การเก็บรักษาเอกสารและระยะเวลาตามกฎหมาย

กฎหมายว่าด้วยการบัญชีกำหนดให้รักษาสมุดบัญชีพร้อมเอกสารที่ใช้ประกอบการบันทึกไว้เป็นเวลาห้าปีเป็นอย่างต่ำ โดยเริ่มนับตั้งแต่วันที่ปิดบัญชีของรอบนั้น และในบางกรณีอธิบดีอาจกำหนดให้เก็บนานกว่านั้น ส่วนในทางภาษีควรมองยาวกว่านั้นอีก เพราะอำนาจในการออกหมายเรียกและประเมินย้อนหลังอาจครอบคลุมช่วงเวลาที่ยาวกว่าห้าปีในกรณีที่มีเหตุอันควรเชื่อว่าแสดงรายการไว้ไม่ถูกต้อง ในทางปฏิบัติสำนักงานบัญชีส่วนใหญ่จึงแนะนำให้เก็บอย่างน้อยสิบปีสำหรับเอกสารสำคัญ เช่น สัญญา ทะเบียนทรัพย์สิน และหลักฐานการชำระภาษี

คือเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานว่ารายการนั้นเกิดขึ้นจริงและมีมูลค่าเท่าใด ได้แก่ ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ สัญญาและใบสั่งซื้อ ใบสำคัญรับและจ่าย รายการเดินบัญชีธนาคาร หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย รายงานสินค้าคงเหลือ และเอกสารภายในที่ใช้อนุมัติรายการ เอกสารเหล่านี้ต้องเชื่อมโยงกับเลขที่ใบสำคัญในสมุดบัญชีได้ ไม่ใช่เก็บกองรวมไว้ตามลำดับวันที่เท่านั้น เพราะเวลาถูกขอตรวจ คำขอจะอ้างอิงเป็นรายการในบัญชี ไม่ใช่ตามวันที่

การจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ แต่ต้องเป็นระบบที่รักษาความครบถ้วนถูกต้องของข้อมูล ตรวจสอบย้อนหลังได้ และแสดงภาพเอกสารได้ตรงกับต้นฉบับเมื่อมีการเรียกตรวจ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ไฟล์ภาพ แต่อยู่ที่การพิสูจน์ว่าไฟล์นั้นไม่ถูกแก้ไขและมีครบทุกฉบับ แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือคงต้นฉบับของเอกสารที่มีผลทางกฎหมายสูงไว้ เช่น สัญญาที่ปิดอากรแสตมป์ โฉนดและเอกสารสิทธิ หนังสือค้ำประกัน และเอกสารที่หน่วยงานระบุให้เก็บต้นฉบับ ส่วนเอกสารประจำวันจำนวนมากค่อยพิจารณาจัดเก็บแบบดิจิทัลควบคู่กับดัชนีค้นหาที่ดี

โดยหลักต้องเก็บไว้ ณ สถานที่ประกอบธุรกิจที่แจ้งไว้ หากประสงค์จะเก็บที่อื่น เช่น คลังเอกสารภายนอกหรือสำนักงานบัญชีที่รับทำบัญชีให้ ต้องดำเนินการแจ้งตามที่กฎหมายกำหนด สิ่งที่ควรทำคู่กันคือทำบันทึกว่ากล่องใดอยู่ที่ใด ครอบคลุมช่วงเวลาใด และใครมีสิทธิเบิก เพราะเมื่อได้รับหนังสือเรียกเอกสารที่มีกำหนดเวลาสั้น การรู้ตำแหน่งจัดเก็บที่แน่นอนคือสิ่งที่ทำให้ตอบทันเวลาได้ ไม่ใช่การมีเอกสารครบเพียงอย่างเดียว

เอกสารต้นฉบับของกิจการเป็นของกิจการเสมอ สำนักงานบัญชีเป็นเพียงผู้ครอบครองเพื่อทำงานให้ ส่วนที่มักเป็นข้อพิพาทคือแฟ้มงานภายในและไฟล์ฐานข้อมูลของโปรแกรมบัญชี ซึ่งควรระบุไว้ในสัญญาตั้งแต่ต้นว่าเมื่อสิ้นสุดงานจะส่งมอบอะไรบ้างและในรูปแบบใด สิ่งที่ควรขอเมื่อย้ายคือเอกสารต้นฉบับทั้งหมด งบทดลองและบัญชีแยกประเภทถึงงวดสุดท้าย ทะเบียนคุมสินทรัพย์ถาวร รายงานยอดคงค้างฝั่งลูกหนี้และฝั่งเจ้าหนี้ ตลอดจนไฟล์ข้อมูลรูปแบบที่นำเข้าโปรแกรมใหม่ได้ โดยทำใบส่งมอบระบุรายการและจำนวนกล่องให้ทั้งสองฝ่ายลงนาม

ต้องแจ้งต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามที่กฎหมายกำหนดภายในกำหนดเวลา พร้อมแจ้งความไว้เป็นหลักฐานเมื่อเป็นกรณีสูญหายหรือถูกทำลาย จากนั้นเริ่มกระบวนการสร้างข้อมูลขึ้นใหม่จากแหล่งภายนอกที่ยังมีอยู่ เช่น รายการเดินบัญชีธนาคาร สำเนาใบกำกับภาษีจากคู่ค้า ข้อมูลการยื่นแบบภาษีที่เคยยื่นไว้ และสัญญาที่คู่สัญญาเก็บไว้ สิ่งที่ทำให้สถานการณ์แย่ลงคือการเงียบไว้แล้วไปตอบตอนถูกตรวจว่าไม่มีเอกสาร เพราะเมื่อไม่มีหลักฐานรายจ่าย เจ้าหน้าที่อาจไม่ยอมรับรายจ่ายนั้นทั้งจำนวน

ควร เพราะอายุความและประโยชน์ในการใช้งานต่างกัน เอกสารที่ควรเก็บถาวรหรือยาวเป็นพิเศษได้แก่ หนังสือรับรองบริษัท ข้อบังคับ ทะเบียนผู้ถือหุ้น รายงานการประชุม สัญญาซื้อขายที่ดินและทรัพย์สินถาวร เอกสารสิทธิ และงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีตรวจแล้ว ส่วนเอกสารประกอบรายการประจำวันเก็บตามระยะเวลาขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนดบวกระยะเผื่อ การทำตารางกำหนดอายุการเก็บแยกตามประเภทและติดป้ายที่กล่องพร้อมปีที่ทำลายได้ ทำให้การจัดการพื้นที่เป็นระบบและไม่ทำลายเอกสารผิดกล่อง

เก็บเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์และตามระยะเวลาที่กฎหมายอื่นกำหนด เช่น เอกสารเงินเดือนและทะเบียนลูกจ้างซึ่งมีข้อมูลอ่อนไหวปนอยู่ ควรจำกัดผู้เข้าถึงเฉพาะผู้ที่ต้องใช้งาน จัดเก็บในตู้ที่ล็อกได้หรือโฟลเดอร์ที่กำหนดสิทธิ และมีขั้นตอนทำลายที่ปลอดภัยเมื่อพ้นระยะเวลา ไม่ใช่ทิ้งลงถังขยะทั้งแฟ้ม จุดที่มักถูกมองข้ามคือไฟล์สำเนาที่กระจายอยู่ในอีเมลและแชตของทีม ซึ่งควรกำหนดแนวปฏิบัติให้ส่งผ่านช่องทางที่ควบคุมได้แทนการแนบไฟล์ต่อ ๆ กันไป

ยังไม่ครบโดยตัวมันเอง โปรแกรมเก็บรายการบันทึกบัญชีและร่องรอยการแก้ไข แต่เอกสารประกอบยังต้องมีและต้องเรียกดูได้จริง สิ่งที่ควรตรวจคือระบบเก็บไฟล์แนบของแต่ละรายการหรือไม่ ส่งออกข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบมาตรฐานได้หรือไม่ เก็บบันทึกว่าใครแก้ไขอะไรเมื่อใด และถ้าเลิกใช้บริการจะได้ข้อมูลย้อนหลังกลับมาในรูปแบบใด ควรตั้งรอบส่งออกข้อมูลสำรองเก็บไว้นอกระบบผู้ให้บริการอย่างน้อยปีละครั้ง เพราะสัญญาบริการมักไม่ผูกพันให้เก็บข้อมูลให้ตลอดอายุความทางภาษี

ควรมีขั้นตอนที่เป็นลายลักษณ์อักษร เริ่มจากตรวจว่ากล่องนั้นพ้นระยะเวลาจริงและไม่เกี่ยวข้องกับข้อพิพาท การตรวจสอบ หรือคดีที่ยังไม่จบ จากนั้นให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ ทำบันทึกรายการที่ทำลายพร้อมช่วงเวลาที่ครอบคลุม เลือกวิธีทำลายที่ข้อมูลกู้คืนไม่ได้ และเก็บบันทึกการทำลายไว้เอง เพราะบันทึกนี้คือคำตอบเมื่อถูกถามภายหลังว่าทำไมไม่มีเอกสารปีนั้น การทำลายโดยไม่มีหลักฐานว่าทำลายเมื่อใดและด้วยเหตุใด จะถูกมองต่างจากการเก็บครบตามระยะเวลาแล้วทำลายอย่างมีระบบ