แรงงานและสวัสดิการยุคใหม่ ทำงานผสมผสานและทำงานที่บ้าน

แยกได้เป็นสองแบบตามวิธีจ่าย แบบแรกคือบริษัทเป็นคู่สัญญากับผู้ให้บริการเองและจ่ายตรงตามใบแจ้งหนี้ที่ออกในนามบริษัท กรณีนี้ถือเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานตามปกติ แบบที่สองคือโอนเงินก้อนให้พนักงานเท่ากันทุกเดือนโดยไม่ดูการใช้จริง แบบหลังมีลักษณะเป็นประโยชน์ที่พนักงานได้รับจากการจ้างงานและมักต้องรวมเป็นเงินได้เพื่อคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย หากต้องการให้ชัดควรกำหนดเพดานและให้เบิกตามหลักฐานการใช้ พร้อมระบุไว้ในนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษร

ตัวชี้ขาดคือกรรมสิทธิ์และมูลค่า หากของยังเป็นของบริษัทและพนักงานเพียงยืมไปใช้ ให้บันทึกเป็นสินทรัพย์ตามเกณฑ์มูลค่าที่บริษัทกำหนด แล้วคิดค่าเสื่อมตามปกติ พร้อมทำทะเบียนระบุผู้ครอบครองและสถานที่ตั้ง เพื่อให้ตรวจนับปลายปีได้จริง แต่หากยกให้เป็นของพนักงานตั้งแต่วันส่งมอบ จะกลายเป็นประโยชน์ที่ต้องนำไปรวมคำนวณภาษีของผู้รับ ทางที่หลายบริษัทเลือกคือคงกรรมสิทธิ์ไว้และให้คืนเมื่อพ้นสภาพพนักงาน ซึ่งจัดการทางบัญชีง่ายกว่าและอธิบายได้ตรงไปตรงมา

ถือเป็นรายจ่ายของกิจการได้หากแสดงความเชื่อมโยงกับงานที่ทำจริง สิ่งที่ช่วยได้มากคือใบกำกับภาษีที่ออกในนามบริษัท นโยบายที่ระบุว่าตำแหน่งใดมีสิทธิ์ใช้ และบันทึกการเข้าใช้รายเดือนจากผู้ให้บริการ ปัญหาเกิดเมื่อสมัครในชื่อพนักงานแล้วให้เบิกคืนโดยไม่มีเงื่อนไขใด ๆ เพราะแยกไม่ออกจากการใช้ส่วนตัวช่วงวันหยุด อีกจุดที่ควรระวังคือการซื้อแพ็กเกจรายปีให้คนที่กำลังจะครบสัญญาจ้าง ซึ่งมักถูกตั้งคำถามว่าประโยชน์ตกกับกิจการจริงหรือไม่

โดยทั่วไปการยื่นแบบภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายและการนำส่งเงินสมทบยังผูกกับสถานประกอบการที่ขึ้นทะเบียนไว้ ไม่ได้เปลี่ยนตามที่อยู่ของพนักงานแต่ละคน สิ่งที่ต้องปรับคือข้อมูลที่อยู่ในทะเบียนลูกจ้างและช่องทางส่งเอกสารให้ถึงตัวจริง แต่หากบริษัทเปิดจุดทำงานประจำในจังหวัดนั้น มีป้าย มีคนทำงานประจำ และมีการจ่ายค่าเช่า จะเข้าลักษณะสาขาซึ่งต้องจดทะเบียนและอาจมีหน้าที่ยื่นเพิ่ม จึงควรแยกให้ชัดระหว่างพนักงานทำงานจากบ้านกับการตั้งจุดทำงานใหม่

หากบริษัทซื้อบริการเป็นแพ็กเกจรวมสำหรับพนักงานทุกคนโดยไม่ระบุตัวผู้ใช้ และผู้ให้บริการเก็บข้อมูลรายบุคคลเป็นความลับ โดยทั่วไปจะจัดเป็นสวัสดิการส่วนรวมที่เป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ แต่ถ้าจ่ายคืนเป็นรายครั้งตามชื่อผู้ใช้แต่ละคน ลักษณะจะใกล้กับประโยชน์เฉพาะตัวมากขึ้น การออกแบบที่ปลอดภัยคือทำเป็นวงเงินกลางที่พนักงานทุกคนเข้าถึงได้เท่าเทียม ระบุไว้ในระเบียบสวัสดิการ และเก็บใบแจ้งหนี้ระดับองค์กรไว้ โดยไม่ต้องเก็บรายละเอียดการเข้ารับบริการของแต่ละคนไว้ในระบบบัญชี

ต้องแก้ข้อบังคับการทำงานให้ตรงกับตารางใหม่ ทั้งวันทำงาน เวลาเริ่มและเลิก และเวลาพักระหว่างวัน เพราะการอัดชั่วโมงเข้าไปในสี่วันมักทำให้แต่ละวันยาวเกินเวลาทำงานปกติที่กำหนดไว้ ซึ่งส่วนที่เกินอาจเข้าข่ายล่วงเวลาแม้ยอดรวมทั้งสัปดาห์จะเท่าเดิม ควรขอความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกจ้างที่เกี่ยวข้อง ปรับตั้งค่าระบบบันทึกเวลาให้สะท้อนตารางใหม่ก่อนเริ่มใช้จริง และทดลองคำนวณเงินเดือนคู่ขนานหนึ่งงวดเพื่อดูว่ายอดที่ออกมาตรงกับที่ตกลงไว้

ควรกำหนดในนโยบายว่าที่ตั้งงานหลักของพนักงานคนนั้นคือที่ใด เพราะการเดินทางจากบ้านไปยังที่ตั้งงานหลักตามปกติมักไม่ถือเป็นการเดินทางเพื่อกิจการ แต่หากที่ตั้งงานหลักคือบ้านตามสัญญา การเรียกเข้าประชุมที่สำนักงานจะมีลักษณะเป็นการเดินทางไปปฏิบัติงาน ซึ่งเบิกได้ตามหลักฐานจริง ให้เก็บใบเสร็จ ระบุวันที่ วัตถุประสงค์ และผู้อนุมัติในแบบฟอร์มเดียวกัน วิธีนี้ทำให้ยอดที่เบิกอธิบายได้ทีละรายการ ต่างจากการจ่ายเหมารายเดือนซึ่งมักถูกมองเป็นส่วนหนึ่งของค่าตอบแทน

ให้มองแต้มเป็นภาระผูกพันที่บริษัทต้องจ่ายในอนาคต เมื่อให้แต้มแก่พนักงานต้นปีควรตั้งประมาณการค่าใช้จ่ายตามมูลค่าแต้มที่คาดว่าจะถูกใช้ แล้วปรับปรุงเมื่อทราบยอดใช้จริง การรอบันทึกเฉพาะตอนพนักงานแลกจะทำให้ค่าใช้จ่ายกระจุกในไตรมาสสุดท้ายและงบระหว่างงวดอ่านไม่ตรงความจริง ส่วนภาษีให้พิจารณาที่สิ่งที่แลกได้จริงเป็นรายกรณี เพราะการแลกเป็นบัตรกำนัลกับการแลกเป็นตรวจสุขภาพประจำปีมีน้ำหนักต่างกัน ควรทำตารางสรุปประเภทที่แลกได้พร้อมวิธีปฏิบัติทางภาษีแนบไว้กับระเบียบ

จุดที่ต้องตัดสินใจก่อนคือรูปแบบความสัมพันธ์ จะเป็นลูกจ้างในทะเบียนหรือเป็นผู้รับจ้างอิสระที่ออกใบแจ้งหนี้เอง สองแบบนี้ต่างกันทั้งการหักภาษี การนำส่งเงินสมทบ และเอกสารที่ต้องเก็บ ถัดมาคือประเทศที่ผู้นั้นพำนัก ซึ่งอาจมีข้อกำหนดของตัวเองเรื่องการเสียภาษีในพื้นที่ และอนุสัญญาภาษีซ้อนอาจเข้ามาเกี่ยวข้องเมื่อรายได้ถูกมองว่าเกิดในสองแห่ง ควรจัดทำสัญญาที่ระบุสถานที่ปฏิบัติงาน สกุลเงินที่จ่าย และผู้รับภาระค่าธรรมเนียมโอน แล้วเก็บหลักฐานการโอนทุกครั้งให้ตรงกับสัญญา

อย่างน้อยควรมีห้าเรื่อง หนึ่งคือกำหนดที่ตั้งงานหลักของแต่ละตำแหน่ง สองคือรายการที่บริษัทออกให้พร้อมเพดานและวิธีเบิก สามคือกรรมสิทธิ์ในอุปกรณ์และเงื่อนไขการคืน สี่คือวิธีบันทึกเวลาทำงานสำหรับคนที่ไม่ได้เข้าออฟฟิศ และห้าคือผู้มีอำนาจอนุมัติในแต่ละวงเงิน เมื่อห้าข้อนี้ชัดเจน ทีมบัญชีจะจับคู่เอกสารกับผังบัญชีได้เองโดยไม่ต้องถามเป็นรายกรณี และเมื่อมีผู้ตรวจสอบเข้ามา เอกสารนโยบายฉบับเดียวก็อธิบายที่มาของรายการจ่ายส่วนใหญ่ได้แล้ว