บัญชีธุรกิจให้เช่าและลีสซิ่งอุปกรณ์

ควรลงถึงชิ้นเดียวที่ปล่อยเช่าได้ ไม่ใช่รวมเป็นล็อต เพราะทรัพย์สินแต่ละชิ้นมีวันเริ่มใช้ ประวัติซ่อม และรอบว่างงานไม่เหมือนกัน ทะเบียนที่ดีระบุรหัสชิ้น วันได้มา ราคาทุน อายุใช้งานที่ประเมิน สถานที่ตั้งปัจจุบัน และสัญญาที่ผูกอยู่ ประโยชน์ที่ตามมาไม่ใช่แค่งบการเงินถูกต้อง แต่คือการรู้ว่าชิ้นใดคืนทุนแล้วและชิ้นใดกินค่าซ่อมจนควรปลดระวาง

ไม่ใช่ เงินที่ได้มาก่อนยังไม่ใช่รายได้จนกว่าจะให้สิทธิใช้ทรัพย์สินไปแล้วตามช่วงเวลา จึงบันทึกส่วนที่ยังไม่ถึงกำหนดเป็นหนี้สินแล้วทยอยรับรู้เป็นรายได้ทุกเดือน วิธีนี้ทำให้กำไรไม่กระโดดในเดือนที่รับเงิน และสะท้อนภาระค่าเสื่อมราคาที่เกิดต่อเนื่อง ในทางภาษีมูลค่าเพิ่มจุดความรับผิดเกิดเมื่อได้รับชำระ จึงอาจต้องนำส่งภาษีขายก่อนที่รายได้ทางบัญชีจะครบ ความต่างนี้ต้องกระทบยอดไว้ให้ชัด

ระหว่างถือไว้ยังไม่ใช่รายได้ เพราะมีหน้าที่ต้องคืนเมื่อผู้เช่าส่งมอบทรัพย์สินครบถ้วน จึงแสดงเป็นหนี้สินและควรแยกบัญชีให้เห็นยอดคงค้างรายสัญญา หากเกิดความเสียหายแล้วหักเงินประกันชดเชย ส่วนที่หักจึงกลายเป็นรายได้หรือเป็นการชดเชยค่าซ่อมในงวดที่หัก โดยต้องมีหลักฐานการตรวจรับและใบเสนอราคาซ่อมประกอบ ถ้าเก็บรวมกับค่าเช่าโดยไม่แยก ยอดหนี้สินจะหายไปในรายได้และปัญหาจะโผล่ตอนผู้เช่าขอคืน

การให้เช่าทรัพย์สินเป็นเงินได้ประเภทที่อยู่ในข่ายถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อผู้จ่ายเป็นนิติบุคคล ผู้ให้เช่าจึงมักได้รับเงินไม่เต็มจำนวนและต้องเก็บหนังสือรับรองการหักไว้ใช้เครดิตตอนคำนวณภาษีสิ้นปี ประเด็นที่มักพลาดคือสัญญาที่รวมทั้งค่าเช่าอุปกรณ์และค่าบริการควบคุมเครื่องไว้ก้อนเดียว เพราะสองส่วนนี้อาจอยู่คนละอัตรา ทางแก้คือแยกราคาในสัญญาและในใบแจ้งหนี้ให้ตรงกับเนื้องานจริงตั้งแต่ต้น

ดูที่การควบคุมการใช้งาน ถ้าผู้เช่าสั่งงานเครื่องเองและผู้ให้เช่าเพียงส่งเครื่องไป ลักษณะนั้นเป็นค่าเช่า แต่ถ้าผู้ให้เช่าเป็นผู้ควบคุมเครื่อง กำหนดวิธีทำงาน และรับผิดชอบผลงานที่ส่งมอบ จะมีลักษณะเป็นการรับจ้างทำของมากกว่าการเช่า ผลต่างไม่ใช่เรื่องถ้อยคำ เพราะกระทบทั้งอัตราหักภาษี ณ ที่จ่าย การรับประกันผลงาน และความรับผิดเมื่อเกิดอุบัติเหตุที่หน้างาน จึงควรเขียนสัญญาให้สอดคล้องกับข้อเท็จจริง

เลือกวิธีที่สะท้อนการใช้ประโยชน์จริงของทรัพย์สินประเภทนั้น อุปกรณ์ที่สึกหรอตามชั่วโมงเดินเครื่องเหมาะกับการประเมินอายุจากปริมาณการใช้ ส่วนอุปกรณ์ที่เสื่อมตามเวลาแม้จอดไว้ก็เหมาะกับวิธีเส้นตรง ข้อสำคัญคือเมื่อตัดสินใจแล้วต้องยึดวิธีเดิมตลอดไปและทบทวนอายุใช้งานเมื่อมีสัญญาณว่าประเมินไว้คลาดเคลื่อน เช่น ค่าซ่อมพุ่งขึ้นต่อเนื่อง ทั้งนี้อัตราที่ใช้ทางภาษีมีเพดานของตัวเอง จึงมักต้องทำรายการปรับปรุงระหว่างบัญชีกับภาษี

วัดเป็นสัดส่วนวันที่ปล่อยเช่าได้จริงต่อวันที่พร้อมให้เช่าในงวด แยกรายชิ้นและรายประเภท แล้ววางคู่กับรายได้และค่าซ่อมของชิ้นนั้น ตัวเลขนี้ตอบคำถามที่งบกำไรขาดทุนรวมตอบไม่ได้ เช่น ทรัพย์สินกลุ่มใดควรซื้อเพิ่ม กลุ่มใดควรขายทิ้ง และควรตั้งราคาช่วงนอกฤดูอย่างไร สำนักงานบัญชีช่วยได้โดยผูกรหัสทรัพย์สินไว้ในระบบขายตั้งแต่ออกใบแจ้งหนี้ ทำให้รายงานออกมาเองโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ

ตัดทรัพย์สินออกจากทะเบียนตามมูลค่าคงเหลือ แล้วบันทึกผลเสียหายในงวดที่ทราบ พร้อมเก็บหลักฐานให้ครบ เช่น บันทึกแจ้งความ หนังสือแจ้งผู้เช่า และการเรียกร้องค่าเสียหายหรือเคลมประกัน ถ้าได้รับชดเชยภายหลังให้บันทึกเป็นรายได้ในงวดที่มีสิทธิได้รับ หลักฐานสำคัญมากเพราะการตัดทรัพย์สินโดยไม่มีเอกสารสนับสนุนคือรายการแรกที่ถูกตั้งคำถามเมื่อมีการตรวจสอบ และอาจถูกปฏิเสธไม่ให้ถือเป็นรายจ่าย

สถานที่เก็บและปล่อยเช่าที่ใช้ประกอบกิจการเป็นประจำมีลักษณะเป็นสถานประกอบการ จึงควรแจ้งเพิ่มสาขาในทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและระบุรหัสสาขาบนใบกำกับภาษีให้ถูก การละเลยจุดนี้ทำให้ใบกำกับที่ออกจากคลังต่างจังหวัดถูกทักท้วงเรื่องรายละเอียดไม่ครบ และผู้เช่าอาจใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้ ทางปฏิบัติที่ปลอดภัยคือทบทวนทะเบียนทุกครั้งที่เปิดหรือปิดคลัง ไม่ใช่รอทบทวนตอนปิดงบปลายปี

สามข้อที่ให้ผลมากที่สุดคือ กำหนดรอบวางบิลและวันครบกำหนดชำระให้ตรงกัน ระบุวิธีคิดค่าใช้เกินเวลาและค่าซ่อมความเสียหายเป็นสูตรที่คำนวณได้ และแยกราคาระหว่างค่าเช่า ค่าขนส่ง และค่าบริการควบคุมเครื่อง สามข้อนี้ทำให้ออกใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องเจรจาใหม่ทุกครั้ง ลดลูกหนี้ค้างที่เกิดจากข้อโต้แย้ง และทำให้การหักภาษี ณ ที่จ่ายของผู้เช่าถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรกโดยไม่ต้องออกเอกสารแก้ไขย้อนหลัง