กระบวนการทำงานของสำนักงานบัญชี

งานเริ่มจากการสัมภาษณ์ธุรกิจเพื่อเข้าใจรูปแบบรายได้ ช่องทางรับเงิน และจำนวนรายการต่อเดือน จากนั้นขอชุดเอกสารฐาน ได้แก่ หนังสือรับรอง ภ.พ.20 งบปีล่าสุด งบทดลองล่าสุด รายละเอียดทรัพย์สินและค่าเสื่อม ทะเบียนลูกหนี้เจ้าหนี้ และรหัสผ่านระบบยื่นภาษีออนไลน์ ต่อด้วยการตรวจความครบถ้วนย้อนหลัง แจ้งประเด็นที่ต้องแก้ก่อนเริ่มเดินงานปกติ แล้วจึงตกลงขอบเขต ค่าบริการ รอบส่งเอกสาร และผู้ประสานงานทั้งสองฝั่ง ปกติใช้เวลาหนึ่งถึงสามสัปดาห์ก่อนเดือนแรกจะเดินเต็มรูปแบบ

เพราะตัวเลขยกมาผิดเพียงบรรทัดเดียวจะไหลไปผิดทั้งปี และคนที่ต้องลงชื่อในงบปีนี้คือผู้ทำบัญชีคนใหม่ ไม่ใช่คนเดิม สิ่งที่ตรวจคือยอดคงเหลือธนาคารเทียบสมุดบัญชี ภาษีซื้อภาษีขายที่ยื่นไปแล้วเทียบยอดในบัญชี ลูกหนี้เจ้าหนี้ที่ค้างนานผิดปกติ ทรัพย์สินที่ไม่มีอยู่จริง และแบบที่ยังไม่ได้ยื่นหรือยื่นไม่ครบ ผลการตรวจจะออกมาเป็นรายการที่ต้องแก้พร้อมประมาณการค่าปรับหากมี ลูกค้าจึงตัดสินใจได้ว่าจะแก้ย้อนหลังทั้งหมด แก้เฉพาะจุดเสี่ยงสูง หรือรับความเสี่ยงไว้เอง โดยรู้ตัวเลขจริงก่อนเริ่ม

รอบที่ใช้ได้จริงคือส่งเอกสารของเดือนก่อนให้ครบภายในวันที่ 5 ถึง 10 ของเดือนถัดไป เพราะแบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายต้องยื่นภายในวันที่ 7 และแบบ ภ.พ.30 ภายในวันที่ 15 ถ้ายื่นผ่านอินเทอร์เน็ตจะได้ขยายเวลาเพิ่มอีกแปดวัน แต่ไม่ควรใช้ส่วนขยายนั้นเป็นกำหนดปกติเพราะจะไม่เหลือเวลาแก้เมื่อเจอปัญหา เอกสารที่ต้องส่งได้แก่ ใบกำกับภาษีซื้อขาย ใบเสร็จรับเงิน สเตทเมนต์ธนาคารทุกบัญชี หลักฐานการจ่ายเงินเดือน และสัญญาใหม่ที่เกิดในเดือนนั้น การส่งช้าคือสาเหตุอันดับหนึ่งของค่าปรับที่ป้องกันได้

ค่าบริการรายเดือนมาตรฐานครอบคลุมการบันทึกบัญชีตามจำนวนรายการที่ตกลง จัดทำและยื่นแบบภาษีประจำเดือน จัดทำงบทดลองและรายงานภาษีซื้อขาย และตอบคำถามทั่วไปทางไลน์หรืออีเมล ส่วนที่มักคิดแยกคืองบการเงินประจำปีพร้อมค่าสอบบัญชี การจัดทำเงินเดือนเมื่อจำนวนพนักงานเกินที่ตกลง การแก้ไขข้อมูลย้อนหลังของช่วงก่อนรับงาน การเข้าพบสรรพากรหรือทำหนังสือชี้แจง และงานจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ควรให้ระบุทั้งสองรายการนี้ในสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อไม่ให้เกิดข้อโต้แย้งกลางปี

ผู้ทำบัญชีที่ลงชื่อในงบต้องเป็นบุคคลที่ขึ้นทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า มีคุณวุฒิไม่ต่ำกว่าที่กฎหมายกำหนดตามขนาดของกิจการ และต้องสะสมชั่วโมงอบรมวิชาชีพครบตามเกณฑ์ในแต่ละรอบปีเพื่อรักษาสถานะผู้ทำบัญชี หนึ่งคนรับเป็นผู้ทำบัญชีได้ไม่เกินจำนวนกิจการที่ประกาศกำหนด ลูกค้าตรวจสอบได้ว่าใครเป็นผู้ทำบัญชีของบริษัทตนผ่านระบบของกรม สิ่งที่ควรถามก่อนเซ็นสัญญาคือชื่อผู้ที่จะลงลายมือชื่อจริง ไม่ใช่ชื่อสำนักงาน และใครเป็นผู้สอบทานงานก่อนยื่น เพราะสองบทบาทนี้ไม่ควรเป็นคนเดียวกันในกิจการที่มีรายการมาก

ชุดที่ควรได้เป็นอย่างน้อยคือ งบทดลอง งบกำไรขาดทุนเทียบกับเดือนก่อนและช่วงเดียวกันปีก่อน งบแสดงฐานะการเงินย่อ รายงานภาษีซื้อและภาษีขาย รายงานลูกหนี้และเจ้าหนี้แยกตามอายุหนี้ และสำเนาแบบภาษีทุกฉบับพร้อมใบเสร็จรับชำระ ถ้าได้เพียงไฟล์แบบภาษีอย่างเดียวแปลว่าคุณกำลังจ่ายค่าบริการยื่นแบบ ไม่ใช่ค่าบริการบัญชี รายงานอายุหนี้คือชิ้นที่เจ้าของธุรกิจได้ประโยชน์ทันทีที่สุดเพราะบอกว่าเงินจมอยู่ที่ลูกค้ารายใดและควรทวงก่อนใคร ควรกำหนดวันส่งรายงานไว้ในสัญญาด้วย

การสอบทานที่ดีจะไล่สี่ชั้น ชั้นแรกคือความครบถ้วน เปรียบเทียบเลขที่ใบกำกับภาษีขายว่าต่อเนื่องไม่ขาดหาย ชั้นที่สองคือความถูกต้องของอัตรา ตรวจว่ารายการที่ยกเว้นหรืออัตราศูนย์ถูกจัดประเภทถูก ชั้นที่สามคือการกระทบยอด ยอดขายในแบบต้องผูกกับรายได้ในบัญชีและเงินเข้าธนาคารอธิบายได้ ชั้นสุดท้ายคือการเทียบแนวโน้ม ถ้าอัตรากำไรขั้นต้นหรือสัดส่วนภาษีซื้อเปลี่ยนผิดปกติจากเดือนก่อน ต้องหาคำอธิบายก่อนกดยื่น ไม่ใช่ตอนถูกเรียกตรวจ ทุกขั้นควรมีผู้สอบทานคนที่สองและเก็บหลักฐานการสอบทานไว้

มาตรฐานที่สมเหตุสมผลคือรับทราบภายในวันทำการเดียวกัน และให้คำตอบที่ใช้ตัดสินใจได้ภายในหนึ่งถึงสองวันทำการสำหรับคำถามทั่วไป ส่วนเรื่องที่ต้องค้นคำวินิจฉัยหรือหารือกับสรรพากรพื้นที่อาจใช้สามถึงห้าวัน สิ่งที่ควรตกลงไว้ล่วงหน้าคือช่องทางหลักช่องทางเดียว ผู้รับผิดชอบหลักและผู้สำรองเมื่อคนหลักลาพัก และนิยามว่าเรื่องแบบใดนับเป็นด่วนจริง เช่น ได้รับหนังสือจากสรรพากร ลูกค้ารายใหญ่ขอเปลี่ยนเงื่อนไขใบกำกับ หรือจะจ่ายเงินก้อนใหญ่ออกต่างประเทศ ซึ่งสามกรณีนี้ควรได้คุยกับผู้รับผิดชอบภายในวันเดียวกัน

สำนักงานบัญชีเป็นผู้ควบคุมและผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานลูกค้าไปพร้อมกัน จึงอยู่ภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล สิ่งที่ควรมีคือข้อตกลงรักษาความลับในสัญญา การกำหนดสิทธิเข้าถึงเป็นรายบุคคลไม่ใช่รหัสผ่านกลางที่ใช้ร่วมกัน การเปิดยืนยันตัวตนสองชั้นในระบบยื่นภาษีและระบบบัญชีคลาวด์ และนโยบายว่าจะเก็บข้อมูลไว้กี่ปีหลังจบสัญญา ควรถามด้วยว่าไฟล์เงินเดือนซึ่งมีเลขบัตรประชาชนและเลขบัญชีธนาคารถูกส่งผ่านช่องทางใด การส่งไฟล์เงินเดือนแบบไม่ใส่รหัสผ่านผ่านแอปแชตคือช่องโหว่ที่พบบ่อยที่สุด

สิ่งที่ต้องได้คืนคือเอกสารต้นฉบับทั้งหมดที่คุณส่งไป ไฟล์ข้อมูลบัญชีในรูปแบบที่เปิดต่อได้เช่นไฟล์สำรองของโปรแกรมหรือไฟล์ตารางคำนวณ งบทดลองและงบการเงินฉบับล่าสุด รายละเอียดประกอบยอดคงเหลือทุกบัญชีที่มีนัยสำคัญ ทะเบียนทรัพย์สินพร้อมค่าเสื่อมสะสม สำเนาแบบภาษีที่ยื่นแล้วทั้งปี และการโอนสิทธิเข้าระบบยื่นภาษีกลับมาที่บริษัท ควรกำหนดในสัญญาว่าต้องส่งมอบภายในกี่วันหลังชำระค่าบริการงวดสุดท้าย และควรทำใบส่งมอบที่ลงชื่อทั้งสองฝ่าย เพราะข้อพิพาทเรื่องเอกสารค้างคือปัญหาที่พบบ่อยที่สุดเวลาเปลี่ยนสำนักงาน