ภาษีและบัญชีเบ็ดเตล็ดที่ผู้ประกอบการถามบ่อย

หักได้เมื่อแสดงได้ว่าเงินออกไปจริงและใช้ในงานของบริษัท วิธีที่ใช้กันคือจัดทำใบรับรองการจ่ายเงินที่มีชื่อ ที่อยู่ และเลขบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน ระบุรายละเอียดสิ่งที่ซื้อหรือบริการที่ได้รับ พร้อมลายมือชื่อผู้รับเงินและผู้อนุมัติภายในกิจการ แล้วแนบหลักฐานการโอนเงินไว้ด้วยเสมอ ถ้าจ่ายเป็นเงินสดจำนวนมากโดยไม่มีเส้นทางการเงินรองรับ โอกาสถูกโต้แย้งจะสูงมาก ควรเปลี่ยนมาจ่ายผ่านบัญชีธนาคารเป็นหลัก และอย่าลืมพิจารณาว่ารายการนั้นต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่

ต้องมีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนว่าบริษัทให้ใช้รถส่วนตัวในงานและจะชดเชยค่าใช้จ่ายในอัตราเท่าใด จากนั้นแต่ละครั้งต้องมีบันทึกการเดินทางที่ระบุวันที่ ต้นทาง ปลายทาง วัตถุประสงค์ และระยะทาง แนบกับใบเสร็จค่าน้ำมัน หากไม่มีบันทึกการเดินทาง ค่าน้ำมันทั้งก้อนมักถูกมองว่าเป็นประโยชน์ส่วนตัวของกรรมการและกลายเป็นเงินได้ที่ต้องเสียภาษีบุคคลธรรมดา อีกทางที่สะอาดกว่าคือทำสัญญาเช่ารถกับกรรมการในอัตราที่สมเหตุสมผล แล้วหักภาษี ณ ที่จ่ายค่าเช่าให้ถูกต้องทุกเดือน

ลงได้ตามสัดส่วนพื้นที่และการใช้งานจริง ไม่ใช่ทั้งบิล วิธีที่อธิบายได้คือคำนวณสัดส่วนตารางเมตรที่ใช้เป็นสำนักงานต่อพื้นที่ทั้งหมด แล้วใช้สัดส่วนนั้นกับค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าอินเทอร์เน็ต พร้อมเก็บผังพื้นที่และภาพถ่ายไว้ประกอบ ถ้าบ้านเป็นของกรรมการและจดเป็นที่ตั้งสำนักงาน ควรมีหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ และถ้ามีการเก็บค่าเช่าต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและกรรมการต้องนำไปรวมเป็นเงินได้ ข้อควรระวังคือการใช้บ้านเป็นที่ตั้งอาจกระทบภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างเพราะเปลี่ยนจากที่อยู่อาศัยเป็นการใช้เชิงพาณิชย์บางส่วน

ต้องรับรู้รายได้จากยอดขายเต็มจำนวนก่อนหักค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม ส่วนค่าธรรมเนียมให้แยกไปตั้งเป็นรายจ่ายอีกบรรทัดหนึ่ง การนำยอดสุทธิที่โอนเข้าบัญชีมาบันทึกเป็นรายได้เป็นความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดและทำให้ยอดขายต่ำกว่าความจริง ทุกเดือนควรดึงรายงานยอดขายจากทุกช่องทาง กระทบกับยอดเงินที่เข้าบัญชีธนาคาร และอธิบายผลต่างที่มาจากค่าธรรมเนียม การคืนสินค้า และรอบการโอนที่คร่อมเดือน เมื่อรวมทุกช่องทางแล้วเกินเกณฑ์ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้นับจากยอดขายรวมของกิจการ ไม่ใช่แยกนับทีละแพลตฟอร์ม

อย่าปล่อยให้ค้างเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ให้บันทึกเป็นลูกหนี้กรรมการหรือลูกหนี้เจ้าของทันทีในวันที่พบ แล้วคืนเงินเข้าบัญชีบริษัทโดยเร็วพร้อมเก็บหลักฐานการโอนไว้ ถ้ายอดค้างข้ามรอบบัญชีอาจถูกมองว่าเป็นเงินให้กู้ยืมที่ต้องคิดดอกเบี้ยในอัตราตลาด และดอกเบี้ยนั้นเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษีของกิจการ วิธีป้องกันที่ได้ผลคือแยกบัตรและบัญชีของส่วนตัวกับกิจการให้ชัด และตั้งวงเงินสำรองส่วนตัวไว้ต่างหาก เพราะรายการปนกันเป็นเหตุผลอันดับต้นที่ทำให้ผู้ตรวจขอดูเอกสารเพิ่ม

ต้องมีใบรับรองการจ่ายเงินหรือสัญญาซื้อขายที่ระบุรายละเอียดของสิ่งที่ซื้อ ราคาที่ตกลง วันที่ และข้อมูลผู้ขายพร้อมสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน ถ้าเป็นทรัพย์สินที่มีทะเบียน เช่น ยานพาหนะหรือเครื่องจักรที่ต้องจดทะเบียน ต้องโอนทะเบียนให้เป็นชื่อกิจการก่อนจึงจะบันทึกเป็นทรัพย์สินและคิดค่าเสื่อมราคาได้เต็มที่ ราคาที่ซื้อควรสมเหตุสมผลเทียบกับราคาตลาด เพราะการซื้อจากบุคคลที่เกี่ยวข้องกันในราคาสูงผิดปกติเป็นประเด็นที่ถูกตรวจเสมอ และผู้ขายที่เป็นบุคคลธรรมดาก็มีภาระภาษีเงินได้ของตนเองจากการขายนั้นด้วย

หลักที่ใช้แยกคือสวัสดิการต้องมีระเบียบเป็นลายลักษณ์อักษร ให้กับพนักงานทุกคนตามหลักเกณฑ์เดียวกัน และไม่ใช่การจ่ายเป็นเงินเข้ากระเป๋าเฉพาะราย เช่น ค่ารักษาพยาบาลตามระเบียบ ชุดยูนิฟอร์มที่ใช้ในงาน และรถรับส่งพนักงาน มักถือเป็นสวัสดิการที่ไม่เป็นเงินได้ของพนักงาน แต่ถ้าจ่ายเป็นเงินสดแทนหรือให้เฉพาะผู้บริหารบางคน จะกลายเป็นเงินได้ที่ต้องรวมคำนวณภาษีทันที ควรทบทวนระเบียบสวัสดิการทุกปีและเก็บมติที่อนุมัติไว้ เพราะเอกสารนี้คือสิ่งแรกที่ถูกขอเมื่อมีการตรวจสอบรายจ่ายกลุ่มนี้

ทางบัญชีให้ตั้งเป็นหนี้สินในบัญชีเงินรับล่วงหน้าไว้ก่อน และจะโอนเป็นรายได้ต่อเมื่อส่งของหรือทำงานเสร็จตามที่ตกลง แต่ทางภาษีมูลค่าเพิ่มความรับผิดอาจเกิดขึ้นแล้วในวันที่รับเงิน ขึ้นกับว่าเป็นการขายสินค้าหรือให้บริการ จึงเป็นจุดที่บัญชีกับภาษีไม่ตรงกันและต้องทำกระดาษทำการกระทบยอดไว้ทุกเดือน สิ่งที่ควรทำคือแยกบัญชีย่อยของเงินรับล่วงหน้าตามลูกค้าและตามงาน เพื่อให้รู้ว่ายอดใดรับรู้เป็นรายได้ไปแล้วและยอดใดยังค้างอยู่ ป้องกันไม่ให้ลืมรับรู้รายได้เมื่องานเสร็จ

การบริจาคคือการให้โดยไม่ได้รับสิ่งตอบแทน ต้องมีใบเสร็จจากผู้รับที่เข้าเงื่อนไขตามที่กฎหมายกำหนด และมีเพดานการหักตามสัดส่วนของกำไรสุทธิ ส่วนการสนับสนุนกิจกรรมที่บริษัทได้พื้นที่โฆษณาหรือการประชาสัมพันธ์กลับมา ถือเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและบริหารตามปกติ ต้องมีสัญญา หลักฐานการติดตั้งป้าย หรือภาพถ่ายประกอบ และผู้รับเงินต้องออกใบกำกับภาษีถ้าจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การจัดประเภทผิดทำให้ทั้งจำนวนที่หักได้และเอกสารที่ต้องเก็บผิดตามไปด้วย จึงควรตกลงลักษณะของรายการให้ชัดตั้งแต่ก่อนโอนเงิน

ให้ยื่นเพิ่มเติมหรือยื่นย้อนหลังด้วยตัวเองโดยเร็วที่สุด เพราะเบี้ยปรับและเงินเพิ่มคำนวณตามระยะเวลาที่ล่าช้า ยิ่งรอนานยิ่งสูงขึ้น และการเข้าไปแก้ไขเองก่อนถูกเรียกตรวจมักได้รับการพิจารณาต่างจากกรณีถูกตรวจพบ ขั้นตอนที่ควรทำคือรวบรวมตัวเลขที่ถูกต้อง คำนวณส่วนต่างที่ต้องชำระ เตรียมคำอธิบายสาเหตุพร้อมเอกสารประกอบ แล้วจึงยื่นและชำระพร้อมกัน หลังจากนั้นต้องแก้ที่ต้นเหตุด้วย เช่น ตั้งปฏิทินภาษีที่มีผู้รับผิดชอบชัดเจนและมีผู้สอบทานคนที่สอง ไม่ใช่แก้เฉพาะรอบที่ผิด