ขอคืนภาษีและการใช้เครดิตภาษี

ขึ้นกับสภาพคล่องและความพร้อมของเอกสาร การยกไปหักในรอบถัดไปเดินเรื่องง่ายกว่าและมักไม่ถูกเรียกตรวจทันที เหมาะกับกิจการที่คาดว่าจะมีภาษีต้องชำระในรอบหน้าอยู่แล้ว ส่วนการขอคืนเป็นเงินสดเหมาะกับกิจการที่ขาดสภาพคล่องหรือมียอดสะสมมากจนไม่มีทางใช้หมด แต่ต้องยอมรับว่ากระบวนการพิจารณาจะละเอียดกว่า ใช้เวลานานกว่า และมักตามมาด้วยการขอเอกสารย้อนหลัง ข้อควรระวังคือถ้ายกยอดสะสมไปเรื่อย ๆ หลายปีโดยไม่เคยใช้จริง สุดท้ายจะกลายเป็นยอดใหญ่ที่ขอคืนยากกว่าเดิม

ประมวลรัษฎากรกำหนดกรอบเวลาการยื่นคำร้องขอคืนไว้ ซึ่งโดยหลักนับจากวันสุดท้ายของกำหนดเวลายื่นแบบสำหรับรอบบัญชีนั้น หรือจากวันที่ได้ชำระภาษีแล้วแต่กรณี การปล่อยให้เลยกรอบเวลานี้ทำให้สิทธิขอคืนหมดไปแม้ตัวเงินจะจ่ายเกินจริง วิธีป้องกันที่ได้ผลคือทำทะเบียนคุมหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายทุกฉบับตั้งแต่ได้รับ กระทบยอดกับรายได้ในบัญชีทุกไตรมาส และตรวจก่อนปิดงบว่ายอดเครดิตที่จะใช้กับยอดที่มีเอกสารรองรับตรงกัน เพราะจุดที่เสียสิทธิบ่อยที่สุดคือหาเอกสารต้นฉบับไม่เจอ ไม่ใช่การพ้นกำหนดเวลา

ให้ติดต่อผู้จ่ายเงินขอออกใบแทนหรือขอแก้ไขให้ถูกต้อง โดยระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ชื่อผู้ถูกหัก ประเภทเงินได้ จำนวนเงินและอัตราที่หัก ให้ตรงกับที่ผู้จ่ายนำส่งจริง เพราะเจ้าหน้าที่จะกระทบยอดกับข้อมูลการนำส่งของผู้จ่าย ถ้าผู้จ่ายหักแล้วแต่ไม่ได้นำส่ง ผู้ถูกหักจะใช้เครดิตได้ยากและต้องแสดงหลักฐานการรับเงินสุทธิพร้อมสัญญาหรือใบแจ้งหนี้ประกอบ ทางที่ดีที่สุดคือไม่ปล่อยข้ามปี ให้ทวงเอกสารภายในเดือนถัดจากวันรับเงินและตรวจความถูกต้องทันทีที่ได้รับ

ภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นระบบรายเดือน จึงเลือกได้ระหว่างขอคืนเป็นเงินสดในเดือนที่ภาษีซื้อมากกว่าภาษีขาย กับยกไปเครดิตในเดือนถัดไป การขอคืนเงินสดมักถูกตรวจใบกำกับภาษีซื้อเป็นรายฉบับ ตรวจว่าเป็นภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องกับกิจการโดยตรง ตรวจการมีอยู่จริงของผู้ขาย และตรวจเส้นทางการชำระเงิน ขณะที่การขอคืนภาษีเงินได้นิติบุคคลจะโฟกัสที่ความถูกต้องของกำไรสุทธิและเครดิตที่ถูกหักไว้ ในทางปฏิบัติ กิจการส่งออกและกิจการที่เพิ่งลงทุนซื้อทรัพย์สินก้อนใหญ่คือสองกลุ่มที่ขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มบ่อยที่สุด

ชุดพื้นฐานคืองบการเงินและกระดาษทำการที่โยงยอดในแบบกับบัญชีแยกประเภท หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายตัวจริงพร้อมสรุปเป็นตาราง สัญญาหรือใบสั่งซื้อที่รองรับรายการใหญ่ ใบกำกับภาษีและหลักฐานการชำระเงินผ่านธนาคาร รายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้ ณ วันสิ้นรอบ และคำอธิบายรายการที่ผิดปกติ เช่น รายได้ที่ลดลงมากผิดสังเกตหรือค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ที่เกิดครั้งเดียว การเตรียมแฟ้มไว้ล่วงหน้าและตอบครบในครั้งเดียวทำให้เรื่องจบเร็วกว่าการทยอยส่งทีละใบตามที่ถูกถามมาก

ไม่มีตัวเลขตายตัว เพราะขึ้นกับประเภทภาษี ขนาดของยอดที่ขอคืน ประวัติการยื่นแบบของกิจการ และความครบถ้วนของเอกสารตั้งแต่วันแรก กรณีที่เอกสารครบและยอดไม่สูงมากมักเร็วกว่ากรณีที่ต้องเรียกตรวจเพิ่ม สิ่งที่ทำให้ช้าที่สุดคือการตอบคำถามไม่ครบ ทำให้ต้องออกหนังสือถามใหม่รอบแล้วรอบเล่า และการเปลี่ยนผู้รับผิดชอบฝ่ายบัญชีระหว่างทางจนไม่มีใครเล่าที่มาที่ไปของรายการได้ จึงควรมอบหมายผู้ประสานงานหลักหนึ่งคนและบันทึกทุกการติดต่อไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

การยื่นคำขอคืนเปิดโอกาสให้เจ้าหน้าที่ตรวจความถูกต้องของรายการที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจโยงไปถึงรอบก่อนหน้าได้ถ้าพบประเด็นที่ต่อเนื่องกัน เช่น วิธีรับรู้รายได้หรือการตัดค่าเสื่อมราคาที่ใช้ต่อเนื่องหลายปี แต่นั่นไม่ใช่เหตุผลที่จะยอมทิ้งเงินที่จ่ายเกิน วิธีที่ถูกต้องคือทบทวนความถูกต้องของบัญชีและแบบที่ยื่นไปแล้วก่อนตัดสินใจยื่นคำขอ ถ้าพบข้อผิดพลาดควรแก้ไขให้เรียบร้อยก่อน จะได้ไม่กลายเป็นว่าขอคืนได้เงินก้อนหนึ่งแต่ถูกประเมินเพิ่มอีกก้อนที่ใหญ่กว่า

ภาษีที่ชำระตอนยื่นแบบครึ่งรอบถือเป็นเครดิตของรอบบัญชีนั้น เมื่อยื่นแบบสิ้นรอบแล้วภาษีที่คำนวณได้จริงต่ำกว่าเครดิตที่มี ส่วนต่างจะกลายเป็นยอดที่เลือกขอคืนหรือยกไปใช้ต่อได้ วิธีลดปัญหาตั้งแต่ต้นคือประมาณการกำไรสุทธิให้ใกล้เคียงความจริงโดยใช้ผลประกอบการจริงครึ่งปีแรกบวกแนวโน้มครึ่งปีหลัง ไม่ใช่ลอกตัวเลขปีก่อน เพราะการประมาณการต่ำเกินไปมีเบี้ยปรับตามกฎหมาย ขณะที่การประมาณการสูงเกินไปไม่มีโทษแต่ทำให้เงินสดจมและต้องมาตามขอคืนภายหลัง

ให้ใช้เครดิตที่มีอายุจำกัดหรือมีความเสี่ยงจะหมดสิทธิก่อน เช่น เครดิตจากภาษีที่ถูกหัก ณ ที่จ่ายซึ่งผูกกับรอบบัญชีที่เกิดรายการ ตามด้วยเครดิตที่ยกมาจากการชำระเกิน แล้วจึงเป็นสิทธิประโยชน์ที่ยืดหยุ่นกว่า สิ่งสำคัญคือต้องมีทะเบียนคุมที่ระบุแหล่งที่มา จำนวน รอบที่เกิด และรอบที่ใช้ไปแล้วของทุกก้อน เพราะการใช้ซ้ำหรือใช้เกินเป็นเหตุให้ถูกประเมินย้อนหลัง และเมื่อเวลาผ่านไปหลายรอบบัญชี การไล่ที่มาของยอดยกมาโดยไม่มีทะเบียนคุมแทบเป็นไปไม่ได้

ขั้นแรกคืออ่านเหตุผลในหนังสือแจ้งให้ละเอียดว่าปฏิเสธเพราะเอกสารไม่ครบ เพราะไม่เห็นด้วยกับการคำนวณ หรือเพราะพ้นกำหนดเวลา เพราะทางแก้ต่างกันสิ้นเชิง กรณีเอกสารไม่ครบมักยื่นเพิ่มเติมได้ กรณีไม่เห็นด้วยกับข้อเท็จจริงหรือข้อกฎหมายต้องใช้สิทธิอุทธรณ์ตามขั้นตอนและกำหนดเวลาที่ระบุไว้ในหนังสือ ซึ่งกำหนดเวลานี้สั้นและเป็นสาระสำคัญ พลาดแล้วแก้ยาก จึงควรจดวันที่ได้รับหนังสือไว้ทันทีและเตรียมเอกสารสนับสนุนพร้อมคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรตั้งแต่วันแรก