งานธุรการนิติบุคคลและการจัดการทั่วไป

เริ่มจากจัดประชุมตามที่ข้อบังคับกำหนด ซึ่งส่วนใหญ่เป็นที่ประชุมผู้ถือหุ้น แล้วบันทึกมติให้ระบุชื่อผู้พ้นจากตำแหน่ง ชื่อผู้เข้ารับตำแหน่ง และอำนาจลงนามที่ปรับใหม่ จากนั้นยื่นคำขอจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงต่อนายทะเบียนภายในกำหนดที่กฎหมายวางไว้ ผลต่อบุคคลภายนอกเกิดเมื่อจดทะเบียนแล้ว ไม่ใช่วันที่ประชุม จึงต้องเผื่อเวลาก่อนวันที่กรรมการใหม่ต้องเซ็นเอกสารสำคัญ อย่าลืมแจ้งธนาคารเพื่อปรับผู้มีอำนาจสั่งจ่าย เพราะบัญชีธนาคารไม่ได้อัปเดตตามทะเบียนโดยอัตโนมัติ

ผู้โอนที่เป็นบุคคลธรรมดาจะมีเงินได้เมื่อขายได้ราคาสูงกว่าต้นทุนที่ลงไป ส่วนต่างนั้นต้องนำไปรวมคำนวณภาษีเงินได้ประจำปี การขายในราคาตามมูลค่าที่ตราไว้ทั้งที่กิจการมีกำไรสะสมสูงเป็นจุดที่ถูกตั้งคำถามได้ เพราะเจ้าหน้าที่มีอำนาจประเมินตามราคาที่ควรจะเป็น ควรจัดทำบันทึกอ้างอิงมูลค่าทางบัญชีล่าสุดไว้ประกอบ เอกสารที่ต้องมีคือตราสารโอนหุ้นที่ลงลายมือชื่อทั้งสองฝ่ายพร้อมพยาน แล้วบันทึกลงสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น ส่วนบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นจะสะท้อนการเปลี่ยนแปลงตอนนำส่งประจำปี

กฎหมายไม่ได้บังคับให้ทุกบริษัทต้องมีตรา แต่ถ้าเลือกจดตราไว้และหนังสือรับรองระบุว่าการลงนามต้องประทับตรา เอกสารที่ขาดตราอาจถูกโต้แย้งความสมบูรณ์ได้ กรณีตราสูญหายให้แจ้งความไว้เป็นหลักฐาน แล้วยื่นจดทะเบียนเปลี่ยนดวงตราใหม่พร้อมแนบใบแจ้งความ หากไม่อยากมีภาระนี้อีก สามารถจดทะเบียนยกเลิกเงื่อนไขการประทับตราเพื่อให้เหลือเพียงลายมือชื่อกรรมการตามอำนาจ ซึ่งช่วยลดปัญหาเวลาต้องเซ็นเอกสารนอกสถานที่หรือเซ็นแบบอิเล็กทรอนิกส์

ได้ แต่ต้องจดสถานที่ทำงานจริงเป็นสาขาในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย มิฉะนั้นการออกใบกำกับภาษีจากสถานที่ที่ไม่ได้จดจะกลายเป็นประเด็น ที่อยู่จดทะเบียนคือจุดที่หนังสือราชการและหมายศาลจะส่งไปถึง จึงต้องมีคนรับเอกสารจริงและส่งต่อได้ทันเวลา การใช้ที่อยู่สำนักงานให้เช่าแบบไม่มีคนประจำมีความเสี่ยงตรงนี้ ส่วนเอกสารทางบัญชีต้องเก็บไว้ ณ สถานที่ที่แจ้งไว้ หากต้องการเก็บที่อื่นให้แจ้งสถานที่เก็บเอกสารต่อหน่วยงานที่กำกับให้ถูกต้องก่อน

ต้องจัดภายในสี่เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี เพื่ออนุมัติงบการเงินก่อนนำส่ง การนัดต้องส่งหนังสือเชิญล่วงหน้าตามที่ข้อบังคับกำหนดและลงประกาศตามวิธีที่ระบุไว้ องค์ประชุมไม่จำเป็นต้องครบทุกคน เพียงมีผู้ถือหุ้นเข้าประชุมตามสัดส่วนขั้นต่ำที่ข้อบังคับวางไว้ก็ดำเนินการได้ ผู้ที่มาไม่ได้สามารถมอบฉันทะให้ผู้อื่นเข้าประชุมแทนเป็นลายลักษณ์อักษร หากนัดแรกองค์ประชุมไม่ครบ ให้เรียกประชุมใหม่ตามขั้นตอนในข้อบังคับ อย่าปล่อยเลยกำหนดเพราะการนำส่งงบล่าช้ามีค่าปรับตามมา

เขียนให้แคบพอที่จะทำงานได้จริงแต่ไม่กว้างจนเสี่ยง ควรระบุชื่อหน่วยงาน เรื่องที่ให้ดำเนินการ และช่วงเวลาที่มอบอำนาจ แทนการเขียนว่ามอบอำนาจทั่วไปทุกกรณี หนังสือมอบอำนาจต้องติดอากรแสตมป์ตามอัตราที่กำหนด และหน่วยงานหลายแห่งขอฉบับที่ระบุเรื่องตรงกับที่มายื่นเท่านั้น หากพนักงานลาออก ให้ทำหนังสือยกเลิกการมอบอำนาจแล้วแจ้งหน่วยงานที่เคยใช้ มิฉะนั้นเอกสารเดิมอาจยังถูกนำไปใช้ได้ ควรเก็บทะเบียนกลางว่าออกหนังสือมอบอำนาจให้ใครไว้บ้างและยังมีผลอยู่กี่ฉบับ

กฎหมายบัญชีกำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบไม่น้อยกว่าห้าปีนับจากวันปิดบัญชี และเจ้าหน้าที่มีอำนาจสั่งให้เก็บนานขึ้นได้ในบางกรณี ส่วนเอกสารทางภาษีควรยึดตามระยะเวลาที่ยังถูกประเมินย้อนหลังได้ ซึ่งอาจยาวกว่านั้น เอกสารบางประเภทไม่ควรทิ้งเลยแม้พ้นกำหนด เช่น หนังสือรับรอง ข้อบังคับ สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น สัญญาซื้อที่ดิน และเอกสารเกี่ยวกับพนักงานที่อาจใช้อ้างอิงสิทธิ์ในอนาคต เมื่อจะทำลายควรมีมติอนุมัติและบันทึกรายการที่ทำลายไว้ ไม่ใช่ยกกล่องทิ้งโดยไม่มีร่องรอย

แยกสองทิศทางให้ชัดในผังบัญชี ฝั่งที่กรรมการเป็นหนี้บริษัทควรมีสัญญากู้ยืมพร้อมอัตราดอกเบี้ยที่สมเหตุสมผล เพราะการให้ยืมโดยไม่คิดดอกเบี้ยทำให้บริษัทถูกประเมินรายได้ดอกเบี้ยที่ควรได้รับ ฝั่งที่กรรมการสำรองจ่ายแทนต้องมีใบเสร็จในชื่อบริษัท ไม่ใช่ชื่อส่วนตัว จึงจะเป็นรายจ่ายของกิจการได้ ยอดค้างสองฝั่งไม่ควรนำมาหักกลบกันเองโดยไม่มีเอกสาร และควรเคลียร์ให้จบภายในรอบบัญชี ยอดที่ค้างข้ามปีสูงผิดปกติเป็นสัญญาณที่ผู้ตรวจสอบมักหยิบมาถามก่อนรายการอื่น

หน้าที่ยื่นไม่ได้หายไปเพราะยังไม่มีรายได้ ต้องจัดทำงบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบ นำส่งต่อหน่วยงานทะเบียน และยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลทั้งครึ่งปีและสิ้นปีตามกำหนด แม้ตัวเลขจะเป็นศูนย์ก็ตาม รวมถึงแบบภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือนหากจดทะเบียนไว้แล้ว การไม่ยื่นทำให้เกิดค่าปรับสะสมที่มักสูงกว่าค่าจัดทำบัญชีของทั้งปี หากแน่ใจว่าจะไม่ใช้บริษัทนี้แล้ว การเลิกกิจการให้ถูกขั้นตอนคุ้มกว่าปล่อยทิ้งไว้ เพราะภาระค่าปรับจะเดินต่อไปจนกว่าจะจดทะเบียนเลิกเสร็จ

ทำได้แต่ไม่ใช่เรื่องที่ตัดสินใจฝ่ายเดียว ต้องมีมติที่ประชุมอนุมัติ แก้ข้อบังคับหากระบุรอบไว้ และขออนุมัติจากหน่วยงานภาษีก่อนใช้รอบใหม่ ผลที่ตามมาคือจะเกิดรอบบัญชีสั้นหรือยาวกว่าปกติหนึ่งรอบเพื่อเชื่อมช่วงเวลา ซึ่งกระทบการคำนวณค่าเสื่อม เกณฑ์การประมาณการกำไรครึ่งปี และการเปรียบเทียบตัวเลขกับปีก่อน ควรวางแผนให้รอบเปลี่ยนผ่านไม่ตรงกับช่วงที่ธุรกิจคึกคักที่สุด และแจ้งผู้สอบบัญชีล่วงหน้าเพราะต้องปรับแผนการตรวจสอบทั้งชุด