ปัญหาหยุมหยิมของแอดมินบัญชี

ต้องยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมและออกฉบับใหม่ที่ถูกต้อง โดยทำหมายเหตุยกเลิกไว้ในเล่มรายงานและเก็บฉบับเดิมประกอบ ห้ามแก้ไขข้อความบนใบกำกับฉบับเดิมด้วยการขีดฆ่าเองเพราะเอกสารจะใช้เป็นหลักฐานภาษีไม่ได้ ถ้ารอบภาษีนั้นยื่นไปแล้วต้องปรับในรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มงวดที่แก้ไข

ทางภาษีแล้วค่าใช้จ่ายต้องมีหลักฐานพิสูจน์ ใบเสร็จหายให้ขอสำเนาจากผู้ขายพร้อมประทับตราสำเนาถูกต้อง หรือใช้หลักฐานการจ่ายเงินอย่างสลิปโอนประกอบคำชี้แจง แต่ยอมรับว่าความเสี่ยงถูกตีกลับสูงกว่าปกติ ป้องกันระยะยาวด้วยการถ่ายรูปใบเสร็จทุกใบทันทีที่ได้รับและเก็บเข้าระบบคลาวด์

ทำรายงานอายุลูกหนี้ทุกเดือน ทวงเป็นขั้นตอน โทรก่อน ตามด้วยหนังสือทวงถามลายลักษณ์อักษรเมื่อเกินเงื่อนไขชำระ และพิจารณาตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญเมื่อค้างนานผิดปกติ อย่าลืมว่ารายได้ที่รับรู้แล้วต้องเสียภาษีแม้ยังไม่ได้เงิน การจัดการลูกหนี้จึงเป็นเรื่องกระแสเงินสดไม่ใช่แค่เรื่องยอดขาย

ใบลดหนี้ออกเมื่อต้องลดมูลค่าของที่ขายไป เช่น ลูกค้าคืนสินค้า สินค้าชำรุด หรือให้ส่วนลดภายหลัง ใบเพิ่มหนี้ออกเมื่อต้องเรียกเก็บเพิ่ม เช่น คิดราคาต่ำไป ทั้งสองต้องอ้างเลขใบกำกับภาษีเดิมและนำไปปรับในรายงานภาษีงวดที่ออก การไม่ออกใบลดหนี้แล้วตัดยอดเงียบๆ ทำให้ภาษีทั้งสองฝั่งผิดพร้อมกัน

ตั้งวงเงินคงที่ เช่น ห้าพันหรือหนึ่งหมื่นบาท มีผู้ถือเงินคนเดียวรับผิดชอบ ทุกการเบิกต้องมีใบเบิกเงินสดย่อยพร้อมใบเสร็จแนบ และเคลียร์ยอดเข้าบัญชีทุกสัปดาห์โดยเติมเงินเท่ายอดที่ใช้ นับเงินเซอร์ไพรส์เดือนละครั้งโดยคนอื่น ระบบนี้ทำให้เงินสดย่อยตรวจสอบได้ตลอดโดยไม่ต้องไล่จับใคร

อย่าตื่นตระหนก ขอหนังสือแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอเพื่อให้รู้ขอบเขตที่ต้องการ แล้วรวบรวมเอกสารเฉพาะที่ระบุในหนังสือ ให้ผู้เชี่ยวชาญบัญชีเตรียมและตอบคำถามแทนเจ้าของที่ไม่ถนัด ตอบตรงเฉพาะที่ถาม และเก็บสำเนาทุกอย่างที่ส่งให้ การมีสำนักงานบัญชีคุมช่วงนี้ช่วยลดความเสี่ยงการพูดผิดที่ขยายประเด็น

ตามประมวลรัษฎากร ผู้มีหน้าที่เสียภาษีต้องเก็บบัญชีและเอกสารไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับจากวันยื่นแบบหรือวันจัดทำ และเจ้าหน้าที่มีอำนาจเรียกดูย้อนหลังได้ถึงห้าปี บางกรณีขยายได้อีก ทางปฏิบัติจึงแนะนำเก็บอย่างน้อยห้าปีเต็ม และเก็บเอกสารสินทรัพย์ถาวรไว้นานกว่านั้นตามอายุการใช้งาน

กำหนดให้ทุกสาขาสแกนเอกสารขึ้นโฟลเดอร์กลางภายในสิ้นวัน และส่งต้นฉบับรวมเป็นชุดทุกสัปดาห์ ออกเลขรันเอกสารแยกรหัสสาขาเพื่อกันซ้ำ และทำงบกระทบยอดธนาคารแยกรายสาขาก่อนรวม ระบบนี้ทำให้สำนักงานใหญ่เห็นตัวเลขทุกสาขาแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องรอเอกสารกระดาษ

สิ่งแรกคือเปลี่ยนรหัสผ่านทุกระบบทันที จากนั้นทำเช็กลิสต์สถานะงานค้าง เช่น งวดภาษีที่ยังไม่ยื่น ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ออก และรหัส e-filing ตรวจงบกระทบยอดธนาคารงวดล่าสุดเพื่อยืนยันว่าตัวเลขสะอาดก่อนรับต่อ ถ้าไม่มีคนถนัด สำนักงานบัญชีสามารถรับช่วงฉุกเฉินและทำบัญชีย้อนหลังให้ต่อเนื่องได้

สามอย่างพอ หนึ่ง แยกบัญชีธนาคารบริษัทออกจากส่วนตัวเด็ดขาด สอง อนุมัติการจ่ายเงินทุกครั้งผ่านแอปธนาคารด้วยตัวเอง สาม เปิดดูรายงานสรุปรายเดือนหน้าเดียวที่สำนักงานบัญชีจัดทำให้ แค่นี้เจ้าของก็คุมเงินได้โดยไม่ต้องรู้เรื่องบัญชีลึก และมีเวลาเหลือไปขายของ