บัญชีธุรกิจบริการและงานโปรเจกต์

รายได้เกิดเมื่อกิจการส่งมอบงานตามที่ตกลง ไม่ใช่ตอนที่เงินเข้าบัญชี ถ้าสัญญาแบ่งงานออกเป็นงวดที่ตรวจรับแยกกันได้ ให้รับรู้รายได้ทีละงวดเมื่อผู้ว่าจ้างตรวจรับ แต่ถ้างานเป็นเนื้อเดียวและวัดความคืบหน้าได้ ให้รับรู้ตามสัดส่วนงานที่ทำเสร็จ เอกสารที่ยืนยันได้ดีที่สุดคือใบส่งมอบงานที่ลูกค้าลงนาม รายงานความคืบหน้า และไฟล์บันทึกชั่วโมงทำงาน สิ่งที่ทำให้ตัวเลขเพี้ยนบ่อยที่สุดคือการออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าทั้งก้อนแล้วบันทึกเป็นรายได้ทันที ทั้งที่ยังส่งมอบไม่ครบ ทำให้กำไรของเดือนนั้นสูงเกินจริงและเดือนถัดไปขาดทุน

ยังไม่ใช่รายได้ ให้บันทึกเป็นหนี้สินในชื่อเงินรับล่วงหน้าจากลูกค้า แล้วทยอยโอนเข้ารายได้เมื่อส่งมอบงานแต่ละส่วน ในทางภาษีมูลค่าเพิ่มต้องระวังว่าความรับผิดของการให้บริการเกิดเมื่อได้รับชำระเงิน ดังนั้นวันที่รับมัดจำคือวันที่ต้องออกใบกำกับภาษีและนำส่งภาษีขายในเดือนนั้น จึงเกิดภาพที่ยอดภาษีขายกับรายได้ในงบกำไรขาดทุนไม่เท่ากัน ซึ่งเป็นเรื่องปกติ ควรทำกระดาษทำการกระทบยอดไว้ทุกเดือน เพราะเจ้าหน้าที่มักขอดูคำอธิบายส่วนต่างนี้ก่อนเสมอ

เริ่มจากเงินเดือนและสวัสดิการรวมของทีมที่ทำงานให้ลูกค้าโดยตรง แล้วหารด้วยชั่วโมงที่ขายได้จริงต่อปี ซึ่งมักอยู่ราวหกสิบถึงเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์ของชั่วโมงทำงานทั้งหมด เพราะต้องหักวันหยุด การอบรม การประชุมภายใน และงานขาย จากนั้นบวกค่าใช้จ่ายสำนักงานที่ปันส่วนเข้าไป จึงได้ต้นทุนต่อชั่วโมงที่ใช้ตั้งราคาได้ ข้อผิดพลาดคลาสสิกคือหารด้วยชั่วโมงเต็มทั้งปี ทำให้ต้นทุนต่อชั่วโมงต่ำกว่าความจริงราวหนึ่งในสาม และกิจการรับงานราคาถูกต่อเนื่องจนกำไรหายไปทั้งปี

ค่าจ้างทำของและค่าบริการที่จ่ายให้บุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลในประเทศ โดยทั่วไปหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราสามเปอร์เซ็นต์ และต้องมอบใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายแก่ผู้รับเงินในทุกรอบการจ่าย แล้วนำส่งด้วยแบบรายเดือนภายในกำหนด ถ้าผู้รับเป็นบุคคลธรรมดาที่รับงานประจำเหมือนลูกจ้าง เช่น มีเวลาเข้างาน มีหัวหน้าสั่งงาน และใช้อุปกรณ์ของกิจการ เจ้าหน้าที่อาจตีความว่าเป็นเงินได้จากการจ้างแรงงานและเรียกเก็บภาษีตามอัตราก้าวหน้าพร้อมประกันสังคมย้อนหลัง จึงควรทำสัญญาจ้างงานเป็นรายโครงการและเก็บหลักฐานการส่งมอบงานไว้ให้ชัด

ต้องบันทึก มิฉะนั้นงบเดือนนั้นจะแสดงกำไรต่ำกว่าความจริงเพราะต้นทุนลงครบแต่รายได้ยังไม่ขึ้น ให้ตั้งรายได้ค้างรับตามมูลค่างานที่ส่งมอบแล้วและมีสิทธิเรียกเก็บได้ โดยอ้างอิงใบส่งมอบงานหรืออีเมลยืนยันจากลูกค้า เมื่อวางบิลจริงในเดือนถัดไปจึงกลับรายการและออกใบกำกับภาษีตามวันที่รับชำระ ควรทำรายงานงานที่ยังไม่วางบิลควบคู่ไปด้วย เพราะรายการที่ค้างเกินหกสิบวันมักเป็นสัญญาณว่าลูกค้าไม่ยอมรับงานหรือทีมลืมเรียกเก็บ ซึ่งเป็นสาเหตุอันดับต้นของเงินสดขาดมือในธุรกิจบริการ

ประเมินความคืบหน้า ณ วันสิ้นรอบด้วยเกณฑ์ที่วัดได้ เช่น ชั่วโมงที่ใช้ไปเทียบกับชั่วโมงที่ประมาณทั้งโครงการ หรือจุดส่งมอบที่ตรวจรับแล้ว จากนั้นรับรู้รายได้และต้นทุนตามสัดส่วนเดียวกันทั้งคู่ ถ้าประมาณการชี้ว่าโครงการจะขาดทุน ต้องรับรู้ผลขาดทุนทั้งจำนวนทันทีในรอบนั้นโดยไม่รอให้งานจบ เก็บกระดาษทำการที่แสดงสมมติฐานและตัวเลขที่ใช้ไว้แนบงบ เพราะผู้สอบบัญชีจะขอดูเป็นรายการแรก และการเปลี่ยนวิธีประเมินระหว่างปีโดยไม่มีเหตุผลรองรับคือประเด็นที่ถูกตั้งข้อสังเกตเสมอ

แยกเงินที่รับมาเป็นหนี้สินก่อน แล้วทยอยรับรู้เป็นรายได้เดือนละเท่า ๆ กันตลอดอายุสัญญา เพราะบริการถูกส่งมอบต่อเนื่องตลอดช่วงเวลา ไม่ใช่ครั้งเดียว หากสัญญากำหนดปริมาณงานสูงสุดต่อเดือนและงานส่วนเกินคิดเพิ่ม ให้แยกรายได้ส่วนเกินออกมาต่างหากเพื่อไม่ให้อัตรากำไรบิดเบือน สำหรับภาษีมูลค่าเพิ่มยังยึดวันที่ได้รับชำระเป็นจุดออกใบกำกับภาษี ทำให้ปีแรกภาษีขายสูงกว่ารายได้ตามบัญชีมาก ควรอธิบายไว้ในหมายเหตุประกอบงบเพื่อลดคำถามจากผู้ตรวจและสถาบันการเงิน

ถ้ากิจการเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายนั้นเองแล้วเรียกเก็บคืน ให้แสดงเป็นรายได้และแสดงค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปเป็นต้นทุนคู่กัน ไม่ควรหักกลบให้เหลือศูนย์เพราะทำให้ยอดรายได้ต่ำกว่าความจริงและกระทบเงื่อนไขการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บคืนโดยทั่วไปถือเป็นส่วนหนึ่งของมูลค่าบริการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย เว้นแต่กรณีที่กิจการจ่ายในนามลูกค้าโดยใบเสร็จออกในชื่อลูกค้าตั้งแต่ต้น จึงเป็นเพียงการทดรองจ่ายและบันทึกเป็นลูกหนี้ ไม่ผ่านรายได้

กำหนดรหัสโครงการตั้งแต่วันเปิดงาน แล้วบังคับให้ทุกรายการที่เกี่ยวข้องอ้างรหัสนั้น ทั้งใบแจ้งหนี้ ใบสำคัญจ่าย ใบเบิกวัสดุ และชั่วโมงทำงานของทีม จากนั้นตั้งกฎปันส่วนค่าใช้จ่ายส่วนกลางไว้ล่วงหน้าเพียงวิธีเดียวและใช้ตลอดปี เช่น ปันตามชั่วโมงที่ใช้ รายงานที่ควรออกทุกเดือนคือรายได้สะสม ต้นทุนสะสม กำไรขั้นต้น และเปอร์เซ็นต์งานที่เสร็จเทียบกับเงินที่เก็บได้ ถ้าปล่อยให้ลงบัญชีรวมก่อนแล้วค่อยแยกทีหลัง ตัวเลขจะไม่มีวันตรงและทีมจะเลิกเชื่อรายงานในที่สุด

ดูสัญญาก่อนว่ากำหนดสิทธิริบเงินหรือคิดค่าเสียหายไว้อย่างไร ส่วนที่กิจการมีสิทธิเก็บได้ตามสัญญาให้รับรู้เป็นรายได้ในงวดที่ยกเลิก ส่วนที่ต้องคืนให้ปรับลดหนี้สินและออกใบลดหนี้พร้อมปรับภาษีขายในเดือนที่ออกเอกสาร ต้นทุนที่จ่ายไปแล้วและไม่ก่อประโยชน์ต่อไปให้รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายทันที ห้ามค้างไว้เป็นงานระหว่างทำ เพราะเป็นรายการที่ผู้สอบบัญชีตรวจพบง่าย เก็บอีเมลหรือหนังสือแจ้งยกเลิกไว้เป็นหลักฐานประกอบการตัดรายการ จะช่วยได้มากเมื่อถูกตรวจภายหลัง