บัญชีงานอีเวนต์และออร์แกไนเซอร์

ตั้งรหัสงานตั้งแต่วันที่เซ็นใบเสนอราคา แล้วบังคับให้ใบสั่งซื้อ ใบเบิกเงินสด และสัญญาผู้รับจ้างช่วงทุกใบอ้างรหัสนั้น เมื่อทุกเอกสารมีรหัส ต้นทุนจะไหลเข้างานเองโดยไม่ต้องรอใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ครบ สิ่งที่ควรดูระหว่างทางคือยอดผูกพันที่อนุมัติแล้วแต่ยังไม่จ่าย เพราะตัวเลขนี้เตือนล่วงหน้าว่างานกำลังเกินงบ ต่างจากการรอดูหลังงานจบซึ่งแก้อะไรไม่ได้แล้ว

ยังไม่ใช่รายได้ในวันที่รับเงิน เพราะภาระในการจัดงานยังไม่ได้ทำ จึงบันทึกเป็นเงินรับล่วงหน้าไว้ในหนี้สินก่อน แล้วรับรู้เป็นรายได้เมื่อส่งมอบงานตามที่ตกลง สำหรับงานที่กินเวลาหลายเดือนอาจรับรู้ตามความคืบหน้าที่วัดได้จริง เช่น การผลิตฉากที่ตรวจรับเป็นงวด แต่ต้องมีหลักฐานการวัดที่ตรวจสอบได้ ไม่ใช่ประมาณเอาเอง ด้านภาษีมูลค่าเพิ่มความรับผิดเกิดตั้งแต่รับชำระ จึงต้องออกใบกำกับภาษีในงวดนั้น

ต้องดูสถานะผู้รับเงินและลักษณะของเงินได้เป็นรายกรณี เพราะค่าจ้างแสดงของนักแสดงสาธารณะ ค่าจ้างทำของ และค่าบริการทั่วไปอยู่คนละประเภทและคนละอัตรา ผู้จ่ายมีหน้าที่หักและนำส่งพร้อมออกหนังสือรับรอง หากผู้รับเป็นนิติบุคคลก็ใช้เกณฑ์อีกชุดหนึ่ง ทางปฏิบัติที่ลดข้อผิดพลาดคือเก็บสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือรับรองบริษัทตั้งแต่ตอนตกลงงาน แล้วระบุประเภทเงินได้ไว้ในสัญญาก่อนจ่ายเงินงวดแรก

กำหนดวงเงินต่อผู้ถือ ระบุประเภทรายจ่ายที่อนุญาต และตั้งกติกาว่าต้องเคลียร์ภายในกี่วันหลังงานจบโดยไม่มีข้อยกเว้น จุดที่มักพังคือใบเสร็จจากร้านค้าเล็กที่ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ซึ่งใช้เป็นหลักฐานได้ยาก ทางแก้คือเตรียมแบบฟอร์มใบรับเงินของกิจการให้ผู้รับเงินลงนามพร้อมแนบสำเนาบัตร และถ่ายภาพหน้างานประกอบ เอกสารชุดนี้ทำให้รายจ่ายจริงไม่ถูกตัดทิ้งตอนคำนวณภาษี

เงินสนับสนุนที่แลกกับสิทธิประโยชน์ เช่น พื้นที่บูธ โลโก้บนเวที หรือการกล่าวถึงในสื่อ มีลักษณะเป็นค่าบริการ จึงเป็นรายได้ที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มและต้องออกใบกำกับภาษี ส่วนกรณีแลกเปลี่ยนโดยไม่มีเงินสด เช่น ได้รับสินค้ามาใช้ในงานแทนค่าสปอนเซอร์ ต้องตีมูลค่าที่เป็นธรรมแล้วบันทึกทั้งด้านรายได้และด้านค่าใช้จ่าย การละเว้นไม่บันทึกเพราะไม่มีเงินเข้าบัญชีเป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและอธิบายยากเมื่อถูกตรวจ

ทั้งสามอย่างเป็นต้นทุนของงานนั้นโดยตรง จึงควรผูกกับรหัสงานไม่ใช่ลงเป็นค่าใช้จ่ายส่วนกลาง ค่าเช่าสถานที่จากผู้ให้เช่าที่เป็นนิติบุคคลมักเข้าข่ายต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ค่าลิขสิทธิ์เพลงเป็นค่าสิทธิที่มีเกณฑ์ของตัวเอง ส่วนค่าธรรมเนียมที่จ่ายให้หน่วยงานราชการไม่มีภาษีซื้อให้ขอคืนและไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย การแยกสามกลุ่มนี้ตั้งแต่ตอนตั้งเจ้าหนี้ช่วยให้ยื่นแบบรายเดือนได้โดยไม่ต้องไล่แก้

ต้นทุนที่จ่ายไปเพื่องานที่ไม่เกิดขึ้นแล้วไม่มีรายได้มารองรับ จึงต้องรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดที่ทราบการยกเลิก พร้อมประเมินว่าเรียกคืนจากซัพพลายเออร์ได้เท่าใดและมีสิทธิเรียกจากลูกค้าตามสัญญาหรือไม่ ส่วนเงินมัดจำที่รับมาแล้วต้องดูเงื่อนไขริบหรือคืน หากริบได้ตามสัญญาก็กลายเป็นรายได้ในงวดนั้น เอกสารสำคัญคือหนังสือแจ้งยกเลิกและหลักฐานการเจรจา เพราะเป็นสิ่งที่ยืนยันว่ารายจ่ายเกิดจริงและเกี่ยวกับกิจการ

มีสามชั้นที่ต้องดูพร้อมกัน ชั้นแรกคือสิทธิในการทำงานในไทยซึ่งเป็นเรื่องของใบอนุญาตและการตรวจลงตรา ชั้นที่สองคือภาษีเงินได้ของผู้รับเงินซึ่งอาจถูกหัก ณ ที่จ่ายในไทยแม้เป็นผู้มีถิ่นที่อยู่ต่างประเทศ และชั้นที่สามคืออนุสัญญาภาษีซ้อนที่อาจลดอัตราลงได้หากมีหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ ควรตกลงในสัญญาให้ชัดว่าค่าตัวที่ตกลงเป็นยอดก่อนหักหรือหลังหัก เพราะข้อนี้เปลี่ยนต้นทุนจริงของงานอย่างมีนัยสำคัญ

ตรวจให้ครบสี่ชุด ได้แก่ ใบตรวจรับงานที่ลูกค้าลงนาม รายการงานเพิ่มลดที่ได้รับอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร ใบแจ้งหนี้จากผู้รับจ้างช่วงทั้งหมดที่เข้าโครงการ และหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่นำส่งแล้ว การวางบิลก่อนเอกสารครบทำให้ตัวเลขกำไรของงานเปลี่ยนอีกหลายรอบหลังปิดงวด และเป็นสาเหตุอันดับต้นของการปรับปรุงย้อนหลังในธุรกิจนี้ ควรกำหนดเป็นขั้นตอนบังคับก่อนออกใบแจ้งหนี้ทุกครั้ง

ทำประมาณการเงินสดรายสัปดาห์ที่แยกเงินรับตามงวดสัญญาออกจากเงินจ่ายให้ผู้รับจ้างช่วง เพราะจังหวะสองฝั่งไม่ตรงกันเสมอ งานใหญ่มักต้องจ่ายมัดจำอุปกรณ์และสถานที่ก่อนได้รับงวดที่สองจากลูกค้า ทางที่ช่วยได้จริงคือกำหนดโครงสร้างงวดรับให้สอดคล้องกับงวดจ่ายตั้งแต่ตอนเสนอราคา และกันเงินสำรองสำหรับช่วงนอกฤดูไว้เป็นสัดส่วนคงที่ของทุกงวดที่รับ ไม่ใช่รอเหลือแล้วค่อยกัน