วางแผนภาษีปลายปีและตารางปิดงบ

ในทางปฏิบัติควรเริ่มสองเดือนก่อนวันสิ้นรอบ เพราะงานที่แก้ได้จริงมีเพียงงานที่ทำก่อนวันนั้น เช่น การเรียกใบกำกับที่ยังไม่ได้รับ การตัดจ่ายสินค้าที่เสียหาย และการปรับปรุงรายการที่ค้างกระทบยอด หลังวันสิ้นรอบไปแล้วสิ่งที่ทำได้เหลือเพียงการบันทึกตามข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นแล้วเท่านั้น การเริ่มช้าจึงไม่ได้ทำให้งานน้อยลง แต่ทำให้ทางเลือกน้อยลง

ต้องนับใกล้วันสิ้นรอบให้มากที่สุด มีเอกสารการนับที่ลงชื่อผู้นับและผู้ทาน และมีคำอธิบายผลต่างระหว่างยอดนับกับยอดตามบัญชีทุกรายการที่มีนัยสำคัญ หากนับก่อนหรือหลังวันสิ้นรอบ ต้องมีรายการเคลื่อนไหวระหว่างวันนั้นถึงวันสิ้นรอบครบถ้วนเพื่อกระทบยอดกลับ เอกสารการนับที่ไม่มีลายมือชื่อผู้รับผิดชอบเป็นจุดที่ถูกตั้งคำถามบ่อยที่สุด

หลักคือค่าใช้จ่ายต้องอยู่ในรอบที่ได้รับประโยชน์ ไม่ใช่รอบที่จ่ายเงิน ค่าเช่าหรือค่าประกันที่จ่ายข้ามปีจึงต้องแยกส่วนที่เป็นของรอบถัดไปออกเป็นสินทรัพย์ ส่วนบริการที่ได้รับแล้วแต่ยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ต้องตั้งค้างจ่ายไว้ตามประมาณการที่มีหลักฐานรองรับ การละเลยสองรายการนี้ทำให้กำไรของสองรอบผิดพร้อมกันและแก้ยากในภายหลัง

การตัดหนี้สูญทางภาษีมีหลักเกณฑ์และขั้นตอนติดตามหนี้ที่กำหนดไว้ตามมูลค่าของหนี้ ซึ่งต่างจากการตั้งค่าเผื่อทางบัญชีที่ทำได้ตามดุลยพินิจ ดังนั้นค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญที่บันทึกในงบไม่ได้แปลว่าหักภาษีได้ทันที ควรเก็บหลักฐานการติดตามหนี้ไว้ตั้งแต่ต้นปี ไม่ใช่เริ่มรวบรวมตอนใกล้ปิดงบ เพราะหลักฐานย้อนหลังมักไม่ครบตามที่กำหนด

ยอดค้างที่ปรากฏในงบทุกปีเป็นประเด็นที่ถูกสอบถามเสมอ เพราะเงินที่บริษัทให้กรรมการยืมโดยไม่คิดดอกเบี้ยตามสมควรอาจถูกประเมินรายได้ดอกเบี้ยให้บริษัท ทางแก้ที่ตรงไปตรงมาคือทำสัญญาให้ชัด คิดดอกเบี้ยตามอัตราที่อธิบายได้ และวางแผนชำระคืนเป็นงวด การปล่อยให้ยอดโตขึ้นทุกปีโดยไม่มีเอกสารคือรูปแบบที่สร้างปัญหาที่สุด

ควรทบทวนทุกปี โดยเดินตรวจของจริงเทียบกับทะเบียน เพื่อหาทรัพย์สินที่เลิกใช้ ขายไปแล้ว หรือสูญหายแต่ยังคิดค่าเสื่อมอยู่ รายการเหล่านี้ทำให้ทั้งกำไรและฐานภาษีคลาดเคลื่อนต่อเนื่องหลายปี นอกจากนี้ควรตรวจว่ารายจ่ายที่บันทึกเป็นค่าซ่อมแซมนั้นเป็นการซ่อมให้คงสภาพจริง ไม่ใช่การปรับปรุงที่ควรบันทึกเป็นทรัพย์สิน

ต้องมีรายการสรุปว่าใครเกี่ยวข้องกันบ้าง มีธุรกรรมประเภทใด มูลค่าเท่าไร และราคาที่ใช้มีที่มาอย่างไร เพราะข้อมูลนี้ต้องเปิดเผยในหมายเหตุประกอบงบและอาจต้องอธิบายเพิ่มเติมในแบบแสดงรายการ การเตรียมย้อนหลังทำได้ยากเมื่อธุรกรรมกระจายอยู่หลายบัญชี จึงควรทำทะเบียนคู่ค้าที่เกี่ยวข้องกันไว้ตั้งแต่ต้นรอบและปรับปรุงทุกไตรมาส

โดยหลักยังไม่ใช่รายได้จนกว่าจะส่งมอบสินค้าหรือให้บริการแล้ว เงินที่รับมาก่อนจึงแสดงเป็นหนี้สินจนกว่าภาระผูกพันจะสำเร็จ อย่างไรก็ดีการรับเงินอาจก่อจุดความรับผิดทางภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วในขณะรับเงิน ทำให้สองระบบไม่ตรงกันโดยธรรมชาติ จึงต้องแยกทะเบียนคุมไว้ให้ชัดเพื่ออธิบายผลต่างได้เมื่อถูกตรวจ

ต้องมีตารางแสดงผลขาดทุนแต่ละรอบพร้อมปีที่จะสิ้นสิทธิ์ และนำมาหักตามลำดับก่อนหลังภายในกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนด ผลขาดทุนที่ยังไม่ได้ผ่านการตรวจสอบหรือเกิดจากรอบที่ยื่นงบไม่ครบมักถูกโต้แย้ง ดังนั้นการเก็บงบและแบบของทุกรอบให้ครบจึงมีค่าเท่ากับตัวเลขขาดทุนนั้นเอง

ส่งเป็นชุดที่กระทบยอดแล้ว ได้แก่ งบทดลอง ทะเบียนคุมของแต่ละบัญชีสำคัญ หนังสือยืนยันยอดจากธนาคาร และคำอธิบายรายการที่ผิดปกติ พร้อมระบุผู้รับผิดชอบต่อคำถามแต่ละด้าน งานที่ล่าช้าส่วนใหญ่ไม่ได้ล่าช้าเพราะปริมาณเอกสาร แต่เพราะไม่มีใครตอบคำถามเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน การกำหนดผู้ตอบไว้ล่วงหน้าจึงย่นเวลาได้มากกว่าการเร่งส่งเอกสาร