงินสดและการป้องกันทุจริตภายใน

หลักที่ต้องรักษาไว้ให้ได้คือคนที่บันทึกรายการต้องไม่ใช่คนที่อนุมัติจ่าย และคนที่ถือเงินหรือมีสิทธิ์โอนต้องไม่ใช่คนที่กระทบยอดธนาคาร เมื่อคนไม่พอ ให้ผู้บริหารหรือเจ้าของรับบทอนุมัติและตรวจกระทบยอดเอง โดยใช้เวลาไม่ถึงชั่วโมงต่อเดือน หากยังทับซ้อน ให้ชดเชยด้วยการตรวจย้อนหลังแบบสุ่มและการแจ้งเตือนอัตโนมัติจากธนาคารทุกครั้งที่มีการโอนออก

ตั้งวงเงินให้พอใช้ประมาณสองถึงสามสัปดาห์เท่านั้น เพราะวงเงินใหญ่ทำให้ส่วนต่างซ่อนได้นาน ใช้ระบบวงเงินคงที่คือเบิกชดเชยเท่ากับที่จ่ายจริงทุกครั้ง แล้วให้คนที่ไม่ได้ถือเงินนับสอบทานแบบไม่บอกล่วงหน้าอย่างน้อยไตรมาสละครั้ง เอกสารที่ยอมรับได้ต้องเป็นใบเสร็จจากผู้ขาย ไม่ใช่ใบเขียนเองที่ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเงิน

สัญญาณที่พบบ่อยคือผู้ขายที่ใช้เลขบัญชีธนาคารซ้ำกับพนักงาน ที่อยู่เป็นตู้ไปรษณีย์หรือบ้านพักอาศัย ยอดเรียกเก็บกลมและใกล้เคียงเพดานอนุมัติของหัวหน้างานคนเดียวเสมอ และไม่เคยมีการส่งของหรือมีผู้รับของยืนยัน วิธีตรวจที่ทำได้เองคือดึงรายชื่อผู้ขายทั้งหมดมาจับคู่กับเลขบัญชีและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี แล้วสอบทานรายที่ตั้งใหม่ในรอบปีทีละราย

ให้ยอดขายเกิดจากระบบ ไม่ใช่จากคนนับ โดยออกใบเสร็จทุกครั้งจากเครื่องเดียวกันและตัดยอดสต๊อกอัตโนมัติ จากนั้นกระทบยอดสามทางทุกวันคือ ยอดตามระบบ เงินสดที่นับได้ และเงินที่นำฝากธนาคาร ส่วนต่างที่เกิดซ้ำในกะเดียวกันคือสิ่งที่ต้องสอบถาม การนำฝากควรทำทุกวันทำการและให้คนละคนกับผู้รับเงินเป็นผู้บันทึกใบนำฝาก

จับคู่ทะเบียนลูกจ้างกับข้อมูลนำส่งประกันสังคมและบัญชีเงินเดือนที่โอนออกจริง แล้วดูรายการที่มีเงินเดือนแต่ไม่มีเงินสมทบ หรือมีเลขบัญชีธนาคารซ้ำกันหลายคน อีกวิธีที่ใช้ได้ผลคือให้หัวหน้าฝ่ายเซ็นรับรองรายชื่อทีมของตนทุกไตรมาสโดยเห็นชื่อและตำแหน่งชัดเจน ไม่ใช่เซ็นรับรองยอดรวม

เช็คหรือรายการค้างจ่ายที่ค้างข้ามเดือนโดยไม่มีคำอธิบาย รายการปรับปรุงที่เกิดขึ้นทุกเดือนในจำนวนใกล้เคียงกัน และการโอนเข้าออกระหว่างบัญชีของบริษัทเองที่ถี่ผิดปกติช่วงปลายเดือน ล้วนเป็นรูปแบบที่ใช้กลบส่วนต่างได้ทั้งสิ้น กระดาษกระทบยอดควรมีผู้จัดทำและผู้สอบทานคนละคน พร้อมลงวันที่จริง เพราะการสอบทานย้อนหลังทีเดียวตอนปิดปีแทบไม่ช่วยอะไร

กำหนดเป็นชั้นตามจำนวนเงินและประเภทรายการ โดยรายการที่ไม่ใช่ธุรกิจปกติ เช่น จ่ายให้บุคคลที่เกี่ยวข้องกันหรือจ่ายผู้ขายรายใหม่ครั้งแรก ควรต้องมีผู้อนุมัติสองคนไม่ว่าจำนวนเงินจะน้อยเพียงใด สิ่งที่มักพลาดคือกำหนดเพดานไว้สวยงามในเอกสารแต่ระบบธนาคารตั้งค่าให้คนเดียวโอนได้ทุกจำนวน จึงต้องตรวจว่าสิทธิ์ในระบบตรงกับนโยบายจริง

ตั้งหลักที่การรักษาหลักฐานก่อน คือปิดสิทธิ์การเข้าถึงระบบและสำเนาข้อมูลไว้ก่อนแจ้งผู้เกี่ยวข้อง จากนั้นประเมินมูลค่าความเสียหายตามงวดที่เกิดจริง หากกระทบงบที่ออกไปแล้วต้องพิจารณาการปรับปรุงย้อนหลังและเปิดเผยในหมายเหตุ ผลขาดทุนจากการทุจริตมีเงื่อนไขทางภาษีเฉพาะเรื่องหลักฐานการติดตามหนี้และการดำเนินการตามกฎหมาย จึงควรเก็บบันทึกทุกขั้นตอนไว้ตั้งแต่วันแรก

ช่วยได้ในฐานะผู้บันทึกอิสระและผู้กระทบยอด ซึ่งทำให้คนภายในไม่สามารถทั้งจ่ายเงินและบันทึกได้พร้อมกัน แต่สำนักงานบัญชีไม่ได้อยู่หน้างานจึงไม่เห็นเหตุการณ์จริง เช่น ของออกจากคลังโดยไม่มีใบส่งของ ทางที่ได้ผลคือให้สำนักงานบัญชีส่งรายงานข้อสังเกตประจำเดือนควบคู่กับงบ แล้วกิจการตั้งผู้รับผิดชอบภายในไล่ปิดประเด็นทีละข้อ

ทบทวนเต็มรูปแบบปีละครั้งหลังปิดงบ และทบทวนเฉพาะจุดทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงสำคัญ เช่น เปลี่ยนผู้ดูแลการเงิน เปิดสาขาใหม่ เปลี่ยนระบบบัญชี หรือเริ่มรับชำระผ่านช่องทางใหม่ เพราะช่วงเปลี่ยนผ่านคือเวลาที่สิทธิ์เก่ามักค้างอยู่ในระบบ รายการที่ควรตรวจทุกครั้งคือรายชื่อผู้มีสิทธิ์อนุมัติ ผู้มีสิทธิ์โอนเงิน และผู้มีสิทธิ์แก้ไขข้อมูลหลักของผู้ขาย