เงินสด ลูกหนี้ และเช็ค

เช็คลงวันที่ล่วงหน้ายังไม่ใช่เงินสด จึงไม่ตัดลูกหนี้ทันที วิธีที่ปลอดภัยคือเปิดบัญชีคุมชื่อ เช็ครับลงวันที่ล่วงหน้า ไว้เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนแยกจากเงินฝาก แล้วโอนเข้าธนาคารเมื่อถึงวันที่หน้าเช็ค ทะเบียนคุมควรระบุเลขเช็ค ธนาคาร วันครบกำหนด และใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิง เพื่อให้ผู้สอบบัญชีกระทบยอดปลายงวดได้

กลับรายการรับชำระโดยเดบิตลูกหนี้รายเดิมและเครดิตเงินฝาก พร้อมบันทึกค่าธรรมเนียมเช็คคืนเป็นค่าใช้จ่าย ภาษีขายที่เคยตั้งไว้ยังคงอยู่ เพราะความรับผิดเกิดตอนส่งมอบสินค้าหรือออกใบกำกับ ไม่ได้เกิดตอนเก็บเงินได้จริง หากสุดท้ายเก็บไม่ได้จริง จึงค่อยเข้ากระบวนการตัดหนี้สูญตามหลักเกณฑ์แยกต่างหาก

ทางปฏิบัติที่รัดกุมคือออกใบรับเช็คในวันที่รับเช็ค แล้วออกใบเสร็จรับเงินจริงเมื่อเช็คเรียกเก็บได้ วิธีนี้ทำให้เอกสารตรงกับกระแสเงินสดและไม่ต้องยกเลิกใบเสร็จเมื่อเช็คเด้ง กรณีธุรกิจบริการที่ต้องออกใบกำกับภาษีตอนรับชำระ ให้ยึดวันที่เช็คถึงกำหนดเป็นวันที่รับชำระตามที่ระบุบนหน้าเช็ค

แจ้งผู้จ่ายเงินให้ยื่นแบบเพิ่มเติมหรือปรับปรุงในเดือนถัดไป แล้วออกหนังสือรับรองฉบับใหม่ที่ระบุยอดถูกต้อง หากหักน้อยไป ผู้จ่ายมีหน้าที่นำส่งส่วนที่ขาดพร้อมเงินเพิ่ม หากหักเกิน ผู้รับสามารถใช้เครดิตตามยอดที่นำส่งจริงและเรียกส่วนต่างคืนจากผู้จ่าย สิ่งสำคัญคือยอดในหนังสือรับรองต้องตรงกับยอดที่นำส่งกรมสรรพากร

ผู้จ่ายมีหน้าที่ตามกฎหมายออกใบแทนให้ โดยระบุคำว่าใบแทนและวันที่ออก หากติดต่อแล้วไม่ได้ผล ให้รวบรวมหลักฐานทางอ้อม เช่น ใบแจ้งหนี้ หลักฐานการโอนเงินที่เห็นยอดสุทธิหลังหัก และหนังสือทวงถาม แล้วยื่นคำร้องต่อสำนักงานสรรพากรพื้นที่เพื่อขอตรวจสอบยอดที่ผู้จ่ายนำส่งจริง โดยทั่วไปเครดิตภาษีจะพิจารณาจากยอดที่นำส่งเข้าระบบ

ถือเป็นการรับชำระด้วยมูลค่ายุติธรรมของทรัพย์สินที่ได้รับ เดบิตสินทรัพย์ตามราคาประเมินหรือราคาตลาดที่พิสูจน์ได้ เครดิตลูกหนี้ ส่วนต่างที่เกินหรือขาดรับรู้เป็นกำไรหรือขาดทุนจากการชำระหนี้ ฝั่งลูกหนี้ถือเป็นการขายทรัพย์สินและมีภาระภาษีมูลค่าเพิ่มตามปกติ จึงควรมีสัญญาโอนชำระหนี้และเอกสารประเมินราคาแนบไว้

ต้องดูก่อนว่าเป็นการโอนความเสี่ยงจริงหรือเป็นการกู้ยืมโดยใช้ลูกหนี้ค้ำ ถ้าผู้ซื้อรับความเสี่ยงหนี้สูญทั้งหมด ให้ตัดลูกหนี้ออกจากงบและรับรู้ส่วนลดเป็นค่าใช้จ่าย แต่ถ้ามีสิทธิไล่เบี้ยกลับมาที่บริษัท ให้คงลูกหนี้ไว้และตั้งเงินรับล่วงหน้าเป็นหนี้สิน ข้อกำหนดเรื่องสิทธิไล่เบี้ยในสัญญาคือจุดชี้ขาดของการบันทึก

หักได้ในฐานะต้นทุนทางการเงินของกิจการ เพราะเป็นรายจ่ายเพื่อหาเงินทุนหมุนเวียนมาใช้ในการดำเนินธุรกิจโดยตรง สิ่งที่ต้องมีคือสัญญาขายลดลูกหนี้ ใบแจ้งหนี้ค่าธรรมเนียมจากผู้รับซื้อ และหลักฐานการรับเงินสุทธิ หากผู้รับซื้อเป็นผู้ประกอบการต่างประเทศ ต้องพิจารณาภาระหัก ณ ที่จ่ายและอนุสัญญาภาษีซ้อนเพิ่มเติม

อย่าปล่อยให้ลูกหนี้ติดยอดติดลบ ให้โอนส่วนเกินไปเป็นเงินรับล่วงหน้าจากลูกค้าในหมวดหนี้สินหมุนเวียน แล้วเลือกทางออกร่วมกับลูกค้าว่าจะคืนเงินหรือหักกับใบแจ้งหนี้ถัดไป กรณีคืนเงินให้ทำใบสำคัญจ่ายพร้อมหลักฐานการโอน กรณีหักกลบให้ระบุอ้างอิงในใบแจ้งหนี้ใบถัดไปอย่างชัดเจนเพื่อให้กระทบยอดได้

ตั้งกติกาเป็นลายลักษณ์อักษรว่าต้องเคลียร์ภายในกี่วันและใช้แบบฟอร์มเดียวกันทั้งบริษัท ส่วนต่างที่มีบิลไม่ครบให้พนักงานคืนเป็นเงินสดหรือหักจากเงินเดือนงวดถัดไปโดยมีหนังสือยินยอม หากบริษัทยอมรับส่วนต่างนั้นเอง จะกลายเป็นประโยชน์เพิ่มของพนักงานที่ต้องรวมเป็นเงินได้และหักภาษี ณ ที่จ่าย

เมื่อพบผลต่าง ให้บันทึกเงินขาดบัญชีเป็นลูกหนี้อื่นในชื่อผู้รับผิดชอบทันที พร้อมบันทึกเหตุการณ์และรายงานการนับเงิน เมื่อได้รับชดใช้จึงตัดลูกหนี้ออก หากตกลงไม่ชดใช้ ให้ล้างเป็นค่าใช้จ่ายเงินขาดบัญชีโดยมีการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ ซึ่งรายการลักษณะนี้ผู้สอบบัญชีจะขอดูเอกสารอนุมัติเสมอ

ทำได้ในทางปฏิบัติ หากอธิบายที่มาที่ไปไม่ได้ เจ้าพนักงานอาจมองว่ามีรายได้ที่ไม่ได้ลงบัญชีแล้วนำเงินออกไป การป้องกันคือมีรายงานนับเงินประจำงวด แยกหน้าที่คนรับเงินกับคนลงบัญชี และเก็บเอกสารสอบสวนภายในกรณีเกิดผลต่าง เมื่อมีร่องรอยการควบคุมชัดเจน โอกาสถูกตีความว่าเป็นรายได้ปกปิดจะลดลงมาก

ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินที่ระบุชื่อผู้รับเงิน ที่อยู่ เลขบัตรประชาชนถ้าทำได้ รายละเอียดรายจ่าย วันที่ และลายมือชื่อผู้จ่ายเงินของบริษัท เหมาะกับรายการเล็กจากผู้ขายรายย่อย เช่น ค่าขนของ ค่าจอดรถ ข้อควรระวังคือต้องเป็นส่วนน้อยของค่าใช้จ่ายรวม หากใช้เป็นประจำในยอดสูง สรรพากรจะโต้แย้งความมีอยู่จริงของรายจ่าย

เงินมัดจำที่ยึดไว้กลายเป็นรายได้ของกิจการในงวดที่สิทธิยึดเกิดขึ้น จึงต้องรวมคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล ส่วนภาษีมูลค่าเพิ่มขึ้นอยู่กับว่าออกใบกำกับภาษีตอนรับมัดจำไว้แล้วหรือไม่ ถ้าออกไว้แล้วก็ไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม ถ้ายังไม่ได้ออก ต้องพิจารณาว่าการยึดนั้นเป็นค่าตอบแทนจากการให้บริการหรือเป็นค่าเสียหายตามสัญญา

ต้องแยกให้ชัดระหว่างเงินประกันการเช่าที่ได้คืนเมื่อสิ้นสัญญา กับค่าเช่าจ่ายล่วงหน้าที่ใช้หักกลบค่าเช่ารายเดือน เงินประกันบันทึกเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนตลอดอายุสัญญา ส่วนค่าเช่าจ่ายล่วงหน้าบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าแล้วทยอยตัดเข้าค่าใช้จ่ายตามเดือนที่ใช้ประโยชน์ พร้อมพิจารณาหัก ณ ที่จ่ายค่าเช่าในเดือนที่จ่ายจริง